內(nèi)部文書檔案管理規(guī)定

內(nèi)部文書檔案管理規(guī)定TOC\o"1-2"\h\u19183第一章總則 1281961.1目的與依據(jù) 1147791.2適用范圍 265951.3管理原則 218929第二章檔案分類與編號(hào) 2160082.1分類標(biāo)準(zhǔn) 2121752.2編號(hào)規(guī)則 255142.3檔案標(biāo)識(shí) 22071第三章檔案收集與整理 250913.1收集范圍與流程 349523.2整理要求與方法 312403.3定期清查 35998第四章檔案存儲(chǔ)與保管 3180094.1存儲(chǔ)設(shè)施與環(huán)境 3291224.2保管措施與責(zé)任 4170224.3安全防范 49490第五章檔案利用與查閱 4219955.1利用流程與審批 4299065.2查閱規(guī)定與登記 446665.3保密要求 424666第六章檔案銷毀與處置 412506.1銷毀條件與程序 494076.2處置方式與記錄 5118326.3監(jiān)督與審核 525168第七章檔案信息化管理 5290417.1電子檔案管理 5110127.2信息系統(tǒng)維護(hù) 5199287.3數(shù)據(jù)備份與恢復(fù) 510596第八章附則 6293348.1解釋權(quán) 6193798.2修訂與完善 624828.3生效日期 6第一章總則1.1目的與依據(jù)為了加強(qiáng)公司內(nèi)部文書檔案的管理，提高檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化水平，有效地保護(hù)和利用檔案，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司的實(shí)際情況，制定本規(guī)定。1.2適用范圍本規(guī)定適用于公司內(nèi)部各類文書檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、保管、利用、銷毀等管理工作。涵蓋公司各個(gè)部門及分支機(jī)構(gòu)在工作中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、記錄等。1.3管理原則內(nèi)部文書檔案管理應(yīng)遵循以下原則：（1）完整性原則：保證檔案的內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，不遺漏重要信息。（2）安全性原則：采取必要的安全措施，保障檔案的實(shí)體安全和信息安全。（3）保密性原則：嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)涉及機(jī)密的檔案進(jìn)行特殊管理。（4）便利性原則：便于檔案的查詢、利用和管理，提高工作效率。（5）時(shí)效性原則：及時(shí)收集、整理和歸檔檔案，保證檔案的時(shí)效性和有效性。第二章檔案分類與編號(hào)2.1分類標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)公司的業(yè)務(wù)特點(diǎn)和管理需求，將檔案分為行政管理類、業(yè)務(wù)管理類、財(cái)務(wù)審計(jì)類、人力資源類等。行政管理類包括公司的規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、通知公告等；業(yè)務(wù)管理類包括項(xiàng)目合同、業(yè)務(wù)報(bào)告、市場(chǎng)調(diào)研資料等；財(cái)務(wù)審計(jì)類包括財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、報(bào)銷憑證等；人力資源類包括員工檔案、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核資料等。2.2編號(hào)規(guī)則采用分類編號(hào)法，對(duì)各類檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)由大類代碼、小類代碼和流水號(hào)組成。大類代碼用字母表示，小類代碼用數(shù)字表示，流水號(hào)按檔案形成的時(shí)間順序編排。例如，行政管理類的檔案編號(hào)為“XZ01001”，其中“XZ”表示行政管理類，“01”表示該類中的第一個(gè)小類，“001”表示該小類中的第一份檔案。2.3檔案標(biāo)識(shí)對(duì)每份檔案進(jìn)行標(biāo)識(shí)，標(biāo)識(shí)內(nèi)容包括檔案編號(hào)、檔案名稱、形成時(shí)間、保管期限等。標(biāo)識(shí)應(yīng)清晰、準(zhǔn)確，便于識(shí)別和管理。檔案標(biāo)識(shí)可以采用標(biāo)簽、印章等方式進(jìn)行標(biāo)注。第三章檔案收集與整理3.1收集范圍與流程明確檔案的收集范圍，包括公司內(nèi)部各部門在工作中形成的各類文件、資料、記錄等。收集流程如下：（1）各部門指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，定期將本部門的檔案進(jìn)行整理和匯總。（2）收集人員按照規(guī)定的收集范圍，對(duì)本部門的檔案進(jìn)行篩選和甄別，保證收集的檔案具有保存價(jià)值。（3）收集人員將收集到的檔案進(jìn)行登記，填寫《檔案收集登記表》，注明檔案的名稱、編號(hào)、形成時(shí)間、來(lái)源等信息。（4）收集人員將登記后的檔案移交至公司檔案管理部門。3.2整理要求與方法對(duì)收集到的檔案進(jìn)行整理，整理要求如下：（1）按照檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案進(jìn)行分類整理，保證檔案分類準(zhǔn)確、合理。（2）對(duì)檔案進(jìn)行編號(hào)和標(biāo)識(shí)，保證檔案編號(hào)唯一、標(biāo)識(shí)清晰。（3）對(duì)檔案進(jìn)行裝訂或裝盒，保證檔案的實(shí)體安全和便于保管。整理方法如下：（1）采用分類整理法，將檔案按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，然后分別進(jìn)行整理。（2）采用時(shí)間順序整理法，將檔案按照形成時(shí)間的先后順序進(jìn)行整理。（3）采用重要程度整理法，將檔案按照重要程度進(jìn)行分類，重要檔案優(yōu)先整理和保管。3.3定期清查定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管情況等。清查周期為每年一次，清查工作由檔案管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施。