2024年工程資料管理制度

2024年工程斐料管理制度

工程資料管理制度1

第一節(jié)、技術往來文件的管理

一般技術往來文件是指裝飾工程準備階段和工程實施工程中，建設單位（業(yè)主）、施工單位（承

包商）、設計單位和其他有關單位及人員針對某個特定工程的往來函件，包括各種指示、通知、報

告、請示、申請、邀請等文件。

一般技術往來文件是施工管理和施工索賠的原始依據(jù)之一,由專人統(tǒng)一分類編號后保存，以便

于今后核查。

1.技術往來文件的管理

一般技術往來文件的種類很多，可按不同的分類方式設立管理系統(tǒng)。

一般技術往來文件的分類及管理方法

分類管理方法

業(yè)主按日期保存來自業(yè)主的函件，以及致業(yè)主的函件副本

裝飾工程施工單位按日期保存來自裝飾工程施工單位的函件以及致裝飾工程施工單位的函

件副本

設計單位按類保存,并按時間登記作好分發(fā)記錄

監(jiān)理單位按時間保存監(jiān)理單位和函件及致監(jiān)理單位的函件報告靖示申請等副本

分包商分類，按時間登記保存

供應商分類，按時間登記保存

其他包括專家顧問、外來檢查官員、參觀人士、工地服務機構、新聞媒體的評論、觀感、報

道及其他資料，按時間順序登記、排列

2.裝飾工程公司在實施過程中應提交的書面通知和文件

一般技術往來文件的分類及管理方法

分類管理方法

業(yè)主按日期保存來自業(yè)主的函件，以及致業(yè)主的函件的副本

裝飾工程施工單位按日期保存來自裝飾工種施工單位的函件以及致裝飾工程施工單位的函

件副本

設計單位按類保存，并按時間登記,作好分發(fā)記錄

監(jiān)理單位按時間保存監(jiān)理單位和函件及致監(jiān)理單位的函件、報告、請示、申請等的副本

分包商分類，按時間登記保存

供應商分類,按時間登記分類保存

職員關于職員任命及其他職員時間的函件，應分類保存，但應同時按時間、筆畫或漢語拼音編

制人員一覽表

其他包括專家顧問、外來檢查官、參觀人士、工地服務機構、新聞媒體等的評論、觀感、報

導及其他資料，按時間順序登記、排列

第二節(jié)、工地會議

一.認真參加業(yè)主及監(jiān)理工程市組織和主持的第一次工地會議及經(jīng)常性工地會議。了解會議

主要內(nèi)容作好充分的準備。第一次工地會議基本上是工程師和施工單位的第一次正式接觸，要確

定許多影響以后工作的制度和原則，并且是決定工程何時或能否開工的關鍵環(huán)節(jié)。因此，第一次工

地會議具有極其重要的作用必須認真對待并作好會議記錄。

(1).經(jīng)常工地會議

1).經(jīng)常工地會議的目的

a.討論施工的問題；

b.就有關問題進行討論結果作出決定;

C.記錄有關事宜。

經(jīng)常工地會議是雙方互相通知重要情況的場所，也是定期檢查計劃與實行計劃情況偏差并著

手糾正的良好機會，有助于避免誤會和分歧。

2).會議主要內(nèi)容

a.對上次會議記錄的確認；

b.工程進展情況；

c.對下一個報告期的進度預測；

d.施工單位投入的人力情況；

e.技術事宜；

f.財務事宜；

g.與其他施工單位、配套工程的協(xié)調(diào)問題；

h.材料質(zhì)量、供應及保管情況及施工現(xiàn)場的管理情況；

i.對施工單位的通知和指令及對業(yè)主及監(jiān)理單的請示和要求；

j.索賠。

3).會議記錄

經(jīng)常工地會議的記錄是正式記錄,其重性不僅在于指導和控制裝飾工程施工的管理，而且在發(fā)

生爭議和索賠時會議記錄往往是主要判斷依據(jù)。因此會議記錄必須由甲、乙雙方都表示同意才有

效。

會議記錄必須忠于事實及公平，應準確記錄在會議中發(fā)表的全部內(nèi)容。

會議記錄必須清楚列出:會議地點及時間、出席者姓名及他們所代表的單位、會議中發(fā)言者

的姓名及所發(fā)表的內(nèi)容、決議事項、彳亍動由何人執(zhí)行等內(nèi)容。

經(jīng)常工地會議通常由總監(jiān)理工程師主持，裝飾工程施工單位負責記錄、整理，并在整理好的正

第三節(jié)、竣工資料

一.竣工資料的主要內(nèi)容內(nèi)容及要求

1.竣工工程項目一覽表:包括竣工工程名稱、位置、結構、層次、面積和附有設備、裝置等。

2.圖紙會審記錄；

3.材料代用核定單；

4.施工組織方案期$術交底資料；

裝飾工程施工組織方案應內(nèi)容齊全，審批手續(xù)完備。如有較大的施工措施和工藝變動,要編入

交工驗收資料。

技術交底包括設計交底、施工組織設計交底、主要分項工程施工技術交底、合同要點交

底等。各項交底要有正式書面文字記錄和雙方簽認手續(xù)。

5.材料、購配件、成品出廠證明和檢驗報告。

裝飾材料、材料半成品、成品均有出廠質(zhì)量合格證明，標明出廠日期。

合格證和檢驗報告的抄件或復印件應注明原件存放單位，并附抄件人簽字和抄件（復印件）單

位印章。

石材、瓷磚除要有出廠合格證外，還應附有現(xiàn)場檢驗報告。防火材料要有國家標準的合格證

書和消防部門的使用許可證。

防火材料要有合格證或試驗報告;水泥出廠要有合格證或檢驗報告;焊接要有焊條合格證書;

