合同及招標管理制度

合同及招標管理制度合同編號：__________甲方（單位名稱）：____________________法定代表人：____________________地址：____________________聯(lián)系方式：____________________乙方（單位名稱）：____________________法定代表人：____________________地址：____________________聯(lián)系方式：____________________一、總則1.目的和依據(jù)為了規(guī)范合同及招標管理工作，維護公司的合法權益，根據(jù)相關法律法規(guī)和公司實際情況，制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司各類合同的簽訂、履行、結算、檔案管理以及招標、投標、評標等活動。3.基本原則（1）合法合規(guī)原則：合同及招標活動應符合國家法律法規(guī)和政策的要求。（2）平等自愿原則：合同雙方應在平等、自愿的基礎上協(xié)商簽訂合同。（3）誠實信用原則：合同雙方應誠實守信，履行合同約定的義務。（4）公平公正原則：招標活動應遵循公平、公正、公開的原則，保證競爭的公平性。二、合同管理機構與職責1.合同管理部門的設置公司設立專門的合同管理部門，負責合同的日常管理工作。2.合同管理部門的職責（1）制定和完善合同管理制度。（2）審查合同的合法性、完整性和可行性。（3）監(jiān)督合同的履行情況，及時發(fā)覺和解決問題。（4）負責合同的檔案管理工作。3.相關部門的職責（1）業(yè)務部門負責合同的起草、談判和簽訂工作，并對合同的履行情況進行跟蹤。（2）財務部門負責合同的財務審核和資金結算工作。（3）法務部門負責合同的法律審核和糾紛處理工作。三、合同的簽訂1.合同簽訂的流程（1）業(yè)務部門根據(jù)業(yè)務需求起草合同文本，并填寫《合同審批表》。（2）合同文本經(jīng)業(yè)務部門負責人審核后，提交法務部門進行法律審核。（3）法務部門審核通過后，提交財務部門進行財務審核。（4）財務部門審核通過后，提交公司領導進行審批。（5）公司領導審批通過后，正式簽訂合同。2.合同主體的審查（1）審查合同主體的資格和資質，保證其具有相應的民事權利能力和民事行為能力。（2）審查合同主體的信譽和履約能力，了解其過往的經(jīng)營情況和信用記錄。3.合同條款的擬定（1）合同條款應明確、具體、完整，包括合同的標的、數(shù)量、質量、價款或報酬、履行期限、地點和方式、違約責任、爭議解決方式等內容。（2）合同條款應符合法律法規(guī)的規(guī)定和公司的利益，避免出現(xiàn)模糊不清或不利于公司的條款。四、合同的履行1.合同履行的監(jiān)督（1）合同管理部門應定期對合同的履行情況進行監(jiān)督檢查，及時發(fā)覺和解決問題。（2）業(yè)務部門應負責合同履行的具體工作，按照合同約定的時間、地點和方式履行合同義務。2.合同履行中的變更與調整（1）如因客觀情況發(fā)生變化，需要對合同進行變更或調整的，應經(jīng)雙方協(xié)商一致，并簽訂書面協(xié)議。（2）變更或調整后的合同應按照合同簽訂的流程進行審批。3.合同履行中的糾紛處理（1）如在合同履行過程中發(fā)生糾紛，雙方應首先通過友好協(xié)商解決。（2）協(xié)商不成的，可根據(jù)合同約定的爭議解決方式，通過仲裁或訴訟解決。五、合同的結算1.結算的依據(jù)和程序（1）合同結算應以合同約定的價款或報酬為依據(jù)，按照合同約定的結算方式和時間進行結算。（2）業(yè)務部門應根據(jù)合同履行情況，填寫《結算申請表》，并提交相關證明材料。（3）財務部門應根據(jù)合同約定和相關證明材料，對結算申請進行審核。（4）審核通過后，按照公司的財務管理制度進行資金結算。2.結算的審核與審批（1）結算審核應包括對結算金額、結算依據(jù)、結算方式等內容的審核。（2）結算審批應按照公司的審批流程進行，保證結算的合法性和合理性。六、合同的檔案管理1.合同檔案的收集與整理（1）合同簽訂后，業(yè)務部門應及時將合同文本及相關材料移交合同管理部門。（2）合同管理部門應對合同檔案進行分類、編號和登記，建立合同檔案管理臺賬。2.合同檔案的保管與利用（1）合同檔案應妥善保管，防止丟失、損壞和泄露。（2）公司內部人員因工作需要查閱合同檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)合同管理部門負責人批準后，方可查閱。3.