2022年國際貨物運(yùn)輸代理企業(yè)主要運(yùn)營流程

國際貨物運(yùn)輸代理企業(yè)主要運(yùn)營流程（2022.12）組織架構(gòu)：業(yè)務(wù)流程如下：1、采購流程公司主要是向航空公司采購艙位。具體的流程如下：公司與航空公司達(dá)成合作意向，簽署航空貨物運(yùn)輸代理協(xié)議；達(dá)成合作意向后，公司向航空公司申領(lǐng)空白航空運(yùn)單；公司接受客戶的委托，根據(jù)客戶提供的貨物信息包括貨物的件數(shù)、重量、尺寸、啟運(yùn)港、目的港等信息向航空公司訂艙；航空公司根據(jù)公司提交的訂艙信息確認(rèn)艙位；公司根據(jù)航空公司確認(rèn)的艙位信息完成交貨交單，等待完成配艙裝運(yùn)；運(yùn)輸完成后，根據(jù)公司與航空公司簽署的協(xié)議，雙方進(jìn)行對(duì)賬，并定期完成支付，公司取得票據(jù)；財(cái)務(wù)部在完成支付后，整理文檔，完成業(yè)務(wù)的歸檔工作。2、進(jìn)出口業(yè)務(wù)流程（1）進(jìn)口業(yè)務(wù)流程目前公司的進(jìn)口業(yè)務(wù)主要是工廠提貨模式，賣方在其所在地或其指定的地點(diǎn)（如工場(chǎng)、工廠或倉庫）將貨物交給買方（即公司客戶）即完成交貨，賣方不辦理出口清關(guān)手續(xù)或?qū)⒇浳镅b上任何運(yùn)輸工具。具體流程如下：詢價(jià)：客戶聯(lián)系公司銷售人員，提供貨物信息（件數(shù)、重量、體積、啟運(yùn)港、目的港、航班要求、有無特殊運(yùn)價(jià)申請(qǐng)等）?？蛻舸_認(rèn)報(bào)價(jià)：方案銷售人員根據(jù)客戶提供的貨物信息為客戶制定報(bào)價(jià)方案，提交客戶并由客戶選擇并確定最優(yōu)報(bào)價(jià)方案。訂艙：根據(jù)客戶的委托（包含提單信息、件數(shù)、重量、體積、目的港等信息），與航空公司確定艙位，通知客戶入倉編號(hào)、送貨時(shí)間、倉庫地址。如果遇到航空公司臨時(shí)調(diào)整運(yùn)價(jià)，需要和銷售人員溝通決定是否由銷售人員負(fù)責(zé)即刻通知客戶做出相應(yīng)調(diào)整或是維持原先價(jià)格。貨交國外代理：在訂艙完成后，根據(jù)客戶的要求安排國外的代理公司提貨，代理公司提貨后對(duì)貨物進(jìn)行檢查，完成出重。航空運(yùn)單的繕制：依據(jù)稱重條、客戶提供的提單信息，國外代理公司繕制航空公司運(yùn)單（MasterAirwayBill）。繕制的運(yùn)單均真實(shí)、有效地顯示了貨物的詳盡信息，分別用于公司與國外代理公司的委托運(yùn)輸憑證和公司與客戶的收運(yùn)貨物憑證。報(bào)關(guān)、報(bào)檢：根據(jù)客戶提供的貨物信息及相關(guān)文件，國外代理公司確認(rèn)貨物是否需要報(bào)檢，如需進(jìn)行報(bào)檢則辦理報(bào)關(guān)、報(bào)檢手續(xù)，換取出境貨物通關(guān)單等報(bào)關(guān)、報(bào)檢文件，完成報(bào)關(guān)、報(bào)檢手續(xù)。配艙、裝運(yùn)：貨物在海關(guān)放行后，國外代理安排將航空運(yùn)單及隨機(jī)文件提交航空公司，由航空公司完成配艙、裝運(yùn)。取得物流信息：國外代理在委托航空公司裝運(yùn)貨物后，需要向公司提供貨物預(yù)報(bào)，包含運(yùn)單、箱單、形式發(fā)票、賬單等電子文件。貨物運(yùn)到國內(nèi)監(jiān)管庫之后，公司與監(jiān)管庫取得到貨信息。