鋼材出廠要有合格證及試驗報告。

6.施工記錄

貼墻紙（布）要有基層含水率記錄；

工程質(zhì)量事故的發(fā)生和處理記錄。包括事故報告、處理方案和實施記錄。

7.裝飾施工試驗報告

貼瓷磚的沙漿若在現(xiàn)場自行配制，應經(jīng)過試貼確定配比。試驗報告注明組成的材料配比，并說

明試驗結果，由業(yè)主簽字確認。

8.預檢記錄

包括現(xiàn)場基準點、樓層基準線、預留孔洞和預埋件位置的檢查記錄。

9.隱檢記錄

泛指輕質(zhì)隔斷墻、吊頂?shù)软椖康碾[檢記錄情況。

10.裝飾工程質(zhì)量檢驗評定資料

包括所有分項工程應有的質(zhì)量評定表及分布工程;匚總評定表。

11.交竣工驗收書

裝飾工程施工單位（承包方）、建設單位（發(fā)包方）和設計單位（設計師）三方簽認的竣工驗收單,

送質(zhì)量監(jiān)督部門進行核查合格后簽發(fā)核定書。

12.設計變更、洽商記錄

設計變更、洽商記錄應有設計單位、施工單位和建設單位三方代表簽認，經(jīng)濟洽商可由裝飾

施工單位和建設單位兩方代表簽認。

分包工程有關設計變更和洽商記錄應通過裝飾總承包單位辦理；

設計變更、洽商記錄按簽證日期先后順序編號，做到齊全、完整。

13.竣工圖

凡原施工圖無變更的，可在新的原施工圖上加蓋‘竣工圖'標志后作為竣工圖；

無大的變更可在原圖上改繪，有重大變更的應重新繪制竣工圖。

14.施工日記

15.其他（封面、總目錄）

四.竣工資料歸檔

凡是移交的工程檔案和技術資料，必須做到真實、完整、有代表性，能如實地反映工程和施工

的情況。這些檔案資料不得擅自修改，更不得偽造。同時，凡移交的檔案資料，必須按照技術管理權

限,經(jīng)過技術負責人審查簽認;對曾存在的問題，評語要確切，經(jīng)過認真的復直并作出處理結論。

工程資料管理制度2

1、由項目部辦公室負責管理性文件的收發(fā)、傳閱、編制清單歸類保存。由項目技術負責人

負責施工圖、技術核定單、變更通知單的收發(fā)，負責編制目錄，分發(fā)清單，所有施工圖的持有人

應對圖紙的修改，變更及時標識。

2、所有文件資料由文件批準人決定發(fā)放范圍和份數(shù),文件發(fā)放人應填寫《文件和資料發(fā)放

登記表》，按發(fā)放范圍和數(shù)量發(fā)放文件，并做好編號及登記。

3、文件領用人在收到文件和資料時，應在文件發(fā)放的.表格上登記簽字。

4、在發(fā)放過程中，文件使用部門應及時撤出作廢/失效文件。

5、當文件使用人的文件破損嚴重，影響使用時，應向文件發(fā)放部門辦理更換手續(xù)，交回破

損文件，補發(fā)新文件、編號不變，文件發(fā)放部門應將原破損文件收回處理。

6、文件使用人文件丟失后，應向文件發(fā)放部門辦理補領手續(xù)，在補領申請時必須作出書面

說明，文件發(fā)放部門在補發(fā)文件時應重新進行分發(fā)編號，并注明作廢。

7、在用有效文件控制清單，項目部辦公室負責編制管理性《有效文件控制清單》，項目工

程部負責編制技術性《有效文件控制清單》，以識別和管理在用有效文件及現(xiàn)行修訂狀態(tài)。

8、文件和資料的更改

a.當文件和資料需要更改時，應由文件更改人或更改部門填寫《文件和資料更改申請表》，

說明更改的理由依據(jù)和更改內(nèi)容，如更改涉及其它部門時，應重新會審。

b.文件更改原則上應由原審批人審批，當原審批人不在或需指定其它人員審批時，則該人應

得到相應的授權書和文件審批所需的有關背景資料。

C.經(jīng)更改審批的文件，由審批人填寫《文件和資料更改通知單》，并發(fā)至有關部門。

d.文件持有人根據(jù)《文件和資料更改通知單》的指令，直接在文件的相應處進行更改，但應

確保內(nèi)容的正確、清晰，并將《文件更改通知單》附于文件后或收回原文件，并做好發(fā)放登記。

e.文件更改后，文件更改部門應將更改內(nèi)容審批件存檔備查。

f.文件更改應做好記錄和標識。

9、作廢的文件應加蓋"作蓋"印章，已作廢、失效的文件應在文件的使用場合中撤出。

10、文件和資料的保管

a.文件和資料持有人應妥善保管好所用的文件資料，防止丟失、損壞，若損壞丟失應向主管

領導報告，批準后按二.5和二.6辦理。

b.文件資料的存檔按公司檔案管理辦法規(guī)定辦理。

c.文件管理人在調(diào)離崗位或存檔時，必須移交全部文件,并作好文件移交記錄。

11、文件和資料的使用控制

a.文件和資料需要時，由需要人填寫《文件和資料復印審批表》，應經(jīng)主管部門或部門負責

人批準，規(guī)定復印的份數(shù)、編號,發(fā)放應做好記錄和登記。

b.需要臨時借閱文件的人員應填寫《文件和資料借閱申請單》，經(jīng)文件管理部門負責人批準

后方可借閱，借閱后必須及時歸還，文件一般情況下不外借，如確怒嘴，需經(jīng)主管領導批準。

工程資料管理制度3

一、對文件的管理

1、收到建設局等政府有關部門發(fā)放的文件后，工程部資料員做好《文件收文登記表》，如須

發(fā)放到施工單位、監(jiān)理單位的，復印后及時發(fā)放并做好《文件發(fā)文記錄》。

2、對發(fā)放到施工單位、監(jiān)理單位的通知等,須保留一份在工程部，做好《文件發(fā)文登記》、

《文彳銅當記錄》。

3、對施工單位、監(jiān)理單位提交的文件、報告等，做好《文件收文登記》，如要回復的，經(jīng)辦人

應及時呈有關領導批閱處理回復。

4、所有文件,須經(jīng)資料員同意后方可借出，并應填寫《借閱登記》。

二、對施工圖紙、設計變更通知的管理