合同檔案的銷毀（1）對超過保管期限的合同檔案，應進行鑒定和銷毀。（2）銷毀合同檔案應編制銷毀清單，經(jīng)公司領導批準后，由合同管理部門和相關部門共同監(jiān)督銷毀。七、招標管理1.招標的范圍和方式（1）公司的工程項目、物資采購、服務采購等活動，符合招標條件的，應進行招標。（2）招標方式包括公開招標、邀請招標等，應根據(jù)項目的具體情況選擇合適的招標方式。2.招標的流程與程序（1）編制招標文件：根據(jù)項目需求，編制詳細的招標文件，包括招標公告、投標人須知、評標辦法、合同條款等內容。（2）發(fā)布招標公告：通過指定的媒體發(fā)布招標公告，向潛在投標人公開招標信息。（3）發(fā)售招標文件：向符合條件的潛在投標人發(fā)售招標文件，收取招標文件費用。（4）答疑與澄清：在規(guī)定的時間內，對潛在投標人提出的問題進行答疑和澄清，保證投標人對招標文件的理解一致。（5）開標：在招標文件規(guī)定的時間和地點，公開開標，檢查投標文件的密封性，唱標并記錄投標價格等信息。（6）評標：組建評標委員會，按照評標辦法對投標文件進行評審，確定中標候選人。（7）定標：根據(jù)評標結果，確定中標人，并發(fā)出中標通知書。（8）簽訂合同：中標人與公司簽訂合同，履行合同約定的義務。3.招標文件的編制與發(fā)布（1）招標文件應內容完整、準確，符合法律法規(guī)和公司的要求。（2）招標文件的編制應遵循公平、公正、公開的原則，保證潛在投標人的平等競爭機會。（3）招標文件發(fā)布前，應經(jīng)相關部門審核批準。八、投標管理1.投標的資格審查（1）公司對潛在投標人進行資格審查，審查內容包括投標人的資質、業(yè)績、信譽、財務狀況等。（2）潛在投標人應按照招標文件的要求，提供真實、準確的資格審查材料。2.投標文件的編制與提交（1）投標人應根據(jù)招標文件的要求，編制投標文件，包括商務標、技術標和報價標等內容。（2）投標文件應內容完整、格式規(guī)范、裝訂整齊，并在規(guī)定的時間內提交給公司。3.投標的評審與定標（1）公司按照招標文件規(guī)定的評標辦法，對投標文件進行評審，確定中標候選人。（2）評標過程應嚴格保密，保證評標結果的公正性和客觀性。（3）公司根據(jù)評標結果，確定中標人，并發(fā)出中標通知書。九、評標管理1.評標委員會的組成與職責（1）評標委員會由公司內部相關專業(yè)人員和外部專家組成，人數(shù)為奇數(shù)。（2）評標委員會負責對投標文件進行評審，提出評審意見和建議，確定中標候選人。2.評標標準與方法（1）評標標準應根據(jù)項目的特點和需求制定，包括技術要求、商務要求、價格要求等內容。（2）評標方法應科學合理，符合法律法規(guī)和公司的要求，常用的評標方法有綜合評估法、最低價評標法等。3.評標過程的監(jiān)督與管理（1）評標過程應在嚴格的監(jiān)督下進行，保證評標工作的公正性和合法性。（2）公司應加強對評標過程的管理，及時解決評標過程中出現(xiàn)的問題。十、合同及招標的監(jiān)督與檢查1.監(jiān)督檢查的機構與職責（1）公司設立專門的監(jiān)督檢查機構，負責對合同及招標活動進行監(jiān)督檢查。（2）監(jiān)督檢查機構的職責包括檢查合同及招標活動的合法性、合規(guī)性，檢查合同的履行情況，檢查招標程序的執(zhí)行情況等。2.監(jiān)督檢查的內容與方式（1）監(jiān)督檢查的內容包括合同的簽訂、履行、變更、結算等情況，招標的范圍、方式、程序、文件編制等情況。（2）監(jiān)督檢查的方式包括定期檢查、不定期抽查、專項檢查等。3.違規(guī)行為的處理（1）對在合同及招標活動中發(fā)覺的違規(guī)行為，監(jiān)督檢查機構應及時進行調查處理。（2）對違規(guī)行為的處理方式包括警告、罰款、暫?；蛉∠稑速Y格、解除合同等。十一、法律責任1.違反合同及招標管理制度的責任（1）合同雙方違反本制度的規(guī)定，應承擔相應的違約責任，包括支付違約金、賠償損失等。（2）公司內部人員違反本制度的規(guī)定，應根據(jù)公司的規(guī)章制度進行處理，情節(jié)嚴重的，依法追究法律責任。2.法律糾紛的處理與責任追究（1）如因合同及招標活動發(fā)生法律糾紛，公司應及時采取措施，維護公司的合法權益。（2）對在法律糾紛中因故意或重大過失給公司造成損失的人員，公司應依法追究其責任。十二、附則1.術語解釋對本制度中涉及的專業(yè)術語進行解釋，保證制度的理解和執(zhí)行一致性。2.制度的修訂與解釋本制度由公司合同管理部門負責修訂和解釋，修訂后的制度應經(jīng)公司領導批準后實施。3.制度的實施日期本制度自