公司印章管理制度十

公司印章管理制度十合同編號(hào)：__________甲方（蓋章）：______________________法定代表人（簽字）：________________地址：______________________聯(lián)系方式：______________________乙方（蓋章）：______________________法定代表人（簽字）：________________地址：______________________聯(lián)系方式：______________________一、總則1.1目的本合同的目的在于明確雙方在公司印章管理相關(guān)事宜中的權(quán)利與義務(wù)，保證公司印章的安全、規(guī)范使用，保障公司的合法權(quán)益，避免因印章管理不善而導(dǎo)致的各類風(fēng)險(xiǎn)，包括但不限于法律風(fēng)險(xiǎn)、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)和商業(yè)信譽(yù)風(fēng)險(xiǎn)等。1.2適用范圍本合同適用于雙方在涉及公司各類印章（包括但不限于公司公章、法定代表人印章、財(cái)務(wù)專用章、合同專用章、部門印章及其他特殊印章等）的刻制、啟用、保管、使用、外借、停用、銷毀、監(jiān)督檢查以及違規(guī)使用責(zé)任追究等方面的所有活動(dòng)。1.3印章定義公司公章是公司對(duì)外行使權(quán)力的重要象征，代表公司的法人意志，具有最高的法律效力。法定代表人印章是與法定代表人身份相關(guān)聯(lián)，在特定情況下與公司公章具有同等效力或作為公司公章使用的補(bǔ)充。財(cái)務(wù)專用章專門用于公司財(cái)務(wù)相關(guān)事務(wù)，如財(cái)務(wù)報(bào)表、票據(jù)等。合同專用章則是專門用于簽訂各類合同的印章，表明公司對(duì)合同的認(rèn)可與承擔(dān)相應(yīng)合同義務(wù)。部門印章用于部門內(nèi)部事務(wù)管理及部門對(duì)外的特定業(yè)務(wù)聯(lián)系，其效力限于部門職能范圍內(nèi)。其他特殊印章是根據(jù)公司特殊業(yè)務(wù)需求或特定規(guī)定而設(shè)立的印章，其使用范圍和效力依據(jù)相關(guān)規(guī)定而定。二、印章的種類與用途2.1公司公章公司公章是公司最核心的印章，可用于公司對(duì)外的重大決策文件、重要協(xié)議的簽署、公司注冊(cè)登記及變更等重要法律文件的蓋章確認(rèn)。除法律規(guī)定或公司特殊授權(quán)外，公司公章的使用應(yīng)嚴(yán)格遵循本合同規(guī)定的程序。2.2法定代表人印章法定代表人印章主要用于與法定代表人身份緊密相關(guān)的文件簽署，在某些情況下，與公司公章配合使用，例如在銀行開(kāi)戶、辦理法定代表人授權(quán)的特殊業(yè)務(wù)等場(chǎng)景下，法定代表人印章的使用等同于法定代表人的親自簽字確認(rèn)，具有相應(yīng)的法律效力。2.3財(cái)務(wù)專用章財(cái)務(wù)專用章專門用于公司財(cái)務(wù)往來(lái)的相關(guān)文件和票據(jù)，如財(cái)務(wù)報(bào)表、支票、匯票、財(cái)務(wù)收據(jù)等。該印章的使用旨在保證公司財(cái)務(wù)信息的準(zhǔn)確性、完整性以及財(cái)務(wù)交易的安全性，任何涉及財(cái)務(wù)專用章的使用都必須有嚴(yán)格的財(cái)務(wù)審批流程作為依據(jù)。2.4合同專用章合同專用章是專門為簽訂各類合同而設(shè)立的印章。在合同簽訂過(guò)程中，合同專用章的加蓋表明公司對(duì)合同條款的認(rèn)可，并愿意承擔(dān)合同約定的權(quán)利和義務(wù)。使用合同專用章簽訂的合同，在符合合同生效要件的情況下，對(duì)公司具有法律約束力。2.5部門印章部門印章由公司各部門持有，主要用于部門內(nèi)部的文件管理、通知發(fā)布以及部門對(duì)外開(kāi)展與本部門職能相關(guān)的特定業(yè)務(wù)聯(lián)系。