ERP整體流程詳細說明

註：詳參「採購管理系統(tǒng)\請購管理篇」、「詢價管理」及「7.x線上版更說明\採購職能篇」數(shù)位課程單元。

2範例及重點說明作業(yè)位址：採購管理系統(tǒng)\請購資料管理\請購（分批）資料維護作業(yè)範例說明：採購單位接獲請購需求，品號分別為「INV1009合成皮」及「INV1001SL足墊」，需求中之「INV1009合成皮」須分批請購，採購人員於「請購（分批）維護作業(yè)」輸入分批請購資料。重點說明：本作業(yè)主要目的在於審核「請購單」分批請購之需求，無須新增單別。以「查詢」方式找到部門別「物管部門」於上一單據(jù)輸入之「請購單號」，按一下「修改」鈕；進行分批請購資料維護。勾選「分批採購」。選擇「分批方式」。按下「確認」鈕，系統(tǒng)會依選擇的分批方式自動帶出分批請購相關(guān)資料。確認「採購人員」是否正確，可另修改。確認「供應廠商」是否正確，可另修改。確認「交貨庫別」是否正確，可另修改。若有特別事項須註明，可輸入至「備註」欄位，執(zhí)行「請購資料更新作業(yè)」時可選擇將此備註資料產(chǎn)生至採購單?！笒褓弳翁枴共恍栎斎耄瑘?zhí)行「請購資料更新作業(yè)」產(chǎn)生對應「採購單」後由系統(tǒng)回寫採購單號，產(chǎn)生採購單後，「結(jié)案碼」會被更新成「Y:自動結(jié)案」?！笒褓彅?shù)量」會依原始請購數(shù)量再依據(jù)選擇的分批方式帶出各廠商的請購數(shù)量，檢視是否應依採購批量、最低補量、補貨倍量等其它因素修改「採購數(shù)量」。確認後續(xù)發(fā)票「課稅別」是否正確，可另修改。確認「交貨日」是否正確，可另修改。確認「採購單價」是否正確，可另修改。若已確認此請購需求，可將「鎖定碼」打勾，以區(qū)分已經(jīng)確認及未經(jīng)確認需求之資料。

3範例及重點說明作業(yè)位址：採購管理系統(tǒng)\請購資料管理\請購資料維護作業(yè)範例說明：採購單位接獲的請購需求中之「INV1001SL足墊」，無須分批請購，若亦無需詢價，則採購人員可於「請購資料維護作業(yè)」直接確認需求。重點說明：本作業(yè)主要目的在於審核「請購單」不須分批請購之需求，以同樣的方式檢視請購資料。若此筆請購需求不予認可（不需採購），可按工具列之「指定結(jié)案」鈕處理。練習題2：假設您是採購人員，請至「採購管理系統(tǒng)\請購資料管理\請購（分批）資料維護」查詢二筆資料：由「10物管部門」於當月1日提出之需求，品號為「INV1002底座」，數(shù)量1,000個，需求日為當月8日；此張請購單分別向「1011大同公司」及「1012華夏公司」採購700及300個。由「70倉管部門」於當月1日提出之需求，品號為「INV1004一般輪」，數(shù)量1,000個，需求日為當月9日。此品號因從未經(jīng)核價程序，故查詢後請勿做任何維護資料，待流程三（詢價及審核）再繼續(xù)練習。於本作業(yè)查詢之目的，在於了解「70倉管部門」之需求。