1、設計院發(fā)放到本公司工程部的施工圖紙、設計變更等要做好《圖紙（設計變更）收文登記

表》。

2、在收到設計院發(fā)放的圖紙（設計變更）后,應及時把圖紙（設計變更）及時放發(fā)到施工單位（或

監(jiān)理單位）,并做好《圖紙（設計變更）發(fā)文登記表》，但須保留一份在工程部存檔。

三、對合同等管理

1、對于施工合同、監(jiān)理合同、施工許可證、規(guī)劃許可證、質(zhì)量報監(jiān)登記書、安全監(jiān)督登記

書等，原件留在公司存檔，工程部保存一份復印件并注明原件的去處。

2、如須借出施工合同、監(jiān)理合同、施工許可證、規(guī)劃許可證、質(zhì)量報監(jiān)登記書、安全監(jiān)督

登記書等原件，須經(jīng)工程懿理同意方可夕M昔。

四、施工技術資料的管理

1、要求施工單位在每棟樓的基礎、主體、竣工驗收前把施工技術資料交工程部檢杳驗收通

過后方可提交縣監(jiān)督站申請驗收。

2、對于圖紙會審、開工令，基槽、主體、竣工驗收的通知書、驗收投告，質(zhì)量保修書等需要

我公司簽字、蓋章的'，在領導簽字、蓋章后保留一份在工程部并進行歸檔。

3、在竣工驗收后，督促施工單磁交兩套竣工資料,一套交當?shù)亟ㄔO行政主管部門備案，一套

留本公司工程部存檔。對于備案資料應及時辦理,備案后把通過備案的《備案表》留一份工程部

存檔。

4、工程部定期（每月一次）對工程資料管理進行檢杳發(fā)現(xiàn)問題及時督促施工、監(jiān)理單位進行

整改,確保工程資料完整。

五、對于施工過程中發(fā)生的工程質(zhì)量缺陷、問題、事故資料管理

在施工過程中，若發(fā)生質(zhì)量缺陷、問題、事故，要求施工單位提交《質(zhì)量缺陷（問題、事故）處

理方案》，處理方案經(jīng)工程部經(jīng)理同意后進行存檔。

六、監(jiān)理單位提交的工程技術資料按現(xiàn)行國家文檔規(guī)范收集、整理、歸檔。

七、對于工程簽證資料的管理

簽證單主要按簽證規(guī)程^作，但要求做好《簽證單（簽證申請表）收發(fā)登記表》及《簽證單存檔

記錄》。

八、對工程部工程日記的管理

工程部的每一位員工須把每天工地施工現(xiàn)場情況、遇到問題及解決方法記錄到工程日記上,

每月5日前把上月的施工日記交予資料員提交工程部經(jīng)理審查并做好存檔。

九、對書籍的管理

1、對本公司工程部所購買的書籍,資料員須編號并做好《書籍目錄》。

2、所有的書籍,須經(jīng)資料員同意后方可借出，并應填寫《借閱登記》，借閱人須妥善保管所

借書籍資料，如有遺失應原價賠償。

十、根據(jù)實際情況,對上述工程技術資料由資料員統(tǒng)一進行計算機信息管理，以便查閱。

工程資料管理制度4

文件資料的歸檔應做到分類保存、編目清晰、標識明確、裝訂整齊。資料的填寫應做到字跡

工整、簽字齊全、規(guī)范，內(nèi)容正確。

1、收發(fā)文件管理制度

1）對外發(fā)文應由部門負責人或項目負責人審批簽發(fā)，做好收發(fā)文記錄,接收人簽字。

2）文件包括公司外發(fā)文件、公司內(nèi)發(fā)或傳閱文件兩部分。

3)外發(fā)文件的具體要求

公司外發(fā)文件在發(fā)放記錄上注明原件存放處,辦公司室統(tǒng)一標識發(fā)放文件編號。

4)公司內(nèi)發(fā)或傳閱文件的具體要求

(1)公司內(nèi)發(fā)或傳閱文件在收發(fā)、傳閱記錄上簽字，注明原件存放處。

(2)建設單位、設計單位、監(jiān)理單位及其他外部單位對公司的發(fā)文，由辦公室統(tǒng)一接收，并及時

上報公司經(jīng)理由公司經(jīng)理簽署意見。

(3)建設單位、設計單位、監(jiān)理單位及其他外部單位對項目部的發(fā)文油項目部接收，由項目負

責人簽署意見，項目負責人根據(jù)具體情況上報公司。

(4)項目發(fā)放施工隊的文件規(guī)定：

發(fā)放施工隊的文件、通知(不含技術交底)，均在項目備案,同時由發(fā)放責任人保存原件和發(fā)放

記錄。

2、竣工資料

1)項目經(jīng)理部按竣工驗收條件E勺規(guī)定，認真整理工程竣工資料。

2)竣工資料的內(nèi)容應包括:工程技術檔案、工程質(zhì)量保證資料、工程檢驗評定資料、竣工圖,

規(guī)定的其它應交資料。

3)竣工資料的整理應符合下列要求：

(1)工程技術檔案的整理應始于工程開工,終于工程竣工，真實記錄施工全過程,可按形成規(guī)律

收集，采用表格方式分類組卷。

⑵工程質(zhì)量保證資料的'整理應按專業(yè)特點根據(jù)工程的內(nèi)在要求進行分類組卷

⑶工程檢驗評定資料的整理應按單位工程、分部工程、分項工程劃分順序，進行分類組卷。

(4)竣工圖的整理應區(qū)別情況按浚工驗收的要求組卷。

4)交付竣工驗收的施工項目必'須有與竣工資料目錄相符的分類組卷檔案。承包人向發(fā)包人移

交由分包人提供的竣工資料時，檢查驗證手續(xù)必須完備。

3、文件、資料保密規(guī)定

1）公司全體員工要樹立愛護公司資料，保守公司秘密的觀念。

2）未經(jīng)公司領導同意，任何人不得私自拷備或復印資料，轉借他人使用酌情給予處罰。

3）歸檔的公司文件未經(jīng)公司經(jīng)理同意不得夕M昔；

工程資料管理制度5

L總則

1.1為確保工程檔案的齊全、完整、準確、系統(tǒng)，確保檔案案卷合格率，使工程檔案管理順

利達到《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》（GBT/50328-20XX）的要求，特制定本制度。

