行政事務與設施管理制度

行政事務與設施管理制度第一章總則第一條目的和依據(jù)本制度旨在規(guī)范企業(yè)行政事務和設施管理的相關工作，加強內(nèi)部管理，提高工作效率和員工辦公環(huán)境的舒適程度。本制度的訂立依據(jù)為公司內(nèi)部管理規(guī)定和相關勞動法律法規(guī)。第二條適用范圍本制度適用于本公司全部員工和相關行政事務及設施管理部門。第二章行政事務管理第三條行政事務管理部門的職責行政事務管理部門負責幫助企業(yè)管理層開展日常行政事務工作，包含但不限于：1.文件收發(fā)管理；2.日程布置和會議組織；3.環(huán)境衛(wèi)生、安全和保衛(wèi)工作；4.車輛管理；5.辦公用品采購和庫存管理；6.接待、接待和旅行布置；7.公司活動組織等。第四條文件收發(fā)管理文件的發(fā)文和收文應依照規(guī)定的格式、內(nèi)容和流程進行，須有明確的簽發(fā)和接收人，并加蓋公章；文件的傳送應采用正式的渠道，并在傳閱時做好簽收記錄，確保文件的流轉情況清楚明確；文件電子存檔應依照規(guī)定的分類和存檔命名方式進行，確保文件的安全可查性。第五條日程布置和會議組織公司內(nèi)部會議應提前確定議題、時間、地方和參會人員，并發(fā)出會議通知，確保會議的高效進行；會議記錄應當準確記錄參會人員、出席情況和會議內(nèi)容，并做好會議紀要的整理和歸檔，便于參會人員參考。第六條環(huán)境衛(wèi)生、安全和保衛(wèi)工作各部門應定期進行辦公環(huán)境的清潔、消毒和維護工作，保持辦公區(qū)域的衛(wèi)生乾凈；各部門應建立并執(zhí)行安全防護措施，確保員工的人身安全和資產(chǎn)安全；各部門應確保監(jiān)控設備和報警裝置的正常運行，并建立健全的保衛(wèi)工作制度。第七條車輛管理公司車輛的使用必需符合公司規(guī)定的用車事由和用車人范圍，禁止私自使用公司車輛；公司車輛應依照規(guī)定的保養(yǎng)和維護和修理周期進行保養(yǎng)和維護和修理工作，保證車輛的正常運行；公司車輛的行駛記錄、加油記錄和維護和修理記錄應定期進行歸檔，以備后續(xù)查詢使用。第八條辦公用品采購和庫存管理辦公用品采購應依照公司規(guī)定的渠道和流程進行，確保采購的用品質量和價格合理；辦公用品的庫存管理應定期進行盤點和整理，確保庫存充分且不過多；辦公用品的領用和歸還應經(jīng)過登記和審核，確保用品的合理使用和庫存情況的準確記錄。第九條接待、接待和旅行布置接待和接待工作應依照公司規(guī)定的程序和標準進行，不得超出規(guī)定范圍；出差和旅行計劃應提前提出申請，并經(jīng)過審批，確保合理使用公務費用和時間。第十條公司活動組織公司活動包含但不限于員工生日會、節(jié)日慶?；顒印F建等。公司活動的組織應提前計劃，確保在規(guī)定的時間和地方進行，加強員工凝集力和團隊合作意識。第三章設施管理第十一條設施管理部門的職責設施管理部門負責企業(yè)辦公樓內(nèi)各種設施的運行維護工作，包含但不限于：1.建筑物維護和保養(yǎng)；2.空調、電力、照明設備的維護和修理和保養(yǎng)；3.IT設備的運行維護；4.通訊設備（電話、網(wǎng)絡等）的管理和維護；5.環(huán)境布置和保潔等。第十二條建筑物維護和保養(yǎng)公司辦公樓的建筑物維護和保養(yǎng)由設施管理部門負責，包含墻面、地板、天花板、門窗等的清潔、維護和修理和更換；設施管理部門應定期進行巡檢工作，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好維護和修理記錄和歸檔工作。第十三條空調、電力、照明設備的維護和修理和保養(yǎng)設施管理部門應定期檢查和維護公司辦公樓內(nèi)的空調、電力、照明設備，確保其正常運行；空調、電力、照明設備的報修和更換應依照規(guī)定的流程進行，確保及時修復和更換問題設備。第十四條IT設備的運行維護設施管理部門應定期檢查和維護公司辦公樓內(nèi)的計算機、打印機、投影儀等IT設備，確保其正常運行；IT設備的報修和更換應依照規(guī)定的流程進行，確保及時修復和更換問題設備。第十五條通訊設備的管理和維護設施管理部門應對公司辦公樓內(nèi)的電話、網(wǎng)絡等通訊設備進行管理和維護，確保通訊暢通；通訊設備故障的報修和更換應依照規(guī)定的流程進行，確保及時修復和更換問題設備。第十六條環(huán)境布置和保潔設施管理部門應定期組織對公司辦公樓的環(huán)境進行布置和美化，供應舒適的辦公環(huán)境；設施管理部門應定期組織對公司辦公樓內(nèi)各個區(qū)域進行清潔工作，保持辦公環(huán)境的乾凈和衛(wèi)生。第四章督導和評估第十七條督導和檢查公司管理層應定期對行政事務和設施管理工作進行督導和檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題并提出整改要求；行政事務和設施管理部門應樂觀搭配督導工作，認真整改和改進相關工作。第十八條評估和改進公司管理層應定期評估行政事務和設施管理的工作表現(xiàn)和效果，總結經(jīng)驗，提出改進看法；行政事務和設施管理部門應依據(jù)評估結果，及時調整工作計劃