三、詢價及審核流程1.流程說明註：詳參「採購管理系統(tǒng)\詢價管理」及「7.x線上版更說明\採購職能篇」數(shù)位課程單元。

2.範例及重點說明作業(yè)位址：採購管理系統(tǒng)\詢價資料管理\詢價單建立作業(yè)範例說明：針對流程二第一筆請購需求，品號「INV1001SL足墊」，此品號因從未經(jīng)核價程序，故採購人員向兩家廠商「1001國內(nèi)供應商」以及「1002嘉嘉供應商」進行採購前的詢價並紀錄於系統(tǒng)中。輸入第一家供應廠商報價資料：重點說明：新增第一家供應商報價資料，點選新增後，於「請購單別」欄位開窗查詢並選取「請購單號」。輸入「單據(jù)日期」。選取供應廠商為「1001國內(nèi)供應商」。於「請購序號」欄位開窗選取請購單之「原序號」。系統(tǒng)會依該請購單明細帶出品號、規(guī)格、數(shù)量等資料。在「廠商報價」欄位輸入廠商報價6元。單據(jù)存檔後執(zhí)行簽核流程，核準後，該單據(jù)會出現(xiàn)紅色「核」字。輸入第二家供應廠商報價資料：重點說明：向第二個廠商「1002嘉嘉供應商」詢價，以同樣的方式新增第二筆廠商報價資料。輸入「廠商報價」。練習題3：品號「INV1004一般輪」因從未經(jīng)核價程序，故採購人員您必須詢、比、議價，請將初步詢價結(jié)果輸入至「採購管理系統(tǒng)\詢價資料管理\詢價單建立作業(yè)」：供應廠商單價1011大同公司101012華夏公司11作業(yè)位址：採購管理系統(tǒng)\詢價資料管理\詢價單審核作業(yè)範例說明：採購人員已建立兩筆詢價資料，將初步議價及比價之結(jié)果呈交主管審核。重點說明：點選「查詢」按鈕，在「請購單別」欄位開窗選取已經(jīng)詢好價的「請購單號」，不需新增單據(jù)。於單身「核準」欄位勾選最終選擇之供應廠商，如：「1001國內(nèi)供應商」?？稍凇競湓]」欄位紀錄選擇原因。核準後，該單據(jù)會出現(xiàn)紅色「核」字，系統(tǒng)亦會更新「請購資料維護作業(yè)」的「詢價碼」為「已核準」，表示整個詢價及審核程序已完成，可繼續(xù)下一程序「請購資料更新作業(yè)」。工具列上提供兩個核準按鈕：「單筆確認」及「整張確認」；若同一請購單有兩筆資料，假設兩筆請購品號向兩家不同供應廠商採購，可利用「單筆確認」鈕處理，以防止因與另一家供應廠商詢、比、議價時間過長而延誤另一請購品之採購；假設兩筆請購品號向同一家供應廠商採購，可利用「整張確認」審核同一請購單資料。註：分批請購之品號不可走詢價流程。練習題4：承上一步驟（詢價單建立作業(yè)）練習題，採購人員已建立兩筆詢價資料，將初步議價及比價之結(jié)果呈交主管審核。假設您是該名主管，請至「採購管理系統(tǒng)\詢價資料管理\詢價單審核作業(yè)」做最後審核決定。作業(yè)位址：採購管理系統(tǒng)\請購資料管理\請購資料更新作業(yè)範例說明：將已審核過的請購資料，批次拋轉(zhuǎn)成正式採購單。

重點說明：篩選要拋轉(zhuǎn)成採購單之「請購單號」範圍。可選擇「鎖定選項」為「已鎖定」者，篩選需求確認（未執(zhí)行詢價流程者）或已審核（有執(zhí)行詢價流程者）之請購單。註：「已鎖定/未鎖定」者皆可更新成採購單。若有多個採購人員，則依所屬權(quán)責選擇「採購人員」。輸入要產(chǎn)生之採購日期及產(chǎn)生哪一個單別之單據(jù)。執(zhí)行結(jié)果（由系統(tǒng)自動產(chǎn)生之採購單）：重點說明：依請購資料更新成採購明細?？梢朗欠耥毦o急處理勾選「急料」，以提醒供應廠商急件處理。採購單明細也會將請購單別、單號、序號列出以作後續(xù)勾稽。

練習題5：將已確認之請購單拋轉(zhuǎn)成正式採購單。請購部門品號數(shù)量需求日上一步驟10物管部門INV1002底座1,000個當月8日分批請購70倉管部門INV1004一般輪1,000個當月9日詢價審核四、料件承認流程1.流程說明註：詳參「產(chǎn)品結(jié)構(gòu)管理系統(tǒng)\料件承認管理篇」數(shù)位課程單元。

