協(xié)同辦公(OA)系統(tǒng)操作手冊(cè)

協(xié)同辦公（OA系統(tǒng)

操作手冊(cè)

1.1編寫(xiě)目的（5

L2前景（5

1.3定義（5

L4參考資料（5

2軟件征述（6

2.1軟件的結(jié)構(gòu)（6

2.2程序表（7

2.3文卷表（8

3安裝與初始化（8

4運(yùn)行說(shuō)明（8

4.1運(yùn)行表（9

4.2運(yùn)行步驟（10

4.3登陸（10

4.4用戶操作主界面（11

4.5用戶信息欄（12

4.6桌面顯示（12

4.7注銷（13

4.8修改密碼按鈕（13

4.9個(gè)人信息修改按鈕［14

4.10導(dǎo)航菜單（15

4.11郵箱查看（15

4.12未讀郵件（16

4.13^1=（17

4.14收件箱（19

415草稿箱（20

4.16已發(fā)送（20

4.17已刪除（21

4.18外部郵件賬號(hào)配置（22

4.20外部郵件賬號(hào)列表（24

4.21外部郵件同步（25

4.22郵件管理（26

4.23郵件查詢（27

4.24設(shè)置郵件簽名（28

4.25使用郵件簽名（28

4.26新建自定義郵箱（30

4.27基礎(chǔ)郵箱分頁(yè)設(shè)置（30

4.28自定義郵箱分頁(yè)設(shè)置（31

4.29郵件轉(zhuǎn)移（31

4.30內(nèi)部通訊簿（32

4.31未讀新聞（34

4.32全部新聞（35

4.34新聞管理（36

4.35新建新聞（37

4.36未讀公告（40

4.37全部公告（41

4.38公告查詢（41

4.39公告管理（42

4.40新建公告（42

4.41公告查詢（45

4.42新建文檔（46

4.43文件轉(zhuǎn)發(fā)（47

4.44文件復(fù)制（47

4.45文件剪切（48

4.46當(dāng)前文件夾文件搜索（49

4.47所有文件夾文件搜索（49

4.48查看文檔（50

4.49查看文檔附件（50

4.50新建子文件夾（51

4.51重命名文件夾（51

4.52共享選中的文件（52

4.53文件夾復(fù)制（52

4.54文件夾剪切（53

4.55刪除文件夾（54

4.56共享文件柜（54

4.57創(chuàng)建分組（54

4.58分組管理（55

4.59分組聯(lián)系人添加（55

4.60按索引查看聯(lián)系人（56

4.62查找聯(lián)系人（57

4.63單位管理（57

4.64新建部門(mén)（58

4.65編輯部門(mén)（59

4.66刪除部門(mén)（60

4.67新建用戶組（61

4.68用戶管理（62

4.69編輯角色（63

4.70設(shè)置角色權(quán)限（64

4.71克隆角色（64

4.72刪除角色（64

4.73添加/刪除權(quán)限（64

4.74增加個(gè)人常用網(wǎng)址（65

4.75管理個(gè)人常用網(wǎng)址（66

4.76公共網(wǎng)址設(shè)置（66

4.77查看公共網(wǎng)址（67

4.79內(nèi)部短信搜索（68

4.80未讀內(nèi)部短信（69

4.81已讀內(nèi)部短信（70

4.82我的日志（70

483新建日志（7】

4.84查詢?nèi)罩荆?2

4.85本單位工作日志（73

4.86查詢本單位工作日志（73

5非常規(guī)過(guò)程（74

6遠(yuǎn)程操作（75

1引言

1.1編寫(xiě)目的

本操作手冊(cè)適用于協(xié)同辦公（0A系統(tǒng)全部使用人員，用于指導(dǎo)系統(tǒng)的各種操作

與用戶培訓(xùn)、學(xué)習(xí)工作。

L2前景

系統(tǒng)名稱寸辦同辦公（0A系統(tǒng)

協(xié)同辦公（OAOfficeAnywhere系統(tǒng)功能的全面實(shí)現(xiàn)是為了滿足在集團(tuán)內(nèi)部無(wú)

