2024年會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)章制度

2024年會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)章制度

會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)章制度1

一、凡公司各個(gè)基層單位、部門在工作活動(dòng)中形成的，具有杳考利用價(jià)值的文件材料，必

須按規(guī)定向本單位檔案管理部門移交，集中管理，任何單位和個(gè)人不得將檔案據(jù)為已有。

二、各基層單位、部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視各自單位文件資料的管理和檔案立卷工作，配備專職或兼

職人員負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作。

三、各基層單位、部門的檔案管理工作由行政管理部負(fù)責(zé)監(jiān)督和指導(dǎo)。

四、歸檔內(nèi)容

1、凡是反映本單位、本部門工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的原始文件材料（文字、圖表、

聲像等）均屬歸檔范圍。

2、各基層單位、部門應(yīng)歸檔的文件材料。

3、黨和國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人及上級(jí)單位有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢杳本單位工作時(shí)有特殊保存價(jià)值的重要

指示、講話、題詞、照片和錄音、錄像等聲像材料及登載相關(guān)內(nèi)容的報(bào)刊。

4、股東會(huì)、董事會(huì)、年度工作會(huì)議、總裁辦公會(huì)、項(xiàng)目論證會(huì)、業(yè)務(wù)專題會(huì)議等重要會(huì)

議的會(huì)議紀(jì)要、記錄的成套文件材料以及會(huì)議形成的聲像材料等。

5、頒發(fā)的各種正式文件的簽發(fā)稿、印本、重要文件的修改稿。

6、請(qǐng)示與批復(fù)文件。

7、年度工作計(jì)劃、總結(jié)、參考價(jià)值的考察報(bào)告，重要工作匯報(bào)材料等。

8、領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)活動(dòng)形成的重要文件、電報(bào)、電話記錄，來自外單位的與公司有關(guān)的文件材料。

9、員工花名冊(cè)、員二個(gè)人信息檔案、入離公司記錄、勞動(dòng)合同（協(xié)議）、薪酬制度，以

及職務(wù)任免、職級(jí)評(píng)定、績(jī)效考核、培訓(xùn)等人力資源管理二作中形成的文件材料。每年4月做

歸檔封存。

10、財(cái)務(wù)預(yù)決算、財(cái)務(wù)憑證、財(cái)務(wù)賬簿、相關(guān)財(cái)務(wù)往來協(xié)議、合同等。以上資料以3至5

年為期限視情況做存檔。

11、組織機(jī)構(gòu)、人員編制，各基層單位、部門批準(zhǔn)執(zhí)行的規(guī)章制度。

12、企業(yè)歷史沿革，包括企業(yè)簡(jiǎn)介、大事記、反映企業(yè)重要活動(dòng)、事件的剪報(bào)、榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)

證書、有紀(jì)念意義和憑證性的‘實(shí)物宣傳冊(cè)及展覽照片、錄音、錄像等文件材料。

13、月度（或季度）的工作綜述、項(xiàng)目動(dòng)態(tài)等文件材料的定稿，編印的企業(yè)要聞、簡(jiǎn)報(bào)等

刊物的定稿和印本，編輯出版物（企業(yè)報(bào)、企業(yè)雜志等）的定稿、樣本。

14、解決法律糾紛問題形成的文件材料。

15、企業(yè)所有對(duì)外簽訂的各種合同、協(xié)議書。

16、固定資產(chǎn)登記，財(cái)產(chǎn)，物資、檔案等移交憑證。

17、在購(gòu)置大型辦公設(shè)備中形成的憑證、協(xié)議合同、圖紙、使用說明書等設(shè)備資料。

18、審計(jì)、考核及接受上級(jí)單位檢查等活動(dòng)中形成的重要文件。

19、外單位與本企業(yè)的工作來往文件等。

五、歸檔要求

1、公司各基層單位、部門應(yīng)在每年三月底以前將上年度已辦理完畢、

需歸檔的文件材料整理、鑒定、立卷，定期向檔案管理部門移交。

2、公司各基層單位、部門必須嚴(yán)格遵守歸檔制度，在接收相關(guān)文件后的'3個(gè)工作日內(nèi)做

好文件資料原件的歸檔工作，不得無故延期或不移交應(yīng)歸檔的文件材料,不能及時(shí)歸檔的，或無

法原件存檔的，要做出相應(yīng)說明。如因工作需要還需使用相關(guān)文件，應(yīng)按先立卷歸檔后再辦理借

閱手續(xù)。

六、檔案的鑒定與銷毀

1、行政管理部對(duì)所保存的檔案定期進(jìn)行鑒定，對(duì)于呆存期限已滿的檔案材料，提出存毀

意見，經(jīng)企業(yè)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批冷后，按規(guī)定進(jìn)行銷毀。

