辦公自動化應(yīng)用案例教程課件

第1章辦公自動化概述辦公自動化應(yīng)用案例教程（視頻指導(dǎo)版）目錄Contents1.1

辦公自動化概念1.2

常用辦公平臺和軟件1.3

上機演練1.4

課后作業(yè)1.1.1辦公自動化的定義辦公自動化指的是利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，將現(xiàn)代辦公和電腦網(wǎng)絡(luò)結(jié)合起來的一種新型辦公模式。它不僅可以實現(xiàn)辦公事務(wù)的自動化處理，而且可以極大地提高個人或者群體辦公事務(wù)的工作效率。在行政機關(guān)中，辦公自動化被稱為電子政務(wù)；企事業(yè)單位則稱之為OA。通過實現(xiàn)辦公自動化可以優(yōu)化現(xiàn)有的管理組織結(jié)構(gòu)，調(diào)整管理體制，在提高效率的基礎(chǔ)上，增加協(xié)同辦公能力，強化決策的一致性，最后實現(xiàn)提高決策效能的目的。1.1.2辦公自動化的特點辦公自動化可以解決人與辦公設(shè)備之間的人機交互問題，從而提高辦公人員的工作效率和質(zhì)量并節(jié)約資源。而如今，辦公自動化隨著互聯(lián)網(wǎng)、電腦以及數(shù)據(jù)庫，這三大核心技術(shù)的支持，它已具有以下4大特點：辦公多媒體化：利用數(shù)字、文字、圖形圖像、音視頻等各種多媒體技術(shù)，經(jīng)過計算機綜合處理，使人們通過視覺、聽覺、觸覺等多種方式來獲取及處理辦公信息的方式。辦公網(wǎng)絡(luò)化：網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用改變了人們的生活方式，也改變了人們的工作方式。通過網(wǎng)絡(luò)可連接到世界任何地區(qū)，從而實現(xiàn)信息的高速傳播。辦公智能化：利用各種智能化操作，如文字識別、輔助決策等功能，可以輕松的處理人們?nèi)粘７爆嵉霓k公事務(wù)。辦公集成化：通過軟硬件及網(wǎng)絡(luò)的集成、人與系統(tǒng)的集成和單一辦公系統(tǒng)同社會公眾信息系統(tǒng)的集成，組成了“無縫集成”的開放式系統(tǒng)。目錄Contents1.1

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課后作業(yè)1.2.1辦公自動化平臺——Windows10操作系統(tǒng)熟悉操作系統(tǒng)是進(jìn)行自動化辦公操作的基礎(chǔ)，用戶應(yīng)先掌握操作系統(tǒng)的基本操作才可。Windows操作系統(tǒng)是目前國內(nèi)較為常用的辦公平臺，它包含WindowsXP、Windows7、Windows8和Windows10等多個系列，其中Windows10為目前主流的操作系統(tǒng)。Windows10啟動與退出Windows10系統(tǒng)啟動是需要在確保電源供電正常、各電源線、數(shù)據(jù)線及外設(shè)在硬件連接無誤的基礎(chǔ)上。用戶只需按開機按鈕，進(jìn)入歡迎界面，輸入登陸賬號及密碼，單擊即可進(jìn)入桌面。如果沒有設(shè)置登陸密碼的話，系統(tǒng)會直接進(jìn)入系統(tǒng)桌面。1.2.1辦公自動化平臺——Windows10操作系統(tǒng)在操作過程中，用戶臨時有事，需暫時離開。為了保證所做的文檔不被他人瀏覽或更改，可利用Windows10的鎖定功能，將桌面鎖定即可。單擊任務(wù)欄中的“

”圖標(biāo)，選擇用戶頭像，在打開的菜單列表中選擇“鎖定”選項。系統(tǒng)會自動鎖定桌面，并返回到賬戶登陸界面。只有輸入正確登陸密碼或驗證圖片密碼后，才可解鎖并返回到桌面。1.2.1辦公自動化平臺——Windows10操作系統(tǒng)當(dāng)需要退出Windows10系統(tǒng)操作時，需單擊任務(wù)欄中的

