如何創(chuàng)造高效率的會(huì)議講師手冊(cè) (一)

如何創(chuàng)造高效率的會(huì)議講師手冊(cè)

培訓(xùn)對(duì)象

高階主管/中階主管/基層主管

培訓(xùn)方式

專題講解/小組研討/案例分析/互動(dòng)游戲/測(cè)試與練習(xí)

培訓(xùn)時(shí)間

6小時(shí)

培訓(xùn)目標(biāo)

>培養(yǎng)正確的會(huì)議認(rèn)知

>熟知如何開好一個(gè)會(huì)議

>人情主席在會(huì)議中扮演的角色

>系的主席所需主持會(huì)議的能力，以便自我精練

>體認(rèn)參與會(huì)議者之角色，以促進(jìn)會(huì)議之功能

培訓(xùn)大綱

第一單元會(huì)議現(xiàn)狀分析

會(huì)議所呈現(xiàn)的趨勢(shì)；

無效率會(huì)議的驚人開銷。

第二單元成功會(huì)議的準(zhǔn)備工作

成功會(huì)議的準(zhǔn)備工作之一

如何理清開會(huì)的目的與訴求;

會(huì)議形式與領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格；

如何遴選與會(huì)者；

會(huì)議規(guī)模；

會(huì)議地點(diǎn)；

成功會(huì)議的準(zhǔn)備工作之二

會(huì)議時(shí)間

座位安排

傳達(dá)開會(huì)通知

議程設(shè)計(jì)

會(huì)議記錄

會(huì)議規(guī)范的制定

第三單元影響會(huì)議的個(gè)人因素

常見的人格標(biāo)簽與刻板印象

個(gè)性與影響力

性別與影響力

如何在會(huì)議發(fā)揮影響力

第四單元會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)

主席的八大職責(zé)

主席的開場(chǎng)白

關(guān)鍵性的三種領(lǐng)導(dǎo)態(tài)度

發(fā)言時(shí)間的分配

如何掌握議事進(jìn)度

如何化解意見沖突

指定一人“扮黑臉”

會(huì)議中如何達(dá)成決議

如何與何時(shí)結(jié)束會(huì)議

議事效率的評(píng)估方法

后續(xù)_L作

會(huì)后跟催

主持能力測(cè)試

課程時(shí)間分配表

課程時(shí)間分配表

擬定時(shí)間表題目所需時(shí)間（分鐘）

9:00講師簡(jiǎn)介5

9:05—9：20游戲15

第一單元成功會(huì)議的現(xiàn)狀分析

9:20—9:35會(huì)議所呈的趨勢(shì)15

9:35—9：50無效率的會(huì)議驚人開銷15

第二單元成功會(huì)議的準(zhǔn)備工作

成功會(huì)議的準(zhǔn)備工作（一）

10:(X)—1()：1()如何理清開會(huì)的目的與訟1()

求

10:10—10:20會(huì)議形式與領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格10

10:20—10:25如何遴選與會(huì)者5

10:25—1O:3U會(huì)議規(guī)模5

10:30—10:45會(huì)議地點(diǎn)15

成功會(huì)議的準(zhǔn)備工作（二）

10:45—10:55會(huì)議時(shí)間10

10:55—11:10座位安排15

11:10—11;15傳達(dá)開會(huì)通知5

11:15—11:25議程設(shè)計(jì)10

11:25—11:35會(huì)議規(guī)范的制定10

第三單元影響會(huì)議的個(gè)人因素

11:35—11:5()常見的人格標(biāo)簽與刻板刻15

板想

11:50—12:00個(gè)性影響力10

14:(X)—14:15性別與影響力15

14:15—14:25如何在會(huì)議中發(fā)揮影響力1()

14:25—14:35評(píng)估與會(huì)技巧10

第四單元會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)

14:35—14:45主席的八大職責(zé)10

14:45—14:55主席的開場(chǎng)白10

14:55—15:00關(guān)鍵性的三種態(tài)度5

15:00—15:05發(fā)言時(shí)間的分配5

15:05—15:15如何掌握議事進(jìn)度10

15:15—15:30如何化解沖突15

15:30—15:45指定一人“扮黑臉”10

15:45—16:20會(huì)議中如何達(dá)成決議35

16:20—16:25如何與何時(shí)結(jié)束會(huì)議5

16:25—16:35議事效率的評(píng)估方法10

16:35—16:40后續(xù)工作5

16:40—16:45會(huì)后跟催5

16:45—16:55主持能力測(cè)試10

16:55—17:00答問及總結(jié)5

熱身游戲

交換名字（見附錄七）

講師導(dǎo)入

企業(yè)內(nèi)部的運(yùn)作績(jī)效，在很大程度上取決于行政溝通、業(yè)務(wù)流程、

報(bào)表簽呈及會(huì)議等諸多環(huán)節(jié)的運(yùn)行狀況。其中尤以會(huì)議較為第雜。導(dǎo)致

會(huì)議效率低下的原因有的時(shí)候間不夠、信息不全、議題離散、沖突爭(zhēng)吵、

會(huì)后敷衍、決策錯(cuò)誤、主持不佳等。在比較過歐、美、日等國企屆會(huì)議

模式后，我們針對(duì)惡性循環(huán)的會(huì)議體制及國人的心態(tài)，設(shè)計(jì)了這套現(xiàn)代

化會(huì)議管理課程。課程有效培養(yǎng)了企業(yè)界人士正保的會(huì)議認(rèn)知，分析了

議事缺乏效率的要緊原因，講授了會(huì)議管理要訣，繼而提出了有效率的

開會(huì)方法，促使會(huì)議順利達(dá)成預(yù)期目的。

《內(nèi)容提要

■會(huì)議現(xiàn)狀分析;

■成功會(huì)議的準(zhǔn)備工作;

■影響會(huì)議的個(gè)人因素;

■會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)。

第一單元會(huì)議現(xiàn)狀分析

&第一單元會(huì)議現(xiàn)狀分析

■會(huì)議所呈現(xiàn)的趨勢(shì)；

■無效率會(huì)議的驚人開銷。

一、會(huì)議所呈現(xiàn)的趨勢(shì)

.一、會(huì)議所呈現(xiàn)的趨勢(shì)

?開會(huì)次數(shù)與時(shí)間增加；

?跨部門之協(xié)調(diào)會(huì)議增加；

?有不同相關(guān)階層的專業(yè)人

士參與。管

講師導(dǎo)入

據(jù)調(diào)查，在許多企業(yè)中，會(huì)議的時(shí)間、規(guī)模、經(jīng)費(fèi)都呈現(xiàn)出力、張的

態(tài)勢(shì)。目前，經(jīng)理級(jí)與專業(yè)人員每周約花1/4的時(shí)間在開會(huì)上；企業(yè)約

有80%的員工提職來源于其在會(huì)議上的表現(xiàn)引起上司注意與賞識(shí)。分析

研究會(huì)議進(jìn)展的趨勢(shì)與成因，有利于我們實(shí)行科學(xué)的會(huì)議管理，制造高

效率的會(huì)議。

要點(diǎn)闡述

當(dāng)前會(huì)議趨勢(shì)呈現(xiàn)如下趨勢(shì)：

1、開會(huì)次數(shù)與時(shí)間增加；

2、跨部門的協(xié)調(diào)會(huì)議增加；

3、有不一致有關(guān)階層的專業(yè)人士參與。

二、無效率會(huì)議的驚人開銷

二、無效率會(huì)議的驚人開銷

一個(gè)好的會(huì)議設(shè)計(jì)與開會(huì)技巧，

事實(shí)上，可以節(jié)省一半的開會(huì)

時(shí)間，決策過程也會(huì)變得較有

效率。也就是說，花在無效率

會(huì)議上的每一分鐘，其實(shí)可以

節(jié)省下來，多做一些真正攸關(guān)

企業(yè)生產(chǎn)的事。而重新檢討論

改進(jìn)不當(dāng)?shù)臅?huì)議進(jìn)行方式，所

節(jié)省下來的巨額開銷，也可以

提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。

會(huì)議開銷的計(jì)算方法

1、統(tǒng)計(jì)定期會(huì)參加開會(huì)的員工人數(shù)。

2、把次人數(shù)乘上平均每次開會(huì)所花時(shí)間。

3、再將得來的數(shù)值分別乘以員工薪資、額外津貼、活動(dòng)開銷等。

乘上48（48為一年中的上班周數(shù)），再將得來的數(shù)值除以5（）（可能浪費(fèi)