1.2基本建設工程檔案資料是指在整個建設項目，從醞釀、決策到建成投產(chǎn)的過程中形成的

有歸檔保存價值的文件資料，包括項目的提出、調(diào)研、可行性研究、評估、勘測、設計、施工、

調(diào)試、生產(chǎn)準備、試運行、移交生產(chǎn)、竣工等工作活動中形成的文字材料、圖紙、圖表、聲像材

料和其它載體的材料。

1.3基本建設工程檔案資料是國家、企業(yè)的寶貴財富，是勘測、設計、施工和管理人員的勞

動結晶。依據(jù)《中華人民共和國檔案法》，各級人員做好文件材料的立卷歸檔工作是各自的義務

和崗位職責，各級人員應對自己負責的項目所形成的、具有保存價值的文件材料，認真做好立卷

歸檔工作，并確保檔案的完整性、準確性。

2.工程檔案管理制度

2.1檔案資料管理

2.1.1工程檔案資料工作是工程建設過程的一部分，應納入建設全過程管理并與工程建設同

步。檔案資料室集中統(tǒng)一管理本工程全過程的技術檔案資料，對工程文件材料的形成、積累、收

集、歸檔工作進行監(jiān)督、檢杳，并負責工程技術檔案資料的接收和移交。

2.1.2為了便于各個管理環(huán)節(jié)的銜接，檔案資料室配備專職檔案員，為更好地管理好檔案資

料，應配置必要的庫房、檔案裝具、檔案保護設施和辦公設備。

2.1.3工程建設中，各種技術資料交由檔案資料室統(tǒng)一管理發(fā)放，各有關部門和單位指定專

人辦進領用手續(xù)。

2.1.4設備到貨后，由物資組匯同有關部門開箱驗收后，設備資料（歸檔的發(fā)給施工單位的）

統(tǒng)交檔案資料室統(tǒng)一管理，造冊登記并建立收發(fā)明細帳。各單項工程總體驗收由檔案資料室對其

各種技術文件和竣工資料進行直驗，各項工程竣工決算的最后付款必須由檔案資料室對竣工資料

簽收合格后支付。

2.1.5購置技術資料、圖書、標準由檔案部門統(tǒng)一申請，經(jīng)批準后按計劃辦理，或委托有關

部門自行辦理。凡購置技術資料、圖書、標準的報銷憑證，一律由檔案室簽收后方可辦理報銷手

續(xù)。

2.2歸檔文件的質(zhì)量規(guī)定

221凡合同、協(xié)議等文件材料均應為正本（即必須有各方代表符合規(guī)定的親筆簽名，有單位

蓋章欄目的還必須加蓋單位公章歸檔，簽字方不能用副本或復印件歸檔）。

222施工技術記錄、工程簽證單、試運記錄、材料半成品試驗單、設計修改通知單（含工程

聯(lián)系單）等表格和數(shù)據(jù)均應用70g以上的白色書寫材料書寫并原件（如表式為復印件，數(shù)據(jù)雖用合

格材料書寫也不能作為原件；驗收簽證單中的各方人員必須簽名齊全，不能以蓋章或打印件代替

簽名）歸檔。

2.2.3調(diào)試措施，方案和報告等均應為油印件或激光打印機打印件，不能用復印件或普通色

帶打印件，以保證字跡的耐久性。

2.2.4主送和抄送本單位的文件材料均應以紅頭文件（不能用復印件）歸檔。

2.2.5書寫規(guī)定

A）書寫字跡工整，圖樣清晰。

B）書寫墨水應為碳素墨水，嚴禁用圓珠筆或鉛筆書寫。

。文件書寫格式應用橫行排列，文件段落，章節(jié)編排，按有關文件編寫要求；漢字簡化應符

合國家頒發(fā)的有關規(guī)定。

2.2.6書寫材料的大小尺寸應規(guī)范，裝訂邊空白間距應為25mm,裝訂邊空白間隙內(nèi)不能進

行書寫和留有信息。

3.工程文件收發(fā)及管理規(guī)定

為加強工程文件收發(fā)管理，理頻傳遞關系，并按工程進度作好工程文件的提供利用，特制定

本制度。

3.1工程文件接收

3.1.1各單位提供給工程部的工程文件（工程技術文件、圖紙資料）由檔案資料室統(tǒng)一接收；

上級黨政主管機關所發(fā)的行政及黨務方面的文件由辦公室統(tǒng)一接收。

3.1.2工程部其它部門或個人從外單位帶回或通過其它途徑收到的工程文件，一律交檔案資

料室。

3.1.3設備文件，物資組匯同有關部門對設備開箱驗收后，及時將設備資料立卷歸檔；設備

文件資料由檔案資料室統(tǒng)一歸口發(fā)放給有關單位。

3.1.4檔案資料室對接收的工程文件資料，必須進行數(shù)量和外觀質(zhì)量檢查，發(fā)現(xiàn)問題應及時

通知寄發(fā)單位補發(fā)。

3.1.5檔案資料室對接工程文件應及時建立工程文件接收總登記帳和分類帳（簿式臺帳和電

子臺帳），并能^用計算機進行各類工程文件的查詢檢索。

3.1.6登記完畢的工程文件,應及時予以處理，在保證歸檔份數(shù)后，應按工程部領導審定的

工程文件分發(fā)表及時分發(fā)給有關單位和部門。

3.1.7對接收的密級文件資料，要嚴格按保密規(guī)定妥善收存，并認真執(zhí)行密級文件資料的借

閱規(guī)定。

3.1.8檔案資料室僅對歸檔的工程文件資料實施整編作業(yè)，并建立檔案登錄總登記帳和分類

登記帳；對分發(fā)各部門的工程文件資料不進行整編作業(yè)。

3.2工程文件資料發(fā)放

321分發(fā)外單位和部門的工程文件資料由檔案資料室統(tǒng)一歸口辦理。

3.2.2呈送上級單位的工程文件由工程部領導確定發(fā)放單位和數(shù)量。

3.23檔案資料室按工程部領導審定的施工圖分發(fā)表、設備資料分發(fā)表分發(fā)工程文件資料（當

工程施工圖、設備資料份數(shù)有限時），檔案資料室僅提供施工單位一套或二套文件，不足部分施

工單位可委托檔案資料室向設計院提出增加施工圖供應數(shù)量；設備資料文件不足部分，由施工單

位自行聯(lián)系復制，復制的設備資料應加蓋"復制件"印章。

324分發(fā)的圖紙資料應建立資料分發(fā)臺帳，資料分發(fā)臺帳應留存?zhèn)洳椤?/p>

3.2.5為避免工程文件資料分發(fā)過程中可能出現(xiàn)的錯發(fā)現(xiàn)象，圖紙、資料領取單位應指定領

取人名單，并書面通知檔案資料室；檔案資料室按指定名單發(fā)放工程文件資料。

3.3設計修改通知單、工程聯(lián)系單、傳遞及管理規(guī)定

3.3.1設計修改通知單、工程聯(lián)系單統(tǒng)一由檔案資料室按設計修改通知單、工程聯(lián)系單中所