2、任何組織或個(gè)人非經(jīng)允許無權(quán)隨意銷毀公司檔案材料。若按規(guī)定需要銷毀時(shí)，要由二

人以上并在指定地點(diǎn)進(jìn)行監(jiān)銷，檔案管理人員要認(rèn)真填寫、編制銷毀清單，經(jīng)報(bào)總裁批準(zhǔn)后方可

銷毀。

七、檔案的借閱

1、公司各部門因工作需要，員工借閱本部門的業(yè)務(wù)檔案需到行政管理部填寫檔案借閱單，

經(jīng)直接上級(jí)批準(zhǔn)后方可借閱。

2、公司各部門借閱書本部門的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)檔案所屬部門主管同意或公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn).

3、機(jī)密檔案的借閱需經(jīng)總裁（或分管副總裁）批準(zhǔn)。

4、借閱檔案必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)，檔案管理人員要及時(shí)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，

并在登記薄上注銷借用記錄。

5、借閱的檔案不得泄密、涂改、勾畫、轉(zhuǎn)借復(fù)印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉(zhuǎn)

借或攜帶檔案外出時(shí)，須經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

6、借閱的檔案用完后，應(yīng)及時(shí)歸還，借用時(shí)間一般不得超過十天。

7、借閱人對(duì)檔案要妥善保管，不得遺失，如有遺失，將由行政管理部視情況給予經(jīng)濟(jì)處

罰。

8、凡借閱的檔案、又件一律不得私自復(fù)印，如工作需要，應(yīng)報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，且按公司

有關(guān)保密規(guī)定辦理.

9、公司人員崗位調(diào)動(dòng)時(shí)，必須將借閱的檔案及時(shí)歸還。否則，人事專員有權(quán)拒絕辦理調(diào)

崗手續(xù)。

會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)章制度2

為了加強(qiáng)和規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理，建立健全會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、直閱和銷毀等管理

(1)會(huì)計(jì)賬簿在辦理完年度結(jié)賬后，只在下一行的摘要欄填寫“結(jié)轉(zhuǎn)下年"字樣，不填其它

內(nèi)容。

(2)會(huì)計(jì)賬簿在裝訂前，應(yīng)按賬簿啟用表的使用頁(yè)數(shù)，核對(duì)各個(gè)賬戶賬面是否齊全，是否按

順序排列。

(3)活頁(yè)賬簿去空白頁(yè)后，將本賬面數(shù)項(xiàng)填寫齊(!)全，撤去賬殼，用堅(jiān)固耐磨的紙張彳故封面、

封底，裝訂成冊(cè)。不同規(guī)格的活頁(yè)賬不得裝訂在一起。

(4)會(huì)計(jì)賬簿的裝訂JI防：

a.會(huì)計(jì)賬簿裝訂封面；

b.賬簿啟用表；

c.賬戶目錄；

d.按本賬簿頁(yè)數(shù)，順序裝訂項(xiàng)頁(yè)；

e.會(huì)計(jì)賬簿裝訂封底。

(5)裝訂后的會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)牢固、平整、不得有折角，掉頁(yè)現(xiàn)象。

(6)賬簿裝訂的封口處，應(yīng)加蓋裝訂人印章。

(7)裝訂后，會(huì)計(jì)賬簿的脊背應(yīng)平整，并注明所屬年度及賬簿名稱和編號(hào)。

(8)會(huì)計(jì)賬簿的編號(hào)為一年一編，編號(hào)順序?yàn)榭傎~、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬、分戶明

細(xì)賬、輔助賬。

(三)會(huì)計(jì)報(bào)表

會(huì)計(jì)報(bào)表編制完成并按時(shí)報(bào)送后，留存報(bào)表均應(yīng)按月裝訂成冊(cè),年度終了統(tǒng)一歸檔保管。

