第五課-表的創(chuàng)建電子教案

2025/1/211第五課表的創(chuàng)建第一節(jié)在表中輸入數(shù)據(jù)及表的修改2025/1/212如何打開一個(gè)表引言：通過上一課的學(xué)習(xí)，我們已經(jīng)會(huì)使用表向?qū)Ы⒈砹?。表雖然是建立好了，但一個(gè)空白的表沒有任何用處，這一課我們就在建立好的表中輸入數(shù)據(jù)，并學(xué)習(xí)一些關(guān)于表的基本操作。往表中添加數(shù)據(jù)之前要先打開它，前面已經(jīng)學(xué)過如何打開一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)，首先啟動(dòng)Access，選擇“打開已有文件”，雙擊“客戶訂單數(shù)據(jù)庫(kù)”打開它。在數(shù)據(jù)庫(kù)窗口中單擊“表”選項(xiàng)，可以看到在數(shù)據(jù)庫(kù)右邊的“創(chuàng)建方法和已有對(duì)象列表”列表框中，除了三種創(chuàng)建表的方法之外，還有一個(gè)“客戶資料表”選項(xiàng)。2025/1/213如何在表中添加、修改和刪除數(shù)據(jù)？

我們先在表中輸入幾個(gè)數(shù)。在一個(gè)空表中輸入數(shù)據(jù)時(shí)，只有第一行中可以輸入。首先將鼠標(biāo)移動(dòng)到表上的“公司名稱”字段和第一行交叉處的方格內(nèi)，單擊鼠標(biāo)左鍵，方格內(nèi)出現(xiàn)一個(gè)閃動(dòng)的光標(biāo)，表示可以在這個(gè)方格內(nèi)輸入數(shù)據(jù)了。用鍵盤在方格內(nèi)輸入“北京興科”，這樣就輸入了一個(gè)數(shù)據(jù)。其他的數(shù)據(jù)都可以按照這種方法來添加。用鍵盤上的左、右方向鍵可以把光標(biāo)在方格間左右移動(dòng)，光標(biāo)移動(dòng)到哪個(gè)方格，就可以在那個(gè)表格中輸入數(shù)據(jù)。按一次“→”鍵將光標(biāo)移到“聯(lián)系人姓名”字段內(nèi)，輸入“張剛”兩個(gè)字。如果輸入時(shí)出現(xiàn)錯(cuò)誤怎樣修改？2025/1/215

在Access中，改變表中文字的字號(hào)大小時(shí)，表的大小也會(huì)按比例隨著變化，所以不能用改變字體大小的方法來讓文字都顯示出來。不拉長(zhǎng)列寬，也可以加大行高，使那些較長(zhǎng)的值多用幾行顯示。調(diào)整行的高度和調(diào)整列寬度的方法基本類似，也有兩種方法，第一種就是將鼠標(biāo)移動(dòng)到相鄰兩行之間，這時(shí)鼠標(biāo)變成可拖動(dòng)形狀，按住鼠標(biāo)左鍵，上下拖動(dòng)鼠標(biāo)調(diào)整行的高度；第二種方法是將鼠標(biāo)移動(dòng)到某一行上，單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的菜單里用鼠標(biāo)單擊“行高”命令，在出現(xiàn)的“行高”輸入欄中輸入一定的數(shù)值來改變行的高度。完成后單擊“確定”按鈕，這時(shí)其它行的高度也改變了，因?yàn)樵诒碇懈鱾€(gè)記錄都是相關(guān)的，調(diào)整一行的行高，其他行的行高都會(huì)相應(yīng)調(diào)整，以保持各行的高度一樣。2025/1/216怎樣在表中插入、刪除和移動(dòng)字段

如果在創(chuàng)建表的時(shí)候忘記了某項(xiàng)內(nèi)容，現(xiàn)在也可以再把它加進(jìn)去，只要在原來的表中再添加一個(gè)字段就可以了。在已有的表中不僅能添加字段，而且還可以刪除字段。