的生產(chǎn)力）。這時(shí)所得的數(shù)值，為公司一年因無效率會(huì)議所缺失的生產(chǎn)

力，但也意味著在改善會(huì)議管理模式可“追”回來的錢。

第二單元成功會(huì)議的準(zhǔn)備工作

第二單元成功會(huì)議的準(zhǔn)備工作

講師導(dǎo)入

本章節(jié)將檢視會(huì)前會(huì)后的諸多注意事項(xiàng)，并討論最常發(fā)生的開會(huì)問

題及現(xiàn)象，與其應(yīng)對(duì)之策。為達(dá)到高效率會(huì)議，首先要選擇最合適的開

會(huì)形式，比如是要以咨詢商式或者者讓與會(huì)者自行討論等等。在決定開

會(huì)形式之后，就是及時(shí)通知與會(huì)者開會(huì)時(shí)間、地點(diǎn)、目的及應(yīng)該做的準(zhǔn)

備。在會(huì)議開始前，也應(yīng)讓與會(huì)者收到預(yù)先擬定的議程表。在會(huì)議討論

正式開始前，征詢修改議程的建議。一旦議程確定無誤之后，嚴(yán)格遵照

擬定的方式進(jìn)行。另一方面，會(huì)議記錄者同步記錄多討論的意見，以協(xié)

助主席討論整合及分派工作。

再者，我們根據(jù)對(duì)企業(yè)經(jīng)理人的有關(guān)權(quán)威調(diào)查發(fā)現(xiàn)，缺乏會(huì)前準(zhǔn)備

工作是最普遍的會(huì)議問題。議程表的安排與開場(chǎng)白的設(shè)計(jì)是否得當(dāng)，是

會(huì)議成功與否的決定性因素之一。此外，會(huì)議時(shí)間操縱不當(dāng)，如不準(zhǔn)時(shí)

開始與結(jié)束會(huì)議，都會(huì)造成討論不夠深入，決議草草作出的情況發(fā)生。

另一方面，主席的統(tǒng)治能力同會(huì)議的排座是否嚴(yán)謹(jǐn)，能否達(dá)成高質(zhì)量決

議有重要關(guān)系。而為何會(huì)造成發(fā)言者賽車或者發(fā)言無主題的狀況，也在

本章節(jié)討論之中。

最后，我們介紹了如何制定會(huì)議守則，來規(guī)范與會(huì)者的議事行為,

相信對(duì)經(jīng)營高效率會(huì)議有絕對(duì)的幫助。

會(huì)議召集人的會(huì)前清單（見附錄一）

成功會(huì)議的準(zhǔn)備工作之一

&成功會(huì)議的準(zhǔn)備工作之一

■如何理清開會(huì)的目的與訴求；

會(huì)議形式與領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格;

如何遴選與會(huì)者；

會(huì)議規(guī)模；

會(huì)議地點(diǎn)：

（一）如何理清開會(huì)的目的與訴求

.如何理清開會(huì)的目的與訴求

開會(huì)的目的與訴求，應(yīng)盡可

能以一句話清楚地陳述出來。清”

楚的程度至少要包括：為何開E

會(huì)、誰來開、及工作何時(shí)該完

講師導(dǎo)入

用一句話陳述出開會(huì)的目的與訟求，簡(jiǎn)而言之，就是確立一個(gè)會(huì)議

一匕

不日0

下列就是典型的會(huì)議宗旨：“此次開會(huì)的目的是要決定行銷策略，

并分派工作，所有工作應(yīng)在七月一日前完成”。

要點(diǎn)闡述

會(huì)議宗旨的確立務(wù)必符合下列三大條件：

1、達(dá)成高質(zhì)量的決議

企業(yè)開會(huì)的目的，就是要整合各方面的意見，已達(dá)成高質(zhì)量及高效

率的決議。決議質(zhì)量要緊能夠從議事效率及決議執(zhí)行狀況窺知一二。會(huì)

前準(zhǔn)備工作越周密，高質(zhì)量的決議也會(huì)更容易達(dá)成。

2、維持會(huì)議與諧

要達(dá)成高質(zhì)量決議的前提之一是，討論過程中與會(huì)者之間的氣氛要

與諧。這項(xiàng)訟求在二十一世紀(jì)強(qiáng)調(diào)團(tuán)隊(duì)工作與成員自治的呼聲中，顯得

越來越重要。人際沖突只會(huì)使議事效率降低。許多高科技會(huì)議產(chǎn)業(yè)并不

是因擁有高知識(shí)水準(zhǔn)的專業(yè)人士，就能達(dá)成高質(zhì)量的決議。其原因就在

于與會(huì)者之間的關(guān)系緊張，無法與諧地就事論事c

3、與會(huì)者認(rèn)同決議

決議能受到與會(huì)者的普遍認(rèn)同，執(zhí)行決議時(shí)才比較不可能發(fā)生摯肘

的情況，特別是與會(huì)者與決議執(zhí)行者是同一批人時(shí)，受到認(rèn)同與否就更

顯得重要。若與會(huì)者在開完會(huì)后，對(duì)決議仍能有效率、普遍受到認(rèn)同的

情況下出爐。

（二）會(huì)議形式與領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格

［會(huì)議形式與領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格

■咨商式會(huì)議；

■決議提報(bào)式會(huì)議；

■責(zé)任完全交付式會(huì)議

講師導(dǎo)入

會(huì)議的工作，首先就是決定要使用哪一種形式開會(huì)，主席該使用哪

一種方式領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議，其次才是讓與會(huì)者明白該準(zhǔn)備什么資料開會(huì)。

要點(diǎn)闡述

1、咨商式會(huì)議

有些會(huì)議由于事態(tài)緊急，通常在會(huì)前一至兩以簡(jiǎn)短的形式告知與會(huì)

者出席，這通常便于主事者能快速獲知屬下意見C主席應(yīng)在會(huì)前就先針

對(duì)被咨詢的問題或者事件，相應(yīng)地衡量出各類可能方案的利弊得失，再

與與會(huì)者一同找出最可行的方案。

在這樣的會(huì)議里，主席通常會(huì)由于對(duì)問題有較深的熟悉而發(fā)言較

多，但應(yīng)讓與會(huì)者充分發(fā)言，將其意見納入考慮之列，或者讓與會(huì)者自

由發(fā)言，盡管內(nèi)容可能未經(jīng)深思熟慮，但往往能給主事者提供意想不到

的靈感。

2、決議提報(bào)式會(huì)議

這樣的會(huì)議通常較正式，開會(huì)時(shí)間較長，也較強(qiáng)調(diào)深思熟慮后的意

見，這也是會(huì)議召開的目的。在會(huì)議之初，與會(huì)者先簡(jiǎn)報(bào)討論的議題，

在討論方向厘清之后，主事者可暫時(shí)離席，令與會(huì)者自由討論。在討論

告一段落后，再將其結(jié)果呈報(bào)給主事者。此種形式的會(huì)議是讓與會(huì)者有

完全的發(fā)言自主權(quán)（包含選出能帶領(lǐng)其討論的議事主席），而主事者仍

能保留最后的決定權(quán)。

以此種形式開會(huì)，由于與會(huì)者明白其意見將對(duì)決議產(chǎn)生重大影響，

基于團(tuán)體使命感，大多會(huì)在主事者暫離席的這一段時(shí)間，竭盡所能地奉

獻(xiàn)意見。

3、責(zé)任完全交付式會(huì)議

“責(zé)任完全交付式''指的是，會(huì)議召集人將決議權(quán)完全托付給屬下。

這種會(huì)議形式并不常召開，由于部屬間若協(xié)調(diào)不良，討論很容易失控。

假若要執(zhí)行此種會(huì)議，主事者就要非常確定與會(huì)者確實(shí)能在無人領(lǐng)導(dǎo)的

情況下，發(fā)揮分析與解決問題的能力。而在決議呈報(bào)給名義上的主席之

后，主席會(huì)完全尊重其決定，不可能再另做修改C這也是企業(yè)信任員工

的最佳表現(xiàn)。

在會(huì)議形式的選擇上，最常發(fā)生的錯(cuò)誤觀念便是，以為固定用某一

種形式模式，便能以不變應(yīng)萬變。事實(shí)上，只有靈活使用不一致的開會(huì)

形式，才能提高議事效率。應(yīng)按實(shí)際情況選用不一致的開會(huì)形式。不一

致的會(huì)議形式有關(guān)特點(diǎn)：

《開會(huì)形式與過程

形式進(jìn)行方式會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)者決策者

咨商要建議，其余免談主管主管

決議提交式?jīng)Q議提報(bào)主管復(fù)核與會(huì)者主管

責(zé)任完全交

員工自決，主管附議與會(huì)者與會(huì)者

付式

案例參考：“另類”的開會(huì)形式

玩具總動(dòng)員

以創(chuàng)新能力倍受推崇的美國3M公司，有一個(gè)稱之會(huì)議網(wǎng)絡(luò)(Meeting

network)的部門，專門協(xié)助其它部門提升會(huì)議效率。這個(gè)部門的領(lǐng)導(dǎo)人

就是貝格曼(M.Begeman).

