2024年公司資料管理制度

2024年公司斐料管理制度

公司資料管理制度1

一、總則及范圍

為了保持公司技術部的技術文件；項目資料；項目預算單、決算單的完整性，避免混亂，特

制定本標準。

本標準適用于技術部的技術文件；項目資料；項目預算單、決算單的管理。

二、管理業(yè)務與分工

1.技術部負責人。負責本制度的制定及有關技術文件各項管理業(yè)務的審批及有關事項的確定。

2.技術員。負責總則中所述文件的保管、收發(fā)及按本制度進行技術文件的管理工作。

三、管理內容與要求

1.技術文件的種類

(1)技術類文件

由技術部負責的圖紙及各類工藝規(guī)程、工藝卡片、作業(yè)指導書。

(2)管理類文件

由技術部負責的項目的合同；項目資料；項目預算單、決算單等。

2.文件登記

(1)技術部必須建立《技術文件管理臺賬》，掌握技術部全_文件的情況。其臺賬應包括：

編號、名稱、數(shù)量、文件編制時間。

(2)文件接收后，技術員應及時對文件進行分類編號并作記錄。

3.文件的歸檔及保管

技術文件的保管由技術員按檔案類型進行保管。

4.文件的借用

(1)文件的借閱應開具借條并由技術部領導批準，方可借閱。

5.文件的修改與審批

(1)當某專業(yè)的工程技術人員或使用單位的有關人員提出對不合理或者已經落后的技術文

件時，由技術部該專業(yè)的工程師(或專業(yè)的業(yè)務負責人)分析確定是否需要修改。

(2)技術文件確定修改后，莊技術部該專業(yè)工程師(或專業(yè)的.業(yè)務負責人)填寫《設計更

改單》。

《設計更改單》應包括下列內容：

(a)技術文件名稱、編號、或圖紙名稱、圖號；

(b)更改理由；

(c)會審意見、會審簽名；

(d)設計、工藝負責人簽名；

(e)修改內容和修改要求(以圖紙和文檔形式表現(xiàn))。

(3)技術文件的xx與批準

T性的內容更改只須將填好的《設計更改單》交技術部負責人進行xx和簽字批準即可。

重大內容的更改與涉及安全、質量、投資等影響面較大的內容更改由技術部召集有關人員參加審

定，會議通過審定后，由技術部負責人簽字后交公司批準。

(4)技術員接到《設計更改單》后，應立即著手工作，更改時，必須把已發(fā)出和保存、儲

備的技術文件一次全部修改完畢以保證技術文件的統(tǒng)一性圖紙更改后的發(fā)放除執(zhí)行發(fā)放規(guī)定外,

應同時將舊圖紙收回并登記)。

(5)技術文件的管理應以紙質和電子版形式存檔(在登記時應作出標記)。

公司資料管理制度2

1、嚴格遵守項目部各項管理規(guī)章制度，履行以上規(guī)章制度中關于工程部資料管理方面的條

目。

2、工程部簽收的所有圖紙的接收、清點、登記、發(fā)放、歸檔、管理工作：在收到工程圖紙

并進行登記以后，按規(guī)定向總工、分部和技術主管簽發(fā)，由收件方簽字確認。負責收存全部工程

項目圖紙，且每一項目應收存不少于兩套正式圖紙，其中至少一套圖紙有設計單位圖紙專用章。

圖紙采用散裝方式折疊，按資料目錄的順序，對平面詳細圖、縱斷面圖、工點圖、參考圖、通用

圖、招標圖等工程圖紙進行分類管理。

3、施工組織設計及專項方案，必須由項目專業(yè)技術人員編寫，總工程師審核、項目經理批

準，內審完成蓋項目部章后報監(jiān)理站審批、報驗，總監(jiān)本人親自簽名，經監(jiān)理審核同意后方可實

施。施工組織設計（方案）的審批程序要符合規(guī)定。

4、檢驗批、地質素描、施工記錄等工程資料，每三天由資料員收集一次；施工日志每周六

由資料員檢查一次，每月20日由資料員收集本月施工日志；相關的隱蔽工程、地質等方面的影

像資料編輯好里程、部位后，每天上傳到（群共享），由資料員歸整存檔。資料員對每天的上傳資

料進行統(tǒng)計，結果第二天上墻。

5、如果遇到質監(jiān)站、業(yè)主、局指、監(jiān)理站、等大型檢直，資料員提前1天通知現(xiàn)場各個洞

口的技術主管，將資料完成到檢杳前一天。

6、收集整理施工過程中所有技術變更、洽商記錄、會議紀要等資料并歸檔：負責對每日收

至的,管理文件、技術文件進行分類、登錄、歸檔。負責收到文件資料的登記、受控、分辦、催

辦、簽收、用印、傳遞、立卷、歸檔等工作。負責做好各類資料積累、整理、處理、保管等工作。

來往文件資料收發(fā)應及時登記臺帳，視文件資料的內容和性質準確及時遞交項目經理、總工程師

批閱，并及時送有關部門辦理。確保設計變更、洽商的完整性，

7、嚴格執(zhí)行接收手續(xù)，所接收到的設計變更、洽商，須經各方簽字確認，并加蓋公章。設

計變更（包括圖紙會審紀要）原件存檔。所收存的技術資料須為原件，無法取得原件的，詳細背書，

若因工作原因損壞，由技術主管打報告報辦公室維修。

公司資料管理制度3

1.目的：

公司內部資料有利于促進公司企業(yè)文化建設，增強公司形象提升公司品牌，為了加強公司內

部資料的管理，特制定本制度。

2.適用范圍：

本制度適用于總公司及各分子公司。

3.權責說明：

3.1成立編委會負責內部資料的組織工作。

3.2編委會由各單位指派一名人員組成，并由編委會選出編委會主任一名負責編委會的日常

事務。

3.3編委會成員在此項工作中的表現(xiàn)將作為個人考核的參考指標。

4.內部資料組織

4.1為了提升內部資料的制作質量，各單位領導應重視內部資料的采集等工作，將此項工作

納入自己的工作范圍。

4.2各單位指定一名或多名記者，負責本單位內部資料的采集工作。

5.內部資料不得有如下內容

5.1反對憲法確定的基本原則的；

5.2危害國家的統(tǒng)一、主權和領土完整的‘；

5.3危害國家的安全、榮譽和利益的；

5.4煽動民族分裂，侵害少數(shù)民族風俗習慣，破壞民族團結的；

5.5泄露國家秘密的；

5.6宣揚淫穢、迷信或者渲染暴力，危害社會公德和民族優(yōu)秀文化傳統(tǒng)的；

5.7侮辱或者誹謗他人的；

5.8法律、法規(guī)規(guī)定禁止的其他內容的。

6.酬勞:

內部資料鼓勵原創(chuàng)，并經編委會確定后予以一定獎勵。

7.工作流程

7.1各單位指定的記者或編委按照要求收集、整理本單位內部資料；

7.2各單位領導負責審定本單位報送的內部資料；

7.3將內部資料報送編委會；

7.4編委會對收集到的內部資料匯總、篩選、編輯，制作內部資料初稿；

7.5將內部資料初稿報送分管領導及其他相關領導審閱；

7.6匯總定稿；

7.7分送公司各單位。

8.附則

8.1本制度由信息部負責解釋。

8.2本制度施行后，凡既有的類似規(guī)章制度或與之相抵觸的規(guī)定即行廢止。

8.3本制度經總經理批準后自頒布之日起執(zhí)行。修改時亦同。

公司資料管理制度4

1、目的

規(guī)定本公司文件資料的編寫、批準、發(fā)布、更改、保存和作廢等活動以及適用外來文件的控

制要求，確保公司各項工作正常開展和保存必要的證據。

2、適用范圍

適用于本公司內部文件的編寫、收發(fā)、控制及資料保管和外來文件的管理。

3、職責

3.1各職能部門負責工作文件的編寫、收集和存檔。

3.2綜合管理部負責業(yè)主檔案的管理與控制。

3.3辦公室負責文件發(fā)放、存檔、資料保管以及文件的處理。

3.4辦公室主任主管文件、資料管理工作的控制。

4、相關文件

《文件控制程序》q/ph-qp-4.2.3

《質量記錄控制程序》q/ph-qp-4.2.4

5、工作程序和管理辦法

5.1文件的產生

5.1.1各相關部門根據工作需求編寫文件。

5.1.2總經理助理對文件進行審核。

5.1.3總經理審批通過的文件由辦公室打印和發(fā)放，作為非受控文件生效。

5.1.4辦公室對生效的文件印制，必須使用［印制文件登記表］（qr-wd01-02-01）。

5.2文件、資料的類別

521受控文件

a）內業(yè)資料；

b）圖紙資料；

c）按照質量體系的控制要求進行管理的文件；

d）在質量體系中引用的法律、法規(guī)和外來文件；

e）與服務過程有關的合同協(xié)議;

