人事檔案管理現(xiàn)狀分析及建議報(bào)告

人事檔案管理系統(tǒng)調(diào)研報(bào)告報(bào)告人：XXX科室：XXX部門：XXX2019年6月20日目錄一、現(xiàn)狀分析 31.現(xiàn)存零散材料管理現(xiàn)狀及工作量計(jì)算 32.日常人事檔案歸檔情況 43.分類整理情況 44.利用轉(zhuǎn)遞 45.庫房保管 4二、問題分析 51.現(xiàn)存零散材料未整理入正本檔案 52.日常人事檔案接收歸檔效率偏低 53.利用轉(zhuǎn)遞審批過多 64.歸檔范圍不明確、內(nèi)容審核不嚴(yán)謹(jǐn) 65.庫房保管標(biāo)識(shí)不規(guī)范 7三、管理改進(jìn)建議 71.修訂現(xiàn)行人事檔案管理制度 72.將現(xiàn)存零散材料整理歸入正本檔案 73.改進(jìn)日常人事檔案接收歸檔方式 74.建設(shè)線上檔案審批流程 85.人事檔案利用轉(zhuǎn)遞自動(dòng)化臺(tái)賬管理 126.明確人事檔案歸檔要求 127.規(guī)范庫房保管標(biāo)識(shí) 12四、效果分析 14五、成本分析 17六、實(shí)施方案 171.目標(biāo)要求 172.組織機(jī)構(gòu)及參加人員 183.實(shí)施計(jì)劃 18一、現(xiàn)狀分析人事檔案管理工作包括收集歸檔、分類整理、利用轉(zhuǎn)遞、庫房保管等工作，現(xiàn)將相關(guān)現(xiàn)狀進(jìn)行分析并提出改進(jìn)建議，特此報(bào)告。1.現(xiàn)存零散材料管理現(xiàn)狀及工作量計(jì)算目前人事檔案管理在職員工檔案約670冊(cè)，對(duì)標(biāo)集團(tuán)的人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，樣本抽樣89冊(cè)，其中需整理零散材料的正本人事檔案約為43冊(cè)，待整理零散材料179件。因此，統(tǒng)計(jì)推算需整理零散材料的正本人事檔案約324冊(cè)，待整理的零散材料約1348件。人事檔案總數(shù)（冊(cè)）樣本抽樣量（冊(cè)）樣本中需整理檔案（冊(cè)/件）待整理檔案估算數(shù)量（冊(cè)/件）670冊(cè)89冊(cè)43冊(cè)324冊(cè)179件1348件在此調(diào)查的基礎(chǔ)上，將零散材料較多的、一般的、較少的三種類型的檔案整理時(shí)間（包括上下架、替換目錄、排序編號(hào)、編碼、裝訂時(shí)間）估算均值。最后加計(jì)計(jì)算出預(yù)估總體工作量。預(yù)估總體工作量=(45分+35分+25分)/3*324冊(cè)=11340分整體完成本項(xiàng)工作的工時(shí)預(yù)計(jì)約為189時(shí)。如按照工作日每天安排3個(gè)小時(shí)做人事檔案整理工作，需要約三個(gè)多月完成整體工作。2.日常人事檔案歸檔情況每年會(huì)持續(xù)產(chǎn)生整本檔案及零散材料，通過2018年、2019年上半年歸檔檔案的數(shù)量分析，年歸檔的整本檔案約為58冊(cè)，年歸檔零散材料約為800件。3.分類整理情況人事檔案整本歸檔檔案目前在檔案圖書館集中收集保管，零散材料按照職工姓名分類歸集存入零散材料袋，這些零散材料需要整序排列、編號(hào)編碼、裝訂、編制目錄、上架。4.利用轉(zhuǎn)遞據(jù)調(diào)查2018年全年人事檔案借閱數(shù)量為52人次，查閱及復(fù)制摘錄數(shù)量合計(jì)為82人次，轉(zhuǎn)出數(shù)量為12人次，總計(jì)146人次。