檔案管理基礎(chǔ)第5章檔案的保管講義資料

第五章檔案的保管檔案庫房示例：第一節(jié)檔案保管工作的任務(wù)、要求和條件一、檔案保管工作的任務(wù)和要求（一）檔案保管工作的含義

1.檔案保管工作是指在檔案入庫后所進(jìn)行的存放、日常維護(hù)和安全防護(hù)等管理工作。它的目的是維護(hù)檔案的完整與安全，為檔案工作提供良好的物質(zhì)基礎(chǔ)。

2.檔案保管工作的內(nèi)容，主要包括三個(gè)方面：其一，檔案的庫房管理，即庫房?jī)?nèi)檔案科學(xué)管理的日常工作；其二，檔案流動(dòng)過程中的保護(hù)，即檔案在各個(gè)管理環(huán)節(jié)中一般的安全防護(hù)；其三，保護(hù)檔案的專門措施，即為延長檔案的壽命而采取的諸如復(fù)制和修補(bǔ)等各種專門的技術(shù)處理。兼顧其他檔案。二、檔案保管的物質(zhì)條件是指檔案庫房管理所需的一切物質(zhì)裝備的總稱。（一）檔案庫房檔案庫房的要求：第一，檔案庫房要有足夠的面積，開間大小合適；第二，庫房必須專用，不能與辦公室合用，也不能同時(shí)存放其他物品；第三，檔案庫房必須是堅(jiān)固的正規(guī)建筑物，符合“八防”的要求。（二）檔案裝具是指用以存放檔案的柜、架、箱等，它們是檔案室（館）必須的基本設(shè)備。檔案活動(dòng)密集架節(jié)省空間，對(duì)建筑承重有較高要求。（三）檔案保管設(shè)備是指在檔案保管、保護(hù)工作中使用的機(jī)械、儀器、儀表、器具等技術(shù)設(shè)備，主要有：空調(diào)機(jī)、除濕機(jī)、加濕機(jī)、通風(fēng)機(jī)、溫濕度測(cè)量?jī)x、防盜和防火報(bào)警器、滅火器、裝訂機(jī)、復(fù)印機(jī)、縮微拍照和閱讀復(fù)制機(jī)、光盤刻錄機(jī)、通訊及閉路電視監(jiān)控設(shè)備、消毒滅菌設(shè)備以及檔案進(jìn)出庫的運(yùn)送工具等。（四）檔案包裝材料指卷皮和卷盒（五）消耗品包括：防霉殺蟲劑、吸濕劑、辦公用品等。第二節(jié)檔案庫房的管理一、檔案庫房的編號(hào)有兩種編號(hào)方法：一種是為所有的庫房編制一個(gè)總的順序號(hào)，編順序號(hào)適合于庫房較少的檔案館（室）；另一種是根據(jù)庫房所在地的方位及庫房建筑的特征進(jìn)行分區(qū)編號(hào)，如“東一樓”、“東二樓”、“西一樓”、“西二樓”等。二、檔案架（柜）的排放和編號(hào)排放要求：整齊一致；避光通風(fēng)；空間利用；統(tǒng)一編號(hào)。三、檔案的存放和全宗排列（一）存放和排列一般是按照全宗為單位，根據(jù)全宗順序號(hào)或全宗分類進(jìn)行排列。（二）存放方式一般有兩種：一是豎放，一是平放。目前采用較多的是豎直排放的方法，方便存取。有些特殊或珍貴的檔案采用平放的方法存放，能使文件上的皺紋逐漸舒展消失，能有效延長檔案的壽命。但是，采用平放的方法，堆疊的高度不能超過0.4米為宜。全宗內(nèi)檔案的排放：

1.全宗內(nèi)檔案一般按照整理編號(hào)的順序排列上架；

2.檔案館內(nèi)全宗的排列順序，與全宗的順序號(hào)有可能一致，也可能不一致。四、檔案存放位置索引存放位置索引的種類:

第一種指明檔案的存放位置，即以全宗及其各類的檔案為單位，指出它們的存放地點(diǎn)。（如下圖）

全宗名稱：全宗號(hào)：案卷目錄號(hào)案卷目錄名稱目錄中案卷起止號(hào)存放位置樓層房間檔架（柜）欄格

第二種是指明各檔案庫房保存檔案情況，即以檔案庫房和檔案架（柜）為單位，指出它們保存了什么檔案。（如下圖）

樓：層：房間：檔架（柜）欄格存放檔案全宗號(hào)全宗名稱案卷目錄號(hào)案卷目錄名稱目錄中案卷起止號(hào)五、檔案代理卡由于提供利用或檔案館（室）內(nèi)部工作需要，經(jīng)常會(huì)將庫房中已經(jīng)上架排放好的檔案暫時(shí)移出庫房，為了便于庫房管理人員掌握檔案流動(dòng)情況和安全檢查，可以填制一種卡片放在檔案原來存放的位置上，這就是通常所謂的“代理卡”或“代卷卡”，格式如下表：全宗號(hào)目錄號(hào)案卷號(hào)移出日期移往何處庫房管理人員簽字（移出）歸還日期庫房管理人員簽字（收回）單位名稱經(jīng)手人姓名六、全宗卷定義：全宗卷是在管理某全宗過程中形成的，以全宗為單位組成的說明全宗歷史情況的文件材料專卷。全宗卷的形成過程和成分：（1）在檔案收集工作中形成的文件材料，如“檔案移交目錄”、“移交書”等。（2）在檔案整理過程中形成的文件材料，如“檔案整理工作方案”、“分類方案”、“立檔單位和全宗歷史考證”等。（3）在檔案鑒定工作中形成的文件材料，如“檔案鑒定材料分析報(bào)告”、“檔案銷毀清冊(cè)”等。（4）在檔案保管、統(tǒng)計(jì)工作中形成的文件材料，如“檔案受損與修復(fù)記錄”、“檔案安全檢查記錄”、“檔案數(shù)量與狀況統(tǒng)計(jì)”等。（5）在檔案提供利用工作中形成的文件材料，如“全宗指南”、“機(jī)關(guān)工作大事記”、“機(jī)關(guān)組織沿革”等。第三節(jié)檔案在流動(dòng)過程中的維護(hù)與保護(hù)首先，我們需要了解：檔案在進(jìn)館后會(huì)進(jìn)行哪些流動(dòng)？檔案庫房閱檔室查閱檔案檔案被借出檔案館現(xiàn)代化檔案閱覽室電子檔案閱覽室使用檔案時(shí)吸煙、喝水、吃食物查閱檔案時(shí)的注意事項(xiàng)：在檔案上勾畫、涂抹撕損、剪切破壞檔案檔案長時(shí)間攤放在桌子上擅自將檔案帶離規(guī)定的使用場(chǎng)所利用者之間未經(jīng)允許私自交換閱覽未經(jīng)允許，擅自拍照、抄錄、復(fù)印檔案使用檔案時(shí)間無限制1861年設(shè)立總理衙門的奏折北洋政府授予政府要員和各地軍閥的文虎章毛澤東上大學(xué)時(shí)的學(xué)籍檔案檔案在流動(dòng)中的保護(hù)措施四大保護(hù)措施一、數(shù)量與順序的控制二、對(duì)檔案利用行為的現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督于檢查三、檔案利用方式及利用場(chǎng)所的限制四、對(duì)重要檔案的保護(hù)性措施利用的檔案數(shù)量較大時(shí)，應(yīng)分批定量提供，并且要求使用者在使用過程中和交還檔案時(shí)保持其排列秩序。外單位人員利用檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)實(shí)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，并隨時(shí)檢查利用者的行為，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)指出并予以糾正。有條件的檔案室（館），可以配備閉路電視監(jiān)控系統(tǒng)。檔案利用以現(xiàn)場(chǎng)閱覽未基本方式，經(jīng)允許的拍照或復(fù)印工作原則上應(yīng)由檔案工作人員承擔(dān)。檔案利用場(chǎng)所應(yīng)為集中式的大閱覽室，一般不為利用者安排單獨(dú)的閱讀房間，以免發(fā)生意外。嚴(yán)格限制利用；即使提供利用，一般也不提供原件，而是提供縮微品或復(fù)印件；利用中要特別注意監(jiān)護(hù)，必要時(shí)可責(zé)成專人始終監(jiān)護(hù)利用。檔案實(shí)體的安全防護(hù)措施檔案一、人員的進(jìn)出庫制度二、庫房溫濕度的控制三、庫房?jī)?nèi)的“八防”措施四、定期檢查、清點(diǎn)工作五、檔案應(yīng)急搶救措施非工作時(shí)間內(nèi)一般不允許進(jìn)入庫房；在庫房?jī)?nèi)不允許從事與庫房管理無關(guān)的活動(dòng)；不允許攜帶飲料、食物進(jìn)入庫房；不允許在庫房?jī)?nèi)吸煙、喝水、吃東西；庫房?jī)?nèi)無人時(shí)必須關(guān)燈、關(guān)窗、鎖門。適宜的溫度范圍是14—20攝氏度，適宜的濕度范圍是50%—65%?？刂茙旆繙貪穸鹊姆椒ㄖ饕校簬旆棵荛]、機(jī)械或自然調(diào)控防火、防水、防潮、防霉、防蟲、防光、防塵、防盜?，F(xiàn)在一般還要加上防止有