清查過(guò)程中，如發(fā)覺(jué)檔案缺失、損壞或保管不當(dāng)?shù)葐?wèn)題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行整改。清查結(jié)束后，檔案管理部門應(yīng)編寫《檔案清查報(bào)告》，向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)清查情況。第四章檔案存儲(chǔ)與保管4.1存儲(chǔ)設(shè)施與環(huán)境建立專門的檔案存儲(chǔ)庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等功能。庫(kù)房?jī)?nèi)設(shè)置檔案架、檔案柜等存儲(chǔ)設(shè)備，保證檔案的存放整齊、有序。庫(kù)房的溫度應(yīng)控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45%60%之間。4.2保管措施與責(zé)任制定檔案保管措施，明保證管責(zé)任。檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，保證檔案的安全和完整。檔案保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保管制度，認(rèn)真履行保管職責(zé)，不得擅自將檔案帶出庫(kù)房，不得泄露檔案內(nèi)容。如因保管不善導(dǎo)致檔案丟失、損壞或泄露，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任。4.3安全防范加強(qiáng)檔案的安全防范工作，采取必要的安全措施，防止檔案受到自然災(zāi)害、人為破壞等因素的影響。建立檔案安全應(yīng)急預(yù)案，如發(fā)生檔案安全，應(yīng)及時(shí)啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，采取有效措施進(jìn)行處理，將損失降到最低限度。第五章檔案利用與查閱5.1利用流程與審批檔案的利用應(yīng)遵循一定的流程和審批程序。利用者需填寫《檔案利用申請(qǐng)表》，注明利用目的、利用范圍、利用時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)檔案管理部門審批。檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，對(duì)檔案進(jìn)行查閱和提取，并按照規(guī)定的方式提供給利用者。5.2查閱規(guī)定與登記查閱檔案應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得將檔案帶出查閱室。查閱者應(yīng)遵守查閱規(guī)定，不得損壞、涂改、轉(zhuǎn)借檔案。查閱時(shí)，應(yīng)填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱者的姓名、單位、查閱時(shí)間、檔案編號(hào)等信息。5.3保密要求對(duì)涉及機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度。查閱者必須具備相應(yīng)的查閱權(quán)限，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得查閱機(jī)密檔案。檔案管理部門應(yīng)采取必要的保密措施，保證機(jī)密檔案的安全。第六章檔案銷毀與處置6.1銷毀條件與程序?qū)Τ^(guò)保管期限的檔案，經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。銷毀條件包括：檔案保管期限已滿、檔案內(nèi)容已失去利用價(jià)值、檔案存在嚴(yán)重?fù)p壞或變質(zhì)等情況。銷毀程序如下：（1）檔案管理部門提出銷毀申請(qǐng)，填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明銷毀檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、保管期限等信息。（2）公司成立檔案銷毀鑒定小組，對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行鑒定。鑒定小組由公司領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人等組成。（3）鑒定小組經(jīng)鑒定后，出具鑒定意見(jiàn)。如同意銷毀，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（4）公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀工作。銷毀工作應(yīng)由兩人以上共同進(jìn)行，并填寫《檔案銷毀清單》，注明銷毀檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀時(shí)間等信息。6.2處置方式與記錄對(duì)銷毀后的檔案，應(yīng)采取合理的處置方式，如粉碎、焚燒等。處置過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括處置時(shí)間、處置地點(diǎn)、處置方式、處置人員等信息。處置記錄應(yīng)妥善保存，以備查閱。6.3監(jiān)督與審核加強(qiáng)對(duì)檔案銷毀工作的監(jiān)督與審核，保證銷毀工作的合法性、規(guī)范性和安全性。公司審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)檔案銷毀工作進(jìn)行審計(jì)，如發(fā)覺(jué)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。第七章檔案信息化管理7.1電子檔案管理加強(qiáng)電子檔案的管理，保證電子檔案的真實(shí)性、完整性和可用性。建立電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行收集、整理、存儲(chǔ)、保管和利用。電子檔案的存儲(chǔ)應(yīng)采用多種備份方式，防止數(shù)據(jù)丟失。7.2信息系統(tǒng)維護(hù)定期對(duì)檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行。維護(hù)內(nèi)容包括系統(tǒng)軟件的更新、硬件設(shè)備的檢查和維修、數(shù)據(jù)的備份和恢復(fù)等。7.3數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)制定數(shù)據(jù)