人事檔案借閱數(shù)量人事檔案查閱數(shù)量人事檔案轉(zhuǎn)出數(shù)量總計(jì)52人次82人次12人次146人次5.庫房保管目前人事檔案庫房保管在職人員檔案602冊(cè)，離退休職工檔案659冊(cè)，亡故職工檔案255冊(cè)，共計(jì)1516冊(cè)。檔案管理系統(tǒng)中對(duì)人事檔案名冊(cè)進(jìn)行了臺(tái)賬登記，為確保臺(tái)帳信息完整準(zhǔn)確，計(jì)劃每年對(duì)檔案進(jìn)行一次全面核對(duì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題和解決問題。在職職工檔案數(shù)量離退休職工檔案數(shù)量亡故職工檔案數(shù)量總計(jì)602冊(cè)659冊(cè)255冊(cè)1516冊(cè)二、問題分析通過現(xiàn)狀調(diào)研分析及對(duì)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)，目前人事檔案管理中存在現(xiàn)存零散材料未整理入正本檔案，日常人事檔案接收歸檔效率偏低，利用轉(zhuǎn)遞審批過多，歸檔范圍不明確、內(nèi)容審核不嚴(yán)謹(jǐn)，庫房保管標(biāo)識(shí)不規(guī)范五類問題。1.現(xiàn)存零散材料未整理入正本檔案共有約1348份零散材料未整理入正本檔案，目前雖然已按照人員姓名集中歸類，但后期仍需要進(jìn)行分類排序、編號(hào)編碼、編制目錄、整理上架。2.日常人事檔案接收歸檔效率偏低人事檔案接收歸檔采用線下歸檔方式，由人力資源部檔案管理崗填寫人事檔案材料移交表，雙方核對(duì)后簽字移交。線下移交方式存在幾個(gè)問題：第一不便于人事檔案查詢管理；第二，移交的人事檔案，需要由檔案圖書館整理、編號(hào)、裝訂及制作目錄等，后由人力資源部（黨委組織部）借出進(jìn)行電子化掃描，電子化掃描后人事檔案轉(zhuǎn)交檔案圖書館，由檔案圖書館進(jìn)行裝訂、整序保管。整個(gè)過程效率低下；第三，不能利用人事檔案移交表中的字段形成正本檔案目錄。3.利用轉(zhuǎn)遞審批過多目前借閱、查閱、轉(zhuǎn)遞檔案都是線下審批，填寫利用檔案審批表，線下審批不僅增加辦事成本，而且不利于全過程管理。線上利用審批有利于提供定向、準(zhǔn)確的檔案利用服務(wù)，以及建設(shè)申請(qǐng)-審批-反饋-辦結(jié)的全程利用工作流程。4.歸檔范圍不明確、內(nèi)容審核不嚴(yán)謹(jǐn)按照規(guī)定專業(yè)技術(shù)職務(wù)材料應(yīng)存檔1份目前存檔了2份，就失業(yè)證、養(yǎng)老保險(xiǎn)手冊(cè)按照規(guī)定應(yīng)不納入歸檔范圍目前也在歸檔。部分證書類文件復(fù)制件未加蓋印章，存在形式上不規(guī)范的情況。5.庫房保管標(biāo)識(shí)不規(guī)范人事檔案庫房庫位標(biāo)識(shí)不統(tǒng)一，且標(biāo)識(shí)不夠明確，不僅存在編號(hào)標(biāo)識(shí)而且有字母標(biāo)識(shí)，不便于上架倒架及調(diào)閱利用，因此，需要對(duì)庫房保管標(biāo)識(shí)進(jìn)行規(guī)范。三、管理改進(jìn)建議根據(jù)以上匯總的五類問題，現(xiàn)提出有針對(duì)性的方案措施，以期對(duì)工作加以改進(jìn)。1.修訂現(xiàn)行人事檔案管理制度主要包括兩部分，一是根據(jù)新要求對(duì)管理制度方面存在空白的，制度中加入新的條款；二是對(duì)部分內(nèi)容不符合實(shí)際工作要求的進(jìn)行修訂。2.