采購合同簽訂管理制度

采購合同簽訂管理制度1.前言為規(guī)范企業(yè)的采購活動(dòng)，確保采購合同簽訂過程的合法性、透亮性和效率性，提高采購管理水平，保障企業(yè)的利益，特訂立本采購合同簽訂管理制度。2.適用范圍本制度適用于企業(yè)內(nèi)全部涉及采購活動(dòng)的部門、人員和相關(guān)合作伙伴。3.采購合同簽訂流程3.1采購需求確認(rèn)采購需求確認(rèn)由需求部門提出，并附上認(rèn)真的采購需求說明，包含數(shù)量、規(guī)格、要求以及預(yù)算等內(nèi)容。需求部門負(fù)責(zé)與采購部門溝通，明確采購需求，并將采購需求提交至采購部門。3.2供應(yīng)商選擇與評估采購部門依據(jù)采購需求，訂立供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)，并在供應(yīng)商庫中篩選合適的供應(yīng)商。采購部門可以通過招標(biāo)、競爭性談判或詢價(jià)等方式選擇供應(yīng)商，并進(jìn)行評估。評估重要考慮供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、價(jià)格、交貨期、服務(wù)質(zhì)量等因素。3.3采購合同談判與簽訂采購部門與供應(yīng)商進(jìn)行合同談判，明確合同條款、價(jià)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨期等內(nèi)容。采購部門依據(jù)談判結(jié)果，編制采購合同草案，并提交給法務(wù)部門進(jìn)行法律審核。法務(wù)部門對采購合同草案進(jìn)行法律合規(guī)性審查，并提出修改看法。采購部門依據(jù)法務(wù)部門的看法，修訂合同草案，最終確定采購合同內(nèi)容。采購部門與供應(yīng)商確保雙方對采購合同的理解全都，并簽署采購合同。4.采購合同簽訂要求4.1合同文本采購合同包含合同封面、正文和附件等部分，采購合同正文應(yīng)列明以下內(nèi)容：雙方名稱、聯(lián)系方式、簽訂日期、合同有效期、采購商品/服務(wù)細(xì)節(jié)、數(shù)量、質(zhì)量要求、價(jià)格、交貨期、結(jié)算方式、違約責(zé)任等條款。采購合同中的術(shù)語應(yīng)簡明扼要，避開使用模棱兩可的措辭，確保合同條款的明確性和可執(zhí)行性。4.2附件及增補(bǔ)文件采購合同可以附帶相關(guān)的技術(shù)規(guī)范、圖紙、樣品等附件，以明確雙方對采購的具體要求和規(guī)格。如有需要，采購合同還可以加入增補(bǔ)協(xié)議、更改協(xié)議等附件，明確雙方在執(zhí)行合同過程中的協(xié)商和商定。4.3法律合規(guī)性采購合同應(yīng)符合國家相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，不得違反法律法規(guī)的規(guī)定。采購部門在簽訂采購合同前應(yīng)征得法務(wù)部門的法律看法，并妥當(dāng)處理法務(wù)部門的修改看法。4.4監(jiān)督與檢驗(yàn)采購部門應(yīng)對供應(yīng)商履行合同進(jìn)行監(jiān)督，并及時(shí)取得相關(guān)證明文件和進(jìn)展情況。采購部門可以委托質(zhì)檢部門對采購商品/服務(wù)進(jìn)行抽樣檢驗(yàn)，確保符合相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和要求。5.采購合同檔案管理5.1合同檔案管理責(zé)任采購部門負(fù)責(zé)采購合同的檔案管理工作，建立健全檔案管理制度，并指定專人負(fù)責(zé)合同檔案的歸檔和管理。合同檔案管理人員應(yīng)具備合同管理相關(guān)的專業(yè)知識和本領(lǐng)，確保合同檔案的完整性、可訪問性和安全性。5.2合同檔案歸檔要求各部門在簽訂采購合同后，應(yīng)將合同正本、副本和相關(guān)增補(bǔ)文件歸檔。合同檔案應(yīng)依照肯定的分類規(guī)定進(jìn)行管理，并建立合同檔案登記簿或數(shù)據(jù)庫，記錄合同的基本信息和檔案位置。合同檔案應(yīng)妥當(dāng)保管，防止遺失、損壞和泄露，如有需要，可以進(jìn)行備份和加密。5.3合同檔案查閱與借閱有關(guān)部門可以向采購部門申請合同檔案的查閱和借閱。采購部門應(yīng)及時(shí)處理來自其他部門的合同檔案查閱與借閱申請，并確保合同檔案的安全性和機(jī)密性。6.違約與爭議解決6.1違約責(zé)任采購合同雙方如發(fā)生違約行為，應(yīng)依據(jù)合同商定承當(dāng)相應(yīng)的違約責(zé)任。發(fā)生違約行為時(shí)，雙方應(yīng)及時(shí)通知對方，并通過友好協(xié)商的方式解決問題。6.2爭議解決如雙方在合同履行過程中產(chǎn)生爭議，應(yīng)首先通過友好協(xié)商解決。若協(xié)商解決不成，則可以提交爭議給仲裁機(jī)構(gòu)進(jìn)行仲裁，或依法向人民法院提起訴訟。7.附則本制度自發(fā)布之日起生效，任何對本制度的修改或增補(bǔ)應(yīng)經(jīng)企業(yè)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。本制度解釋權(quán)歸企業(yè)負(fù)責(zé)人。本制度未盡事宜，參照相關(guān)法律法規(guī)和企業(yè)內(nèi)部其他管理制度