內(nèi)部檔案管理使用條例

內(nèi)部檔案管理使用條例TOC\o"1-2"\h\u19493第一章總則 17181.1目的與適用范圍 179401.2管理原則 131618第二章檔案分類與編號(hào) 2157742.1分類標(biāo)準(zhǔn) 2285992.2編號(hào)規(guī)則 212945第三章檔案收集與歸檔 2223353.1收集流程 3305763.2歸檔要求 310849第四章檔案存儲(chǔ)與保管 3236694.1存儲(chǔ)環(huán)境 354244.2保管措施 312040第五章檔案查閱與借閱 4170465.1查閱規(guī)定 474575.2借閱程序 425741第六章檔案銷毀與處置 412966.1銷毀條件 429196.2處置流程 57216第七章檔案信息化管理 5112867.1電子檔案管理 5277957.2信息安全保障 530147第八章附則 6267928.1解釋權(quán)與修訂權(quán) 6228598.2生效日期 6第一章總則1.1目的與適用范圍為了加強(qiáng)內(nèi)部檔案的管理，保證檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，特制定本條例。本條例適用于公司內(nèi)部各類檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、銷毀等管理工作。1.2管理原則內(nèi)部檔案管理應(yīng)遵循以下原則：（1）集中統(tǒng)一管理原則：公司內(nèi)部檔案由專門(mén)的檔案管理部門(mén)進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，保證檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。（2）完整性原則：檔案應(yīng)完整地記錄公司的各項(xiàng)活動(dòng)和業(yè)務(wù)，包括文件、資料、圖像、音頻等各種形式的信息。（3）準(zhǔn)確性原則：檔案中的信息應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，如實(shí)反映公司的實(shí)際情況。（4）安全性原則：采取必要的安全措施，保證檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案丟失、損壞、泄露等情況的發(fā)生。（5）保密性原則：對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，保證公司的商業(yè)秘密和知識(shí)產(chǎn)權(quán)得到保護(hù)。（6）便利性原則：檔案管理應(yīng)便于查找、利用和檢索，提高檔案的利用效率。第二章檔案分類與編號(hào)2.1分類標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)公司的業(yè)務(wù)特點(diǎn)和管理需求，將內(nèi)部檔案分為以下幾類：（1）行政管理類：包括公司的規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、通知公告、工作總結(jié)等。（2）人事管理類：包含員工的個(gè)人檔案、招聘資料、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核等。（3）財(cái)務(wù)管理類：涵蓋財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、審計(jì)報(bào)告、預(yù)算方案等。（4）業(yè)務(wù)管理類：有項(xiàng)目合同、業(yè)務(wù)報(bào)告、市場(chǎng)調(diào)研、客戶資料等。（5）技術(shù)研發(fā)類：包括研發(fā)項(xiàng)目文檔、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、專利申請(qǐng)、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)等。2.2編號(hào)規(guī)則為了便于檔案的管理和檢索，對(duì)各類檔案進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)。編號(hào)規(guī)則如下：（1）采用分類編碼與流水號(hào)相結(jié)合的方式，分類編碼代表檔案的類別，流水號(hào)代表該類檔案的順序號(hào)。（2）分類編碼由大寫(xiě)字母表示，如行政管理類為“XZ”，人事管理類為“RS”，財(cái)務(wù)管理類為“CW”，業(yè)務(wù)管理類為“YW”，技術(shù)研發(fā)類為“JS”。（3）流水號(hào)為四位數(shù)字，從0001開(kāi)始依次遞增。（4）例如，一份行政管理類的檔案編號(hào)為“XZ0001”，一份人事管理類的檔案編號(hào)為“RS0002”，以此類推。第三章檔案收集與歸檔3.1收集流程檔案的收集工作應(yīng)按照以下流程進(jìn)行：（1）各部門(mén)指定專人負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集工作，定期將本部門(mén)產(chǎn)生的各類檔案進(jìn)行整理和匯總。（2）收集人員對(duì)檔案進(jìn)行初步篩選，剔除重復(fù)、無(wú)效的文件和資料，保證收集的檔案具有保存價(jià)值。（3）按照檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集的檔案進(jìn)行分類，并填寫(xiě)檔案收集清單，注明檔案的名稱、編號(hào)、來(lái)源、日期等信息。（4）將分類后的檔案移交至檔案管理部門(mén)，辦理交接手續(xù)，雙方簽字確認(rèn)。3.2歸檔要求檔案的歸檔應(yīng)符合以下要求：（1）歸檔的檔案應(yīng)齊全完整，內(nèi)容真實(shí)可靠，文件材料的載體和書(shū)寫(xiě)材料應(yīng)符合歸檔要求。（2）歸檔的檔案應(yīng)按照編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編號(hào)，并在檔案袋或文件夾上注明檔案編號(hào)、名稱、歸檔日期等信息。（3）歸檔的檔案應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行存放，便于查找和利用。（4）歸檔的檔案應(yīng)定期進(jìn)行整理和核對(duì)，保證檔案的準(zhǔn)確性和完整性。