將現(xiàn)存零散材料整理歸入正本檔案按照標(biāo)準(zhǔn)及人力資源部（黨委組織部）要求查驗(yàn)需歸入正本檔案的零散材料，將其單獨(dú)歸入人事檔案零散材料夾中，并對(duì)零散材料數(shù)量予以登記。根據(jù)統(tǒng)計(jì)分析結(jié)果，確定整理方式。整理工作包括按照排列順序依次整理人事檔案零散材料，編制分類號(hào)、頁碼、裝訂、編輯更替目錄及上架，更替目錄可依據(jù)前版Excel目錄表格進(jìn)行登記替換。3.改進(jìn)日常人事檔案接收歸檔方式在檔案管理系統(tǒng)中建設(shè)檔案收集接口（可與文書檔案、會(huì)計(jì)檔案收集接口共同建設(shè)），將收集檔案信息共享給人力資源部檔案管理崗。由人力資源部檔案管理崗首先進(jìn)行系統(tǒng)登記，登記信息包括材料名稱、形成時(shí)間、頁數(shù)等，同時(shí)賦予人事檔案零散材料分類號(hào)，人力資源部檔案管理崗根據(jù)分類號(hào)對(duì)零散材料進(jìn)行編號(hào)掃描，最后雙方按手續(xù)交接紙質(zhì)文件。4.建設(shè)線上檔案審批流程建議在檔案管理系統(tǒng)中建設(shè)利用審批功能（可與文書檔案、會(huì)計(jì)檔案利用審批功能共同建設(shè)）。具體流程參考如下：（1）利用人提交查閱申請(qǐng)-人力資源部（黨委組織部）領(lǐng)導(dǎo)審批-人事檔案管理員協(xié)助辦理查閱（可提供電子件）-辦結(jié)查閱申請(qǐng)單查閱時(shí)間查閱何人檔案查閱內(nèi)容卷數(shù)備注（2）利用人提交借閱申請(qǐng)-人力資源部（黨委組織部）領(lǐng)導(dǎo)審批-檔案圖書館館長(zhǎng)審批-人事檔案管理員提出辦理意見-加入超期提醒功能（借閱超過一周后提示）如超期借閱人需提交證明材料-人力資源部（黨委組織部）領(lǐng)導(dǎo)審批-歸還檔案-辦結(jié)。借閱申請(qǐng)單借閱時(shí)間借閱何人檔案借閱原因卷數(shù)退還時(shí)間備注(3)轉(zhuǎn)遞經(jīng)辦人提交轉(zhuǎn)遞申請(qǐng)-人力資源部（黨委組織部）領(lǐng)導(dǎo)審批-檔案圖書館館長(zhǎng)審批-人事檔案管理員提出辦理意見，為經(jīng)辦人辦理檔案轉(zhuǎn)遞-上傳接收單位回執(zhí)電子件-辦結(jié)轉(zhuǎn)遞申請(qǐng)單轉(zhuǎn)遞時(shí)間姓名轉(zhuǎn)去單位轉(zhuǎn)出原因轉(zhuǎn)出方式備注5.人事檔案利用轉(zhuǎn)遞自動(dòng)化臺(tái)賬管理建設(shè)線上審批流程后，通過檔案管理系統(tǒng)查閱、借閱、轉(zhuǎn)出等功能實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化臺(tái)賬管理。（1）檔案查閱：將利用審批中登記的條目信息數(shù)據(jù)接收到檔案查閱列表作為查閱臺(tái)賬管理便于對(duì)查閱量進(jìn)行統(tǒng)計(jì)；（2）檔案借閱：將利用審批中登記的條目信息數(shù)據(jù)接收到檔案借閱列表作為借閱臺(tái)賬管理。（3）檔案轉(zhuǎn)出：接到轉(zhuǎn)出通知后，標(biāo)記轉(zhuǎn)出狀態(tài)，系統(tǒng)將人事檔案名冊(cè)中相關(guān)人員的信息轉(zhuǎn)至檔案轉(zhuǎn)出庫，作為臺(tái)賬管理。6.明確人事檔案歸檔要求在制度中對(duì)人事檔案歸檔要求加以明確，主要包括人事檔案歸檔范圍、歸檔份數(shù)等，并加強(qiáng)形式審查。7.規(guī)范庫房保管標(biāo)識(shí)對(duì)人事檔案庫房保管標(biāo)識(shí)卡片、標(biāo)識(shí)編號(hào)進(jìn)行統(tǒng)一，明確庫位標(biāo)識(shí)。