企業(yè)檔案數(shù)據(jù)治理需求調(diào)研方案

公司檔案數(shù)據(jù)治理需求調(diào)研方案一、調(diào)研背景根據(jù)集團(tuán)數(shù)字檔案館統(tǒng)籌建設(shè)的要求，2020年初公司檔案圖書館梳理了檔案管理系統(tǒng)中的元數(shù)據(jù)管理現(xiàn)狀，系統(tǒng)中現(xiàn)有數(shù)據(jù)存在質(zhì)量、規(guī)范等問題，因此提出了開展檔案數(shù)據(jù)清洗的計劃。通過梳理后發(fā)現(xiàn)，目前檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量參差不齊，不能滿足數(shù)據(jù)應(yīng)用的需求，長久以來未從頂層形成數(shù)據(jù)治理機(jī)制與配套方案是產(chǎn)生這些現(xiàn)狀的深層次原因?；趯ο到y(tǒng)、業(yè)務(wù)及應(yīng)用的分析，結(jié)合國家檔案局立項要求，檔案圖書館以《企業(yè)檔案數(shù)據(jù)治理模式研究與應(yīng)用》為課題申報立項，并獲得項目立項公示?，F(xiàn)今，數(shù)據(jù)治理日漸成為各行業(yè)關(guān)注的焦點，本次需求調(diào)研以立項項目為立足點，以業(yè)務(wù)需求分析為支撐，運用文獻(xiàn)研究法、案例分析法、問卷調(diào)查法和數(shù)量統(tǒng)計與分析方法，研究公司檔案數(shù)據(jù)治理范圍、現(xiàn)狀、方式與需求方向。本次公司檔案數(shù)據(jù)治理需求調(diào)研正是基于集團(tuán)、立項及業(yè)務(wù)要求的基礎(chǔ)上開展的。二、調(diào)研目的本次調(diào)研的目的在于了解企業(yè)信息化建設(shè)情況以及數(shù)據(jù)治理需求，其具體目的有以下幾點：一是，此次需求調(diào)研旨在于作為國家檔案局立項項目發(fā)起以及后期項目推進(jìn)的基礎(chǔ)與依據(jù)；二是，此次需求調(diào)研旨在于厘清檔案數(shù)據(jù)治理中的業(yè)務(wù)痛點并征詢部分改進(jìn)措施；三是，此次需求調(diào)研旨在于識別檔案數(shù)據(jù)治理中的關(guān)鍵性事項。三、調(diào)研對象檔案數(shù)據(jù)治理的需求調(diào)研對象既包括人員、組織，又包括既有的文獻(xiàn)及案例，同時通過需求調(diào)研形成的訪談資料及問卷，也可作為需求調(diào)研分析的對象。一是檔案數(shù)據(jù)治理的文獻(xiàn)，對國內(nèi)外關(guān)于數(shù)據(jù)治理的文獻(xiàn)進(jìn)行梳理，明確數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、主數(shù)據(jù)管理、數(shù)據(jù)質(zhì)量管理、數(shù)據(jù)安全管理等多項概念內(nèi)涵；二是檔案數(shù)據(jù)治理典型案例，通過網(wǎng)絡(luò)資源分析，對企業(yè)在檔案數(shù)據(jù)治理中發(fā)生的典型案例進(jìn)行分析，識別企業(yè)文化、環(huán)境、實施機(jī)制、體系組織、工具手段以及技術(shù)應(yīng)用與檔案數(shù)據(jù)治理實施戰(zhàn)略之間的關(guān)系；三是檔案數(shù)據(jù)治理相關(guān)人員，包括企業(yè)管理者、部門主管、系統(tǒng)技術(shù)人員及業(yè)務(wù)人員等；四是需求調(diào)研結(jié)果，通過對需求調(diào)研訪談資料、問卷等的梳理，進(jìn)一步明確檔案數(shù)據(jù)治理需求。四、調(diào)研方式需求調(diào)研主要通過訪談、問卷調(diào)查、信息采集及數(shù)據(jù)分析等方式，充分了解和獲取相關(guān)方的數(shù)據(jù)現(xiàn)狀和對檔案數(shù)據(jù)的具體需求及期望，需求調(diào)研需要根據(jù)不同的調(diào)研對象采取差異化工具及手段。