在“公司名稱”與“聯(lián)系人姓名”兩個(gè)字段之間加入一個(gè)“公司地址”字段。調(diào)整“郵政編碼”字段的位置。2025/1/217怎樣在表中“復(fù)制”和“粘貼”數(shù)據(jù)在“城市”和“省份”兩個(gè)字段里，有很多重復(fù)的內(nèi)容，每次都輸入一遍顯得非常麻煩。我們可以結(jié)合“復(fù)制”和“粘貼”數(shù)據(jù)兩個(gè)命令將一個(gè)數(shù)據(jù)塊很方便地放到很多位置上去。

首先打開Access2003的“剪貼板”，單擊“視圖”菜單，將鼠標(biāo)移動(dòng)到“任務(wù)窗格”選項(xiàng)上，在“任務(wù)窗格”選項(xiàng)上選擇“剪貼板”，出現(xiàn)一個(gè)“剪貼板”任務(wù)框。2025/1/218怎樣讓表中的一些列總是顯示出來？

把所有的數(shù)據(jù)都輸入到表中之后，我們就可以方便的在Access中查看數(shù)據(jù)了，但如果一個(gè)表太長(zhǎng)，看到前面的內(nèi)容，后面的就看不到，有時(shí)看到后面的數(shù)據(jù)時(shí)，又想不起來后面格子里的數(shù)據(jù)到底是哪個(gè)公司的，就只好將“滾動(dòng)條”再移動(dòng)到最前面，看看這些數(shù)據(jù)對(duì)應(yīng)的“公司名稱”。這時(shí)我們可以讓最前面的“公司名稱”列一直顯示。這個(gè)在Access2003中可以通過“凍結(jié)列”的方法來實(shí)現(xiàn)，凍結(jié)后的列不會(huì)隨著滾動(dòng)條的拖動(dòng)而移動(dòng)。要在表中凍結(jié)幾個(gè)列，只需先將這幾個(gè)列選中，然后單擊“格式”菜單中的“凍結(jié)列”命令，這樣選中的列就被凍結(jié)了。如果不需要再讓這些列處于凍結(jié)狀態(tài)，只要單擊“格式”菜單中的“取消對(duì)所有列的凍結(jié)”命令，就可以了。2025/1/219怎樣在表中隱藏列

為了讓表中的某些列一直顯示在屏幕上，可以將這些列凍結(jié)，但有時(shí)候?yàn)榱藢⒅饕臄?shù)據(jù)字段列保留在窗口中進(jìn)行觀察，我們可以將暫時(shí)不需要的數(shù)據(jù)字段隱藏起來。將鼠標(biāo)移動(dòng)到需要隱藏列的字段標(biāo)題處，單擊鼠標(biāo)右鍵，然后在彈出的菜單上選擇“隱藏列”選項(xiàng)。這樣選中的列就被隱藏了。要取消對(duì)一個(gè)列的隱藏，先將鼠標(biāo)移動(dòng)到表以外的任何地方，單擊鼠標(biāo)右鍵，然后在彈出的菜單上單擊“撤消隱藏列”命令，彈出“撤消隱藏列”對(duì)話框如下圖：“撤消隱藏列”對(duì)話框的列表框中列有表的所有字段，而且每個(gè)字段前面都有一個(gè)方框，沒有隱藏的列前面的方框中有“√”號(hào)，而隱藏了的列前面的方框中是空的。要取消對(duì)一個(gè)列的隱藏，只要單擊這個(gè)列前面的方框，使它里面出現(xiàn)一個(gè)“√”符號(hào)，就可以取消隱藏。完成以后單擊對(duì)話框上的“關(guān)閉”按鈕。2025/1/2110怎樣使用工具欄上的工具對(duì)表進(jìn)行操作？