f）業(yè)主檔案（如:公共合約、用戶登記表等，屬于業(yè)主財產，由綜合管理部管理與控制，具體執(zhí)行

［顧客財產控制程序］q/ph-qp-754）。

管理與控制具體執(zhí)行［文件控制腥序］（q/ph-qp-4.2.3）。

522非受控文件

與公司經營和服務工作范圍相關的文件作為非受控文件管理辦公室應對其進行分類和編碼,

以便于歸檔，根據目前公司現(xiàn)有的非受控文件，可分為：

a）內行文、外行文:1

b）未被質量體系引用的外來文件:2

c）與服務過程無關的合同協(xié)議:3

d）未被質量體系引用的法律法規(guī):4

e）行業(yè)標準性文件:5

。照片、錄像帶：6

g）電腦貯存：7

5.3文件、資料目錄的索引號

X-X.X-XX

文件盒編號

同號柜序列號

文件柜編號

文件類別編碼

5.4文件、資料歸檔與管理

5.4.1各職能部門對各種工作文件進行編寫、收集、整理和存檔,并匯總到辦公室統(tǒng)一管理。

5.4.2辦公室負責文件、資料的保密性防范,公司所有受控文件和非受控文件的資料均屬保密

性文件。

543辦公室負責對文件、資料的管理和保護，文件、資料應分門別類包裝和存放，對于需存檔

的文件、資料要及時存檔,并建立［存檔備案資料目錄］(qr-wd01-02-02),注明文件類別、索引號、

份數(shù)等，如用必要還應有內容說明。并在檔案柜上貼好存放文件的索引號范圍。確保調用、借閱

文件、資料時易于識別和檢索，便于對文件資料的保管。

5.5文件、資料的發(fā)放

5.5.1文件應按各職能部門工作性質和范圍發(fā)放，由辦公室制定［文件分發(fā)登記

表］(qr-wd01-02-03),注明發(fā)放范圍、數(shù)量、分發(fā)號等，并要求領用人在［文件外發(fā)登記表］上簽領,

以便對發(fā)放的文件進行統(tǒng)計和檢直。

5.5.2辦公室在文件發(fā)放的過程中不得誤發(fā)、遺失，發(fā)現(xiàn)文件誤發(fā)時應立即追回,同時作好文件

的補救工作。

5.6文件資料的調用、借閱與歸還

5.6.1借閱者應在［文件、資料借閱登記表］(qr-wd01-02-04)上詳細注明文件、資料的編號

和圖號，并按時歸還和辦理歸還會

5.6.2借閱的文件、資料未經允許而導復印、摘抄、外借和傳播。

563借閱的文件、資料歸還時，辦公室應對文件資料是否完好進行檢查，若文件、資料受損的,

借閱者應闡述受損原因，并在［文件、資料借閱登記表］的備注欄上注明，因人為因素造成的應追究

當事人的責任。

5.6.4機密性文件的調用與借閱規(guī)定

a)a級機密文件資料:公司年度計劃、公司年終報告總結及公司章程、董事會決議，公司財務

報表、法律訴訟文件等的調用與借閱需經總經理批準。

b)b級機密文件資料:業(yè)主檔案，公司員工檔案、公司規(guī)章制度、公司經營專項審批文件等的、

調用與借閱需經辦公室主任批準。

c）c級機密文件資料:內業(yè)資料和技術性圖紙資料、法律法規(guī)類文件的調用與借閱需經有關部

門負責人批準并向辦公室聯(lián)系辦理。

d）行業(yè)主管借閱文件、資料的僅限于b級機密和c級機密文件、資料。