指定的部門及時傳遞并建立簽收記錄。

3.3.2設計修改通知單、工程聯(lián)系單原件一律及時交檔案資料室歸檔保存，工程結束后由檔

案資料室向設計院提供全部設計修改通知單、工程聯(lián)系單的復印件供設計院編制竣工圖。

33.3凡涉及設計修改、變更，檔案資料室應及時在歸檔圖紙的副本對應卷冊圖紙目錄上加

蓋設計修改印章，并將變更單復印件及時放入卷冊內(nèi)。

4.檔案部門職責

參建單位（總承包、發(fā)包、建設、設計、施工、監(jiān)理、承辦單位）應按各自的職責，將負責承

建、承辦的項目文件材料進行收集、積累、整理，按照歸檔要求移交建設單位。

項目實行總承包的，由總承包單位負責對其總包項目的文件從形成到編制的'全過程進行監(jiān)

督、檢查與指導。并負責組織、協(xié)調(diào)分包單位的歸檔工作。按規(guī)定向建設單位提交全套完整、準

確系統(tǒng)的符合檔案規(guī)范標準的項目檔案。

由建設單位分別向幾個單位發(fā)包的，由各承包單位負責收集、積累、整理其承包項目的全部

文件。

建設單位各機構：負責對形成或收到的有關建設項目的前期、設備技術、工藝、涉外、專利

及商檢索賠、竣工、試運行及驗收等全部項目檔案進行收集、組織及匯總整理。

設計單位：負責對形成的基礎材料和項目設計等文件進行收集、積累、整理。

施工單位：整理現(xiàn)場的譯文及安裝、調(diào)試形成的m晰準圖、（竣工圖）、設計變更、試運行及

維護、工程事故處理文件。

監(jiān)理單位：負責對各參建單位在工程建設中文件的形成及竣工檔案的編制進行監(jiān)督與審核,

特別是對竣工圖完整、準確、系統(tǒng)進行監(jiān)督和審查。負責收集、積累、整理、歸檔項目監(jiān)理文件。

建設單位委托監(jiān)理單位負責監(jiān)督、檢查項目文件的收集、積累和完整、準確、系統(tǒng)情況，并審核、

簽署。同時向建設單位提交有關專項報告。驗證材料及其他監(jiān)理文件。

試運行單位：負責收集、積累、整理在生產(chǎn)技術準備和試運行中形成的文件。

施工單位歸檔范圍

負責提交施工，安裝全部技術記錄（含隱蔽工程的各種資料）。

負責提交分部試運記錄及驗收簽證書。

負責提交分部試運階段的方案、措施。

負責提交移交試生產(chǎn)前的消缺記錄。

負責提交全部機組建設期間的工程聯(lián)系單及總結。

負責提交檔案歸檔的目錄清單（含電子版目錄）。

調(diào)試單位歸檔范圍

負責提交所承擔的調(diào)試項目的調(diào)試方案、措施與調(diào)試報告等。

負責提交調(diào)試過程中設備缺陷處理記錄。

負責提交調(diào)整試運質(zhì)量驗評表。

負責提交調(diào)試過程中變更設計資料及調(diào)試工作總結。

負責提交檔案歸檔的目錄清單（含電子版目錄）。

設計單位歸檔范圍

負責提交項目（工程）各設計階段的設計文件。

負責提交全部設計修改通知單。

負責按時提交全套完整的竣工圖（一式八份）.并切實執(zhí)行竣工圖編制的有關規(guī)定。

負責按時提交符合國家檔案局相關制度的全套完整的竣工圖光盤一套

負責提交設計總結。

負責提交檔案歸檔的目錄清單（含電子版目錄）

質(zhì)量監(jiān)督部門（質(zhì)量監(jiān)督中心站與質(zhì)量監(jiān)督站）

監(jiān)理部門歸檔范圍

負責提交監(jiān)理過程中形成的有關工程質(zhì)量，工期、投資監(jiān)理等方面的全部文件材料。

監(jiān)理各專業(yè)負責人對施工單位、調(diào)試單位、質(zhì)量監(jiān)督部門的歸檔案卷實施審查，對被監(jiān)理單

位歸檔文件的完整性、準確性、系統(tǒng)性負責，并在案卷內(nèi)備考表審核人欄簽署。

負責提交設計、施工、安裝、調(diào)試等單位歸檔完整齊全的證明材料。

對不符合歸檔要求檔案的處理:

對各單位提供的不符合規(guī)定的案卷和案卷內(nèi)的文件，檔案資料室有權退回立卷歸檔單位，立

卷歸檔單位應按檔案管理的有關規(guī)定進行整改，直至提交符合規(guī)定要求的案卷及案卷文件材料。

凡因工程文件材料歸檔不完整，不符合有關歸檔規(guī)定者，不能進行工程決算，各項工程竣工

決算的最后付款必須由檔案資料室對竣工資料簽收合格后支付。

工程檔案的鑒定和銷毀

1.對歸檔和發(fā)放后多余的工程文件和各部門使用后回收的圖紙資料，先由申請銷毀的部門登

記造冊，再由檔案部門提出銷毀意見，報公司總工及經(jīng)理批準后方可銷毀。

2.對各單位修改替代后的檔案，檔案部門應列出銷毀檔案清冊，提出銷毀報告，經(jīng)公司總工

及經(jīng)理批準后實施，并對被銷毀檔案目錄進行清除。

3.檔案銷毀必須嚴格執(zhí)行保密規(guī)定，由保安部門確定銷毀地點。銷毀檔案時，檔案部門、保

安部門均應指派專人監(jiān)銷，監(jiān)銷人必須在銷毀清冊一簽字，檔案銷毀清冊應存檔。

4.在鑒定銷毀檔案時，處于兩種保管期限之間的檔案，一律從長處理。

其它

工程檔案的分類、編目、按本工程檔案分類編號辦法及規(guī)定執(zhí)行。

檔案、資料、圖書的提供利用，按本工程檔案、資料、圖書借閱規(guī)定執(zhí)行。

工程聲像檔案的整理編目按本工程聲像檔案管理辦法執(zhí)行。

檔案庫房管理按本工程檔案庫房管理規(guī)定執(zhí)行。

公司各職能部門工程文件材料立卷歸檔按公司各職能部門基建文件材料立卷歸檔范圍、歸檔

時間的規(guī)定執(zhí)行

5.聲像檔案管理辦法

5.1建設工程聲像檔案主要是指在城市規(guī)劃、建設、管理活動中直接形成的，具有保存價值

的照片、底片（包括反轉片）、影片、錄像帶、光盤及磁性載體，以聲像為主，輔以文字說明的歷

史記錄。

5.2建設單位應向城建檔案管理機構報送的聲像檔案主要有：建設工程的照片檔案、錄像檔

案和相應的文字說明。

5.3照片檔案應符合以下要求：

(1)主體明確、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁；

(2)能體現(xiàn)工程竣工后的外觀、設計特色、地理位置;