在窗口工具欄上有很多按鈕，左邊第一個(gè)工具按鈕是用來切換表的不同視圖的，它的具體內(nèi)容在下一課將進(jìn)行比較詳細(xì)的講解。后面的幾個(gè)一般都知道是用來做什么的?！安迦氤?jí)鏈接”命令在本課的“補(bǔ)充”中有比較詳細(xì)的講解。“升序”和“降序”是指表中的各個(gè)記錄按照一定的順序進(jìn)行排列。單擊“升序”按鈕后所有記錄按照從小到大的方式排列，單擊“降序”按鈕后所有記錄按照從大到小的方式進(jìn)行排列。閃動(dòng)的光標(biāo)位于哪個(gè)字段，就以那個(gè)字段的值作為判斷大小順序的標(biāo)準(zhǔn)。例如當(dāng)光標(biāo)在“序號(hào)”字段內(nèi)時(shí)，單擊“升序”工具按鈕，則表中的各個(gè)記錄按照“序號(hào)”字段中的數(shù)字從小到大的順序進(jìn)行排列，而當(dāng)光標(biāo)在“公司名稱”字段中時(shí)，單擊“升序”工具按鈕，則表中的各個(gè)記錄按照“公司名稱”字段中文字的拼音順序從前到后進(jìn)行排列。在工具欄上有三個(gè)“篩選”按鈕，它們是“按選定內(nèi)容篩選”、“按窗體篩選”和“應(yīng)用篩選/刪除篩選”按鈕。舉個(gè)例子說，將光標(biāo)移動(dòng)到字段“城市”的一個(gè)值“北京”所在的方格內(nèi)后，單擊“按選定內(nèi)容篩選”按鈕進(jìn)行篩選，這時(shí)只有在字段“城市”中的值是“北京”的記錄才顯示出來，而其他的記錄都不見了。單擊“刪除篩選”按鈕，其余的記錄又都顯示出來。選中表中的某個(gè)方格時(shí)，這個(gè)方格內(nèi)的數(shù)據(jù)值就成為進(jìn)行篩選操作的“標(biāo)準(zhǔn)”，單擊“按選定內(nèi)容篩選”按鈕后，Access就會(huì)將該字段上擁有同樣內(nèi)容的記錄“篩選”出來，而將其他的記錄先隱藏起來。單擊“刪除篩選”可以把這個(gè)“篩選”功能取消。還有一個(gè)按鈕是“按窗體篩選”按鈕，單擊這個(gè)按鈕，你會(huì)發(fā)現(xiàn)表中只剩下了一個(gè)記錄，在方格的右側(cè)出現(xiàn)一個(gè)“下拉”按鈕。單擊“下拉”按鈕，就會(huì)發(fā)現(xiàn)它是個(gè)“組合框”的下拉箭頭，下拉框中包括了這個(gè)字段中所有的值。在下拉框中單擊一個(gè)選項(xiàng)，再用鼠標(biāo)單擊“應(yīng)用篩選”按鈕，與選中的值相關(guān)的整條信息就都顯示了出來。

