房山高級中學檔案管理制度（2篇）

房山高級中學檔案管理制度房山高級中學的檔案管理系統(tǒng)為一套標準化的管理規(guī)程，其主要目標是保障學生檔案的安全性、完整性及便捷的檢索性。該制度涵蓋以下要點：1.建立學生檔案：新生入學時，需完整填寫包含姓名、性別、出生日期、家庭住址、聯(lián)系電話等基本信息的個人資料表格，并提交相關證明文件（如戶口本、身份證復印件等）。2.檔案存儲與管理：學生檔案以電子形式存儲，并保留紙質(zhì)備份。檔案管理部門負責對所有檔案進行分類、整理和安全存儲，并制定詳盡的管理流程。3.檔案內(nèi)容更新與維護：檔案內(nèi)容包括個人信息、學術成績、獎懲記錄及課外活動等。檔案管理部門確保信息的實時更新，并定期進行檔案維護和整理。4.檔案查詢與提供：學生、家長及授權部門可向檔案管理部門申請查詢檔案信息。部門需確保查詢請求的合法性，并迅速提供相關資料。5.檔案保密性：檔案管理部門對學生檔案實施嚴格保密措施，確保信息不泄露給未授權人員。只有獲得學生或家長授權的人員才能查閱檔案。6.檔案歸檔與銷毀：學生畢業(yè)或離校時，其檔案將進行歸檔處理。檔案管理部門定期執(zhí)行歸檔和銷毀工作，以維護檔案的完整性和安全性。通過這些嚴謹?shù)墓芾泶胧?，房山高級中學確保了學生檔案的有效管理，保證了檔案信息的安全性和可靠性。房山高級中學檔案管理制度（二）第一章簡介1.1目的本文件的目的是為了規(guī)范房山高級中學的檔案管理工作，確保檔案的安全、準確和完整性，提高學校檔案管理的效率和質(zhì)量。1.2適用范圍本制度適用于房山高級中學全體教職員工，包括學校行政人員、教師、輔導員等。1.3定義1.3.1檔案：指由學校創(chuàng)建、收集、整理和保存的與學校工作、管理、教學和科研等活動相關的各類紙質(zhì)和電子文件。1.3.2檔案管理：指對檔案進行規(guī)范的、有序的管理工作，包括檔案的收集、整理、歸檔、檢索、保管和銷毀等。1.3.3檔案管理員：指負責學校檔案管理工作的專職或兼職人員。第二章檔案管理的基本原則2.1法律依據(jù)學校檔案管理工作必須遵守《中華人民共和國檔案法》及其相關法規(guī)，嚴格按照法律規(guī)定的程序和要求進行。2.2統(tǒng)一管理學校檔案管理工作應由專門的檔案管理部門統(tǒng)一負責，確保統(tǒng)一的管理機構和管理規(guī)范。2.3防災防損學校檔案管理應加強檔案防火、防水、防震、防盜等措施，定期對檔案進行搶救性復制和數(shù)字化備份。2.4機密措施學校檔案中包含機密和敏感信息，必須嚴格控制和保密，不得隨意泄露或外傳。2.5規(guī)范操作學校檔案管理工作應遵循規(guī)范的操作流程，確保檔案的準確性和完整性。第三章檔案管理流程3.1檔案收集3.1.1學校各部門應按照規(guī)定的時間和要求，將相關文件和資料送交檔案管理部門，由檔案管理員負責收集并進行初步分類整理。3.1.2檔案管理員應對收集到的檔案進行登記，并編制檔案目錄和檔案編號。3.2檔案整理3.2.1檔案管理員應對收集到的檔案進行細致的整理工作，包括清除冗余、歸檔分類、整理順序和裝訂封裝等。3.2.2整理完成后，檔案管理員應編制檔案目錄和整理報告，并按照檔案編號存放到指定的檔案柜中。3.3檔案歸檔3.3.1檔案管理員應根據(jù)檔案的保管期限和重要性，按照規(guī)定的歸檔標準和流程進行歸檔工作。3.3.2歸檔完成后，檔案管理員應填寫歸檔登記表，確保檔案的安全和可追溯性。3.4檔案檢索3.4.1學校教職員工需要查詢檔案時，應填寫檔案查詢申請表，并經(jīng)上級主管部門批準后，方可向檔案管理部門提出申請。3.4.2檔案管理員應根據(jù)申請人提供的信息和要求，進行檔案檢索工作，并在規(guī)定的時間內(nèi)提供查詢結果。3.5檔案保管3.5.1學校檔案管理部門應制定嚴格的安全保管制度，確保檔案的安全和完整性，防止丟失和損壞。3.5.2檔案管理員應負責定期檢查檔案柜的防潮、防火等設施的運行情況，并制定相應的維護計劃和措施。第四章檔案銷毀4.1銷毀條件4.1.1檔案銷毀必須有法律依據(jù)，并經(jīng)過上級主管部門批準。4.1.2檔案銷毀必須按照規(guī)定的程序和要求進行，核實銷毀檔案的真實性和合法性。4.2銷毀方式4.2.1紙質(zhì)檔案的銷毀應通過專業(yè)的文件銷毀單位進行，確保檔案的完全焚燒和銷毀。4.2.2電子檔案的銷毀應通過專業(yè)的數(shù)據(jù)銷毀單位進行，確保檔案的完全擦除和銷毀。第五章檔案管理的監(jiān)督與評估5.1監(jiān)督檢查5.1.1學校相關部門或組織應定期對檔案管理工作進行監(jiān)督和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。5.1.2學校檔案管理部門應定期對檔案進行抽查和核對，確保檔案的準確性和完整性。5.2評估考核5.2.1學校應定期組織檔案管理工作的評估考核，評估結果作為相關人員的績效考核和獎懲依據(jù)。5.2.2檔案管理部門應根據(jù)評估結果提出改進措施和建議，不斷提升檔案管理的效率