(3)以傳統(tǒng)感光材料為載體的照片需報送底片、正片(照片);

(4)使用數(shù)碼相機拍攝，其影像不能進行后期加工，光學分辨率不得小于400萬有效像素(不

允許插值)。

5.4錄像檔案應符合以下要求：

Q)主題明確、內(nèi)容連貫簡潔、影像清晰、鏡頭平穩(wěn)；

(2)需注明工程項目所在的地理位置、外觀、周圍環(huán)境、人防設施、消防設施、水電設施、

保安設施、標準房、標準層、設計特色、建筑特色等；

(3)報送第一代素材錄像帶，以及編輯后成品帶或光盤(DVD或以上素質(zhì)的格式)。

文字說明包括：工程名稱、建設單位名稱、設計單位、施工單位、地點、開工日期、竣工日

期、投資額、占地面積、建筑面積、結構、層數(shù)、攝影日期、攝影者等。

6.檔案、資料、圖書借閱制度

本公司全部文書、技術檔案及資料均可借閱、利用。本著既能保守檔案機密，又能充分發(fā)揮

檔案、資料為水利建設發(fā)展服務的效益，凡因工作需要借閱者，須辦理下列手續(xù)：

6.1借閱檔案、資料一般只需莊本人填寫借閱登記即可(注明：用途、領用時間、歸還時間)。

歸還時管理人員要對其檢查之后方可歸檔。

6.2借閱檔案、秘密技術檔案和資料，須填寫借閱單，經(jīng)部門經(jīng)理簽字同意即可。

6.3絕密文書、技術檔案和資料一般不借出、不復制、不攝影，如確因工作需要，應在借閱

單上注明范圍、內(nèi)容、用途，先經(jīng)部門經(jīng)理同意，主管副總批準、檔案人員只能按其范圍、要求、

內(nèi)容提供利用。

6.4外單位人員借閱檔案、資料者，憑單位介紹信，信上要注明查閱范圍、內(nèi)容、用途，屬

機密、絕密檔案或資料，應主管副總同意，總經(jīng)理批準方能借閱。

6.5借閱的檔案材料要妥善保存，不得損壞、勾劃、刪改、加注、拆頁等。借閱人必須妥善

保管，防止丟失和泄密。未經(jīng)同意不得復印、抄錄和轉借，不能見檔案內(nèi)容公開出去。如遇丟

失，要及時寫出丟失報告，在沒有做出處理前停止借閱。

6.6借閱時間在兩周以內(nèi)，如需繼續(xù)使用可辦續(xù)借手續(xù)。對特殊情況需較長時間利用的要經(jīng)

主管副總批準，但年末要將所借檔案交到檔案室進行清點、核對后重新借出。對長期借閱檔案不

歸還，又不說明原因，不辦理續(xù)借手續(xù)的，檔案人員要通知借閱部門負責人負責催還，否則對其

整個部門暫停借閱。并嚴格按經(jīng)濟責任制考核辦法執(zhí)行。

6.7凡借有檔案、資料者，在工作調(diào)動、單位撤銷、退職、退休、生病住院或借后暫不使用

者，必須將檔案或資料退回檔案室.否則不能辦理調(diào)離手續(xù)。同時檔案室如因工作需要有權將檔

案、資料調(diào)回檔案室。

7.設計修改通知單、工程聯(lián)系重管理規(guī)定

7.1設計變更制度

7.1.1應盡量減少施工中的設計變更與簽證，如若不可避免，按本制度執(zhí)行。

7.1.2各現(xiàn)場專業(yè)工程師要有強烈的責任心，嚴格履行自己的職責，把好工程質(zhì)量關，并努

力降低工程造價。在工程開工前，仔細研究圖紙，并組織圖紙會審，將施工圖中出現(xiàn)的問題提前

解決,對工程圖紙不齊全的部分，需及時督促設計單位補充、修改圖紙。

7.1.3工程設計變更的具體經(jīng)辦人是項目部技術負責人，具體負責與公司總工及使用單位、

設計單位、施工承包單位聯(lián)系，并負責分發(fā)設計變更通知單。

7.1.4所有設計變更必須有文字記載，禁止口頭承諾。特殊情況下，可以先口頭承諾，事后

必須在7日內(nèi)補辦完設計變更通知單。

7.1.5設計院以郵寄、傳真等方式的設計變更資料，由項目經(jīng)理負責簽收并報送工程部備確

認案后，技術負責人轉發(fā)專業(yè)工程師組織實施。

7.1.6各專業(yè)工程師在接到設計變更資料后應當天分發(fā)到施工承包單位、監(jiān)理單位并監(jiān)督實

施。

7.1.7設計變更的內(nèi)容完成后三天內(nèi)由分管的專業(yè)工程師填寫執(zhí)行結果，并報送項目經(jīng)理審

核。

7.1.8經(jīng)審核的執(zhí)行結果備案登記，作為今后結算的依據(jù)。

7.2簽證管理制度

7.2.1簽證涉及到投資、工期等工程內(nèi)容。為了做到有效控制工程造價和工期，所有現(xiàn)場管

理人員在開工前須熟悉合同書、招投標文件，需審核施工單位提交的施工組織設計，嚴格控制現(xiàn)

場簽證。

7.2.2發(fā)生合同中約定可以變更的情況或非施工單位原因造成的工程內(nèi)容及工程量的增減經(jīng)