另外，人事檔案庫房的幾排五節(jié)柜帶著鑰匙，此鑰匙除非將柜門鎖閉，否則無法取下來，因此鑰匙管理存在不統(tǒng)一的情況。通過調(diào)研分析人事檔案管理工作經(jīng)過改進(jìn)可以由之前的收集歸檔、編號(hào)編碼、利用轉(zhuǎn)出轉(zhuǎn)入、分類排序、編制目錄、裝訂、上架、線下審批提供利用、辦理轉(zhuǎn)遞、郵件發(fā)送回執(zhí)、登記利用轉(zhuǎn)遞臺(tái)賬、手工編輯名冊(cè)中職工檔案轉(zhuǎn)出記錄、庫房盤點(diǎn)、保管，變?yōu)槭占瘹w檔、分類排序、裝訂、上架、線上審批提供利用、辦理轉(zhuǎn)遞、系統(tǒng)上傳回執(zhí)、名冊(cè)中信息自動(dòng)轉(zhuǎn)出、庫房盤點(diǎn)、保管。標(biāo)記黃色為改進(jìn)工作程序項(xiàng)。序號(hào)改進(jìn)前工作程序改進(jìn)后工作程序1線下收集歸檔線上收集歸檔2編號(hào)編碼分類排序3利用轉(zhuǎn)出轉(zhuǎn)入裝訂4分類排序上架5編制目錄線上審批提供利用6裝訂辦理轉(zhuǎn)遞7上架系統(tǒng)上傳回執(zhí)8線下審批提供利用人事檔案名冊(cè)中信息轉(zhuǎn)出9辦理轉(zhuǎn)遞庫房盤點(diǎn)10郵件發(fā)送回執(zhí)保管11登記利用轉(zhuǎn)遞臺(tái)賬12手工編輯名冊(cè)中職工檔案轉(zhuǎn)出記錄13庫房盤點(diǎn)14保管通過統(tǒng)計(jì)表可以看出，管理方式變更后共計(jì)減少了編號(hào)編碼、利用轉(zhuǎn)出轉(zhuǎn)入、編制目錄、系統(tǒng)中登記利用轉(zhuǎn)遞臺(tái)賬4道工作程序，改進(jìn)了收集歸檔、審批利用、回執(zhí)發(fā)送、人事檔案名冊(cè)生成、庫房盤點(diǎn)5道工作程序。四、效果分析序號(hào)減少及改進(jìn)項(xiàng)目節(jié)省工時(shí)備注1減少工作程序：編號(hào)編碼130以每年產(chǎn)生800件零散材料、每件編號(hào)編碼時(shí)間為10分鐘，合計(jì)節(jié)省工時(shí)約130時(shí)2減少工作程序：利用轉(zhuǎn)出轉(zhuǎn)入16以每年集中歸檔2批零散材料，每批次檔案零散材料利用轉(zhuǎn)出轉(zhuǎn)入（包括利用審批、檔案利用登記、檔案調(diào)出借出、檔案歸還、整理）時(shí)間為8時(shí)，合計(jì)節(jié)省工時(shí)約為16時(shí)3減少工作程序：編制目錄240以每年產(chǎn)生800件零散材料、每件編制目錄時(shí)間為0.3時(shí)，合計(jì)節(jié)省工時(shí)約為240時(shí)4減少工作程序：系統(tǒng)中登記利用轉(zhuǎn)遞臺(tái)賬12以每年登記150，每條登記時(shí)間為5分鐘，合計(jì)節(jié)省工時(shí)約為12時(shí)5改進(jìn)工作程序：收集歸檔5由原來線下收集歸檔改為線上收集歸檔，每年節(jié)省工時(shí)約為5時(shí)6改進(jìn)工作程序：審批利用25每年利用人次約為150人次，審批利用改為線上審批利用，每人次利用審批節(jié)省工時(shí)為10分鐘，每年節(jié)省工時(shí)約為25時(shí)7改進(jìn)工作程序：回執(zhí)發(fā)送3轉(zhuǎn)遞檔案每年約為20人次，回執(zhí)發(fā)送方式變更每次節(jié)省工時(shí)約為10分鐘，每年節(jié)省工時(shí)約為3時(shí)8人事檔案名冊(cè)生成