部門印章的使用范圍不得超出部門的職能權(quán)限，且需遵循公司內(nèi)部的管理規(guī)定。2.6其他特殊印章其他特殊印章是根據(jù)公司特殊業(yè)務(wù)需求而設(shè)立的，例如特定項(xiàng)目專用章、電子印章等。這些特殊印章的使用范圍、效力及管理方式由公司根據(jù)具體業(yè)務(wù)情況和相關(guān)法律法規(guī)另行規(guī)定，在使用過(guò)程中同樣要遵循嚴(yán)格的審批和管理程序。三、印章的刻制與啟用3.1刻制流程印章的刻制應(yīng)遵循嚴(yán)格的流程。由需要刻制印章的部門或人員提出刻制申請(qǐng)，申請(qǐng)中應(yīng)明確刻制印章的種類、用途、樣式等詳細(xì)信息。將申請(qǐng)?zhí)峤唤o公司指定的負(fù)責(zé)部門（如行政管理部門）進(jìn)行初步審核。審核通過(guò)后，由行政管理部門聯(lián)系具有合法資質(zhì)的印章刻制單位進(jìn)行刻制。在刻制過(guò)程中，刻制單位應(yīng)按照國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和公司的要求進(jìn)行制作。3.2刻制審批刻制審批是印章刻制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。對(duì)于不同類型的印章，審批流程和權(quán)限有所不同。公司公章、法定代表人印章和財(cái)務(wù)專用章的刻制審批應(yīng)由公司最高管理層（如董事會(huì)或執(zhí)行董事）進(jìn)行審批。合同專用章和部門印章的刻制審批可由公司分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。審批過(guò)程中，審批人員應(yīng)仔細(xì)審查刻制申請(qǐng)的合理性、必要性以及合規(guī)性，保證印章刻制符合公司利益和相關(guān)法律法規(guī)的要求。3.3印章啟用程序印章刻制完成后，需進(jìn)行啟用程序。啟用前，應(yīng)由行政管理部門對(duì)印章進(jìn)行驗(yàn)收，檢查印章的樣式、規(guī)格、刻字等是否符合要求。驗(yàn)收合格后，行政管理部門應(yīng)發(fā)布印章啟用通知，通知中應(yīng)明確印章的啟用日期、使用范圍、保管部門及人員等信息。自啟用通知發(fā)布之日起，印章方可正式投入使用。四、印章的保管4.1保管原則印章的保管應(yīng)遵循安全、保密、專人負(fù)責(zé)的原則。印章應(yīng)存放在安全可靠的地方，防止被盜、丟失、損壞等情況發(fā)生。保管人員應(yīng)嚴(yán)格保守印章相關(guān)信息的秘密，不得隨意泄露印章的存放地點(diǎn)、使用密碼（如有）等信息。4.2保管部門與人員公司公章、法定代表人印章應(yīng)由公司行政管理部門指定專人保管，該保管人員應(yīng)具備較高的責(zé)任心和忠誠(chéng)度。財(cái)務(wù)專用章應(yīng)由公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人或其指定的專人保管，保管人員應(yīng)熟悉財(cái)務(wù)相關(guān)法規(guī)和公司財(cái)務(wù)制度。合同專用章可由公司合同管理部門或法務(wù)部門指定專人保管。部門印章由各部門負(fù)責(zé)人指定專人保管。4.3保管責(zé)任保管人員對(duì)印章的安全保管負(fù)有直接責(zé)任。如因保管人員的疏忽大意導(dǎo)致印章被盜、丟失或被非法使用，保管人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任和公司內(nèi)部的紀(jì)律處分。同時(shí)保管人員應(yīng)定期對(duì)印章進(jìn)行檢查和維護(hù)，保證印章的正常使用。五、印章的使用5.1使用原則印章的使用應(yīng)遵循合法、合規(guī)、必要、謹(jǐn)慎的原則。使用印章必須有明確的依據(jù)和目的，不得隨意加蓋印章。