MBA《行政管理人員的修煉》實(shí)戰(zhàn)講義全集第05講文秘的時(shí)間管理

第五講行政文秘的時(shí)間管理

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1．分析時(shí)間2．診斷工作環(huán)境，提高工作效率3．立即改變4.跨越時(shí)間管理陷阱一.分析時(shí)間每天留出時(shí)間進(jìn)行回顧，調(diào)整優(yōu)先次序，舍棄無(wú)效的工作分解困難的任務(wù)，逐個(gè)擊破在上班的路上大致計(jì)劃一下當(dāng)天的工作將工作日以30分鐘進(jìn)行分割及時(shí)更新工作日志—記憶往往是不可靠的。診斷工作環(huán)境，提高工作效率辦公室里彌漫的4大效率毒素：聲音干擾職能干擾空間干擾設(shè)備干擾討論：如何排除辦公室4大效率毒素？辦公室“排毒4味丸”第一味：根據(jù)工作需求和程序從新安排辦公桌第二味：保障公共空間和私人空間的獨(dú)立第三味：有效利用辦公設(shè)備第四味：利用設(shè)備和訓(xùn)練減少聲音的干擾小辦公室排毒案例辦公室面積：14平方米辦公室人員：主管1人秘書1人下屬3人辦公設(shè)備：文件柜、公用電腦、5張辦公桌等小辦公室排毒案例（續(xù)）個(gè)人辦公需求：主管：多項(xiàng)（個(gè)人任務(wù)、給秘書安排任務(wù)、接待訪客）秘書：兩項(xiàng)（個(gè)人任務(wù)、接受主管安排的）下屬：?jiǎn)雾?xiàng)（個(gè)人任務(wù)）小辦公室排毒案例（續(xù)）主管：辦公桌應(yīng)和秘書最近，并擁有獨(dú)立的接待空間，以保證不會(huì)給下屬造成干擾秘書：和主管辦公室最近，和主管頻繁溝通不會(huì)影響其他同事下屬：不受干擾的個(gè)人辦公空間效率專家挑錯(cuò)辦公室（圖1）80分錯(cuò)誤1：辦公室沒有隔斷就會(huì)有很大的聲音干擾。如果使用隔板，情況將大大緩解。為了保證照明，最好給每人配備照明用臺(tái)燈。錯(cuò)誤2：公共通道有些狹窄，但好在不會(huì)影響他人效率專家挑錯(cuò)辦公室（圖2）60分錯(cuò)誤1

公共通道和私人空間交叉錯(cuò)誤2接待空間在辦公室盡頭錯(cuò)誤3秘書與主管座位離開太遠(yuǎn)錯(cuò)誤4電腦顯示器朝向不對(duì)，造成反光錯(cuò)誤5辦公室沒有隔板，聲音干擾嚴(yán)重錯(cuò)誤6適合安放辦公桌的窗口位置被文件柜占據(jù)效率專家挑錯(cuò)辦公室（圖3）70分錯(cuò)誤1公共通道過(guò)長(zhǎng)錯(cuò)誤2主管個(gè)人空間失去接待功能效率專家挑錯(cuò)辦公室（圖4）滿分優(yōu)點(diǎn)1充分利用有陽(yáng)光的窗口位置優(yōu)點(diǎn)2私人空間和公共空間交叉減少優(yōu)點(diǎn)3利用隔板阻斷過(guò)多噪音優(yōu)點(diǎn)4主管與秘書溝通方便優(yōu)點(diǎn)5減少訪客對(duì)其他人的干擾辦公室排毒DIY自我檢測(cè)問(wèn)題：我的辦公桌為什么要放在這個(gè)位置？我的工作空間和公共通道是否過(guò)近？我每天來(lái)往于辦公桌與文件柜的頻率有多高？我遭受的最主要的辦公干擾來(lái)自哪里？提出辦公室改善建議。二.時(shí)間管理的陷阱

豬八戒踩西瓜皮——滑到哪里是哪里不好意思拒絕別人

“反正時(shí)間還早”——拖延

文件滿桌病喋喋不休的“電話粥”源源不斷的信息1.豬八戒踩西瓜皮——滑到哪里是哪里

沒時(shí)間做計(jì)劃工作是程序化，規(guī)律化，根本沒必要做計(jì)劃計(jì)劃常常被打斷不喜歡被計(jì)劃束縛“船到橋頭自然直”2.不好意思拒絕別人

——接受請(qǐng)托比拒絕更容易——拒絕請(qǐng)托會(huì)觸怒請(qǐng)托者從而導(dǎo)致請(qǐng)托者報(bào)復(fù)——我想做一個(gè)廣受愛戴的人——我不懂得如何拒絕3．“反正時(shí)間還早”——拖延

帕金森定律工作會(huì)自動(dòng)地膨脹占滿所有可用的時(shí)間。 時(shí)間管理陷阱隱含著你可以為一項(xiàng)工作安排過(guò)多的時(shí)間，如果你給自己安排了充裕的時(shí)間從事一項(xiàng)活動(dòng)，你會(huì)放慢你的節(jié)奏以使用掉所有分配的時(shí)間。4．文件滿桌病