完成報(bào)關(guān)、報(bào)檢：公司在取得物流信息后，通知客戶提供國內(nèi)報(bào)關(guān)報(bào)檢需要的文件，分別向中國海關(guān)和中國檢驗(yàn)檢疫局進(jìn)行報(bào)關(guān)、報(bào)檢，在完成報(bào)關(guān)、報(bào)檢后，海關(guān)和檢驗(yàn)檢疫局放行。監(jiān)管庫提貨、送貨：公司在貨物放行后，安排車隊(duì)到監(jiān)管庫提貨，并運(yùn)送到客戶指定的地點(diǎn)。貨物跟蹤：在客戶所需的貨物委托給國外代理公司之后，公司客服人員開始定期對(duì)貨物的運(yùn)輸狀態(tài)進(jìn)行跟蹤并及時(shí)通知客戶，如遇緊急情況及時(shí)與客戶溝通，并尋找及時(shí)有效的解決方案。對(duì)賬：貨物送達(dá)后，公司客服人員與客戶完成當(dāng)票業(yè)務(wù)的對(duì)賬工作，在客戶確認(rèn)賬單后將相應(yīng)存檔文件遞交到財(cái)務(wù)部門。開票結(jié)算：財(cái)務(wù)人員根據(jù)每月的出貨情況與對(duì)應(yīng)客戶確認(rèn)月匯總賬單，在核對(duì)無誤后根據(jù)客戶的開票信息開具發(fā)票并送達(dá)到客戶。根據(jù)與客戶簽訂的合作賬期，通常在貨物出運(yùn)30-45天后，財(cái)務(wù)部門會(huì)核查運(yùn)費(fèi)到賬情況，如有應(yīng)付未付的情況，即刻與相關(guān)銷售人員溝通，并進(jìn)行適時(shí)的電話催款工作。同時(shí)會(huì)集成所有的按期未付款清單并通知公司相關(guān)人員，合力進(jìn)行催款。如有個(gè)別長時(shí)間逾期未付的客戶會(huì)呈報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)，做出進(jìn)一步時(shí)效舉動(dòng)，以期防止壞賬出現(xiàn)。整理歸檔：財(cái)務(wù)部門會(huì)核查存檔文件，在存檔文件收集完整后將相應(yīng)所有單據(jù)整理存檔。期間如有任何問題需要調(diào)閱，可依據(jù)檔案編號(hào)隨時(shí)查詢。（2）出口業(yè)務(wù)流程目前公司的出口業(yè)務(wù)主要是貨交承運(yùn)人的模式，即賣方（即公司客戶）要將貨物在指定的地點(diǎn)交給指定的承運(yùn)人（即公司），并辦理出口清關(guān)手續(xù)。公司的出口業(yè)務(wù)流程具體如下：詢價(jià)：客戶聯(lián)系公司銷售人員，提供貨物信息（件數(shù)、重量、體積、啟運(yùn)港、目的港、航班要求、有無特殊運(yùn)價(jià)申請(qǐng)等）?？蛻舸_認(rèn)報(bào)價(jià)方案：銷售人員根據(jù)客戶提供的貨物信息為客戶制定報(bào)價(jià)方案，提交客戶并由客戶選擇并確定最優(yōu)報(bào)價(jià)方案。訂艙：根據(jù)客戶的委托（包含提單信息、件數(shù)、重量、體積、目的港等信息），與航空公司確定艙位，通知客戶入倉編號(hào)、送貨時(shí)間、倉庫地址。如果遇到航空公司臨時(shí)調(diào)整運(yùn)價(jià)，需要和銷售人員溝通決定是否由銷售人員負(fù)責(zé)即刻通知客戶做出相應(yīng)調(diào)整或是維持原先價(jià)格。貨物入庫：在訂艙完成后，客戶將所托運(yùn)貨物按照要求送往指定貨站（通常在航班起飛前24小時(shí)內(nèi)）；貨站操作人員在卸貨前依據(jù)貨物的入倉編號(hào)核對(duì)貨物信息；卸貨后檢查貨物外表有無破損或浸濕，核對(duì)貨物件數(shù)，測(cè)量貨物體積；完成前述操作后完成安檢，貨物進(jìn)入貨站監(jiān)管庫，同時(shí)取得貨物入庫委托書及稱重條，完成出重。航空運(yùn)單的繕制：依據(jù)稱重條、客戶提供的提單信息繕制航空公司運(yùn)單（MasterAirwayBill）?？