批準后，且在確保工程技術標準和質(zhì)量標準保持不變的前提下，方能實施簽證。工程施工現(xiàn)場簽

證由施工單位、工程監(jiān)理和項目部現(xiàn)場管理人員共同簽證，嚴禁事后補簽。

7.2.3現(xiàn)場簽證單由施工單位｝睦，經(jīng)現(xiàn)場監(jiān)理工程師審核簽字蓋章后，由現(xiàn)場專業(yè)工程師

和項目經(jīng)理復核后，共同簽字并蓋章，簽證有效。

7.2.4一次性簽定金額在10萬元以內(nèi)，或工期延誤在5天以內(nèi),由現(xiàn)場專業(yè)工程師審核后

報項目經(jīng)理審批。超出上述金額（或天數(shù)），項目經(jīng)理需上報公司工程部經(jīng)理，經(jīng)工程部經(jīng)理批準

后方可簽證。如遇緊急情況，現(xiàn)場代表可先作處理，但必須按審批程序及時補辦簽證手續(xù)。

7.2.5工程使用材料的質(zhì)量、價格如有特殊情況需簽證時，由工程監(jiān)理、項目部有關人員共

同簽證，必要時可進行招標確定

7.2.6已審核同意的簽證，施工單位必須按期執(zhí)行，否則，造成的損失由施工單位承擔。由

于施工單位對施工圖閱讀不仔細等原因造成的返工不予認可，因此延誤工期由施工單位負責。

7.27凡涉及到施工單位為評定優(yōu)質(zhì)工程等需要，而增加的施工管理、技術設施和部分材料、

人工的費用，應由施工單位自行承擔。

8.工程竣工圖編制管理規(guī)定

8.1編制竣工圖的形式和深度

8.1.1凡按圖施工沒有變動的，則由施工單位（包括總包和分包施工單位，下同）在原施工圖

上加蓋"竣工圖”標志后，即作為竣工圖。

8.1.2凡在施工中雖有一般性設計變更，但能將原施工圖加以修改補充作為竣工圖的，可不

重新繪制，由施工單位負責在原施工圖（必須是新藍圖）上注明修改的部分，并附以設計變更通知

單和施工說明。加蓋"竣工圖”標志后，即作為竣工圖。

8.1.3凡結構形式改變、工藝改變、平面布置改變以及有其他重大改變，不宜再在原施工圖

上修改、補充者，應重新繪制改變后的竣工圖。由于設計原因造成的，由設計單位負責重新繪圖；

由于施工原因造成的，由施工單位負責重新繪圖；由于其他原因造成的，由建設單位自行繪圖或

委托設計單位繪圖。施工單位負責在新圖上加蓋"竣工圖”標志并附以有關記錄說明，作為竣工

圖。重大的改建、擴建工程涉及原有工程項目變更時應將相關項目的竣工圖資料統(tǒng)一整理歸檔，

并在原圖案卷內(nèi)增補必要的說明。

8.1.4竣工圖一定要與實際情況相符，要保證圖紙質(zhì)量，做到規(guī)格統(tǒng)一，圖面整潔、字跡清

楚。不得用圓珠筆或其他易于褪色的墨水繪制?？⒐D要經(jīng)承擔施工的技術負責人審核簽認。

8.2編制竣工圖的分工

821建設項目實行總包制的各分包單位應負責編制分包范圍內(nèi)的竣工圖，總包單位除應編

制自行施工的竣工圖外，還應負責匯總整理各分包單位編制的竣工圖?？偘鼏挝辉诮还r應向建

設單位提交總包范圍內(nèi)的各項完整、準確的竣工圖。

8.2.2建設項目由建設單位分別包給幾個施工單位承擔的,各施工單位應負責編制所承包工

程的竣工圖，建設單位負責匯總整理。

8.23建設項目在簽訂承發(fā)包合同時，應明確規(guī)定竣工圖的編制、檢瞼和交接等問題。

824建設單位應組織、督促和協(xié)助各設計、施工單位檢驗各自負責的竣工圖編制工作，發(fā)

現(xiàn)有不準確或短缺時，要及時采取措施修改和補齊。

8.3竣工圖編制的套數(shù)大中型項目、重要公用工程和其它特殊性項目的竣工圖至少應編制三

套，一套送城建檔案部門歸檔，二套由生產(chǎn)或使用單位保存。一般小型項目至少編制二套，一套

送城建檔案部門歸檔，一套由生產(chǎn)或使用單位保存，作為維護、改造、擴建的依據(jù)。項目竣工圖

套數(shù)應該在簽訂施工合同時明確規(guī)定。

8.4竣工圖編制費用

竣工圖編制費用以第二條的分工及第三條規(guī)定的套數(shù)為基準增加部分的費用由籌建單位負

責?？⒐を炇蘸笮枰獜椭频模瑥椭瀑M用由使用單位負責。

工程資料管理制度6

1.總則

1.1為確保工程檔案的齊全、完整、準確、系統(tǒng)，確保檔案案卷合格率，使工程檔案管理順

利達到《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》的要求，特制定本制度。

1.2基本建設工程檔案資料是指在整個建設項目，從醞釀、決策到建成投產(chǎn)的過程中形成的有

歸檔保存價值的文件資料，包括項目的提出、調(diào)研、可行性研究、評估、勘測、設計、施工、調(diào)

試、竣工等工作活動中形成的文字材料、圖紙、圖表和其它載體的材料。

1.3基本建設工程檔案資料是國家、企業(yè)的寶貴財富，是勘測、設計、施工和管理人員的勞

動結晶。依據(jù)《中華人民共和國檔案法》，各級人員做好文件材料的立卷歸檔工作是各自的義務

和崗位職責，各級人員應對自己負責的項目所形成的、具有保存價值的文件材料，認真做好立卷

歸檔工作，并確保檔案的完整性、準確性。

2工程檔案管理制度

2.1檔案資料管理

2.1.1工程檔案資料工作是工程建設過程的一部分，應納入建設全過程管理并與工程建設同

步。行政部集中統(tǒng)一管理本工程全過程的技術檔案資料，對工程文件材料的形成、積累、收集、

歸檔工作進行監(jiān)督、檢查，并負責工程技術檔案資料的接收和移交。

2.1.2工程建設中，各種技術資料交由行政部統(tǒng)一管理發(fā)放，各有關部門和單位指定專人辦

進領用手續(xù)。

2.1.3設備到貨后，由技術部匯同有關部門開箱驗收后，設備資料（歸檔的發(fā)給施工單位的）

統(tǒng)交行政部統(tǒng)一管理，造冊登記并建立收發(fā)明細帳。各單項工程總體驗收由技術部對其各種技術

文件和竣工資料進行直驗各項工程竣工決算的最后付款必須由技術部對竣工資料簽收合格后支

付。

2.1.4購置技術資料、圖書、標準由行政部門統(tǒng)一申請，經(jīng)批準后按計劃辦理，或委托有關

部門自行辦理。凡購置技術資料、圖書、標準的報銷憑證，一律由檔案室簽收后方可辦理報銷手

續(xù)。

2.2歸檔文件的質(zhì)量規(guī)定

2.2.1凡合同、協(xié)議等文件材料均應為正本（即必須有各方代表符合規(guī)定的親筆簽名，有單

位蓋章欄目的還必須加蓋單位公章舊檔，簽字方不能用副本或復印件歸檔）.

