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文檔簡介

派遣員工檔案管理制度流程一、制定目的及范圍為規(guī)范派遣員工的檔案管理,確保信息的準確性與安全性,提高人力資源管理效率,特制定本制度。該制度適用于公司所有派遣員工的檔案管理,包括檔案的建立、維護、更新及銷毀等環(huán)節(jié)。二、檔案管理原則1.檔案管理應遵循“真實、完整、安全”的原則,確保每位派遣員工的檔案信息準確無誤。2.所有檔案信息必須嚴格保密,未經(jīng)授權不得隨意查閱或泄露。3.各部門應指定專人負責檔案管理,確保檔案的及時更新與維護。三、檔案管理流程1.檔案建立1.1信息收集:在派遣員工入職前,由人力資源部收集其個人基本信息,包括身份證明、學歷證明、工作經(jīng)歷等。1.2檔案錄入:將收集到的信息錄入檔案管理系統(tǒng),生成電子檔案,并建立紙質(zhì)檔案。1.3檔案審核:人力資源部對錄入的信息進行審核,確保信息的真實性與完整性。2.檔案維護2.1信息更新:派遣員工在職期間,如有信息變更(如聯(lián)系方式、家庭住址等),需及時向人力資源部提交變更申請。2.2定期檢查:人力資源部每季度對檔案進行檢查,確保信息的準確性與時效性。2.3檔案補充:如派遣員工獲得新的資格證書或培訓經(jīng)歷,需及時補充到檔案中。3.檔案使用3.1查閱申請:需要查閱檔案的部門或個人,需填寫《檔案查閱申請表》,并經(jīng)人力資源部審核批準。3.2信息提供:經(jīng)批準后,人力資源部可提供相關檔案信息,確保信息使用的合規(guī)性。3.3檔案借閱:如需借閱紙質(zhì)檔案,需填寫《檔案借閱登記表》,并在歸還時進行登記。4.檔案銷毀4.1銷毀申請:檔案到期或員工離職后,需進行檔案銷毀的,相關部門需提交《檔案銷毀申請表》。4.2審核與批準:人力資源部對銷毀申請進行審核,確認無誤后方可批準。4.3銷毀實施:由專人負責對紙質(zhì)檔案進行銷毀,電子檔案則需在系統(tǒng)中進行徹底刪除,確保信息不被恢復。四、檔案管理責任1.人力資源部職責:負責派遣員工檔案的建立、維護、更新及銷毀,確保檔案管理制度的落實。2.各部門職責:各部門需配合人力資源部,及時提供所需的檔案信息,并對本部門派遣員工的檔案管理負責。3.派遣員工職責:派遣員工應主動提供真實的個人信息,并在信息變更時及時通知人力資源部。五、檔案管理的監(jiān)督與反饋1.監(jiān)督機制:人力資源部定期對檔案管理工作進行檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.反饋渠道:設立檔案管理反饋機制,員工可通過意見箱或定期會議提出對檔案管理的建議與意見。3.持續(xù)改進:根據(jù)反饋情況,定期對檔案管理制度進行評估與修訂,確保制度的適應性與有效性。六、附則本制度自發(fā)布之日起實施,所

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