樦频倪\(yùn)單均真實(shí)、有效地顯示了貨物的詳盡信息，分別用于公司與航空公司的委托運(yùn)輸憑證和公司與客戶的收運(yùn)貨物憑證。報(bào)關(guān)、報(bào)檢：根據(jù)客戶提供的貨物信息及相關(guān)文件，確認(rèn)貨物是否需要報(bào)檢，如需進(jìn)行報(bào)檢則辦理報(bào)檢手續(xù)，換取出境貨物通關(guān)單，完成報(bào)檢手續(xù)?？蛻舯仨毺峁┖ｊP(guān)規(guī)定的格式出口貨物報(bào)關(guān)單，出口商業(yè)發(fā)票，裝箱清單以及其他可能的出口報(bào)關(guān)單證。公司客服在檢查核對(duì)單證內(nèi)容準(zhǔn)確無誤后，集合所有單證和航空運(yùn)單，交予報(bào)關(guān)部門再次審核，隨后進(jìn)行出口貨物海關(guān)申報(bào)步續(xù)。其間，可能會(huì)發(fā)生海關(guān)對(duì)于出口貨物的單證描述有疑問的情況，會(huì)開具出口貨物查驗(yàn)單，需報(bào)關(guān)人員陪同海關(guān)查驗(yàn)人員進(jìn)入貨物監(jiān)管庫查驗(yàn)，如單貨一致即可正常放行，否則將會(huì)查扣貨物做進(jìn)一步處理工作。在報(bào)關(guān)開始到正常放行的整個(gè)過程中，客服人員需與報(bào)關(guān)部同仁保持良好溝通，并隨時(shí)通知客戶通關(guān)進(jìn)行狀態(tài)，直至海關(guān)放行。配艙、裝運(yùn)：貨物在海關(guān)放行后，公司將航空運(yùn)單及隨機(jī)文件提交給貨站，由航空公司完成配艙、裝運(yùn)。貨物跟蹤：依據(jù)航班信息和運(yùn)單通過航空公司查詢系統(tǒng)，落實(shí)貨物動(dòng)態(tài)。如有發(fā)生未能按時(shí)運(yùn)抵或者意外滯留中轉(zhuǎn)港的情況，需及時(shí)與客戶溝通，并尋找及時(shí)有效的解決方案。對(duì)賬：貨物出運(yùn)后，客服人員與客戶完成當(dāng)票業(yè)務(wù)的對(duì)賬工作，在客戶確認(rèn)賬單后將相應(yīng)存檔文件遞交到財(cái)務(wù)部門。開票結(jié)算：財(cái)務(wù)人員根據(jù)每月的出貨情況與對(duì)應(yīng)客戶確認(rèn)月匯總賬單，在核對(duì)無誤后根據(jù)客戶的開票信息開具發(fā)票并送達(dá)到客戶。根據(jù)與客戶簽訂的合作賬期，通常在貨物出運(yùn)30-45天后，財(cái)務(wù)部門會(huì)核查運(yùn)費(fèi)到賬情況，如有應(yīng)付未付的情況，即刻與相關(guān)銷售人員溝通，并進(jìn)行適時(shí)的電話催款工作。同時(shí)會(huì)集成所有的按期未付款清單并通知公司相關(guān)人員，合力進(jìn)行催款。如有個(gè)別長時(shí)間逾期未付的客戶會(huì)呈報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)，做出進(jìn)一步時(shí)效舉動(dòng)，以期防止壞賬出現(xiàn)。整理歸檔：財(cái)務(wù)部門會(huì)核查存檔文件，在存檔文件收集完整后將相應(yīng)所有單據(jù)整理存檔。期間如有任何問題需要調(diào)閱，可依據(jù)檔案編號(hào)隨時(shí)查詢。3、報(bào)關(guān)業(yè)務(wù)公司取得客戶提供的報(bào)關(guān)、報(bào)檢文件（包括報(bào)關(guān)委托書、報(bào)檢委托書、形式發(fā)票、箱單、采購合同等）后填制報(bào)關(guān)報(bào)檢單證；公司業(yè)務(wù)人員在填制完成報(bào)關(guān)報(bào)檢單證后與客人核對(duì)并確認(rèn)單證的內(nèi)