對于檔案數(shù)據(jù)治理相關(guān)文獻(xiàn)的梳理可以采用文獻(xiàn)研究法，主要利用期刊、雜志、數(shù)據(jù)庫、互聯(lián)網(wǎng)等資源，大量閱讀國內(nèi)外有關(guān)檔案數(shù)據(jù)治理的相關(guān)文獻(xiàn)，在國內(nèi)外有關(guān)檔案數(shù)據(jù)治理研究的基礎(chǔ)上，努力找到公司所研究問題的創(chuàng)新點和突破點，以支持后續(xù)研究；典型案例的研究可以采用案例分析法，依據(jù)分析目的，選擇有代表性的事件作為分析研究對象，全面收集被選對象資料，對所要求分析的內(nèi)容（如特征、屬性、關(guān)系等）進(jìn)行逐項分析研究，探求反映總體的規(guī)律性認(rèn)識。訪談作為一種常用調(diào)研方式，主要可用于對公司各層級管理人員的調(diào)研，開放式訪談與封閉式訪談在數(shù)據(jù)的可靠性、時間的使用效率、數(shù)據(jù)的精度、廣度和深度、需要的訪談技巧及分析的難易程度上均有所區(qū)別，因此可根據(jù)訪談?wù)呓巧⑴浜铣潭?、后期?shù)據(jù)分析目的等方面綜合使用。問卷調(diào)查作為一種常用調(diào)研方式，比較適用于大規(guī)模調(diào)研，可按照問卷設(shè)計要求，將專業(yè)詞匯轉(zhuǎn)化成問卷詞匯，經(jīng)過討論，形成檔案數(shù)據(jù)治理的調(diào)查問卷。問卷大范圍發(fā)放之前應(yīng)首先進(jìn)行預(yù)調(diào)查，檢驗問卷的信度效度，再次完善問卷，優(yōu)化問卷質(zhì)量，最終形成本次的調(diào)查問卷。問卷調(diào)查包括對公司全體員工，尤其是生產(chǎn)經(jīng)營、系統(tǒng)技術(shù)及勘察設(shè)計總包等業(yè)務(wù)人員進(jìn)行發(fā)放以及邀請網(wǎng)上填答相結(jié)合的方式。數(shù)量統(tǒng)計與分析方法，運用數(shù)據(jù)分析工具對問卷的調(diào)查結(jié)果進(jìn)行數(shù)據(jù)整理及分析。主要運用的方法可以有描述性統(tǒng)計、信度分析以及對調(diào)查結(jié)果進(jìn)行相關(guān)性分析等。五、調(diào)研進(jìn)度調(diào)研總體計劃進(jìn)度階段序號調(diào)研任務(wù)目標(biāo)起始日期結(jié)束日期實施參與人員配合參與人員交付成果/文檔調(diào)研負(fù)責(zé)人中心領(lǐng)導(dǎo)公司管理者集團(tuán)相關(guān)人員生產(chǎn)經(jīng)營人員系統(tǒng)技術(shù)人員勘察設(shè)計總包人員其他業(yè)務(wù)管理人員（人力、財務(wù)等）調(diào)研規(guī)劃1.1形成需求調(diào)研方案，確定調(diào)研范圍，了解調(diào)研對象確定調(diào)研方案2020/8/32020/8/3公司檔案數(shù)據(jù)治理需求調(diào)研方案初版1.2調(diào)研啟動，明確調(diào)研目標(biāo)，確定調(diào)研范圍、方式確定調(diào)研方案2020/8/52020/8/5公司檔案數(shù)據(jù)治理需求調(diào)研方案終版文獻(xiàn)調(diào)研2.1搜集相關(guān)文獻(xiàn)，形成文獻(xiàn)綜述明確建設(shè)目標(biāo)2020/8/62020/8/11公司檔案數(shù)據(jù)治理文獻(xiàn)研究文檔典型案例調(diào)研3.1收集檔案數(shù)據(jù)治理典型案例，探求規(guī)律性認(rèn)識明確建設(shè)目標(biāo)2020/8/122020/8/17公司檔案數(shù)據(jù)治理典型案例分析文檔訪談?wù){(diào)研4.1需求訪談，需求主體調(diào)研，業(yè)務(wù)需求訪談；明確建設(shè)目標(biāo)2020/8/182020/8/31公司檔案數(shù)據(jù)治理訪談提