貝格曼認(rèn)為，現(xiàn)代企業(yè)人常埋怨會(huì)議的無效率，或者是奢望不要花

太多時(shí)間在會(huì)議之上。不幸的是，這種抗拒心態(tài)是沒用的。由于團(tuán)隊(duì)要

溝通與推動(dòng)任務(wù)就非開會(huì)不可，然后把玩具發(fā)給與會(huì)者確實(shí)很另類。

他發(fā)現(xiàn)，這些小東西關(guān)于緩解會(huì)議中的壓力很有效。許多人開會(huì)時(shí),

手上有個(gè)東西把玩，腦袋反而更能思考，也更有創(chuàng)意。

比如在一個(gè)資深經(jīng)理人的會(huì)議上，貝格曼發(fā)給每人印有［會(huì)議網(wǎng)絡(luò)］

的鼠標(biāo)墊與橡皮球。他們?cè)谡麄€(gè)會(huì)議中，手上都不斷地玩弄著小東西。

在一個(gè)經(jīng)理講了讓另一個(gè)經(jīng)理不悅的話，后者就把皮球丟過發(fā)言者的桌

前，全場(chǎng)都覺得很好笑。

這些資深經(jīng)理人從來沒經(jīng)歷過這種輕松的開會(huì)方式。下個(gè)星期，原

班人馬坐好準(zhǔn)備開另一個(gè)會(huì)議時(shí)，其中一人突然說:［等一下，我們還不

能開始］,然后疾風(fēng)似地沖出會(huì)議室又沖回來，手上拿著一個(gè)橡皮球。

（三）如何遴選與會(huì)者

如何遴選與會(huì)者

?決定與會(huì)者資格時(shí)所應(yīng)考慮的要項(xiàng):

?跟討論題目有直接關(guān)聯(lián)的人

?可提供無法從他處取得的資訊

?發(fā)言具有代表性，能為其團(tuán)體負(fù)責(zé)

講師導(dǎo)入

出席者若不明白自己在會(huì)議中所扮演的角色，則很難全力投入議題

的討論中去。據(jù)調(diào)查，與會(huì)者若對(duì)其角色定位不清晰，公司往往得多請(qǐng)

數(shù)倍以上的與會(huì)者參與討論，才能達(dá)成同樣的決議。保守估計(jì)，許多會(huì)

議在精簡(jiǎn)2/3的與會(huì)者后，仍能達(dá)成同樣的效果，這證明與會(huì)者遴選不

當(dāng)，的確浪費(fèi)了許多人力資源。

要點(diǎn)闡述

如何篩選出恰當(dāng)?shù)呐c會(huì)者名單？較好的方法是讓討論議題明確化

后，在決定與會(huì)者。如比一來，即可將原先耗費(fèi)眾多人力、物力的會(huì)議,

精簡(jiǎn)成較小型的會(huì)議。只要小型會(huì)議管理得當(dāng)，開會(huì)的時(shí)間不僅會(huì)比原

先少，也能夠減少會(huì)后的埋怨。

決定與會(huì)者資格時(shí)所應(yīng)考慮的要項(xiàng)：

1、跟討論題目有直接關(guān)聯(lián)的人。

2、可提供無法從他處取得的資訊，是討論能更有效率的進(jìn)行。

3、發(fā)言具有代表性，能為其團(tuán)體負(fù)責(zé)。

（四）會(huì)議模式

會(huì)議規(guī)模

會(huì)議規(guī)模直接影響到

互動(dòng)的狀狀況。對(duì)于減少

階層間的隔閡，強(qiáng)調(diào)上級(jí)

與部屬溝通暢通的公司，

控制會(huì)議規(guī)模（即與會(huì)人

數(shù)）更顯得格外重要。

要點(diǎn)闡述

假如會(huì)議只是要宣布情況，與會(huì)者的多寡倒沒那么重要。假如希望

與會(huì)者能有積極的互動(dòng)，研究顯示，超過12人以上的會(huì)議就很難達(dá)到

這個(gè)期望。人數(shù)過多的會(huì)議可能發(fā)生下列情況：

1、參與度懸殊：可能只有少數(shù)人（2至3人）發(fā)言，大多數(shù)人保持

沉默。

2、互動(dòng)情況差，與會(huì)者見無法集思廣益。在缺乏互動(dòng)的情況下，

主席只好采取權(quán)威式的主持模式。

3、與會(huì)者感到不受重視：由于人數(shù)太多，發(fā)言機(jī)會(huì)不多，會(huì)讓與

會(huì)者覺得“沒有我都沒關(guān)系」

4、主席與與會(huì)者關(guān)系惡化：主席因很難帶動(dòng)會(huì)議氣氛，與會(huì)者也

因很難加入討論而心生不滿。

羅斯威爾（Rothwell/995）指出，開會(huì)人數(shù)越多，人際互動(dòng)的復(fù)雜

性就越高，其研究報(bào)告中說，會(huì)議每增加2至8人，互動(dòng)的頻率就可能

增加1000倍！

（五）會(huì)議地點(diǎn)

.會(huì)議地點(diǎn)

會(huì)議地點(diǎn)應(yīng)考慮的因素:

★找個(gè)肯定不會(huì)受到打擾的地方

★會(huì)前應(yīng)確定電話己被移出會(huì)議室

★注意使與會(huì)者有足夠舒適以柒中精

力開會(huì)，但不要讓他們舒服得想瞌睡

★關(guān)注音響效果。

講師導(dǎo)入

選擇會(huì)議地點(diǎn)關(guān)于會(huì)議的成功是極為重要的，這不僅是一個(gè)舒適的

問題，而且要使與會(huì)者感到這個(gè)場(chǎng)所是適合這個(gè)會(huì)議的，即會(huì)議地點(diǎn)要

與會(huì)議目的相適合。

要點(diǎn)闡述

考慮各類類型的會(huì)議場(chǎng)所（可結(jié)合案例講解）

會(huì)議場(chǎng)所考慮因素

你的辦公室J你的全部參考資料在手邊。

你的工作位置或者一張會(huì)議桌，外J你的權(quán)威性可能得到威脅。

加幾把椅子J可能會(huì)有電話干擾，或者者有人

打攪。

下級(jí)的辦公室V可能提高一位下級(jí)的地位與士

一位下級(jí)的辦公室氣。

J假如工作出狹小，可能會(huì)使雙方

都感到不適。

單位會(huì)議室J避免由于使用個(gè)人辦公室而引起

供員工使用的公司會(huì)議室。的公司等級(jí)問題。

V外人可能同與會(huì)者接觸而打攪會(huì)

議。

外面的會(huì)議室J保證沒有任何?方占地主優(yōu)勢(shì)。

在你的以外的一個(gè)中立的會(huì)議室J假如保密是重要的，這類會(huì)議是

很有用。

J可能昂貴，同時(shí)每個(gè)人都不熟悉。

會(huì)議中心J具有開大會(huì)的準(zhǔn)備。

一個(gè)大的聯(lián)歡會(huì)場(chǎng)所，比如在一所V需要時(shí)能夠提供技術(shù)支持與安全

大學(xué)里保衛(wèi)。

J可能缺少非正式的小規(guī)模聚會(huì)的

機(jī)會(huì)。

城外的會(huì)議場(chǎng)所J假如與會(huì)者來自全國各地，那是

異地的一間辦公室、會(huì)議室或者飯合適的。

店J在某種場(chǎng)合增加幾分魅力。

J旅途、時(shí)間與住宿花費(fèi)很多。

案例參考：“另類的開會(huì)形式”

選擇了錯(cuò)誤的會(huì)議場(chǎng)所

隨著公司的進(jìn)展，會(huì)計(jì)部門與銷售人員合作時(shí)產(chǎn)生了問題，因此會(huì)