紙辦公、集團(tuán)內(nèi)部信息流通更加安全快捷的基本要求,并為集團(tuán)信息化建設(shè)提供奠

定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

L3定義

OA:OfficeAutomationsystem辦公自動(dòng)化系統(tǒng)或OfficeAnywheresystem隨處

辦公系統(tǒng)。傳統(tǒng)的理解為辦公自動(dòng)化系統(tǒng),隨著信息化程度的不斷提高，辦公不僅僅

局限于辦公室，而是引伸為辦公無(wú)處不在且需要實(shí)現(xiàn)不同用戶不同地域的協(xié)同化辦

公。在本文檔中在不特別指明的情況下“系統(tǒng)”特指0A系統(tǒng),

14參考資料

《協(xié)同辦公（0A系統(tǒng)業(yè)務(wù)需求說(shuō)明書(shū)》

《工作流管理聯(lián)盟規(guī)范之工作流參考模型》

2軟件征述

2.1軟件的結(jié)構(gòu)

OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)如圖所示

2.2程序表

?0A辦公自動(dòng)化系統(tǒng)

匚我的辦公桌

□公共事務(wù)

匚系統(tǒng)管理

匚常用網(wǎng)址

［協(xié)同管理

?我的辦公桌

電子郵件

匚短信

□公告通知

新聞

通訊薄

匚個(gè)人文件柜

［我的日志

匚工作流

匚Office文件

?公共事務(wù)

「新聞管理

?新聞管理

?新建新聞

?新聞查詢

□公告通知管理

?公告管理

?新建公告

?公告查詢

日志管理

?系統(tǒng)管理

組織機(jī)構(gòu)管理

?單位管理

?部門(mén)管理

?用戶管理

?角色與權(quán)限管理

□公共事務(wù)管理

?公共網(wǎng)址設(shè)置

■交流設(shè)置

?系統(tǒng)信息

?常用網(wǎng)址

口設(shè)置個(gè)人網(wǎng)址

口設(shè)置公共網(wǎng)址

2.3文卷表

3安裝與初始化

該系統(tǒng)需要配置在JDK1.5版本的服務(wù)器上，通過(guò)Wcblogic9.2為中間件的服務(wù)

器。數(shù)據(jù)庫(kù)支持需要SQLServer2000以上版本或Oracle10g以上版本等常見(jiàn)數(shù)據(jù)

庫(kù)系統(tǒng)。

需通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)初始化為程序創(chuàng)建配套的數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)修改配置文件或其他方式

為Webiogic配置與系統(tǒng)相應(yīng)的JNDI連接,并測(cè)試與數(shù)據(jù)庫(kù)的連接是否正確。

系統(tǒng)安裝直接將程序部署到Weblogic中即可。

4運(yùn)行說(shuō)明

該系統(tǒng)為B/S架構(gòu),只需通過(guò)客戶端瀏覽器訪問(wèn)服務(wù)器URL、端口,其余步驟通

過(guò)觀察瀏覽器中的界面做相應(yīng)操作。

4.1運(yùn)行表

以下各操作調(diào)用系統(tǒng)的相應(yīng)程序段，通過(guò)程序處理來(lái)進(jìn)行頁(yè)面跳轉(zhuǎn)與數(shù)據(jù)改

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新建文檔

文件轉(zhuǎn)發(fā)

4.2運(yùn)行步驟

該系統(tǒng)的運(yùn)行，一般通過(guò)用戶點(diǎn)擊按鈕來(lái)完成一個(gè)指令，程序經(jīng)過(guò)內(nèi)部處理后將