綱及訪談資料文檔問卷調(diào)研5.1根據(jù)調(diào)研目的設(shè)計問卷，匯總調(diào)研問卷明確業(yè)務(wù)及系統(tǒng)需求2020/8/62020/8/31公司檔案數(shù)據(jù)治理調(diào)研問卷匯總文檔數(shù)據(jù)分析調(diào)研6.1對收集的全部調(diào)研提綱進(jìn)行整理分析，明確檔案數(shù)據(jù)治理需求（用戶、功能、業(yè)務(wù)、系統(tǒng)）并提出對策建議需求分析2020/9/12020/9/7公司檔案數(shù)據(jù)治理調(diào)研提綱整理及分析文檔六、下一步工作本次需求調(diào)研成果將聚焦治理什么數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)管理現(xiàn)狀、如何開展治理及治理成什么效果，可以在項目立項報告的基礎(chǔ)上進(jìn)一步明確建設(shè)目標(biāo)，指導(dǎo)項目開展，同時可以作為進(jìn)一步開展需求分析，例如制度規(guī)范修訂、系統(tǒng)優(yōu)化建設(shè)及檔案數(shù)據(jù)應(yīng)用的基礎(chǔ)。七、調(diào)研提綱訪談提綱您好，首先感謝您的參與。我們想就數(shù)據(jù)治理及應(yīng)用中的一些問題采訪您一下，主要了解實際工作中親身經(jīng)歷的應(yīng)用數(shù)據(jù)中的問題及需求，以便為我們進(jìn)一步開展檔案數(shù)據(jù)治理工作提供借鑒和依據(jù)。數(shù)據(jù)是數(shù)字經(jīng)濟(jì)的基礎(chǔ)性戰(zhàn)略資源，數(shù)據(jù)治理能力是企業(yè)競爭力的體現(xiàn)，通過數(shù)據(jù)治理實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享和開發(fā)利用，能夠幫助企業(yè)迅速掌握更為全面客觀的信息，通過用數(shù)據(jù)管理、用數(shù)據(jù)決策、用數(shù)據(jù)創(chuàng)新的方式，來提高企業(yè)治理效能。1.您認(rèn)為目前公司對于生產(chǎn)經(jīng)營方面的定位及發(fā)展方向是什么樣的？2.您覺得公司現(xiàn)有檔案數(shù)據(jù)，管理檔案（人才培養(yǎng)、企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、招投標(biāo)、審計、文化宣傳等）、人事檔案（職務(wù)任免、人才培養(yǎng)等）、產(chǎn)品類檔案（經(jīng)驗知識支持、規(guī)律性認(rèn)識等）等對于公司或您的工作有什么作用？3.在當(dāng)前時代，數(shù)據(jù)技術(shù)已經(jīng)滲透到各行各業(yè)，勘察設(shè)計行業(yè)也不例外，請談?wù)勀私獾脑诳辈煸O(shè)計業(yè)務(wù)中應(yīng)用的數(shù)據(jù)技術(shù)？4.根據(jù)您的判斷，未來數(shù)據(jù)技術(shù)對公司規(guī)劃、運行、人才管理、經(jīng)營業(yè)務(wù)等將起到什么樣的助推作用？5.數(shù)據(jù)技術(shù)可以通過梳理能夠衡量企業(yè)運營情況的財務(wù)、經(jīng)營、物資、人力等綜合數(shù)據(jù)指標(biāo)，量化企業(yè)日常運營健康狀況，您最關(guān)注的數(shù)據(jù)指標(biāo)有哪些？6.對企業(yè)來說運營優(yōu)化也是很重要的一塊，都說省一塊就多一塊的利潤，這個方向數(shù)據(jù)技術(shù)能起到重要作用，例如差旅數(shù)據(jù)分析能夠考慮機(jī)票和酒店訂單，結(jié)合部門和員工信息、航班歷史價格和準(zhǔn)點率、員工出差地址等，推薦酒店、評估協(xié)議酒店、優(yōu)化機(jī)票提前購買天數(shù)，減少管理成本。您在這方面有什么看法？7.