電子數(shù)據(jù)與文件管理制度

電子數(shù)據(jù)與文件管理制度第一章總則第一條目的和基本原則本制度的目的是確保公司的電子數(shù)據(jù)和文件能夠被安全、有序地管理和使用，以保障公司的業(yè)務(wù)活動(dòng)和信息安全。本制度遵從便捷、高效、安全、可控的原則，確保電子數(shù)據(jù)和文件的完整性、可追溯性、保密性和合規(guī)性。第二條適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門和相關(guān)工作人員，包含但不限于電子數(shù)據(jù)和文件的創(chuàng)建、存儲(chǔ)、傳輸、使用、備份、歸檔和銷毀等環(huán)節(jié)。第二章電子數(shù)據(jù)管理第三條數(shù)據(jù)分類和標(biāo)記公司對(duì)電子數(shù)據(jù)進(jìn)行分類，并通過適當(dāng)?shù)臉?biāo)記方式進(jìn)行標(biāo)識(shí)，以便于管理和查找。具體的數(shù)據(jù)分類和標(biāo)記方式由各部門依據(jù)工作需要進(jìn)行定義，并報(bào)備到公司信息化管理部門備案。第四條數(shù)據(jù)收集和手記公司要求各部門設(shè)立特地人員負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)的收集和手記工作。收集和手記的數(shù)據(jù)必需經(jīng)過嚴(yán)格的篩選和驗(yàn)證，并記錄相關(guān)信息，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。第五條數(shù)據(jù)存儲(chǔ)與保護(hù)公司對(duì)電子數(shù)據(jù)進(jìn)行規(guī)范的存儲(chǔ)和保護(hù)措施，確保數(shù)據(jù)的機(jī)密性、完整性和可用性。電子數(shù)據(jù)存儲(chǔ)應(yīng)采用安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備，并定期備份和驗(yàn)證數(shù)據(jù)的完整性。公司要求各部門設(shè)立特地人員負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)和保護(hù)工作，并建立訪問掌控機(jī)制，禁止未經(jīng)授權(quán)的人員隨便訪問數(shù)據(jù)。第六條數(shù)據(jù)傳輸和共享公司要求數(shù)據(jù)傳輸和共享過程中采用加密和安全通道，確保數(shù)據(jù)的安全和完整性。數(shù)據(jù)傳輸和共享需要經(jīng)過授權(quán)，確保數(shù)據(jù)只能被合法的人員訪問和使用，并記錄相關(guān)操作和訪問日志。第七條數(shù)據(jù)使用和歸檔公司要求各部門在使用電子數(shù)據(jù)時(shí)，必需符合相關(guān)法律法規(guī)和公司制度的規(guī)定，嚴(yán)禁私自竄改、刪除或泄露數(shù)據(jù)。對(duì)于不再需要使用的電子數(shù)據(jù)，公司要求各部門依照規(guī)定的流程進(jìn)行歸檔，并記錄相關(guān)信息，以備后續(xù)查詢和審計(jì)。第八條數(shù)據(jù)銷毀公司對(duì)不再需要存儲(chǔ)的電子數(shù)據(jù)進(jìn)行定期的銷毀工作，防止數(shù)據(jù)泄露和濫用。數(shù)據(jù)銷毀時(shí)，必需采用安全有效的方法，確保數(shù)據(jù)無法恢復(fù)，并記錄相關(guān)銷毀信息和過程。第三章文件管理第九條文件的創(chuàng)建和管理公司要求各部門對(duì)文件進(jìn)行規(guī)范的創(chuàng)建和管理，確保文件的準(zhǔn)確性、完整性和可查性。文件必需采用合適的命名規(guī)定和版本掌控機(jī)制，以便于識(shí)別和管理。公司要求各部門設(shè)立特地人員負(fù)責(zé)文件的創(chuàng)建和管理工作，并建立訪問掌控機(jī)制，確保文件只能被授權(quán)人員訪問和修改。第十條文件的存儲(chǔ)和保護(hù)公司對(duì)文件進(jìn)行規(guī)范的存儲(chǔ)和保護(hù)措施，確保文件的機(jī)密性、完整性和可用性。文件存儲(chǔ)應(yīng)采用安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備，并定期備份和驗(yàn)證文件的完整性。公司要求各部門設(shè)立特地人員負(fù)責(zé)文件的存儲(chǔ)和保護(hù)工作，并建立訪問掌控機(jī)制，禁止未經(jīng)授權(quán)的人員隨便訪問文件。第十一條文件傳輸和共享公司要求文件傳輸和共享過程中采用安全可靠的通道，確保文件的安全和完整性。文件傳輸和共享需要經(jīng)過授權(quán)，確保文件只能被合法的人員訪問和使用，并記錄相關(guān)操作和訪問日志。第十二條文件使用和歸檔公司要求各部門在使用文件時(shí)，必需符合相關(guān)法律法規(guī)和公司制度的規(guī)定，嚴(yán)禁私自竄改、刪除或泄露文件。對(duì)于不再需要使用的文件，公司要求各部門依照規(guī)定的流程進(jìn)行歸檔，并記錄相關(guān)信息，以備后續(xù)查詢和審計(jì)。第十三條文件銷毀公司對(duì)不再需要存儲(chǔ)的文件進(jìn)行定期的銷毀工作，防止文件泄露和濫用。文件銷毀時(shí)，必需采用安全有效的方法，確保文件無法恢復(fù)，并記錄相關(guān)銷毀信息和過程。第四章監(jiān)督與懲罰第十四條監(jiān)督責(zé)任公司各級(jí)管理人員有責(zé)任對(duì)本制度的實(shí)施情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和矯正違規(guī)行為。管理人員需定期向上級(jí)報(bào)告本部門電子數(shù)據(jù)和文件管理情況，包含存儲(chǔ)、備份、使用、傳輸、歸檔和銷毀等方面的情況。第十五條懲罰措施對(duì)違反本制度的相關(guān)人員，公司將依據(jù)實(shí)際情況予以相應(yīng)的懲罰，包含但不限于警告、記過、罰款、停職、解聘等。第五章附則第十六條有效日期和修訂本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行，有效期為三年。公司可以依據(jù)實(shí)際情況對(duì)本制度進(jìn)行修訂，并及時(shí)通知各部門和相關(guān)人員。第十七條其他事項(xiàng)關(guān)于本制度未盡事宜的解釋權(quán)歸公司負(fù)責(zé)人全部。本制度自發(fā)布之日起正式執(zhí)行，替代以前的相關(guān)制度和規(guī)