計(jì)經(jīng)理在一個(gè)方便于銷售部門的房間里召開一個(gè)會(huì)議，討論一起工作的

方法。

然而，房間太小，椅子不夠，有些人得站著，擋住了別人的視線，

致使他們不能看到經(jīng)理正在翻動(dòng)的圖表?？照{(diào)無效，窗也未開，因此室

內(nèi)悶熱；一扇門開著，但這讓辦公室外面的噪聲進(jìn)入。財(cái)務(wù)經(jīng)理被電話

叫走，然后有幾個(gè)人生氣地走了。經(jīng)理回來詢問建議，但幾乎沒有什么

響應(yīng)，結(jié)果未獲得實(shí)際的解決辦法。

講師點(diǎn)評(píng)：

這個(gè)事例指出，盡管有完好的意圖，卻選擇了一個(gè)不好的會(huì)議場(chǎng)所,

實(shí)際上是損害而不是改善了兩個(gè)部門之間的關(guān)系c在一個(gè)沒有打攪且有

足夠空間容納參加討論的全部成員的中立處，兩部門的聚會(huì)可能會(huì)獲得

更積極的結(jié)果。

提供完善的會(huì)議場(chǎng)所

一家廣告公司安排會(huì)見一個(gè)潛在的客戶，討論一項(xiàng)宣傳活動(dòng)。這個(gè)

客戶的工作場(chǎng)所相當(dāng)遠(yuǎn)，是一個(gè)小型的開放式辦公室，因此廣告公司建

議利用一家鄰近客戶且有會(huì)議設(shè)備的飯店。

會(huì)前一周，廣告公司的一名成員來飯店檢查會(huì)議室，看到一套多媒

體系統(tǒng)與一張大桌子。他要求把桌子搬走，并要求安置一套標(biāo)準(zhǔn)的視聽

設(shè)備，由于他明白自己公司的展示是使用這種設(shè)備來準(zhǔn)備的。開會(huì)那天,

廣告公司的執(zhí)行人員提早到來測(cè)試影響強(qiáng)度，并將座位安排成半圓形，

調(diào)整了窗簾與空調(diào)，并定好了點(diǎn)心。會(huì)議進(jìn)行得很順利，廣告公司贏得

了這個(gè)新的客戶。

講師點(diǎn)評(píng)：

正如這個(gè)事例所說明的，每件事均須預(yù)先組織，并有一個(gè)試運(yùn)作過

程，這樣這個(gè)廣告公司能預(yù)先排除潛在的問題，從而能集中在他的展示

工作上。另外，這里廣告公司做了一個(gè)明智的決定，拒絕了現(xiàn)代化硬件,

而使用較老式的但更恰當(dāng)?shù)脑O(shè)備，因此達(dá)成了很好的效果。

成功會(huì)議的準(zhǔn)備工作之二

成功會(huì)議的準(zhǔn)備工作之二

■會(huì)議時(shí)間

■座位安排

■傳達(dá)開會(huì)通知

■議程設(shè)計(jì)

■會(huì)議記錄

■會(huì)議規(guī)范的制定

（一）會(huì)議時(shí)間

$會(huì)議時(shí)間

根據(jù)行為學(xué)家的研究，同

樣目的的會(huì)議在不同時(shí)段召

開，會(huì)有不同的結(jié)果，所以

“因時(shí)制宜”來開會(huì)有其必要

性。

要點(diǎn)闡述

根據(jù)研究整理發(fā)現(xiàn)，各時(shí)段適宜與不適宜召開的會(huì)議種類是：

上午八點(diǎn)到酒店：如今段由因此上班的第一個(gè)小時(shí)，大部門人發(fā)言

的欲望都還沒有被喚醒。如今段不合適讓與會(huì)者對(duì)簡(jiǎn)報(bào)有太多回應(yīng)或者

業(yè)務(wù)分析。

上午九點(diǎn)到十點(diǎn)：如今段適合用來做一對(duì)一，或者一對(duì)二的晤談，

此晤談可通過電話或者視訊媒體進(jìn)行。如今段也是進(jìn)行業(yè)務(wù)性會(huì)議的最

佳時(shí)間。

上午十點(diǎn)到中午或者下午一點(diǎn)半到三點(diǎn)半：如今段應(yīng)是一天中員工

精力最充沛的時(shí)間，最適用于集思廣益、各抒己見的會(huì)議。午餐時(shí)段也

可用來召開團(tuán)體會(huì)議。

下午三點(diǎn)到五點(diǎn)：這段時(shí)間由于已接近于下班，如沒有必要，不要

在這一段時(shí)間召開會(huì)議。

以上所列只是會(huì)議時(shí)間安排方法之一，各公司以實(shí)際情況可能是完

全不一致的。附帶一提，公司對(duì)定期性的會(huì)議應(yīng)有固定的召開時(shí)間，這

樣能夠有益于與會(huì)者安排個(gè)人工作計(jì)劃表。

會(huì)議到底開多久？除非真有必要，建議最好不要超過1小時(shí)。通常

超過2小時(shí)以上的會(huì)議，效率就開始降低了。

（二）座位安排

.座位安排

與會(huì)者座位安排對(duì)會(huì)議的成功有很

大的影響。預(yù)先考慮座位安排，如果

必要，設(shè)一個(gè)座位安排方案，給會(huì)

創(chuàng)造一個(gè)良好的機(jī)會(huì)來達(dá)到目的,目后

要點(diǎn)闡述

1、一對(duì)一會(huì)議

在一個(gè)一對(duì)一的會(huì)上，兩人的座位安排可決定會(huì)議的格調(diào)，并影響

討論的進(jìn)程。假如你正在主持會(huì)議，可通過適當(dāng)安排座位來影響會(huì)議的

正式程度。一對(duì)一會(huì)議有三種座位安排：支持性的、合作性的與面對(duì)面

的。為熟悉與會(huì)對(duì)方對(duì)會(huì)議氣氛的感受，可在桌子四周放四把椅子，在

他到會(huì)前你先坐下，再看他坐在哪里。

?支持性的：假如你希望是支持性的，可與另一個(gè)人在桌角兩邊就

座，這有助于消除障礙且可進(jìn)行目光接觸。

?合作性的：坐在另一個(gè)人旁邊表示合作，這種安排提示觀點(diǎn)的相

似性。

?面對(duì)面的：坐在桌子的對(duì)面，使自己與另一人保持距離，這個(gè)位

置能使不一致的觀點(diǎn)表達(dá)得更自在一些。

2、大型會(huì)議（就座分組）

大型會(huì)議的目的決定會(huì)議安排。圍繞一張桌子安排一群人就座時(shí)，

用兩種形狀的桌子有三種基本的選擇。

?如有談判或者對(duì)抗的可能性，選一張長方形的桌子，“雙方”可

相對(duì)而坐，在一邊的中心安排一位中立的主席。要強(qiáng)調(diào)會(huì)議中的等級(jí)觀

念，主席就座于長桌的頂端。

?關(guān)于較非正式、不分等級(jí)的會(huì)議，選擇一張圓桌，每個(gè)人平等的

圍桌而坐。

?假如一個(gè)會(huì)議的參加人數(shù)眾多、將在禮堂或者大房間內(nèi)舉行，就

將座位安排成行且面對(duì)主席。

主席坐在團(tuán)隊(duì)

成員之間

面對(duì)面就座▲

三席坐在長案后項(xiàng)端

主席可坐在

自由討論上

3、運(yùn)用策略來排座

主席坐的位置決定了其他座位的意義。習(xí)慣上主席位置在長桌的頂

端，其右手座位是最優(yōu)先的位置。但并不一定要這樣排座。

策略性排座是以與會(huì)者會(huì)受其鄰座的影響這個(gè)假設(shè)為基礎(chǔ)的。明確

你想從會(huì)議得到什么，然后通過安排座位幫助你達(dá)到目的。關(guān)于有爭(zhēng)議

的問題，通過座位安排把派系分散開，避免讓觀點(diǎn)相反或者觀點(diǎn)十分相

似的人相鄰而坐，這樣做，使觀點(diǎn)涇渭分明，并防止討論離題。可根據(jù)