今年的公司工作報告中提出調(diào)動工作積極性、智慧型技術(shù)應(yīng)用、領(lǐng)軍人才培養(yǎng)等問題，其中公司現(xiàn)有及外部數(shù)據(jù)將如何助力，請談?wù)勀南敕ǎ?.運用數(shù)據(jù)提升企業(yè)治理水平，建立健全數(shù)據(jù)輔助科學(xué)決策的機(jī)制，其可能應(yīng)用的場景是什么或者說能夠為企業(yè)解決哪些實際問題？9.近些年，數(shù)據(jù)治理被越來越多的企業(yè)所提及，數(shù)據(jù)治理是數(shù)據(jù)發(fā)展的基礎(chǔ)性工作，從公司數(shù)據(jù)發(fā)展的角度來看，您認(rèn)為公司數(shù)據(jù)應(yīng)如何進(jìn)行治理？（制度、業(yè)務(wù)、需求）10.您認(rèn)為開展數(shù)據(jù)治理，使數(shù)據(jù)得到標(biāo)準(zhǔn)化處理，并能夠作為資產(chǎn)進(jìn)行形勢分析及研判等最需要重點開展的工作有什么？11.平時在公司，對于您承擔(dān)的職務(wù)工作來說，主要涉及需要檔案數(shù)據(jù)支持的工作有什么？12.您可以舉印象較深的一個應(yīng)用檔案數(shù)據(jù)解決問題的經(jīng)歷嗎？13.怎樣保證公司重要價值數(shù)據(jù)能完整、按時、正確地輸入系統(tǒng)？14.您認(rèn)為數(shù)據(jù)技術(shù)在勘察設(shè)計業(yè)務(wù)運營還存在哪些不足和亟待提高的地方？15.公司在數(shù)據(jù)治理工作中面臨的最大挑戰(zhàn)是什么（業(yè)務(wù)分割、數(shù)據(jù)整合及管理）？16.在您看來，目前數(shù)據(jù)行業(yè)存在哪些需要解決的問題？（數(shù)據(jù)質(zhì)量良莠不齊、數(shù)據(jù)安全事故頻發(fā)、數(shù)據(jù)特征關(guān)聯(lián)不強(qiáng)等）17.隨著數(shù)據(jù)技術(shù)的快速發(fā)展，您認(rèn)為公司的數(shù)據(jù)未來還會產(chǎn)生哪些價值？18.您認(rèn)為公司數(shù)據(jù)應(yīng)用及發(fā)展的目標(biāo)是什么？19.規(guī)劃愿景需要落地才能發(fā)揮價值，如何保障落地執(zhí)行就很重要了，在您看來數(shù)據(jù)治理中應(yīng)明確哪些方向的保障措施才能使頂層設(shè)計真正落地？（組織、資金、文化制度、技術(shù)、安全等）問卷感謝對公司數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的關(guān)注和支持。希望通過此問卷進(jìn)一步了解分析業(yè)務(wù)及系統(tǒng)上對數(shù)據(jù)治理方面的需求，以便提升公司檔案數(shù)據(jù)治理工作水平。部門姓名您主要從事哪類工作？（1）生產(chǎn)經(jīng)營（2）人員管理（3）財務(wù)管理（4）信息技術(shù)（5）勘察檢測（6）產(chǎn)品設(shè)計（7）項目管理（8）其他2.您在日常工作中接觸較為頻繁的公司數(shù)據(jù)有哪些？（1）合同金額（2）財務(wù)指標(biāo)（3）客戶信息（4）差旅信息（5）投標(biāo)誤差（6）基準(zhǔn)報價（7）其他3.本部門的業(yè)務(wù)系統(tǒng)情況。（1）本部門正在使用的業(yè)務(wù)系統(tǒng)（2）本部門待建業(yè)務(wù)系統(tǒng)（3）本部門業(yè)務(wù)系統(tǒng)未與檔案系統(tǒng)集成情況4.本部門目前從外部門獲取的數(shù)據(jù)有哪些？（1）本部門需要其他業(yè)務(wù)部門提供的數(shù)據(jù)內(nèi)容以及數(shù)據(jù)需要的時間頻率。（以下為填寫樣表）序號數(shù)據(jù)名稱詳細(xì)要求獲取頻率/提供方式數(shù)據(jù)提供部門1（2）是否有數(shù)據(jù)需求但無法從其他部門獲取的數(shù)據(jù)？5.本部門目前向外部門提供的數(shù)據(jù)有哪些？