圖標(biāo)，在打開的列表中選擇“電源”選項。單擊該選項，在快捷列表中選擇“關(guān)機”選項即可。1.2.1辦公自動化平臺——Windows10操作系統(tǒng)認(rèn)識Windows10桌面進(jìn)入Windows10操作系統(tǒng)后，屏幕上隨即會顯示工作桌面。該桌面是由桌面背景、桌面圖標(biāo)以及任務(wù)欄，這三個部分組成。桌面背景：在電腦系統(tǒng)中所顯示的畫面。用戶可根據(jù)喜好對桌面背景進(jìn)行個性化設(shè)計。1.2.1辦公自動化平臺——Windows10操作系統(tǒng)桌面圖標(biāo)：桌面圖標(biāo)是打開應(yīng)用程序的快捷途徑。它默認(rèn)顯示在桌面左側(cè)，其包含“此電腦”、“網(wǎng)絡(luò)”、“回收站”圖標(biāo)。用戶安裝相應(yīng)的軟件程序后，該程序圖標(biāo)也會顯示在此處，雙擊該圖標(biāo)即可啟動該軟件。1.2.1辦公自動化平臺——Windows10操作系統(tǒng)任務(wù)欄：任務(wù)欄默認(rèn)位于桌面的最底端。其中，左側(cè)圖標(biāo)為WIN鍵以及快捷工具，中間為軟件快速啟動區(qū)，單擊對應(yīng)的圖標(biāo)可以快速切換到對應(yīng)的軟件窗口。用戶還可以使用鼠標(biāo)拖拽的方法來改變它們的前后順序。右側(cè)是系統(tǒng)圖標(biāo)顯示區(qū)，其中包括“網(wǎng)絡(luò)狀態(tài)”、“系統(tǒng)音量”、“時間日期”等圖標(biāo)。1.2.2Office辦公軟件辦公自動化操作離不開辦公軟件的應(yīng)用，而較為常用的辦公軟件有兩種，一種是微軟Office，另外一種是則是WPSOffice。下面先對微軟Office軟件進(jìn)行簡單的介紹。Office軟件是Microsoft公司推出的一款辦公軟件，其方便友好的用戶界面、穩(wěn)定安全的文件格式、無縫高效的溝通協(xié)作功能，受到了廣大辦公人員的青睞。Office軟件包含多個組件，其中Word、Excel、PowerPoint組件較為常用。1.2.2Office辦公軟件1.Word組件Word是一款功能強大的文檔處理組件，它常用于文檔的編排與制作。在職場中的使用率很高，幾乎任何行業(yè)都需要用到它。行政文員需要用它來制作各類合同、各類規(guī)章制度文檔；財務(wù)人員需要用它來制作各類數(shù)據(jù)分析報告文檔；教師需要使用它來制作教案及各類學(xué)術(shù)論文等。Word除了能夠處理日常辦公文檔外，還能夠使用它來制作一些特殊的文檔，例如產(chǎn)品宣傳畫冊、使用說明手冊、各類獎狀證書及邀請函等。此外，用戶還能夠使用Word來對長篇文檔進(jìn)行編排、審核校對工作。總之，Word在文字處理方面表現(xiàn)的十分出色。1.2.2Office辦公軟件2.Excel組件Excel是一款專門用于制作電子表格的軟件，利用它除了能夠制作出專業(yè)的報表外，還能夠用它來對報表中的數(shù)據(jù)進(jìn)行各種復(fù)雜的統(tǒng)計、分析和計算。與此同時，利用Excel中的圖表功能，可將各類報表以圖形化方式展現(xiàn)出來，讓數(shù)據(jù)展現(xiàn)地更清晰、更直觀。1.2.2Office辦公軟件3.PowerPoint組件PowerPoint是一款用于制作演示文稿的辦公組件，它可將文稿通過文字、圖形圖像、音視頻、動畫等形式展現(xiàn)出來。正因為PowerPoint具有強大的表現(xiàn)力及感染力這一特性，從而受到了各類職場人士的青睞。1.2.3WPSOffice辦公軟件以上介紹的是微軟Office辦公軟件。接下來將介紹第二款使用率很高的辦公軟件——WPSOffice軟件。WPSOffice（簡稱WPS）,它是由國內(nèi)金山公司自主研發(fā)的一款國民辦公軟件。與微軟Office軟件相比較，它具有內(nèi)存占用低、運行速度快、體積小、提供海量在線存儲及文檔模板下載功能、特別是對于個人版用戶永久免費等優(yōu)勢。對于軟件操作方面來說，它人性化、智能化操作已逐漸被廣大職場人所認(rèn)可。無論是進(jìn)行文檔排版、數(shù)據(jù)分析，還是方案演示，它都能幫助用戶高質(zhì)量的完成。此外，經(jīng)過軟件的不斷更新迭代，WPSOffice陸續(xù)的推出了一系列便民小工具。例如PDF閱讀器、圖片設(shè)計、表單設(shè)計、腦圖、流程圖等，實現(xiàn)了多款軟件的同時運作效果。目錄Contents1.1

辦公自動化概念1.2

常用辦公平臺和軟件1.3

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課后作業(yè)1.3.1快速搜索指定文件Windows10操作系統(tǒng)提供了強大的搜索功能，它能夠幫助用戶在及時的搜索到某個指定的文件夾或文件。單擊右側(cè)搜索箭頭，系統(tǒng)會羅列出與該名稱相近的文件列表1.3.1快速搜索指定文件當(dāng)用戶不確定文件在哪個系統(tǒng)盤，那就需要進(jìn)行全盤搜索1.3.2快速截取桌面圖像如果在沒有安裝QQ，或其他截圖工具時，該如何進(jìn)行快速截圖呢？很簡單，Windows10操作系統(tǒng)自帶有截圖工具，利用該工具可順利進(jìn)行截圖操作。在Win鍵菜單中選擇“截圖和草圖”選項，打開截圖工具欄，用戶可選取截圖形式1.3.2快速截取桌面圖像選擇好范圍后可進(jìn)行截屏操作，單擊“保存”按鈕，可將該圖片進(jìn)行保存目錄Contents1.1

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常用辦公平臺和軟件1.3

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課后作業(yè)1.項目需求電腦系統(tǒng)盤存儲空間有限，為了避免出現(xiàn)文件過大，而無法儲存的情況，需要隨時查看文件的大小。2.項目分析無論是程序應(yīng)用軟件，還是制作的各類文件，用戶都可通過右鍵功能來查看當(dāng)前文件的大小。3.項目效果查看“項目進(jìn)度統(tǒng)計”文件大小效果。1.4.1查看文件大小1.項目需求在日常工作中，經(jīng)常要使用PowerPoint軟件來制作各類演示文稿。為了操作方法，現(xiàn)需將它固定在任務(wù)欄中，以便快速啟動它。2.項目分析將應(yīng)用程序固定在任務(wù)欄中的快速啟動區(qū)域，用戶只需單擊相應(yīng)的程序圖標(biāo)即可啟動該程序。打開Win鍵列表，并在右側(cè)磁貼列表中找到相應(yīng)的程序圖標(biāo)，將其直接拖至任務(wù)欄中即可。3.項目效果PowerPoint應(yīng)用程序固定效果。1.4.2將PowerPoint應(yīng)用程序固定在任務(wù)欄中學(xué)習(xí)進(jìn)步辦公自動化應(yīng)用案例教程（視頻指