文書檔案作業(yè)指導(dǎo)書

文書檔案作業(yè)指導(dǎo)書3.2.3文書檔案管理3.2.3.1立卷單位與平時歸卷1）公司堅持業(yè)務(wù)部門預(yù)立卷制度。公司機(jī)關(guān)的文書預(yù)立卷工作，分別由各業(yè)務(wù)部門和公司所屬各單位負(fù)責(zé)。聲像資料由聲像資料形成單位（部門）負(fù)責(zé)；2）對處理完畢或者領(lǐng)導(dǎo)批存的文件材料，由責(zé)任部門的文書立卷人負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一保管。對因工作需要臨時借用文件，應(yīng)及時提供利用，并在臨時借用文件登記表上登記，歸還時注銷；3）各單位（部門）應(yīng)根據(jù)自己的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，擬制定簡明確切的“案卷類目”，并編條款號；4）承辦人員應(yīng)將處理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批存的文件材料，在短時間內(nèi)收集齊全，加以整理，送本單位（部門）檔案人員歸卷。3.2.3.2歸檔范圍1）凡記述和反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司工作有長遠(yuǎn)利用價值的文件材料，應(yīng)列為永久保管；2）凡反映公司一般活動的，在相當(dāng)長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的文件材料，應(yīng)列為長期保管(十六至五十年)；3）凡在較短時間內(nèi)公司需要查考的文件材料，應(yīng)列為短期保管(十五年以下，含十五年)；4）各單位（部門）在進(jìn)行預(yù)立卷歸檔及保管期限劃分時應(yīng)參照下列3.2.3.4、3.2.3.6兩點進(jìn)行。3.2.3.3文書檔案立卷1）文書文件材料立卷，應(yīng)遵循文件材料形成的過程、因果和特點，保持它們之間的歷史聯(lián)系，區(qū)別不同價值，分類立卷。要靈活運用作者、問題、時間、名稱、通訊者、地區(qū)這六個特征進(jìn)行立卷。為便于查找利用，多數(shù)案卷應(yīng)以問題特征為主結(jié)合其他特征立卷。文電(電話記錄、電傳等)應(yīng)合一立卷。2）文書檔案卷內(nèi)文件應(yīng)根據(jù)不同情況進(jìn)行排列：（1）密切聯(lián)系的文件、批復(fù)、批示(包括在請示報告原件上的批復(fù)、批示的影印件)在前；印件在前，定稿在后；轉(zhuǎn)發(fā)件在前、被轉(zhuǎn)發(fā)件在后；重要法規(guī)性文件歷次修改稿次排列在定稿之后；結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后；（2）由幾個制發(fā)單位的文件組成的案卷，先分制發(fā)機(jī)關(guān)，再按時間順序排列；（3）性質(zhì)相同或相近的問題組成的案卷，卷內(nèi)文件的排列先按問題分類，再按時間順序排列；（4）其他文件材料按重要程度排列。3）所有公司發(fā)出文件的定稿，文書處理手續(xù)必須完備。復(fù)印后加蓋原印章的文件，具有檔案憑證作用；一般情況下，復(fù)印的文件，不作為檔案保管(復(fù)印件作為正文附件的除外)。電傳文件不宜長期保存，應(yīng)復(fù)印歸檔并加以說明。4）年度計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表、決算等，應(yīng)放在內(nèi)容針對的年度立卷；跨年度的請示和批復(fù)，放在復(fù)文年度立卷，也可以放在批復(fù)問題針對或生效年度立卷；請示沒有復(fù)文的，放在請示年度立卷；長遠(yuǎn)規(guī)劃放在針對的第一年立卷；兩年以上的總結(jié)，放在總結(jié)的最后一年立卷；跨年度的會議文件，放在會議開幕年立卷。5）卷內(nèi)文件數(shù)量過多的可以分訂數(shù)卷，卷內(nèi)文件的文字應(yīng)保持完整無損。6）卷內(nèi)文件目錄由各部門立卷人員按要求逐件填寫，并必須書寫工整，字跡、線條清晰及統(tǒng)一使用碳素墨水；在組卷和案卷使用過程中需要說明的問題，應(yīng)填寫在卷內(nèi)備考表中。案卷的封面、案卷裝訂則由圖書檔案室集中統(tǒng)一處理。7）聲像資料要有文字說明(包括錄制說明、錄制單位、錄制人及年、月、日)，聲音清楚、圖像清晰，不得有水漬、15油漬、劃傷、灰塵、霉菌及其他有害物質(zhì)。8）反映公司主要職能活動的獎杯、獎狀、獎?wù)潞湾\旗等實物，應(yīng)寫說明、編號登記，集中保管。9）擬寫案卷標(biāo)題。案卷標(biāo)題是案卷的名稱，是對卷內(nèi)文件的概括，因此，標(biāo)題必須揭示出卷內(nèi)文件的內(nèi)容與成分。擬寫標(biāo)題應(yīng)有嚴(yán)格要求；（1）內(nèi)容概括、確切。要用最簡練的文字，全面、準(zhǔn)確、具體地揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容，字?jǐn)?shù)盡量控制在40個字以內(nèi)；（2）政治上要正確體現(xiàn)黨和國家的方針政策和政府的法律和法令；（3）標(biāo)題要反映組卷的特征和卷內(nèi)文件系統(tǒng)化的規(guī)律，基本結(jié)構(gòu)完整。例：作者地區(qū)————時間———問題———名稱通訊者3.2.3.4歸檔時間及要求1）各部門每年的文書歸檔材料應(yīng)于第二年上半年前向圖書檔案室移交，交接雙方應(yīng)當(dāng)面點清，并在《文件歸檔清單》（QEOR-W401-02-03）上簽字；2）檔案管理人員發(fā)現(xiàn)歸檔文件與實際情況有出入時，應(yīng)及時提交有關(guān)部門進(jìn)行修改或補(bǔ)充。3.2.3.5文書檔案分類編號方法公司的文書檔案采用“年度+保管期限+組織機(jī)構(gòu)”的分類方法。案卷編目排列方法如下：16年度保管期限內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)案卷編號2015永久黨委辦公室行政辦公室…001-010…長期黨委辦公室行政辦公室…001-010…短期黨委辦公室行政辦公