第四章檔案存儲(chǔ)與保管4.1存儲(chǔ)環(huán)境為了保證檔案的安全和質(zhì)量，檔案存儲(chǔ)應(yīng)滿足以下環(huán)境要求：（1）檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等設(shè)施，保證檔案的實(shí)體安全。（2）檔案庫(kù)房的溫度應(yīng)控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45%60%之間，避免溫度和濕度對(duì)檔案的損害。（3）檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行通風(fēng)換氣，保持空氣流通。（4）檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材和設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，保證消防設(shè)施的完好有效。4.2保管措施為了加強(qiáng)檔案的保管，應(yīng)采取以下措施：（1）建立檔案保管制度，明確檔案保管的責(zé)任和要求，保證檔案的安全和完整。（2）對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查和清點(diǎn)，發(fā)覺(jué)問(wèn)題及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。（3）對(duì)珍貴檔案和重要檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如設(shè)置專柜存放、加密保管等。（4）嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案庫(kù)房，確需進(jìn)入的，應(yīng)辦理登記手續(xù)，并由檔案管理人員陪同。第五章檔案查閱與借閱5.1查閱規(guī)定檔案查閱應(yīng)遵循以下規(guī)定：（1）公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，向檔案管理部門(mén)提出申請(qǐng)。（2）檔案管理部門(mén)根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)為查閱人提供所需檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，保證查閱人遵守檔案管理的相關(guān)規(guī)定。（3）查閱人應(yīng)在指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱現(xiàn)場(chǎng)。如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)制。5.2借閱程序檔案借閱應(yīng)按照以下程序進(jìn)行：（1）公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，向檔案管理部門(mén)提出申請(qǐng)。（2）檔案管理部門(mén)根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，對(duì)借閱人的資格和借閱用途進(jìn)行審查，符合借閱條件的，辦理借閱手續(xù)，并在《檔案借閱登記表》上進(jìn)行登記。（3）借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞、丟失。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案，如需續(xù)借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。第六章檔案銷毀與處置6.1銷毀條件符合以下條件的檔案，可以進(jìn)行銷毀處理：（1）保管期限已滿，且無(wú)保存價(jià)值的檔案。（2）經(jīng)鑒定確認(rèn)為失去保存價(jià)值的檔案。（3）涉及國(guó)家秘密的檔案，按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀處理。6.2處置流程檔案銷毀應(yīng)按照以下流程進(jìn)行：（1）檔案管理部門(mén)提出檔案銷毀清單，注明檔案的編號(hào)、名稱、銷毀原因等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，報(bào)公司總經(jīng)理辦公會(huì)審議。（2）公司總經(jīng)理辦公會(huì)對(duì)檔案銷毀清單進(jìn)行審議，經(jīng)審議通過(guò)后，由檔案管理部門(mén)組織實(shí)施銷毀工作。（3）檔案銷毀工作應(yīng)由兩人以上共同進(jìn)行，并在銷毀現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督和記錄。銷毀后，應(yīng)填寫(xiě)《檔案銷毀登記表》，注明銷毀檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀方式等信息，由銷毀人員和監(jiān)督人員簽字確認(rèn)。第七章檔案信息化管理7.1電子檔案管理加強(qiáng)電子檔案的管理，保證電子檔案的真實(shí)性、完整性和可用性。具體要求如下：（1）建立電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行集中管理和存儲(chǔ)。（2）電子檔案的形成、收集、整理、歸檔應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)電子文件管理的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)。（3）對(duì)電子檔案進(jìn)行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（4）加強(qiáng)電子檔案的安全防護(hù)，采取加密、訪問(wèn)控制等措施，保證電子檔案的信息安全。7.2信息安全保障為了保障檔案信息化管理的安全，應(yīng)采取以下措施：（1）建立信息安全管理制度，明確信息安全責(zé)任和要求，加強(qiáng)對(duì)信息系統(tǒng)的安全管理。（2）采用防火墻、入侵檢測(cè)、病毒防護(hù)等安全技術(shù)手段，加強(qiáng)對(duì)信息系統(tǒng)的安全防護(hù)。（3）對(duì)檔