公司采購及報銷流程

公司采購及報銷流程一、制定目的及范圍為提升公司采購效率，規(guī)范采購行為，降低采購成本，特制定本流程。該流程適用于所有部門的采購活動，包括項目采購、年度采購、零星采購及應(yīng)急采購。二、采購原則采購活動應(yīng)遵循公正、公平、公開的原則，綜合考慮質(zhì)量與價格，優(yōu)選供應(yīng)商。所有采購物資需從合法商家獲取，并確保開具正規(guī)發(fā)票。各部門需指定專人負責(zé)采購，申購人與采購人不得為同一人，以避免利益沖突。三、采購流程1.一般采購流程1.1采購申請申購人需先向倉庫確認庫存情況，若庫存不足，填寫“申購單”，并附上相關(guān)需求說明。1.2申購審批項目采購需提交預(yù)算審批，其他采購需經(jīng)部門負責(zé)人批準后填寫流轉(zhuǎn)單，確保采購需求的合理性。1.3詢價各部門負責(zé)詢價，至少提供三家供應(yīng)商的報價，確保價格的競爭性。1.4核價參考歷史價格進行核價，填寫流轉(zhuǎn)單中的核價結(jié)果，確保采購價格的合理性。1.5審批流轉(zhuǎn)單需逐級審批，最終由公司負責(zé)人進行審批，確保采購的合規(guī)性。1.6采購實施與驗收入庫審批通過后，采購人下單，物資到貨后由相關(guān)人員進行驗收，確保物資符合要求，并完成入庫手續(xù)。1.7報銷采購物資需在貨到一個月內(nèi)完成報銷，逾期將不予受理，確保財務(wù)流程的順暢。2.特殊采購流程2.1集中計劃采購辦公用品由各部門在每月25日前提交流轉(zhuǎn)單，由辦公室統(tǒng)一采購，確保采購的集中性與效率。2.2零星采購針對金額較小、偶發(fā)性的采購，采購人需征得部門負責(zé)人同意后執(zhí)行，簡化流程。2.3應(yīng)急采購在緊急情況下，需由應(yīng)急處置小組進行采購，無需詢價，以最快方式滿足需求。2.4年度采購涉及定期需求的采購，需提前編制年度預(yù)算，并向財務(wù)部報備，確保預(yù)算的合理性與可控性。四、備案所有采購?fù)瓿珊?，采購人需將采購單、流轉(zhuǎn)單、入庫單及發(fā)票或收款收據(jù)復(fù)印兩份，一份交財務(wù)審核，另一份存檔以備查，確保采購記錄的完整性。五、采購紀律1.采購人職責(zé)采購人需建立供應(yīng)商資料檔案，進行市場調(diào)查，確保采購物資的質(zhì)量與合規(guī)性。2.采購人員行為規(guī)范采購人員不得接受供應(yīng)商的贈品或回扣，違者將受到嚴肅處理，確保采購過程的公正性。六、報銷流程1.報銷申請報銷人需填寫“報銷申請表”，并附上相關(guān)的發(fā)票及收據(jù)，確保報銷材料的完整性。2.審核流程報銷申請需經(jīng)部門負責(zé)人審核，確認費用的合理性與合規(guī)性。3.財務(wù)審核財務(wù)部門對審核通過的報銷申請進行復(fù)核，確保報銷金額與實際支出一致。4.報銷支付審核通過后，財務(wù)部門將根據(jù)公司財務(wù)制度進行報銷支付，確保資金的及時到賬。七、反饋與改進機制為確保采購及報銷流程的有效性，需定期收集各部門的反饋意見，分析流程中存在的問題，及時進行調(diào)整與優(yōu)化。設(shè)立專門的反饋渠道，鼓勵員工提出改進建議，確保流程的持續(xù)改進與優(yōu)化。八、總結(jié)通過