2.2.2施工技術記錄、工程簽證單、試運記錄、設計修改通知單（含工程聯(lián)系單）等表格和

數(shù)據(jù)均應用70g以上的白色書寫材料書寫并原件（如表式為復印件，數(shù)據(jù)雖用合格材料書寫也

不能作為原件；驗收簽證單中的各方人員必須簽名齊全，不能以蓋章或打印件代替簽名）歸檔。

2.2.3調(diào)試措施，方案和報告等均應為油印件或激光打印機打印件，不能用復印件或普通色

帶打印件，以保證字跡的耐久性。

2.2.4主送和抄送本單位的文件材料均應以紅頭文件（不能用復印件）歸檔。2.2.5書寫規(guī)定

A）書寫字跡工整,圖樣清晰。

B）書寫墨水應為碳素墨水，嚴禁用圓珠筆或鉛筆書寫。

C）文件書寫格式應用橫行排歹J,文件段落，章節(jié)編排，按有關文件編寫要求；漢字簡化應

符合國家頒發(fā)的有關規(guī)定。

3工程文件收發(fā)及管理規(guī)定

為加強工程文件收發(fā)管理，理順傳遞關系，并按工程進度作好工程文件的提供利用，特制定

本制度。

3.1工程文件接收

3.1.1各單位提供給技術部的'工程文件（工程技術文件、圖紙資料）由行政部統(tǒng)一接收；上

級黨政主管機關所發(fā)的行政及黨務方面的文件也由行政部統(tǒng)一接收。

3.1.2技術部其它部門或個人從外單位帶回或通過其它途徑收到的工程文件，一律交行政部。

3.1.3設備文件，技術部匯同有關部門對設備開箱驗收后，及時將設備資料立卷歸檔；設備

文件資料由行政部統(tǒng)一歸口發(fā)放給有關單位。

3.1.4技術部對接收的工程文件資料，必須進行數(shù)量和外觀質(zhì)量檢查，發(fā)現(xiàn)問題應及時通知

寄發(fā)單位補發(fā)。

3.1.5登記完畢的工程文件,應及時予以處理，在保證歸檔份數(shù)后，應按技術部領導審定的

工程文件及時分發(fā)給有關單位和部門。

3.1.6對接收的密級文件資料，要嚴格按保密規(guī)定妥善收存，并認真執(zhí)行密級文件資料的借

閱規(guī)定。

3.2工程文件資料發(fā)放

321分發(fā)外單位和部門的工程文件資料由行政部統(tǒng)一辦理。

322呈送上級單位的工程文件由技術部領導確定發(fā)放單位和數(shù)量。

3.2.3為避免工程文件資料分發(fā)過程中可能出現(xiàn)的錯發(fā)現(xiàn)象，圖紙、資料領取單位應指定領

取人名單，并書面通知行政部；行政部按指定名單發(fā)放工程文件資料。4行政部門檔案管理職責

參建單位（總承包、發(fā)包、建設、設計、施工、監(jiān)理、承辦單位）酶各自的職責，將負責

承建、承辦的項目文件材料進行收集、積累、整理，按照歸檔要求移交建設單位。項目實行總承

包的，由總承包單位負責對其總包項目的文件從形成到編制的全過程進行監(jiān)督、檢查與指導。并

負責組織、協(xié)調(diào)分包單位的歸檔工作。按規(guī)定向建設單位提交全套完整、準確系統(tǒng)的符合檔案規(guī)

范標準的項目檔案。

由建設單位分別向幾個單位發(fā)包的，由各承包單位負責收集、積累、整理其承包項目的全部

文件。

設計單位：負責對形成的基礎材料和項目設計等文件進行收集、積累、整理。

監(jiān)理單位：負責對各參建單位在工程建設中文件的形成及竣工檔案的編制進行監(jiān)督與審核,

特別是對竣工圖完整、準確、系統(tǒng)進行監(jiān)督和審查。負責收集、積累、整理、歸檔項目監(jiān)理文件。

建設單位委托監(jiān)理單位負責監(jiān)督、檢查項目文件的收集、積累和完整、準確、系統(tǒng)情況，并審核、

簽署。同時向建設單位提交有關專項報告。驗證材料及其他監(jiān)理文件。試運行單位：負責收集、

積累、整理在生產(chǎn)技術準備和試運行中形成的文件。5施工單位歸檔范圍

負責提交施工，安裝全部技術記錄（含隱蔽工程的各種資料）.負責提交分部試運記錄及驗

收簽證書。負責提交分部試運階段的方案、措施。

負責提交全部機組建設期間的工程聯(lián)系單及總結。負責提交檔案歸檔的目錄清單（含電子版

目錄）。調(diào)試單位歸檔范圍。

負責提交所承擔的調(diào)試項目的調(diào)試方案、措施與調(diào)試報告等。負責提交調(diào)試過程中設備缺陷

處理記錄。負責提交調(diào)試過程中變更設計資料及調(diào)試工作總結。負責提交檔案歸檔的目錄清單（含

電子版目錄）。設計單位歸檔范圍

負責提交項目（工程）各設計階段的設計文件。負責提交全部設計修改通知單。

負責按時提交全套完整的竣工圖（一式八份）。并切實執(zhí)行竣工圖編制的有關規(guī)定。負責提

交設計總結。

負責提交檔案歸檔的目錄清單（含電子版目錄）質(zhì)量監(jiān)督部門（質(zhì)量監(jiān)督中心站與質(zhì)量監(jiān)督站）

監(jiān)理部門歸檔范圍