公司印章管理制度

公司印章管理制度.合同編號(hào)：__________甲方（公司名稱）：法定代表人：地址：聯(lián)系方式：乙方（員工姓名）：性別：身份證號(hào)碼：地址：聯(lián)系方式：一、總則1.目的和依據(jù)為加強(qiáng)公司印章管理，保證公司印章的使用安全、規(guī)范、有效，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及公司實(shí)際情況，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司各類印章的管理，包括但不限于公章、財(cái)務(wù)專用章、合同專用章、法定代表人章等。3.印章的定義和分類（1）公司印章是公司對(duì)外進(jìn)行活動(dòng)的重要憑證，具有法律效力。（2）根據(jù)用途和性質(zhì)，公司印章分為以下幾類：公章：用于公司對(duì)外發(fā)布文件、公告、簽訂合同等重要事項(xiàng)。財(cái)務(wù)專用章：用于公司財(cái)務(wù)收支、票據(jù)開具等財(cái)務(wù)相關(guān)事項(xiàng)。合同專用章：用于簽訂各類合同。法定代表人章：用于法定代表人代表公司進(jìn)行的各類活動(dòng)。二、印章的保管1.印章保管人的確定（1）公司各類印章應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)保管，保管人應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識(shí)。（2）公章、合同專用章由公司指定的行政部門人員保管；財(cái)務(wù)專用章由公司財(cái)務(wù)部門人員保管；法定代表人章由法定代表人或其授權(quán)人員保管。2.保管人的職責(zé)（1）保管人應(yīng)妥善保管印章，保證印章不被盜用、遺失或損壞。（2）嚴(yán)格按照印章使用規(guī)定進(jìn)行用印，不得擅自使用印章。（3）對(duì)印章的使用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，定期向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)印章使用情況。3.印章的存放和保管要求（1）印章應(yīng)存放在專用的保險(xiǎn)柜或保管箱中，保險(xiǎn)柜或保管箱的鑰匙應(yīng)由保管人妥善保管。（2）保管人不得將印章帶出保管場(chǎng)所，如有特殊需要，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并辦理相關(guān)手續(xù)。（3）保管場(chǎng)所應(yīng)具備防火、防潮、防盜等安全措施，保證印章的安全。三、印章的使用1.使用印章的審批流程（1）使用印章須填寫《印章使用申請(qǐng)表》，注明用印事項(xiàng)、用印文件名稱、份數(shù)、申請(qǐng)人、審批人等信息。（2）《印章使用申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可使用印章。（3）涉及重大事項(xiàng)或?qū)ν夂炗喓贤模杞?jīng)公司總經(jīng)理或董事長(zhǎng)批準(zhǔn)。2.用印申請(qǐng)的內(nèi)容和要求（1）用印申請(qǐng)應(yīng)寫明用印的具體原因、用途、文件名稱及份數(shù)等。（2）用印文件應(yīng)由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核簽字，保證文件內(nèi)容的真實(shí)性、合法性和有效性。（3）用印申請(qǐng)應(yīng)提前提交，以便審批和安排用印時(shí)間。3.印章使用的登記和記錄（1）印章使用后，保管人應(yīng)及時(shí)在《印章使用登記簿》上進(jìn)行登記，記錄用印日期、文件名稱、份數(shù)、申請(qǐng)人、審批人等信息。（2）《印章使用登記簿》應(yīng)妥善保管，以備查閱。四、印章的刻制1.刻制印章的申請(qǐng)和審批（1）因業(yè)務(wù)需要刻制新印章時(shí)，應(yīng)由需求部門填寫《印章刻制申請(qǐng)表》，注明刻制印章的種類、名稱、用途等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（2）《印章刻制申請(qǐng)表》經(jīng)批準(zhǔn)后，交由行政部門統(tǒng)一辦理刻制手續(xù)。2.刻制的流程和要求（1）行政部門應(yīng)選擇具有合法資質(zhì)的刻章單位進(jìn)行刻制。（2）刻制過程中，行政部門應(yīng)嚴(yán)格監(jiān)督刻章單位按照規(guī)定的樣式、規(guī)格進(jìn)行刻制，保證印章的質(zhì)量和安全性。（3）刻制完成后，行政部門應(yīng)及時(shí)驗(yàn)收印章，并在《印章刻制登記簿》上進(jìn)行登記。3.新印章的啟用和備案（1）新印章啟用前，應(yīng)發(fā)布啟用通知，明確印章的啟用時(shí)間、使用范圍等事項(xiàng)。（2）新印章啟用后，應(yīng)及時(shí)向公安機(jī)關(guān)備案，并將備案材料歸檔保存。五、印章的停用與銷毀1.