2025/1/2111補(bǔ)充一：怎樣在數(shù)據(jù)表中輸入圖片、聲音和影像要想在數(shù)據(jù)表中插入圖片、聲音和影像，首先要在設(shè)計(jì)視圖中把需要輸入這些數(shù)據(jù)的字段的數(shù)據(jù)類型定義為“OLE對(duì)象”，然后在數(shù)據(jù)表視圖中用鼠標(biāo)右鍵單擊該字段下的一個(gè)記錄，在彈出的菜單中選擇“插入對(duì)象”，這時(shí)出現(xiàn)“插入對(duì)象”窗口，在窗口中選擇要插入的對(duì)象的類型或要插入的對(duì)象的文件名，要插入圖片就保持“新建”選欄被選，并在對(duì)象類型這個(gè)列表欄中選擇一種圖片格式；如果要插入聲音就在這個(gè)列表欄中選擇“聲音”；如果要插入影像就在這個(gè)列表框中選擇“影像剪輯”，然后單擊確定按鈕。如果要在這個(gè)值中加入特定的一個(gè)圖片、聲音或影像文件，就需要在“插入對(duì)象”窗口中選擇“由文件創(chuàng)建”，并通過單擊“瀏覽”按鈕，在瀏覽窗口中找到需要放置的文件，雙擊將它選定。單擊“確定”按鈕退出“插入對(duì)象”窗口，這時(shí)表的相應(yīng)位置就出現(xiàn)了要插入的文件的文件名，雙擊文件名，就可以看到或聽到相應(yīng)的文件了。2025/1/2112補(bǔ)充二：在表中建立超級(jí)鏈接在表中想插入超級(jí)鏈接，需要將相應(yīng)字段的字段類型定義為超級(jí)鏈接，然后在表的數(shù)據(jù)表視圖中單擊要建立超級(jí)鏈接的值將它選定，再單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的菜單中選擇“超級(jí)鏈接”，并在彈出的更下一級(jí)菜單中選擇單擊“編輯超級(jí)鏈接”選項(xiàng)。這時(shí)彈出“插入超級(jí)鏈接”的窗口，在“請(qǐng)輸入文件名稱和WEB頁(yè)名稱”下面的方框中輸入想要鏈接的文件名稱和WEB頁(yè)的名稱。單擊“確定”按鈕就可以在表中建立一個(gè)超級(jí)鏈接了。這時(shí)用鼠標(biāo)單擊超級(jí)鏈接的名稱系統(tǒng)就會(huì)調(diào)出INTERNET瀏覽器訪問WEB頁(yè)面了。2025/1/2113補(bǔ)充三：怎樣設(shè)置數(shù)據(jù)表格形式Access的數(shù)據(jù)表可以有很多種格式，用鼠標(biāo)單擊“格式”菜單中的“數(shù)據(jù)表...”命令，彈出“設(shè)置數(shù)據(jù)表格式”對(duì)話框，在這個(gè)對(duì)話框中就可以設(shè)置數(shù)據(jù)表的格式，像“單元格效果”、“網(wǎng)格線顯示方法”、“背景顏色”、“網(wǎng)格線顏色”、“邊框及線條樣式”五個(gè)主要選項(xiàng)，通過這些選項(xiàng)所做的修改可以在“示例”欄預(yù)覽結(jié)果。單擊“確定”按鈕就可以看到Access數(shù)據(jù)表的格式已經(jīng)改變了。2025/1/2114補(bǔ)充四：使用查找按鈕。

在使用數(shù)據(jù)庫(kù)的時(shí)候有時(shí)需要查看或修改一些表中的數(shù)據(jù)，如果表很大，一行行地找相應(yīng)的數(shù)據(jù)項(xiàng)會(huì)非常麻煩。這時(shí)就要求有一個(gè)查找工具能幫助我們快速地找到需要的數(shù)據(jù)內(nèi)容位置，在Access2003中，“查找”命令可以幫助實(shí)現(xiàn)這個(gè)功能。在一個(gè)表中，當(dāng)我們需要查找某個(gè)值時(shí)，用鼠標(biāo)單擊工具欄上的“望遠(yuǎn)鏡”按鈕，彈出一個(gè)對(duì)話框，在對(duì)話框中先要選擇需要查找的數(shù)據(jù)值的“查找范圍”，然后選擇匹配的內(nèi)容，之后再輸入相應(yīng)的查找“內(nèi)容”，輸入完以后單擊“查找下一個(gè)”按鈕，這樣就可以在整個(gè)表中找出第一個(gè)相應(yīng)的數(shù)據(jù)值，如果這個(gè)數(shù)據(jù)值不是所需要的，再單擊“查找下一個(gè)”按鈕，反復(fù)執(zhí)行就可以找到所需要的數(shù)據(jù)值的位置。單擊“取消”按鈕，就可以對(duì)找到的值進(jìn)行操作了。在單擊“查找”按鈕后，會(huì)看到彈出的對(duì)話框中還有一個(gè)“替換”選項(xiàng)卡，切換到這一頁(yè)，就可以在數(shù)據(jù)表中查找某個(gè)數(shù)據(jù)并用其他的數(shù)據(jù)替換它。在替換文本框中輸入的就是替換