2.範例及重點說明作業(yè)位址：產(chǎn)品結(jié)構(gòu)管理系統(tǒng)\料件承認管理\料件承認資料建立作業(yè)範例說明：向供應廠商索取料件承認資料，並將此資料輸入於本作業(yè)，可作為後續(xù)購料時之管制。重點說明：以「查詢」方式找出品號，按下「修改」鈕輸入料件承認資料?！噶霞姓J碼」打勾，表示後續(xù)採購單必須受到控管，已承認之廠商才能發(fā)出採購單。開窗選取合格製造商代號。輸入廠商合格的「承認型號」，不可空白?！钢饕獊碓础勾蚬?，表示此供應商可設定為該品號之「主要供應商」。註：可直接於「料件承認資料建立作業(yè)」裡輸入同一品號所有廠商之料件承認資料，亦可於「料件承認異動作業(yè)」將同一品號各別廠商之料件承認資料輸入。作業(yè)位址：產(chǎn)品結(jié)構(gòu)管理系統(tǒng)\料件承認管理\料件承認異動作業(yè)範例說明：廠商提供變更之料件承認資料。重點說明：新增一筆資料，於「品號」欄位輸入要變更哪一個「品號」之料件承認資料。輸入「製造商」代號及其「承認型號」?！感薷拇螖?shù)」會根據(jù)同一廠商、承認型號、品號之變更次數(shù)由系統(tǒng)自動帶出?？奢斎搿缸兏颉?，以作後續(xù)備查。輸入修改後之「承認文號」。單據(jù)存檔後資料自動確認。五、採購流程1.流程說明註：詳參「採購管理系統(tǒng)\採購單管理及採購變更篇」數(shù)位課程單元。2.範例及重點說明作業(yè)位址：採購管理系統(tǒng)\日常異動處理\採購單建立作業(yè)範例說明：遇有緊急採購需求（未執(zhí)行請購流程），手動輸入向廠商「1001國內(nèi)供應商」購買「INV1002底座」500個。重點說明：以「新增」方式，輸入「採購單別」。須於「單據(jù)性質(zhì)設定作業(yè)」設定一「單據(jù)性質(zhì)＝33.採購單」之單別。輸入「單據(jù)日期」及「廠商代號」，廠商為「1001國內(nèi)供應商」，系統(tǒng)將會帶出廠商根本資料中所預設的廠商資料，如：課稅別、交易幣別、付款條件等資訊，可視情況再自行修改。輸入「廠別代號」(系統(tǒng)預設資料中的第一筆廠別)及「交易幣別」。輸入購買「品號」為「INV1002底座」。輸入購買「數(shù)量」500。輸入「採購單價」，系統(tǒng)會依預設的取價原則抓取單價，可修改。輸入採購品之「預交日」。單據(jù)存檔後執(zhí)行簽核流程，核準後，該單據(jù)會出現(xiàn)紅色「核」字，採購人員再將單據(jù)印出傳交廠商。練習題6：新增一張緊急採購單，向廠商「1002嘉嘉供應商」購買「INV1001SL底座」，數(shù)量600個，單價62元，預交日為當月20日。六、採購變更流程1.流程說明註：詳參「採購管理系統(tǒng)\採購單管理及採購變更篇」數(shù)位課程單元。

2.範例及重點說明作業(yè)位址：採購管理系統(tǒng)\日常異動處理\採購變更單建立作業(yè)範例說明：將流程五輸入的採購單變更，追加數(shù)量100個，因為緊急追加，廠商要求價格調(diào)漲，單價修正為62元。重點說明：本作業(yè)主要目的在於將原始的「採購單」變更，無須新增一張單別，而是新增一個「變更版次」，按下「新增」鈕後，於「採購單別」開窗查詢原始「採購單號」。選好「採購單號」後，由系統(tǒng)自動帶出「變更版次」，不可修改，表示變更次數(shù)(一張採購單最多可變更9,999次)。輸入「單據(jù)日期」。選取採購單「原序號」。系統(tǒng)會依該採購單序號帶出明細資料，如：品號、規(guī)格等資料。若為增加採購品項，可於本欄位輸入該採購單據(jù)不存在之序號。修改原採購數(shù)量500個為600個。修改原採購單價60元為62元。輸入變更原因，以作後續(xù)原因追查。單據(jù)存檔後將自動確認，該單據(jù)會出現(xiàn)紅色「核」字。本作業(yè)更改的資料將會回寫至原採購單中。練習題7：承練習題6，發(fā)出採購單後，物控單位通知必需要考量損耗率，因此追加數(shù)量至650個，並將預交日改為22日。七、進貨流程1.流程圖A.不含本系統(tǒng)之進口流程註：詳參「採購管理系統(tǒng)\進貨與退貨作業(yè)篇」數(shù)位課程單元。