印章停用的情形和審批（1）公司名稱變更、印章?lián)p壞、遺失或其他原因?qū)е掠≌聼o法繼續(xù)使用時(shí)，應(yīng)及時(shí)辦理停用手續(xù)。（2）印章停用由使用部門提出申請(qǐng)，填寫《印章停用申請(qǐng)表》，注明停用原因、印章名稱、停用時(shí)間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，交行政部門辦理停用手續(xù)。2.印章的銷毀流程和要求（1）停用的印章應(yīng)及時(shí)進(jìn)行銷毀，銷毀工作由行政部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施。（2）銷毀前，應(yīng)核對(duì)印章的數(shù)量、種類等信息，保證與停用申請(qǐng)表一致。（3）銷毀過程應(yīng)在專人監(jiān)督下進(jìn)行，采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷毀，保證印章無法再使用。（4）銷毀后，應(yīng)填寫《印章銷毀登記表》，記錄銷毀日期、印章名稱、數(shù)量、銷毀方式、監(jiān)督人等信息，并將登記表歸檔保存。3.銷毀后的記錄和備案（1）銷毀工作完成后，行政部門應(yīng)將銷毀情況書面報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)，并將相關(guān)材料歸檔保存。（2）涉及國家機(jī)關(guān)要求備案的，應(yīng)按照規(guī)定及時(shí)辦理備案手續(xù)。六、印章的外借與攜帶1.外借與攜帶的審批流程（1）因工作需要將印章外借或攜帶外出時(shí)，應(yīng)由使用部門填寫《印章外借申請(qǐng)表》或《印章攜帶申請(qǐng)表》，注明外借或攜帶的原因、印章名稱、使用時(shí)間、歸還時(shí)間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，交印章保管人辦理外借或攜帶手續(xù)。（2）外借或攜帶印章的人員應(yīng)具備一定的責(zé)任心和保密意識(shí)，保證印章的安全。2.外借與攜帶的責(zé)任和要求（1）外借或攜帶印章的人員應(yīng)妥善保管印章，不得轉(zhuǎn)借他人或用于與工作無關(guān)的事項(xiàng)。（2）在使用印章時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照審批的用途和范圍使用，不得擅自擴(kuò)大使用范圍。（3）使用完畢后，應(yīng)及時(shí)將印章歸還保管人，并辦理歸還手續(xù)。3.歸還后的檢查和記錄（1）印章歸還后，保管人應(yīng)及時(shí)進(jìn)行檢查，保證印章完好無損。（2）檢查無誤后，保管人應(yīng)在《印章外借歸還登記簿》或《印章攜帶歸還登記簿》上進(jìn)行登記，記錄歸還日期、印章名稱、借用人、歸還人等信息。七、印章的安全管理1.印章保管場(chǎng)所的安全措施（1）印章保管場(chǎng)所應(yīng)安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等安全設(shè)施，保證保管場(chǎng)所的安全。（2）保管場(chǎng)所應(yīng)設(shè)置防火、防潮、防蟲等設(shè)施，保證印章的存放環(huán)境符合要求。（3）定期對(duì)保管場(chǎng)所的安全設(shè)施進(jìn)行檢查和維護(hù)，保證其正常運(yùn)行。2.防范印章被盜用、冒用的措施（1）加強(qiáng)對(duì)印章保管人的教育培訓(xùn)，提高其安全防范意識(shí)和責(zé)任意識(shí)。（2）嚴(yán)格執(zhí)行印章使用審批制度，杜絕未經(jīng)審批擅自使用印章的情況發(fā)生。（3）定期對(duì)印章的使用情況進(jìn)行檢查和審計(jì)，及時(shí)發(fā)覺和糾正違規(guī)使用印章的行為。3.安全的處理和應(yīng)急預(yù)案（1）如發(fā)生印章被盜用、遺失或其他安全，保管人應(yīng)立即向公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并采取相應(yīng)的應(yīng)急措施。（2）公司應(yīng)成立應(yīng)急處理小組，負(fù)責(zé)對(duì)安全進(jìn)行調(diào)查和處理，及時(shí)采取措施減少損失。（3）制定印章安全應(yīng)急預(yù)案，定期進(jìn)行演練，提高應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力。八、監(jiān)督與檢查1.監(jiān)督檢查的職責(zé)和權(quán)限（1）公司行政部門負(fù)責(zé)對(duì)印章的管理和使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。（2）監(jiān)督檢查人員有權(quán)查閱印章使用的相關(guān)記錄和文件，對(duì)印章的保管、使用情況進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)檢查。（3）對(duì)發(fā)覺的違規(guī)行為，監(jiān)督檢查人員有權(quán)要求相關(guān)部門和人員立即整改，并提出處理意見。