第三條會(huì)計(jì)檔案的歸檔保管。

(-)當(dāng)年的會(huì)計(jì)檔案在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由業(yè)務(wù)人員保管一年，期滿后轉(zhuǎn)入檔案室并

由專人保管。

（二）會(huì)計(jì)檔案管理人員負(fù)責(zé)全部會(huì)計(jì)檔案的整理、立卷、保管、調(diào)閱、銷毀等一系列工作。

（三）機(jī)構(gòu)變動(dòng)或檔案管理人員調(diào)動(dòng)時(shí)，應(yīng)辦理交接手續(xù)，由原管理人員編制會(huì)計(jì)檔案移交

清冊(cè)，將全部案卷逐一點(diǎn)交，接管人員逐一接收。

（四）磁性介質(zhì)會(huì)計(jì)資料的歸檔。年度終了，系統(tǒng)管理員將當(dāng)年賬簿、報(bào)表等會(huì)計(jì)電算化資

料備份并詳細(xì)標(biāo)注，裝盒交檔案室歸檔。包括：會(huì)計(jì)年度數(shù)據(jù)備份盤；同期的操作系統(tǒng)、相關(guān)應(yīng)

用程序軟件及會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)軟件；操作人的密碼、操作日志等其他會(huì)計(jì)資料。會(huì)計(jì)檔案磁性資料

保管期限與書面資料一致。會(huì)計(jì)軟件保管期截止該軟件停止使用或有重大更改后五年。以磁性介

質(zhì)保存的會(huì)計(jì)資料，根據(jù)保管期限，由系統(tǒng)管理員定期復(fù)制，且應(yīng)標(biāo)識(shí)清楚，雙份歸檔，異地存

放。

第四條會(huì)計(jì)檔案的保管期限。會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久保存和定期保存兩類。定期保存

的會(huì)計(jì)檔案其保存期限從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起，分為3年、5年、10年、15年、25

年5類。詳見附表一。

第五條會(huì)計(jì)檔案的借閱。

（-）建立會(huì)計(jì)檔案清冊(cè)和借閱登記清冊(cè)。

（二）凡需借會(huì)計(jì)檔案的人員，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理調(diào)閱手續(xù)。

（三）借閱會(huì)計(jì)檔案人員,不得在案卷中標(biāo)畫，不得拆散原卷冊(cè)，更不得抽換。

（四）借閱會(huì)計(jì)檔案人員，不得將會(huì)計(jì)檔案攜帶出外，特殊情況，須經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，需要復(fù)

制會(huì)計(jì)檔案的，須經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可復(fù)制.

第六條會(huì)計(jì)檔案的銷毀。保管期滿的會(huì)計(jì)檔案，除本辦法第七條規(guī)定的情形外，按照以下程

序銷毀：

（一）會(huì)計(jì)檔案保管期滿，由檔案管理人員會(huì)同財(cái)務(wù)人員提出銷毀意見，編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清

冊(cè)，列明銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)，起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、

銷毀時(shí)間等內(nèi)容。

（二）局分管領(lǐng)導(dǎo)要在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見.

（三）銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)由同級(jí)檔案機(jī)構(gòu)、財(cái)政部門和審計(jì)部門派人員監(jiān)銷。

（四）監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷毀的會(huì)

計(jì)檔案。銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人。

第七條保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀,

應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷

毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。

在建項(xiàng)目尚未完成的會(huì)計(jì)檔案，保管期限已滿也不得銷毀。

第八條會(huì)計(jì)檔案的移交。移交會(huì)計(jì)檔案，雙方應(yīng)當(dāng)辦理會(huì)計(jì)檔案交接手續(xù)。

移交會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，列明應(yīng)當(dāng)移交的會(huì)計(jì)檔案名稱，卷號(hào)、冊(cè)數(shù)，

起止年度和檔案編號(hào)，應(yīng)保管期限，已保管期限等內(nèi)容。

交接會(huì)計(jì)檔案時(shí)，交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接，并由交接雙方的

單位負(fù)責(zé)人監(jiān)交。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)上簽名或蓋章。

第九條會(huì)計(jì)檔案的保管要采取嚴(yán)格的安全措施。檔案室要做到防火、防盜、防水、防光、防

高溫、防塵、防蟲、防鼠，磁性介質(zhì)資料要做到防磁、防雷。重要資料實(shí)行雙備份，一份存檔案

室，另一份異地存放。磁性介質(zhì)資料應(yīng)定