e）業(yè)主（用戶）因工作需要借閱文件、資料的，僅限于技術圖紙和已張貼在公共場所的文件。

f）外來單位借閱、調用文件、資料的限于國家執(zhí)法部門，如公安機關、檢察機關、法院等單位

因工作和偵破案件需要的，可以給予協(xié)助與配合,但在此之前應檢驗和登記來訪單位和人員的證明

文件和相關證件,由辦公室主任向總經理請示后親自辦理。

g）以上文件資料的調用與借閱按551、5.5.2和5.5.3條款執(zhí)行。

5.7文件的復制、破損和丟失

571未經允許，不得隨意復印公司的文件資料，如因工作需要復印文件，須經辦公室主任批準,

并在［文件復印登記表］（qr-wd01-02-05）上填寫復印文件的名稱，復印數(shù)量，并簽名。

5.7.2文件使用人應對文件妥善保管，當文件破損嚴重影響使用或丟失時,應填寫［文件|卜發(fā)申

請表］（qr-wd01-02-06）,由辦公室主任批準,辦理更換手續(xù)。補發(fā)新文件時應收回礴文件,并應給

予新的分發(fā)號，新的分發(fā)號延續(xù)原來文件分發(fā)號。

5.8文件、資料的更新

文件增加條款和更新時應及時更換，保證在使用處獲得有效版本。

5.9文件的作廢與銷毀

5.9.1內容不適用于公司運行或超過有效期限的文件，經過總經理過期審批后給予作廢或銷

毀處理。

5.9.2在分發(fā)過程中發(fā)現(xiàn)文件遺失或在使用過程中文件破損嚴重和丟失的,應向上級匯報，經

總經理審批后，給予作廢處理。

5.9.3作廢文件蓋作廢章，留一至兩份備案，其余銷毀。文件銷毀處理時需兩個人進行,一人實

施，一人監(jiān)督。

5.9.4辦公室對于作廢和銷毀的文件，應在昨廢、銷毀文件登記表］(qr-wd01-02-07)上注明

作廢或銷毀文件的編號、版本號和分發(fā)號作廢，并向各部門書面發(fā)布作廢聲明，防止誤用。

6、使用的記錄表格

序號

名稱

編號

存放地點

存放時間

1

［印制文件登記表］

qr—wdOl—02—01

辦公室

一年

2

［存檔備案資料目錄］

qr—wdOl—02—02

辦公室

長期

3

［文件分發(fā)登記表］

qr—wdOl—02—03

辦公室

一年

4

［文件、資料借閱登記表］

qr—wdOl—02—04

辦公室

一年

5

［文件復印登記表］

qr—wdOl—02—05

辦公室

一年

6

［文件補發(fā)申請表］

qr—wdOl—02—06

辦公室

一年

7

［作廢、銷毀文件登記表］

qr—wdOl—02—07

辦公室

一年

起草人:審核人:審批人：

日期:日期:日期：

公司資料管理制度5

為加強集團公司安全檔案資料的統(tǒng)一歸口管理使各項目在生產經營過程中的各種安全管理

資料完整保存，為職業(yè)安全健康體系的監(jiān)督審核、安全生產許可證的審驗及日常安全生產管理工

作的改進、更新、查閱、事故調查處理等諸多問題提供依據，特制定本制度。

第一章安全檔案資料管理人員崗位責任

第一條積極學習安全生產法律、法規(guī)知識，掌握安全生產技術規(guī)范，熟悉安全資料管理業(yè)