頁(yè)面進(jìn)行相應(yīng)跳轉(zhuǎn)即完成了一個(gè)運(yùn)行步驟。

4.3登陸

當(dāng)用戶鏈接到本站點(diǎn)后，將首先被要求輸入“用戶名"和登錄''密碼”，如圖（4.3-1所

協(xié)同辦公系統(tǒng)C8Km-oHke

圖（4.3-1

當(dāng)用戶輸入“用戶名”和登錄“密碼”，按“登陸”按鈕（或Enter鍵，此時(shí)系統(tǒng)將檢查

輸入的“用戶名”和登錄“密碼”是否正確，如果輸入正確,將進(jìn)入系統(tǒng)的主界面（首頁(yè)。

用戶可以使用用戶名，也可以是用戶昵稱登陸。一般情況不用戶名為該用戶的姓名

全拼加上“尸加部門(mén)簡(jiǎn)拼.例如匯業(yè)軟件部張三,登錄名為zhangsan/hyrjb,用戶昵稱默

認(rèn)情況下與用戶名一致，用戶可以修改自己昵稱，通過(guò)修改后的昵稱進(jìn)行登陸,昵稱在

全系統(tǒng)中保持唯一,若重復(fù)請(qǐng)更換其它的昵稱。

如果登陸后長(zhǎng)時(shí)間沒(méi)有操作，出于安全考慮,系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)取消登錄狀態(tài)。超時(shí)后,

點(diǎn)擊任何操作，都會(huì)要求重新登錄。

如果用戶首次登陸,頁(yè)面自動(dòng)跳轉(zhuǎn)到強(qiáng)制修改密碼頁(yè)面，參看下圖（4.3-2

首次登陸.請(qǐng)修改用戶密碼

首次登陸會(huì)自動(dòng)跳轉(zhuǎn)

到修改密碼界面,必

紀(jì)修改密另才雷譽(yù)陸

到系線內(nèi)3頁(yè)面.

修改I

圖（4.3-2

4.4用戶操作主界面

登錄系統(tǒng)成功后，打開(kāi)如圖（4.4-1所顯示的界面，頁(yè)面主要?jiǎng)澐譃槎€(gè)部分:左側(cè)

為主菜單、右側(cè)顯示菜單相應(yīng)的內(nèi)容或基本功能模塊列表。

協(xié)同辦公系統(tǒng)

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圖（4.4-1

4.5用戶信息欄

登錄成功后默認(rèn)進(jìn)入的是用戶操作界面，如圖（4.5-1所示.用戶信息欄

包括:用戶信息、桌面顯示按鈕、修改密碼按鈕、用戶注銷按鈕。

協(xié)同辦公系統(tǒng)

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圖（4.5-1

4.6桌面顯示

桌面顯示按鈕主要用于顯示用戶定義的桌面模塊（如圖4.6-1。

桌面包括:公告瀏覽、未讀郵件、待辦工作、未讀新聞、常用網(wǎng)址、未讀短

信、我的日志、生日提醒等;并且模塊可以通過(guò)鼠標(biāo)拖動(dòng)調(diào)整位置.并且可以通過(guò)點(diǎn)

擊［保存］按鈕實(shí)現(xiàn)個(gè)性模塊排序設(shè)置，也可以通過(guò)點(diǎn)擊［恢復(fù)系統(tǒng)默認(rèn)設(shè)置］按鈕恢復(fù)

系統(tǒng)模塊排序設(shè)置。

協(xié)同辦公系統(tǒng)

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圖（4.6-1

4.7注銷

注銷按鈕主要用于用戶退出OA系統(tǒng)。

4.8修改密碼按鈕

修改密碼按鈕:主要用十用戶修改自己密碼,具體操作界面參看圖（4.8-1

團(tuán)協(xié)同辦公(OA)系統(tǒng)

南戶名:文網(wǎng)零fi名年:*停都寺n日120111101

用戶姓名，變剛

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身份證號(hào)，所在單枚，軟件鄒

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圖(4.8-1

4.9個(gè)人信息修改按鈕

個(gè)人信息:個(gè)人資料修改，可以通過(guò)此頁(yè)面設(shè)置個(gè)人昵稱，設(shè)置成功后，可

以通過(guò)昵稱登陸OA,具體操作界面參看圖(4.9-1

用戶姓名*鄧

3電子峰科身份限號(hào)，513623811021542所在單收，1件部

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回天出城倒

個(gè)人信息不僅可以顯示用戶的信息，并可以設(shè)置用戶的昵稱，用戶可以通過(guò)設(shè)置

用戶昵稱進(jìn)行系統(tǒng)登陸，例如系統(tǒng)本來(lái)提供的用戶名不容易記憶，用戶可以根據(jù)自己

的需要修改容易記憶的昵稱來(lái)進(jìn)行系統(tǒng)登陸°

如匯業(yè)公司綜合部下張三的用戶.系統(tǒng)生成的用戶名為zhangsan/hyzhb,登陸時(shí)