B.含本系統(tǒng)之進口流程

2.範例及重點說明作業(yè)位址：採購管理系統(tǒng)\日常異動處理\進貨單建立作業(yè)範例說明：請模擬倉管人員將前一流程的採購單做進貨入庫的動作。

重點說明：新增一單據(jù)，輸入「進貨單別」（須先於「單據(jù)性質(zhì)設定作業(yè)」設定一「單據(jù)性質(zhì)＝34.進貨單」之單別）。輸入「單據(jù)日期」。輸入供應廠商代號。利用單頭的「複製前置單的功能鈕」，可將日前的採購單資料複置過來。輸入此次進貨是依據(jù)哪一張採購單而來的，輸入完後，請按下確認鈕。由系統(tǒng)自動帶出前置採購單的相關(guān)單別、單號、序號、品號、數(shù)量等資料，倉管人員需要再確認所點收的數(shù)量後，將正確的進貨數(shù)量輸入「進貨數(shù)量」欄位，若該產(chǎn)品不需經(jīng)品管驗收即可入庫，「驗收數(shù)量」等於「進貨數(shù)量」。數(shù)量核好後，即可將單據(jù)「確認」，單據(jù)確認後，庫存數(shù)量增加。八、退貨/進貨折讓流程1.流程說明註：詳參「採購管理系統(tǒng)\進貨與退貨作業(yè)篇」數(shù)位課程單元。2.範例及重點說明作業(yè)位址：採購管理系統(tǒng)\日常異動處理\退貨單建立作業(yè)範例說明：發(fā)現(xiàn)已進貨入庫之「INV1002底座」有不良品50個，與廠商協(xié)商後可退回並扣款。重點說明：新增一單據(jù)，輸入「退貨單別」（須先於「單據(jù)性質(zhì)設定作業(yè)」設定一「單據(jù)性質(zhì)＝35.退貨單」之單別）。輸入「單據(jù)日期」。若要退貨或折讓之對應「進貨單」已有輸入「發(fā)票資料」，可先輸入要退的貨是退哪一張發(fā)票資料，再於單身帶出其它資料。確認「廠別」及「幣別」是否與對應之進貨單相同。輸入退貨「品號」，亦可按F4查詢退貨對應之進貨單資料，選取進貨單後，品號、進貨單號及採購單號會由系統(tǒng)自動帶出。選擇退貨「類型」，若為「1.退貨」就必須輸入數(shù)量及單價，單據(jù)確認後庫存數(shù)量會減少；若為「2.折讓」則只要輸入金額，兩者皆會減少應付帳款。本範例為退貨，故輸入退貨「數(shù)量」50。單據(jù)存檔後執(zhí)行簽核流程，倉管點交出庫後確認單據(jù)?？伸丁笒褓弳谓⒆鳂I(yè)」檢查「退貨數(shù)量」是否有更新至採購單之「已交數(shù)量」，並檢查「結(jié)案碼」狀況，若退貨後仍要繼續(xù)進貨，可重複進貨流程，若否可利用「採購變更單建立作業(yè)」或「採購指定結(jié)案作業(yè)」指定不繼續(xù)進貨。補充說明退貨與驗退之差異：退貨：若檢驗方式採抽檢，且商品經(jīng)雙方協(xié)商後可退回，則此種情況稱之為「退貨」。商品必須為已入庫後退回廠商者，「退貨單」確認時，庫存及應付帳款會減少，若為「折讓單」，則只有應付帳款會減少。驗退：指於檢驗過程即發(fā)現(xiàn)不良，商品尚未入庫，並不會影響庫存，故視同尚未收到商品，並不需要支付貨款給廠商，驗退件可透過「驗退件退回作業(yè)」記錄處理。練習題8：本月4日向供應廠商「1012華夏公司」進貨一批，其中品號「INV1011普通泡棉」共5,000個，抽檢後已全數(shù)入庫。次日領料發(fā)現(xiàn)有瑕疵品但仍堪用，經(jīng)協(xié)商後不須退回給廠商，但廠商願意給予折讓$1,000，請利用「退貨單建立作業(yè)」記錄之。

九、進貨發(fā)票流程1.流程說明若為「隨貨附發(fā)票」則可於「進貨單建立作業(yè)」輸入發(fā)票資料，後續(xù)執(zhí)行「應付憑單自動結(jié)帳作業(yè)」（依統(tǒng)一/廠商結(jié)帳日）可將發(fā)票資料直接產(chǎn)生至「應付憑單」，不須再另外輸入。若不為「隨貨附發(fā)票」，亦可執(zhí)行「應付憑單自動結(jié)帳作業(yè)」（依統(tǒng)一/廠商結(jié)帳日）結(jié)帳至「應付憑單」，後續(xù)再補入發(fā)票資料。若採「月結(jié)」開立發(fā)票，則可於「應付憑單建立作業(yè)」輸入發(fā)票資料。註：詳參「採購管理系統(tǒng)\進貨發(fā)票管理」數(shù)位課程單元。2.範例及重點說明作業(yè)位址：採購管理系統(tǒng)\日常異動處理\進貨單建立作業(yè)範例說明：廠商進貨時並無隨貨附發(fā)票，為後補發(fā)票，發(fā)票號碼為「CP」。重點說明：以「查詢」方式找出對應「進貨單」，按下工具列之「發(fā)票資料修改」鈕補入發(fā)票資料；輸入完畢後按下「確定」鈕將資料儲存。

十、結(jié)帳流程（月結(jié)）1.流程說明應付憑單之產(chǎn)生方式：1.直接結(jié)帳：於「進/退貨單」之「單據(jù)性質(zhì)設定作業(yè)」設定於單據(jù)確認時直接產(chǎn)生應