（以下為填寫樣表）序號數(shù)據(jù)名稱詳細(xì)要求獲取頻率/提供方式獲取部門16.本部門數(shù)據(jù)管理情況：（1）本部門是否對數(shù)據(jù)安全等級進(jìn)行了劃分？（高度機(jī)密、機(jī)密、公開）（2）本部門是否對數(shù)據(jù)權(quán)限進(jìn)行了劃分？（開放給個人？或開放給哪幾個部門？）（3）本部門的業(yè)務(wù)除IT系統(tǒng)支持外，哪些數(shù)據(jù)是手工維護(hù)的？手工維護(hù)的原因是什么?7.您所工作的領(lǐng)域有必要開展數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)專項治理活動嗎？（對數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)安全、數(shù)據(jù)質(zhì)量、元數(shù)據(jù)等進(jìn)行管理工作，實現(xiàn)數(shù)據(jù)風(fēng)險可控、安全合規(guī)、績效提升和創(chuàng)造價值）（1）有必要，堅定支持（2）沒必要，意義不大（3）無所謂8.您所在部門的哪些數(shù)據(jù)存在數(shù)據(jù)質(zhì)量問題，亟需專項治理？（1）客戶基本信息，包括名稱、聯(lián)系方式、行業(yè)等（2）交易要素信息（3）統(tǒng)計指標(biāo)（4）其他9.您所在部門存在哪些數(shù)據(jù)質(zhì)量問題？（1）數(shù)據(jù)不完整（2）數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確（3）數(shù)據(jù)不一致（4）數(shù)據(jù)缺乏時效性（5）數(shù)據(jù)缺乏可用性（6）其他10.本部門當(dāng)前迫切需要解決的數(shù)據(jù)問題是什么？（1）數(shù)據(jù)質(zhì)量良莠不齊（2）數(shù)據(jù)安全管理偏弱（3）缺乏數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)（4）數(shù)據(jù)運維不到位（5）數(shù)據(jù)應(yīng)用欠缺工具及手段（6）外部數(shù)據(jù)難以獲?。?）其他11.您對數(shù)據(jù)的價值如何看待？（1）認(rèn)為數(shù)據(jù)僅為業(yè)務(wù)系統(tǒng)的產(chǎn)出物，并未開展任何和數(shù)據(jù)有關(guān)的工作（2）已經(jīng)認(rèn)識到數(shù)據(jù)對業(yè)務(wù)開展的價值，開始初步嘗試應(yīng)用數(shù)據(jù)（3）認(rèn)為數(shù)據(jù)是一種無形的重要資產(chǎn)，遵循統(tǒng)一的流程開展相關(guān)管理活動（4）將數(shù)據(jù)視為與人力資源、財務(wù)、物力同等重要的企業(yè)資產(chǎn)，能夠幫助業(yè)務(wù)創(chuàng)新12.數(shù)字檔案平臺提供的數(shù)據(jù)服務(wù)是否能滿足您的相關(guān)需求？（1）完全滿足（2）基本滿足（3）不滿足13.您所在部門是否已經(jīng)形成明確的數(shù)據(jù)質(zhì)量整改需求和方案？（1）已經(jīng)制定治理方案，正在實施過程中（2）存在數(shù)據(jù)治理需求，尚未制定治理方案（3）暫無數(shù)據(jù)治理需求（4）不清楚14.本部門目前數(shù)據(jù)應(yīng)用情況如何，是否支持業(yè)務(wù)的需求？（1）沒有開展此類工作（2）少部分?jǐn)?shù)據(jù)得到開發(fā)利用，為業(yè)務(wù)發(fā)展提供決策依據(jù)（3）大部分?jǐn)?shù)據(jù)得到分析利用，為未來業(yè)務(wù)發(fā)展提供預(yù)測15.您在數(shù)據(jù)治理及應(yīng)用中采用過哪些平臺或工具？（1）沒有此類工具（2）數(shù)據(jù)清洗工具（3）數(shù)據(jù)統(tǒng)計工具（4）數(shù)據(jù)安全工具（5）其他16.本部