2.檢查的內(nèi)容和方式（1）檢查內(nèi)容包括印章的保管情況、使用審批流程的執(zhí)行情況、登記記錄的完整性等。（2）檢查方式包括定期檢查、不定期抽查、專項(xiàng)檢查等。3.發(fā)覺問題的處理和整改要求（1）對(duì)檢查中發(fā)覺的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)部門和人員限期整改。（2）整改完成后，應(yīng)進(jìn)行復(fù)查，保證問題得到徹底解決。（3）對(duì)違規(guī)使用印章的行為，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。九、違規(guī)責(zé)任1.違反印章管理制度的行為界定（1）未經(jīng)審批擅自使用印章的。（2）超越審批權(quán)限使用印章的。（3）使用印章時(shí)未按照規(guī)定的用途和范圍使用的。（4）印章保管人未妥善保管印章，導(dǎo)致印章被盜用、遺失或損壞的。（5）未按照規(guī)定進(jìn)行印章的刻制、停用、銷毀等管理工作的。2.相應(yīng)的處罰措施（1）對(duì)違反印章管理制度的行為，視情節(jié)輕重給予警告、罰款、降職、撤職等處分。（2）給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（3）構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。3.對(duì)造成損失的賠償責(zé)任（1）因違反印章管理制度給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，責(zé)任人應(yīng)按照實(shí)際損失進(jìn)行賠償。（2）賠償方式可以是現(xiàn)金賠償、財(cái)產(chǎn)抵押等，具體賠償方式由公司根據(jù)實(shí)際情況決定。十、附則1.制度的解釋權(quán)本制度的解釋權(quán)歸公司行政部門所有。2.制度的修訂和完善（1）公司應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，定期對(duì)本制度進(jìn)行修訂和完善。（2）修訂和完善后的制度應(yīng)及時(shí)發(fā)布實(shí)施，并向員工進(jìn)行宣傳和培訓(xùn)。3.生效日期本制度自發(fā)布之日起生效。十一、附件1.印章使用申請(qǐng)表2.印章刻制申請(qǐng)表3.印章停用申請(qǐng)表4.印章銷毀申請(qǐng)表5.印章外借申請(qǐng)表十二、補(bǔ)充規(guī)定1.特殊情況下的印章使用規(guī)定（1）在緊急情況下，如遇突發(fā)事件或重大業(yè)務(wù)需要，無法按照正常審批流程使用印章時(shí)，經(jīng)公司總經(jīng)理或董事長(zhǎng)批準(zhǔn)后，可以先使用印章，事后應(yīng)及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)。（2）對(duì)于涉及公司機(jī)密的文件或事項(xiàng)，使用印章時(shí)應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，保證信息安全。2.與其他管理制度的銜接和協(xié)調(diào)（1）本制度應(yīng)與公司其他管理制度相銜接，如財(cái)務(wù)管理制度、合同管理制度等，保證印章管理與公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)的順利開展相協(xié)調(diào)。（2）在執(zhí)行本制度過程中，如發(fā)覺與其他管理制度存在沖突或不一致的情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行協(xié)調(diào)和解決。十三、相關(guān)法律法規(guī)引用1.涉及印章管理的法律法規(guī)清單《中華人民共和國印章管理辦法》《中華人民共和國合同法》《中華人民共和國公司法》2.對(duì)法律法規(guī)的遵守和執(zhí)行要求（1）公司及員工應(yīng)嚴(yán)格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)，依法使用和管理印章。（2）加強(qiáng)對(duì)法律法規(guī)的學(xué)習(xí)和宣傳，提高員工的法律意識(shí)和合規(guī)意識(shí)。（3）定期對(duì)印章管理工作進(jìn)行自查，保證印章管理工作符合法律法規(guī)的要求。十四、培訓(xùn)與宣傳1.對(duì)員工進(jìn)行印章管理制度的培訓(xùn)計(jì)劃（1）公司應(yīng)定期組織員工進(jìn)行印章管理制度的培訓(xùn)，使員工了解印章管理的重要性和相關(guān)規(guī)定。（2）培訓(xùn)內(nèi)容包括印章的分類、保管、使用、刻制、停用、銷毀等方面的知識(shí)和操作流程。（3）培訓(xùn)方式可以采用集中授課、在線學(xué)習(xí)、案例分析等多種形式，保證培訓(xùn)效果。2.宣傳印章管理制度的方式和渠道（1）通過公司內(nèi)部網(wǎng)站、宣傳欄、公告欄等渠道，發(fā)布印章管理制度的相關(guān)內(nèi)容，向員工進(jìn)行宣傳。（