你熟悉與分析的與會(huì)各人對(duì)所要討論問題的觀點(diǎn)，來構(gòu)劃座位安排圖。

目光接觸關(guān)于向自己團(tuán)隊(duì)的成員表示下一步將做什么是很重要的。想一

想誰應(yīng)該能夠與誰進(jìn)行目光接觸，相應(yīng)地安排人們的座位。

意見未定者反對(duì)者坳在主席對(duì)意見未定者可清

價(jià)卷主席守而，在討論中起很楚地看到和聽到與

大作片

臺(tái)#全貓猊戊

動(dòng)議制支持者整在其他

7_*者的斜對(duì)向.可

（三）傳達(dá)開會(huì)通知

.傳達(dá)開會(huì)通知

開會(huì)通知應(yīng)包括請(qǐng)他與

會(huì)的理由、該準(zhǔn)備哪些資料

及會(huì)議召集人所期望的會(huì)議

目標(biāo)。

要點(diǎn)闡述

在決定與會(huì)者名單之后，接下來就是通知名單內(nèi)的人士到會(huì)。最好

能親自通知每個(gè)與會(huì)者，并向其解釋開會(huì)目的。假如無法一一通知，至

少要聯(lián)絡(luò)上“一定得出席''者。開會(huì)通知應(yīng)包含請(qǐng)他與會(huì)的理由、該準(zhǔn)備

什么資料及會(huì)議召集人所期望的會(huì)議目標(biāo)。如只需當(dāng)事人出席某個(gè)特定

時(shí)段，也應(yīng)清晰告知，使其方便安排時(shí)間。

此外，除了口頭通知，書面通知也應(yīng)以并附上。畢竟白紙黑字比口

頭邀請(qǐng)來得正式。書面通知上也應(yīng)寫明與會(huì)者的姓名及負(fù)責(zé)項(xiàng)目。

開會(huì)通知（見附錄2）

（四）議程設(shè)計(jì)

議程設(shè)計(jì)

好的議程設(shè)計(jì)有助于討論上

軌道，避免討論離題，有系統(tǒng)地

幫助與會(huì)者一步步達(dá)到目標(biāo)“

要點(diǎn)闡述

1、議程設(shè)計(jì)要點(diǎn)：

?議程包含會(huì)議日期、時(shí)間、地點(diǎn)與目的等細(xì)節(jié)。

?議程中關(guān)于會(huì)議的要緊目的應(yīng)盡量明確。

?全體與會(huì)者需要確切明白會(huì)議對(duì)他們的要求。

?分配給每一項(xiàng)的時(shí)間應(yīng)表達(dá)出它們的優(yōu)先次序（早些討論最重要

的問題，如今與會(huì)者最有精神）。

?時(shí)間分配。無人會(huì)介意提早結(jié)束會(huì)議，但是會(huì)議超過預(yù)定時(shí)間是

令人不快。

?議程應(yīng)盡可能簡(jiǎn)短，最好限于一頁紙。

討論的議題應(yīng)盡量操縱在4到5個(gè)點(diǎn)以內(nèi)。

2、如何準(zhǔn)備議程

?決定需要在會(huì)上提出的問題。

?將議程初稿發(fā)給全體與會(huì)者，征求他們關(guān)于其他項(xiàng)目的建議。

?將建議匯總到下一個(gè)草案中。

?重新在全體與會(huì)者中傳閱議程，征求他們的同意并定稿。

（五）會(huì)議記錄

、金會(huì)議記錄

與會(huì)者的重要發(fā)言及決議都應(yīng)正確地

記錄下來，并在會(huì)后發(fā)給與會(huì)者。

要點(diǎn)闡述

就會(huì)議操縱而言，會(huì)議記錄的地位可說是僅次于主席，擔(dān)任此項(xiàng)工

作的人應(yīng)出于自愿（即自愿為大家服務(wù)）再由主席正式任命。其職責(zé)不

僅要記錄誰講了什么話，也要將大家同意的觀點(diǎn)記錄下來，好的會(huì)議記

錄者可增加議事效率，不好的記錄者往往記錯(cuò)他人意見，不僅徒增誤會(huì),

還浪費(fèi)時(shí)間。

遴選好的會(huì)議記錄者，除了要觀察他是否具備傾聽、互動(dòng)、發(fā)表意

見的能力，旦要確定他有良好的組織、綜合、比較異同的能力。在會(huì)議

過程中會(huì)議記錄者有義務(wù)適時(shí)幫助與會(huì)者有系統(tǒng)地陳述及遵照議程進(jìn)

行討論。比如詢問與會(huì)者：“我們能夠在這部先達(dá)成結(jié)論，再往下討論”,

“這是你提出的意見嗎？“……哦！不是你講的，那又是誰講的？”

避免讓組織能力及傾聽能力差的人擔(dān)任會(huì)議記錄。另外，由于會(huì)議

記錄工作的重要性僅次于主席，可由具有擔(dān)任主席潛力的與會(huì)者負(fù)責(zé)此

工作，培養(yǎng)其領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議的能力。

（六）會(huì)議規(guī)范的制定

4會(huì)議規(guī)范的制定

會(huì)議規(guī)范指的是大家達(dá)到

共識(shí)的會(huì)議守則,每次開會(huì)就

照此守則來進(jìn)行。

要點(diǎn)闡述

下列十點(diǎn)建議，對(duì)如何制定結(jié)構(gòu)完整的會(huì)議規(guī)范非常有幫助，但需

要主席及所有與會(huì)者的配合。

i.所有與會(huì)者應(yīng)將每日及每周的工作表提交給會(huì)議安排人，以找

出大家最適合開會(huì)的時(shí)間。

2.超過1小時(shí)以上的會(huì)議，應(yīng)有正式的書面通知、清晰的議程表,

與有關(guān)的議事資料。

3.所有與會(huì)者都耍準(zhǔn)備在會(huì)中做簡(jiǎn)報(bào)。各人負(fù)責(zé)的簡(jiǎn)報(bào)內(nèi)容能夠

通過電話、傳真或者電子郵件來議定。

4.準(zhǔn)時(shí)開會(huì)與結(jié)束會(huì)議。所有與會(huì)者都要在會(huì)議開始前即準(zhǔn)備就

緒，并把可能打斷開會(huì)的因素都耍排除。同樣地，會(huì)議也應(yīng)在規(guī)定時(shí)間

內(nèi)準(zhǔn)時(shí)結(jié)束。

5.各業(yè)務(wù)單位負(fù)責(zé)人對(duì)決議是否能達(dá)成，負(fù)有直接的責(zé)任。此責(zé)

任是不可推卸的。此外，決策最好能在無異議的情況下達(dá)成。

6.所有與會(huì)者都應(yīng)明白，會(huì)議桌上應(yīng)維持他人的尊嚴(yán)，不同意任

何人在會(huì)中羞辱他人。

7.意見不一致是被同意的，如此討論才能而面俱到。與會(huì)者應(yīng)以

批判性的角度思考每一提案。對(duì)重大提案，甚至務(wù)必指定某人“扮黑臉”。

8.會(huì)議結(jié)束兩三天后，與會(huì)者應(yīng)該拿到會(huì)議記錄。不然的話會(huì)議

記錄也應(yīng)在合適的地方張貼周知。

9.所有與會(huì)者應(yīng)每隔一年，就要通過公司內(nèi)部的評(píng)估表，檢視所

屬單位的會(huì)議是否有效率地進(jìn)行，并提供改進(jìn)的建議。如有缺失，應(yīng)立

即改善。

10.各人在會(huì)議中的表現(xiàn)也應(yīng)列入會(huì)議評(píng)估的范圍里。主席的領(lǐng)導(dǎo)

能力及與會(huì)者的參與度要予以監(jiān)督。

每個(gè)企'也因其企業(yè)文化不一致，而有不一致的會(huì)議守則。會(huì)議守則

應(yīng)避免太過簡(jiǎn)要，但也不要又臭又長。好的會(huì)議守則也應(yīng)把好的慣例書

寫成文，以供新進(jìn)的與會(huì)者依循

第三單元影響會(huì)議的個(gè)人因素

第三單元影響會(huì)議的個(gè)人因素

■常見的人格標(biāo)簽與刻板印象

■個(gè)性與影響力

■性別與影響力

■如何在會(huì)議發(fā)揮影響力

案例導(dǎo)入

陳經(jīng)理木然地坐在自己的位子上，看著眼前已上演數(shù)百遍的會(huì)議游

戲。行銷部李部長扯高氣揚(yáng)，不耐煩地拿著筆敲打桌面。同時(shí)間，企劃

部的王組長與人資處的高科長，一個(gè)冷眼旁觀，一個(gè)急著討論提案。高

科長說：“現(xiàn)在再不討論新的……”如今陳經(jīng)理心不在焉地瞪著王組長，

王組長則自顧自地想著待會(huì)兒的發(fā)言。這樣做的會(huì)議情形早已行之?dāng)?shù)

年。

七年前，陳經(jīng)理還會(huì)想在會(huì)議里發(fā)言，但當(dāng)他發(fā)現(xiàn)不管在會(huì)中說什

么，很少有人用心聽時(shí).，冷漠變成了他的擋箭牌C他甚至能預(yù)測(cè)到，李

部長待會(huì)兒就會(huì)向王組長吆喝：“夠了！別講了！等你想出更好的點(diǎn)子

時(shí)再來見我，其他的人寫書面報(bào)告來?，F(xiàn)在散會(huì)!”