在使用印章時(shí)，應(yīng)保證文件內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，符合公司的利益和相關(guān)法律法規(guī)的要求。5.2使用審批流程不同類型的印章使用審批流程有所不同。對(duì)于公司公章、法定代表人印章和財(cái)務(wù)專用章的使用，應(yīng)由使用部門提出申請(qǐng)，填寫印章使用申請(qǐng)表，申請(qǐng)表中應(yīng)注明使用印章的文件名稱、用途、涉及金額（如有）等詳細(xì)信息。將申請(qǐng)表依次提交給部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)、公司最高管理層（如董事會(huì)或執(zhí)行董事）進(jìn)行審批。合同專用章的使用審批應(yīng)由使用部門提出申請(qǐng)，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交給合同管理部門或法務(wù)部門進(jìn)行審批。部門印章的使用審批由部門內(nèi)部自行規(guī)定，但應(yīng)符合公司的整體管理要求。5.3用印規(guī)范在用印時(shí)，應(yīng)保證印章加蓋清晰、完整，不得出現(xiàn)模糊、重影等情況。印章應(yīng)加蓋在文件規(guī)定的位置，如合同的簽字蓋章頁(yè)、文件的落款處等。同時(shí)用印時(shí)應(yīng)做好用印登記，登記內(nèi)容包括用印日期、文件名稱、用印部門、用印人、審批人等信息，以便日后查詢和追溯。六、印章的外借6.1外借審批印章的外借必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審批程序。當(dāng)有特殊情況需要外借印章時(shí)，由借用人提出外借申請(qǐng)，申請(qǐng)中應(yīng)詳細(xì)說(shuō)明外借的原因、用途、借用期限、歸還日期等信息。對(duì)于公司公章、法定代表人印章和財(cái)務(wù)專用章的外借，應(yīng)由公司最高管理層（如董事會(huì)或執(zhí)行董事）進(jìn)行審批。合同專用章和部門印章的外借由分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。審批人員應(yīng)充分考慮外借的必要性和風(fēng)險(xiǎn)，在保證公司利益不受損害的情況下，方可批準(zhǔn)外借。6.2外借登記經(jīng)審批同意外借的印章，在借出前應(yīng)由保管部門進(jìn)行外借登記。外借登記應(yīng)詳細(xì)記錄外借日期、借用人、借用印章的種類、外借原因、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。外借登記的目的在于對(duì)印章的外借情況進(jìn)行全面跟蹤，以便在需要時(shí)能夠及時(shí)查詢和掌握印章的去向。6.3外借歸還借用人應(yīng)按照外借申請(qǐng)中約定的歸還日期及時(shí)歸還印章。在歸還印章時(shí)，保管部門應(yīng)仔細(xì)檢查印章的完整性和外觀是否有損壞情況。如發(fā)覺(jué)印章有異常情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告相關(guān)部門并進(jìn)行調(diào)查處理。同時(shí)保管部門應(yīng)在外借登記中記錄歸還日期，完成外借流程的閉環(huán)管理。七、印章的停用與銷毀7.1停用情形當(dāng)出現(xiàn)以下情形時(shí)，印章應(yīng)予以停用：公司名稱變更、印章?lián)p壞無(wú)法正常使用、印章丟失或被盜、公司業(yè)務(wù)調(diào)整導(dǎo)致印章不再需要等。在發(fā)覺(jué)印章需要停用的情況后，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)通知行政管理部門或負(fù)責(zé)印章管理的部門。7.2停用程序印章停用應(yīng)由相關(guān)部門提出停用申請(qǐng)，申請(qǐng)中應(yīng)說(shuō)明停用的原因、印章的現(xiàn)狀等信息。