務，了解集團公司、單位安全生產業(yè)務范圍。

第二條用科學的方法管理安全資料，熟悉各項方針政策和各項規(guī)章制度。

第三條具體監(jiān)督和指導項目做好安全資料的整理、接收、歸檔工作，檢查資料是否齊全，

各種報表是否符合要求，不同項目分別保管，不斷提升管理水平。

第四條做好各種安全資料的收集、整理、鑒定、統(tǒng)計、保管、利用等工作，熟悉資料保管

情況。采用適用的杳閱方法，迅速準確的查調資，做到積極、主動、為生產一線服務。

第五條保護安全資料的完整齊全，未經批準不得擅自銷毀。

第六條對一些有利用價值的安全資料，不得擅自處理。

第七條創(chuàng)造條件，做好安全姿料的編制研究工作。

第二章安全檔案資料的.接收

第八條安全資料實行統(tǒng)一管理，服務于各項目安全生產工作。

第九條凡屬集團公司內的一切安全資料均由歸口部門統(tǒng)一監(jiān)管、審核，任何人不得以任何

借口拒絕進行移交。

第十條項目安全處負責人按已完工程匯總整理后報公司安全保衛(wèi)科，安全保衛(wèi)科審核合格

后交公司資料室管理人員分類存檔。

第十一條各單位完工項目的安全資料必須由該項目安全處負責人整理，并在一個月內交單

位安全保衛(wèi)科審核移交資料室。

第十二條安全資料交接必須建立清單，材料齊全，由交接雙方簽字移交。

第三章安全檔案資料的整理

第十三條單位資料管理人員應根據有關規(guī)定將不同類別的資料按期限、承建道路的等級歸

類整理、標注、編號存檔。

第十四條項目安全處負責人應根據路面、路基、橋梁、隧道等施工面，安全側重點和資料

管理分類的要求，將安全資料分類裝訂存放，以利管理和移交存檔。

第十五條凡從財務部門收集的安全投入復印憑證連同傷亡事故報表一并整理，編號存檔。

第四章安全檔案資料的保管

第十六條存放的安全資料必須標志明顯,排放整齊，方便查找利用。

第十七條安全資料在項目完工后存放年限按檔案資料管理有關規(guī)定執(zhí)行，超過存檔期的資

料，需銷毀的必須上報公司領導和集團公司安全生產和設備動力部批準。

第十八條防止重要資料的缺損、丟失，一經發(fā)現(xiàn)及時予以修補，保證資料的完整性。

第五章安全檔案資料的利用

第十九條積極了解各項目安全生產工作的實際需要主動提供與項目施工相關的安全資料。

第二十條根據工程施工的需要，組織安全生產管理人員研究、討論、改進安全生產管理工

作。

第二十一條各單位、各項目在工程施工安全管理中有利于推廣的安全管理資料報集團公司

安全生產和設備動力部審核后有利于全集團公司推廣使用。

第二十二條各級安全管理人員要積極探索安全生產管理經驗，搜集總結有利用價值的安全

資料為工程生產不斷充實新的內容。

第六章安全檔案資料管理的獎罰

第二十三條對于在安全生產過程中各種安全資料齊全，能夠總結先進安全生產經驗的安全

管理人員予以獎勵。

第二十四條對于只注重現(xiàn)場管理，忽視安全資*4整理或安全管理無資料的人員給予處罰。

第二十五條安全資料管理獎罰按集團公司獎懲管理制度的有關規(guī)定執(zhí)行。

第七章附則