要點(diǎn)闡述

上述令人不安的情況不難見于企業(yè)會(huì)議里。就主席而言，暴君似的

會(huì)議主持方式，不僅無異于達(dá)成共識(shí)，反倒促使決議漏洞百出。

為何從個(gè)人因素切入？

由于團(tuán)隊(duì)中，不管是良性互動(dòng)或者惡性互動(dòng)，與“人”的因素絕對(duì)

有關(guān)。盡管，把人貼上標(biāo)簽的方式來做分類是不同意的，但某些明顯的

個(gè)人因素所導(dǎo)致的結(jié)果卻有共性。

一、常見的人格標(biāo)簽與刻板印象

、常見的人格標(biāo)簽與刻板印象

＞外貌與偏見；

》年齡的刻板印象；

》工作種類的刻板印象。

講師導(dǎo)入

造成個(gè)性差異的原因有很多，與文化、家庭、教育都有關(guān)。一旦遇

到類似開會(huì)的互動(dòng)場(chǎng)合，個(gè)性的互補(bǔ)或者傾軋就會(huì)明顯地表露出來。另

一方面，在文化結(jié)構(gòu)里，某種對(duì)性別、年齡、種族的偏見或者褒揚(yáng)，往

往將人“標(biāo)簽化”。俗語中“嘴上無毛，辦事不牢”或者“四肢發(fā)達(dá)，

頭腦簡(jiǎn)單”，就說明了某些先入為主的觀念往往限制了許多人獨(dú)立思考

的能力。下一段的討論，就是要從人的外在特質(zhì)如何影響會(huì)議著手。

要點(diǎn)闡述

1、外貌與偏見

外貌是給人的第一印象，如膚色、發(fā)型、儀表、乃至于性別、年齡。

文化的差異往往導(dǎo)致我們對(duì)某些特定外貌的成見C以受基督教洗禮的白

種美國人為例，瘦與年輕往往是其審美的重要標(biāo)準(zhǔn)，我們能夠從少有肥

胖或者老者參加選美比賽得知。更不用說有些人會(huì)把“肥胖”與“粗魯”、

“懶惰”劃上等號(hào)。

然而，“肥胖”在印度卻是英俊瀟灑、成功、健康的象征。因此，

“以貌取人”事實(shí)上都是陷入了某種文化機(jī)制的陷阱里。然而，研究發(fā)

現(xiàn)，長得好看的的確是比長相普通的人有優(yōu)勢(shì)。也就是說，通常人會(huì)認(rèn)

為，在人際關(guān)系與溝通領(lǐng)導(dǎo)方面，長得好看的人會(huì)表現(xiàn)得比較出色。

事實(shí)上，這是通常人的刻板印象。由于長相好看的人，并不一定就

與好的人格性質(zhì)劃上等號(hào)。只是，當(dāng)一個(gè)人被認(rèn)定如此，久而久之，就

有可能表現(xiàn)得愈來愈好。

多項(xiàng)研究報(bào)告顯示，假如員工的觀念與上司較契合，上司會(huì)認(rèn)為這

個(gè)員工表現(xiàn)比較杰出。

2、年齡的刻板印象

隨著年齡人群的增加，年齡也開始成為將人分門別類的標(biāo)準(zhǔn)。研究

顯示，三十五歲至五十歲的人，被認(rèn)為能圓融地處理事務(wù)，與深喑群體

互動(dòng)之道。相反地，年輕人討厭受約束，喜歡用快而有效率的方法做事。

然而此種推論也未盡然，許多年輕人一旦被給予人事行政工作，其

手腕之靈活也不亞于年長者。許多年輕者亦能隨時(shí)跟上時(shí)代潮流，對(duì)新

事物的同意度并不亞于年輕人，過去年齡與工作能力必成反比的觀念，

已經(jīng)慢慢發(fā)現(xiàn)與事實(shí)不符。過去以年齡來衡量一個(gè)人的工作表現(xiàn)，很可

能會(huì)錯(cuò)估整體的生產(chǎn)力。

3、工作種類的刻板印象

法國人稱之為職業(yè)性誤解，即把一個(gè)人從事工作的種類，作為推斷

一個(gè)人的標(biāo)準(zhǔn)，最明顯的例子是，質(zhì)量管理線上的人常被其他員工認(rèn)為

不事生產(chǎn)又愛挑剔。這種因隔行如隔山而導(dǎo)致的誤會(huì)，時(shí)有所聞。

不一致工作單位的員工，對(duì)同一件事（或者同題）有不一致的解讀

法，也是常有的事。我們?cè)L問23位行政人員，請(qǐng)分析某一公司的經(jīng)

營危機(jī)。這23位員工有6位來自銷售部門，5位來自生產(chǎn)部門，4位來

自會(huì)計(jì)部門，8位來自公關(guān)部門讓你。如我們所料，公關(guān)部門認(rèn)為問題

出在人事管理，銷售與會(huì)計(jì)部門認(rèn)為調(diào)配方面有問題，生產(chǎn)部門的人則

懷疑產(chǎn)品質(zhì)量不良。

這顯示了，大部門人關(guān)于事物的熟悉，常囿于個(gè)人的偏見。就如同

瞎子摸象，很容易一個(gè)人成見以偏概全。

二、個(gè)性與影響力

4二、個(gè)性與影響力

》內(nèi)向與外向性格;

》權(quán)威型人格；

A心機(jī)型人格。

要點(diǎn)闡述

內(nèi)向與外向性格

最容易觀察出來的性格特征，不外乎此人是內(nèi)向或者者外向。許多

團(tuán)體里，不善于溝通的內(nèi)向者，往往成為團(tuán)體事務(wù)動(dòng)作的負(fù)擔(dān)，在小型

的團(tuán)體里尤為明顯。通常認(rèn)為，要達(dá)成團(tuán)體所交付的任務(wù)（包含開會(huì)），

有賴于成員間的互動(dòng)、與諧又不失活躍。害羞是最明顯的溝通障礙，害

羞的人很少能在會(huì)議討論中有重大奉獻(xiàn)，當(dāng)討論發(fā)生激辯時(shí)，他們往往

寧可坐在一旁當(dāng)旁觀者。

要幫助害羞型都的與會(huì)者融入會(huì)議，主席務(wù)必試著引導(dǎo)他們發(fā)言譬

如指定他們對(duì)某議案發(fā)表見解。

另一方面，有些人喜歡發(fā)言的人，會(huì)試圖以多發(fā)言者來操縱場(chǎng)面。

往好的方面想此舉確有助于討論的推進(jìn)，但往往也會(huì)影響他人發(fā)言的機(jī)