3由手工標(biāo)記編輯轉(zhuǎn)為自動(dòng)轉(zhuǎn)出生成，每年節(jié)省工時(shí)約為3時(shí)9庫房盤點(diǎn)6由根據(jù)名冊(cè)逐本統(tǒng)計(jì)轉(zhuǎn)為計(jì)數(shù)統(tǒng)計(jì)，每年節(jié)省工時(shí)約為6時(shí)合計(jì)440根據(jù)表格統(tǒng)計(jì)結(jié)果，管理方式變更后，合計(jì)節(jié)省工時(shí)440時(shí)/年，約每年節(jié)省3個(gè)月工時(shí)。其有形效益在于節(jié)省工時(shí)、提高了工作效率、節(jié)約了公司的管理成本，無形效益在于，規(guī)范了人事檔案管理工作、增強(qiáng)了檔案質(zhì)量管控。五、成本分析項(xiàng)目預(yù)算匯總表序號(hào)費(fèi)用項(xiàng)目名稱預(yù)算金額(萬元)一系統(tǒng)中利用審批功能開發(fā)（3個(gè)：查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞）、自動(dòng)生成利用轉(zhuǎn)遞臺(tái)賬60000合計(jì)60000六、實(shí)施方案1.目標(biāo)要求通過實(shí)施改進(jìn)方案，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作科學(xué)化、規(guī)范化，實(shí)現(xiàn)管理工作提質(zhì)增效，助力公司生產(chǎn)經(jīng)營工作。2.組織機(jī)構(gòu)及參加人員XXX負(fù)責(zé)人事檔案管理推動(dòng)工作。負(fù)責(zé)部門：XXX主要負(fù)責(zé)此次工作的組織協(xié)調(diào)、頂層設(shè)計(jì)和功能需求分析、各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)與方案的制定、系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計(jì)，系統(tǒng)的后期維護(hù)以及數(shù)據(jù)安全保障。協(xié)作部門：XXX負(fù)責(zé)人事檔案及零散材料的提供及移交登記。協(xié)作單位：XXX負(fù)責(zé)此次檔案利用審批的系統(tǒng)功能開發(fā)、結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)、系統(tǒng)整體性維護(hù)及安全管理工作。3.實(shí)施計(jì)劃序號(hào)關(guān)鍵問題對(duì)策目標(biāo)實(shí)施措施責(zé)任人完成時(shí)間1現(xiàn)行人事檔案管理制度不適應(yīng)實(shí)際工作制定新版人事檔案管理制度實(shí)現(xiàn)制度指導(dǎo)實(shí)際工作修訂現(xiàn)行人事檔案管理制度XX2019.72現(xiàn)存零散材料未整理入正本檔案分類排序整理將現(xiàn)存應(yīng)歸檔零散材料全部整理入正本檔案1.統(tǒng)計(jì)數(shù)量2.分類整理XX2019.103接收歸檔方式影響檔案整理實(shí)現(xiàn)線上收集歸檔人事檔案及零散材料全部線上歸檔1.電子檔案管理崗人事檔案目錄導(dǎo)入檔案管理系統(tǒng)，系統(tǒng)中十大類分類完善，并根據(jù)登記記錄信息自動(dòng)生成目錄2.由人力資源部檔案管理崗在檔案管理系統(tǒng)中登記移交目錄，編號(hào)編碼，并移交紙質(zhì)文件XXX2019.114人事檔案利用審批效率低下建設(shè)線上人事檔案利用審