安全感猶豫的個(gè)性半途而廢的工作習(xí)慣個(gè)人的喜好5．喋喋不休的“電話粥”不分優(yōu)先順序打電話沒有充分準(zhǔn)備就打重要電話電話的談話離題與喜歡的人打電話，容易失去對(duì)時(shí)間的控制6．源源不斷的信息

紙張的形式：郵件、傳真、備忘錄、報(bào)紙、雜志、期刊、報(bào)告電子的形式：電子郵件、互聯(lián)網(wǎng)聲音的形式：面談、電視、廣播、電話三.如何跨越時(shí)間陷阱

要事第一

以最終的結(jié)果來(lái)開始行動(dòng)（以終為始）

學(xué)會(huì)說(shuō)“NO！”

辦公桌上的“5S”運(yùn)動(dòng)

恰當(dāng)、有效地使用電話篩選信息1.要事第一“大石頭”理論與“二八”定律

ABC法則

辦事的優(yōu)先次序

并行工作法

2.以終為始

是必須要做的嗎？不完成會(huì)怎樣？是自己想要的嗎？和目標(biāo)直接相關(guān)嗎？回報(bào)及收益高嗎？3.學(xué)會(huì)說(shuō)“NO！”1.耐心傾聽2.如無(wú)法當(dāng)場(chǎng)決定則要告訴他你還要考慮長(zhǎng)點(diǎn)時(shí)間3.顯示慎重4.表情應(yīng)和顏悅色5.態(tài)度堅(jiān)定3.學(xué)會(huì)說(shuō)“NO！”6.指出拒絕的理由7.拒絕的是請(qǐng)托而不是他8.如有可能為他提供其他可行途徑9.切忌透過(guò)第三者來(lái)拒絕4．辦公桌上的“5S”運(yùn)動(dòng)

整理整頓清掃清潔修養(yǎng)整理廢紙簍的作用文件存檔系統(tǒng)“各就各位”的擺置集中精力做一件事不要總是重復(fù)處理同一文件不要為了表面的整潔而塞入一處下班前的清理

5．有效、恰當(dāng)?shù)乩秒娫?/p>

選擇打電話的時(shí)間按照優(yōu)先順序打電話清楚每個(gè)電話要討論的要點(diǎn)對(duì)于自己花在每個(gè)電話的時(shí)間，做到心中有數(shù)6．篩選信息迅速處理妥善存放沒有保存價(jià)值的資料就銷毀運(yùn)籌他人的時(shí)間時(shí)間管理矩陣圖·危機(jī)·緊急的問(wèn)題·有限期的任務(wù)、會(huì)議·準(zhǔn)備事項(xiàng)

·準(zhǔn)備事項(xiàng)·預(yù)防工作·價(jià)值觀的澄清·計(jì)劃·關(guān)系的建立·真正的休閑充電·授能自主管理·干擾，一些電話·一些信件、報(bào)告·許多緊急事件·許多湊熱鬧的活動(dòng)

·細(xì)瑣、忙碌的工作·一些電話·浪費(fèi)時(shí)間的事·“逃避性”活動(dòng)·無(wú)關(guān)緊要的信件·看太多的電視

緊急不緊急重要不重要五、時(shí)間管理的工具

1．月歷2．

行事歷與甘特表3．

效率手冊(cè)4．

商務(wù)通與訂房卡5．鬧鐘6.其它工具六.你的計(jì)劃

確立目標(biāo)探尋達(dá)成目標(biāo)之各種途徑轉(zhuǎn)化為每周或每日之工作事編排每周或每日的行事次序并執(zhí)行之定期檢討謝謝大家！9、春去春又回，新桃換舊符。在那桃花盛開的地方，在這醉人芬芳的季節(jié)，愿你生活像春天一樣陽(yáng)光，心情像桃花一樣美麗，日子像桃子一樣甜蜜。2月-252月-25Friday,February7,202510、人的志向通常和他們的能力成正比例。00:47:2000:47:2000:472/7/202512:47:20AM11、夫?qū)W須志也，才須學(xué)也，非學(xué)無(wú)以廣才，非志無(wú)以成學(xué)。2月-2500:47:2000:47Feb-2507-Feb-2512、越是無(wú)能的人，越喜歡挑剔別人的錯(cuò)兒。00:47:2000:47:2000:47Friday,February7,202513、志不立，天下無(wú)可成之事。2月-252月-2500:47:2000:47:20February7,202514、ThankyouverymuchfortakingmewithyouonthatsplendidoutingtoLondon.ItwasthefirsttimethatIhadseentheToweroranyoftheotherfamoussights.IfI'dgonealone,Icouldn'thaveseennearlyasmuch,becauseIwouldn'thaveknownmywayabout.。07二月202512:47:20上午00:47:202月-2515、會(huì)當(dāng)凌絕頂，一覽眾山小。二月2512:47上午2月-2500:47February7,2025