會(huì)。為避免這種情形，主席最好在一開始即以強(qiáng)有力的方法，來操縱每

個(gè)人的說話長度，引導(dǎo)他人發(fā)表意見?？偠灾?，使議案的各細(xì)節(jié)有充

分的討論時(shí)間，才能促進(jìn)高效率的會(huì)議。

權(quán)威型人格

權(quán)威性人格是能夠說是最容易招人背后非議的性格。通常而言這種

性格的人有下列特征：

1、對(duì)他們而言，地位與權(quán)力應(yīng)有準(zhǔn)確的分野。在團(tuán)體中，以上制

下是毋庸置疑的。

2、他們會(huì)借機(jī)以地位指使他人，傾向“凡事依規(guī)辦理”。若為屬下,

則服從性高。

3、在群龍無首時(shí)，他們會(huì)毛遂自薦。

具權(quán)威性性格的人，會(huì)傾向以“強(qiáng)人”的姿態(tài)出現(xiàn)在眾人面前。他

們相信通過組織良好、價(jià)層分明的管理系統(tǒng)，有助于確保他們的地位，

使屬下言從計(jì)聽。

心機(jī)型性格

具有心機(jī)型性格的人，不喜歡像權(quán)威型性格的人一樣完全按規(guī)定行

事，他們可能比較不厚道的方式（如利用他人），得到所企求的權(quán)利或

者地位。

在臨時(shí)性的會(huì)議中，心機(jī)型性格的人專長以夸贊的方式，卸下他人

的武裝再用某些手腕來博取認(rèn)同，已達(dá)成自己的目的。要防止這些人的

方法無他，惟有提高警覺，多思考其具有說服力的話語背后是否另有目

的。

三、性別與影響力

《三、性別與影響力

要點(diǎn)闡述

調(diào)查發(fā)現(xiàn)，在男女混合的會(huì)議里，男性的發(fā)言往往比女性較有分量,

女性被男性打斷發(fā)言的頻率比其他男同事高。

能滔滔不絕的女性員工逐步增加，但仍有部分女性大過于被動(dòng)，這

些女性不是不想發(fā)言，只是習(xí)慣于等待別人給她發(fā)言的機(jī)會(huì)，而非主動(dòng)

抓住機(jī)會(huì)。然而現(xiàn)代企業(yè)對(duì)不發(fā)言者的無情懲處，就是自動(dòng)將他們歸類

于沒有奉獻(xiàn)的人。

還有一個(gè)有關(guān)性別歧視的是，許多男性會(huì)以某種偏狹的觀點(diǎn)看待女

性，認(rèn)為只要是女性必定會(huì)情緒化與不講理，這使女性被限制只能扮演

某幾種角色。

這種“男尊女卑”的錯(cuò)誤刻板印象，大概已成為許多企業(yè)文化的一

部分。然而現(xiàn)象歸現(xiàn)象，壓抑女性在教育普及的今日，己不容繼續(xù)。要

維持良好的兩性關(guān)系，避免性別歧視，能夠說是當(dāng)務(wù)之急。但也能夠確

信的是，在二十一世紀(jì)的今天，誰能在團(tuán)體里發(fā)揮影響力，已經(jīng)由成員

奉獻(xiàn)的多寡與品質(zhì)來決定，性別多產(chǎn)生的作用將越來越有越來越有限。

上面我們檢視了影響會(huì)議進(jìn)行的各類隱性因素，探討了各類刻板印

象，如何左右我們對(duì)事物的推斷。盡管我們對(duì)不熟悉的事物常有某些臆

測(cè)，但千萬不要讓負(fù)面的思考影響公正的推斷。

所討論的諸多隱性層面，并非一朝一夕即可在回憶中察覺。但關(guān)于

想積極參與會(huì)議活動(dòng)的企業(yè)人士，則定有很大的幫助。

四、如何在會(huì)議中發(fā)揮影響力

q，四、如何在會(huì)議中發(fā)揮影響力

■發(fā)言、常發(fā)言、控制發(fā)言長度；

■發(fā)言流利有權(quán)威感；

?發(fā)言有系統(tǒng)。

講師導(dǎo)入

最直接關(guān)系到影響力的發(fā)揮的，是發(fā)言的頻率、時(shí)間、長度、速度、

權(quán)威感及組織架構(gòu)是否恰當(dāng)。

要點(diǎn)闡述

1、發(fā)言、常發(fā)言、操縱發(fā)言長度。

根據(jù)研究，在會(huì)議開始后5分鐘內(nèi)開始發(fā)言，其影響力最為顯著。

在15到20分鐘之間的發(fā)言，效果只剩下一半。再之后的發(fā)言則幾乎起

不了什么作用。因此，想耍在會(huì)中發(fā)揮影響力，即便只只是澄清某些疑

點(diǎn)，最好也要在討論開始說出來。

研究人員亦指出，發(fā)言頻率高，影響力會(huì)成倍增長。發(fā)言頻率的影

響力有一簡(jiǎn)單公式能夠參照：

個(gè)人影響力指數(shù)=被同意的意見數(shù)量/個(gè)人提日的意見數(shù)量

2、發(fā)言流利有權(quán)威感

要增加影響力，速度比平常講話速度要稍快，能夠讓聽眾感到其緊

迫感。流利的發(fā)言亦能增加權(quán)威感。若對(duì)自己的發(fā)言是否流利沒有把握,

能夠在會(huì)前多做幾次演練。

說話速度能夠反應(yīng)事件的緊急性，通常來說，說得快比慢條斯理者

更能引起別人的注意，也便不可能是人不耐煩。根據(jù)調(diào)查，發(fā)言時(shí)比通

常說話速度快上4至5倍，都是能夠同意的范圍,而刻意放慢速度，聽

眾受到的信息反而降低。

流暢的表達(dá)能力，也是提高影響力的重要因素。

發(fā)言是否具有權(quán)威感也與影響力大小有關(guān)。能以清晰有力的口氣陳

述意見，聽眾較容易被說服。相反地，太低沉、緩慢、停頓或者無精打

采的發(fā)言都容易被打斷。

3、發(fā)言有系統(tǒng)。

不具影響力的發(fā)言還有幾項(xiàng)特征，比如：內(nèi)容缺乏組織性、無有利

證據(jù)，甚至離題。而真正能在會(huì)議中起作用的，通常是結(jié)構(gòu)完整、主旨

明確的發(fā)言。

如何發(fā)揮影響力

1、委婉地陳述意見。

“我覺得這么快達(dá)成決議估計(jì)不太妥當(dāng)……”

2、點(diǎn)出所要陳述意見的重要性。

“……但是《財(cái)經(jīng)雜志》的報(bào)告，剛好與我們的辦法相反?！?/p>

3、以證據(jù)支持論點(diǎn)。

“《財(cái)經(jīng)雜志》針對(duì)企業(yè)行政人員的研究，有十三項(xiàng)重大發(fā)現(xiàn)，分

別是...”

4、整合所陳述的意見，并要求與會(huì)者回應(yīng)。

“此研究結(jié)果與我們所達(dá)成的結(jié)論完全背道而馳。你們同意這個(gè)研

究結(jié)果嗎?”

上述關(guān)于“如何發(fā)揮影響力”的建議，應(yīng)能使學(xué)員熟悉其陳述內(nèi)容

中的因果關(guān)系與重要性，及其它該傳達(dá)的信息。在發(fā)言快結(jié)束時(shí)，也不

要不記得要與會(huì)者回應(yīng)。以免與會(huì)者很快轉(zhuǎn)移注意力到其他人身上，否

則組織嚴(yán)密的發(fā)言內(nèi)容，也就前功盡棄了。

參見附錄3：《如何發(fā)揮影響力》

五、評(píng)估與會(huì)技巧

、五、評(píng)估與會(huì)技巧

根據(jù)下列陳述，標(biāo)出最接近于你的情況的選項(xiàng)，評(píng)估你出席會(huì)議時(shí)

表現(xiàn)得有多好。你盡可能地按真實(shí)情況回答：若你回答“從不”，選1;

假如是“總是”，選4；依次類推。將你的得分相加，參考“分析”部分,

看你得分多少。利用你的回答，找出你最需要改進(jìn)的方面。

選項(xiàng)：

1從不2有的時(shí)候3常常4總是

1我讓發(fā)言者講完他們的觀點(diǎn)后才發(fā)言。①

②③④

2當(dāng)我發(fā)表一個(gè)主張或者觀點(diǎn)時(shí)，我是自信的。

①②③④

3當(dāng)我出錯(cuò)時(shí)，我能承認(rèn)。①

②③④

4我緊張時(shí)能操縱自己的語調(diào)。①

②③④

5我的身體語言顯示自信。

①②③④

6每次參加會(huì)議我穿著得體。

①②③④

7會(huì)上我認(rèn)真傾聽他人說些什么。

①②③④

8我為每次所參加的會(huì)議作好全面的準(zhǔn)備。

①②③④

9我認(rèn)真地回顧往常地會(huì)議備忘錄。

①②③④

10我預(yù)先調(diào)查其他與會(huì)者的看法。

①②③④

11出席會(huì)議前，我明白我的目標(biāo)是什么。

①②③④

12我與其他與會(huì)者擁有共同的目的。

①②③④

分析：

現(xiàn)在你已經(jīng)完成自我評(píng)估，把你總的得分加起來，查閱相應(yīng)的分析

來檢查你的能力。不論你參加會(huì)議的技巧水準(zhǔn)有多高，重要的是要記住

總有需改進(jìn)的地方。找出你的薄弱方面并參考本書的有關(guān)章節(jié)，你會(huì)找

到有用的指導(dǎo)與提示，幫助你建立與磨練參加會(huì)議的技巧。

12-24：需要仝面注意你的技巧。當(dāng)你參加會(huì)議時(shí)，始終要有明確

的目的，并爭(zhēng)取達(dá)到目的。

26-36：你在會(huì)議中表現(xiàn)的比較好，但某些技巧需要進(jìn)一步改進(jìn)。

37-48：在會(huì)議中你表現(xiàn)的很好，但不要自滿，繼續(xù)為你參加的每

個(gè)會(huì)議作好準(zhǔn)備。

第四單元會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)

第四單元

會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)

一、主席的八大職責(zé)

營造和諧氣氛

>確保議程進(jìn)行

>總結(jié)討論內(nèi)容

>引導(dǎo)發(fā)言者解釋令人困惑的發(fā)

言；

>幫助與會(huì)者理清不假思索想

法.