對(duì)于公司公章、法定代表人印章和財(cái)務(wù)專用章的停用，應(yīng)由公司最高管理層（如董事會(huì)或執(zhí)行董事）進(jìn)行審批。合同專用章和部門印章的停用由分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。審批通過(guò)后，行政管理部門應(yīng)發(fā)布印章停用通知，通知公司內(nèi)部各部門停止使用該印章，并收回停用的印章。7.3銷毀程序?qū)τ谛枰N毀的印章，應(yīng)由行政管理部門負(fù)責(zé)組織銷毀工作。在銷毀前，應(yīng)將印章進(jìn)行登記造冊(cè)，記錄印章的名稱、類型、銷毀原因等信息。銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行全程錄像或拍照留證，保證印章被徹底銷毀。銷毀完成后，應(yīng)將銷毀記錄保存好，以備日后查閱。八、印章的監(jiān)督與檢查8.1監(jiān)督機(jī)制公司應(yīng)建立健全印章的監(jiān)督機(jī)制，保證印章管理的各個(gè)環(huán)節(jié)都在有效的監(jiān)督之下。監(jiān)督工作可由公司內(nèi)部審計(jì)部門、法務(wù)部門或?qū)ｉT設(shè)立的監(jiān)督小組負(fù)責(zé)。監(jiān)督部門應(yīng)定期對(duì)印章的刻制、啟用、保管、使用、外借、停用、銷毀等環(huán)節(jié)進(jìn)行檢查，發(fā)覺(jué)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)并跟蹤整改情況。8.2檢查內(nèi)容與方式檢查內(nèi)容包括印章管理制度的執(zhí)行情況、印章保管的安全性、印章使用的合法性和合規(guī)性、外借和歸還手續(xù)的完整性等。檢查方式可采用定期檢查與不定期檢查相結(jié)合、現(xiàn)場(chǎng)檢查與文件審查相結(jié)合的方式。定期檢查可按照公司規(guī)定的時(shí)間周期（如季度、年度）進(jìn)行，不定期檢查可根據(jù)公司內(nèi)部的特殊情況或舉報(bào)線索隨時(shí)開(kāi)展?，F(xiàn)場(chǎng)檢查可直接到印章保管部門查看印章的保管情況、用印登記等，文件審查可查閱與印章相關(guān)的申請(qǐng)、審批文件、合同文件等。九、違規(guī)使用印章的責(zé)任追究9.1違規(guī)情形違規(guī)使用印章的情形包括但不限于未經(jīng)審批使用印章、超越權(quán)限使用印章、在虛假文件上使用印章、故意篡改用印文件內(nèi)容后使用印章等。這些違規(guī)行為可能給公司帶來(lái)嚴(yán)重的法律風(fēng)險(xiǎn)、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)和商業(yè)信譽(yù)風(fēng)險(xiǎn)。9.2責(zé)任追究方式對(duì)于違規(guī)使用印章的行為，應(yīng)根據(jù)違規(guī)情節(jié)的嚴(yán)重程度采取相應(yīng)的責(zé)任追究方式。對(duì)于情節(jié)較輕的違規(guī)行為，如未造成實(shí)際損失的，可對(duì)違規(guī)人員進(jìn)行警告、罰款、內(nèi)部紀(jì)律處分等。對(duì)于情節(jié)嚴(yán)重的違規(guī)行為，如給公司造成重大經(jīng)濟(jì)損失或嚴(yán)重?fù)p害公司商業(yè)信譽(yù)的，應(yīng)追究違規(guī)人員的法律責(zé)任，包括要求其賠償公司的經(jīng)濟(jì)損失、承擔(dān)相應(yīng)的刑事責(zé)任等。同時(shí)對(duì)于在印章管理過(guò)程中存在失職行為的相關(guān)人員，如保管人員、審批人員等，也應(yīng)根據(jù)其過(guò)錯(cuò)程度承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。十、附則10.1解釋權(quán)本合同的解釋權(quán)歸公司所有。公司有權(quán)根