>'尊重少數(shù)人的意見，避免會(huì)中

意見一面倒的情況；

>減少與議題無關(guān)的爭(zhēng)辯與討論；

>保持中立態(tài)度。

一、主席的八大職責(zé)

1、營造與諧氣氛

當(dāng)嚴(yán)肅與恐懼彌漫在會(huì)議中時(shí)，與會(huì)者就很難暢所欲言。要鼓勵(lì)與

會(huì)者發(fā)言，主席除了應(yīng)盡可能少發(fā)言、避免暗示何謂其偏好的意見，更

重要的是要營造與諧的氣氛。當(dāng)與會(huì)者的發(fā)言帶批判時(shí)，主席要避免路

出不悅或者接話反擊，否則就很難讓會(huì)議有與諧的氣氛。

2、照議程進(jìn)行

議程是讓與會(huì)者對(duì)要討論的事項(xiàng)有心理準(zhǔn)備，也方便在討論沒告一

段落時(shí)，檢查有無該議而不議的地方。另一方面，也讓與會(huì)者對(duì)會(huì)議流

程有清晰概念，可避免討論失去操縱。若與會(huì)者對(duì)議程有疑問，應(yīng)在討

論開始前排除，以助會(huì)議確能照議程進(jìn)行。

3、正確總結(jié)討論內(nèi)容

在會(huì)議進(jìn)行時(shí)，主席有必要在討論每告一個(gè)段落時(shí)，將結(jié)果做一次

總結(jié)。負(fù)責(zé)總結(jié)的不一定主席，能夠由會(huì)中自愿擔(dān)任此工作的人來做。

此人要系統(tǒng)地陳述討論過的內(nèi)容及達(dá)成的共識(shí)，如有疑義立即修正?？?/p>

結(jié)完畢后，主席在宣布開始下一階段的討論?？偨Y(jié)的目的也是使會(huì)議能

照既定的方向進(jìn)行，并避免忽略任何有建設(shè)性的意見。

4、引導(dǎo)發(fā)言者解釋令人困擾的發(fā)言

有些發(fā)言者可能不善于言辭，或者喜歡專用名詞，發(fā)言內(nèi)容常常讓

人一頭霧水，令其他與會(huì)者只能“臆測(cè)”，這種情況常常使發(fā)言原意被

扭曲。因此，當(dāng)主席發(fā)現(xiàn)此類情況，而是否具有人提出質(zhì)疑時(shí)，就應(yīng)立

刻對(duì)此人作出回應(yīng)，直到當(dāng)事人能把確切的意思表達(dá)出來為止。

5、幫助與會(huì)者理清不假思索的辦法

有些與會(huì)者不假思索地將某些情況合理化?？陬^禪如“大家都明

白……''、“毋庸置疑的”等，就是最明顯的例子。這種思維模式

呈現(xiàn)出非理性的思考，其結(jié)果只會(huì)導(dǎo)致考慮不周的低質(zhì)量決議。主席要

避免與會(huì)者陷入此“自以為是”的思考泥淖里，能夠如此問道：“等一

下！是否具有人有證據(jù)說明，男性比女性更擅長使用電腦？”

6、尊重少數(shù)人的意見，避免會(huì)中意見一面倒的情況

有的時(shí)候少數(shù)人的意見會(huì)在日后才被證明是對(duì)的。主席要使與會(huì)者

熟悉到，即使不一致意他人的看法，也要尊重他人發(fā)言的權(quán)利。主席的

工作就是在當(dāng)少數(shù)人意見被壓制時(shí)?，盡可能讓他們發(fā)言。畢竟少數(shù)人的

反向思考，有的時(shí)候?qū)μ岣邲Q議質(zhì)量很有幫助。

7、減少議題無關(guān)的爭(zhēng)辯與討論

無關(guān)的爭(zhēng)議指的是，發(fā)言者情緒化的要他人承認(rèn)其辦法是錯(cuò)誤的，

這樣就會(huì)發(fā)生不必要的爭(zhēng)端。當(dāng)這種情況發(fā)生時(shí)，主席立即打斷他的發(fā)

言，說明其爭(zhēng)辯的內(nèi)容與討論無關(guān)。但是若其爭(zhēng)辯內(nèi)容沒有離題，則可

鼓勵(lì)繼續(xù)辯論下去，由于這樣反而關(guān)于熟悉議題的優(yōu)劣有正面幫助。

8、保持中立態(tài)度

最后一點(diǎn)是，主席在討論過程中要嚴(yán)守中立態(tài)度，不要摻雜個(gè)人意

見。其職責(zé)應(yīng)是盡力協(xié)助與會(huì)者以客觀態(tài)度議事，而不是暗示與會(huì)者何

者為其滿意的意見。

二、主席的開場(chǎng)白

J二、主席的開場(chǎng)白

,約有1/3的與會(huì)者抱著“純與會(huì)”的心態(tài)

出落而并不想在會(huì)中發(fā)揮影響力：.

，約仃的與會(huì)若不知開會(huì)的目的及

愿”3T

，約有1/3攸關(guān)決議質(zhì)量的與會(huì)者會(huì)缺席」

,約有1/3的與會(huì)者覺得很難在會(huì)中發(fā)揮影

響力。

講師導(dǎo)入

開場(chǎng)白是一段系統(tǒng)、簡(jiǎn)潔、審慎及有明確宗旨的3至5分鐘的談話,

其內(nèi)容應(yīng)包含開會(huì)目的、已知的重要資訊及其議事方式等。一個(gè)好的開

場(chǎng)白，不僅有畫龍點(diǎn)睛的作用，也能幫助準(zhǔn)備不周的會(huì)議步入軌道。這

不只是幫助討論起頭，也可說成功會(huì)議的墊腳石,

要點(diǎn)闡述

好的開場(chǎng)白應(yīng)符合下列四項(xiàng)條件：

,讓與會(huì)者清晰地明白開會(huì)的目的及程序。

.讓與會(huì)者明白為何請(qǐng)他們來開會(huì)。

.預(yù)先提示，避免多余與不有關(guān)的主題。

.取得與會(huì)者對(duì)會(huì)議進(jìn)行方式的認(rèn)可。

主席的開場(chǎng)白通常不宜太長，應(yīng)在3至5分鐘內(nèi)完成開會(huì)目的、議

事程序、要解決的問題及難處告知完畢。這不僅方便主席以駕輕就熟的

方式討論，也能使會(huì)議在最短的時(shí)間，達(dá)到最好的效果。

主席可用下面所列的開會(huì)錦囊表，來檢查所設(shè)計(jì)的開場(chǎng)白是否符合

上述要求：

1.清晰地將問題，討論目的與步驟向與會(huì)者陳述。

2.提供與會(huì)者下列資料

問題產(chǎn)生的背景因素

目前情況

通常所認(rèn)為的起因

問題若無法解決，可能產(chǎn)生的后遺癥

3.尋求應(yīng)對(duì)之策的難處

問題所觸及的范圍

已知難處

應(yīng)對(duì)之策所應(yīng)符合的標(biāo)準(zhǔn)

4.指定會(huì)議記錄人

請(qǐng)其監(jiān)督會(huì)議是否按原定議程進(jìn)行

5.征求對(duì)議程安排有關(guān)意見。

使與會(huì)者對(duì)議程序無異議

三、關(guān)鍵性的三種領(lǐng)導(dǎo)態(tài)度

三、關(guān)鍵性的