輸入

數(shù)據(jù)多.且容易記憶，則他可以將自己的昵稱設(shè)置為zs.則可以根據(jù)你進(jìn)行登陸

圖（4.9-1

4.10導(dǎo)航菜單

登錄成功后默認(rèn)進(jìn)入的是用戶操作界面一如圖（4.10-1所示。導(dǎo)航菜單包括:

我的辦公桌、公共事務(wù)、系統(tǒng)管理、常用網(wǎng)址、協(xié)同管理。

我的辦公桌包括:電子郵件、短信、公告通知、新聞、通訊簿、個(gè)人文件柜、

我的日志、工作流、Office文件。

公共事務(wù)包括:組織機(jī)構(gòu)管理、工作流管理、公共事務(wù)管理、交流設(shè)置、桌面

設(shè)置、模塊代碼設(shè)置、菜單設(shè)置。

系統(tǒng)管理包括:新聞管理、公告通知管理、日志管理。

常用網(wǎng)址包括:設(shè)置個(gè)人網(wǎng)址、查看公共網(wǎng)址。

協(xié)同管理包括:協(xié)同項(xiàng)目管理、協(xié)同文檔管理、協(xié)同成員管理。

注意:出于系統(tǒng)安全考慮，不同權(quán)限的用戶，所能夠使用的菜單會(huì)有所不同，需要

使用系統(tǒng)管理員賬號(hào)進(jìn)行合理設(shè)置。

協(xié)同辦公系統(tǒng)

0(4.10-1

4.11郵箱查看

【菜單順序】：我的辦公桌->電子郵件

具體操作界面參看圖（4.11-1

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圖（4.11-1

4.12未讀郵件

【菜單順序】：我的辦公桌->電子郵件->未讀

未讀:菜單右側(cè)顯示當(dāng)前用戶未讀郵件列表,如果沒(méi)有未讀郵件顯示提示信息;如

果有未讀郵件，顯示郵件列表。具體顯示如下圖（4.12-1

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口內(nèi)一則

圖（4.12-1

因?yàn)楦郊用芘c防盜鏈機(jī)制，0A系統(tǒng)中的附件（郵件、新聞公告、日志、文件

柜等無(wú)法用下載工具獲取，需要用戶在下載時(shí)選擇IE本身的下載功能,否則將得不到

正確的附件。

以迅雷為例，可以在設(shè)置——監(jiān)視設(shè)置中，將“監(jiān)視瀏覽器''選項(xiàng)取消，在其它站點(diǎn)

需要使用迅雷下載時(shí)，直接在鏈接上右鍵,選擇”使用迅雷下載”即可。

4.13寫(xiě)信

【菜單順序】：我的辦公桌->電子郵件。寫(xiě)信

寫(xiě)信:用戶發(fā)送郵件頁(yè)面。如果收件人或郵件主題為空，將出現(xiàn)相應(yīng)的提示;密

送、抄送由于輸入的人員比較少，所以沒(méi)有提供點(diǎn)選添加的功能。具體操作界面參

看圖（4.13-1。通過(guò)點(diǎn)擊“添加抄送''和"添加密送”來(lái)顯示抄送人與密送輸入框.

■前辦公桌

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收件人可以通過(guò)點(diǎn)擊收件人添加相應(yīng)的收件人,具體操作界面參看圖（4.13-2

抄送人、密送人只能通過(guò)鍵盤(pán)輸入，不能點(diǎn)選。

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立中發(fā)遢僧存到草嵇片

圖（4.13-2

收件人也可以通過(guò)輸入收件人姓名簡(jiǎn)拼的小寫(xiě)字母（例如張三，輸入小寫(xiě)字

母“zs”來(lái)添加相應(yīng)的收件人.具體操作界面參看圖（4.13-3

圖（4.13-3

用戶可以通過(guò)配置外部郵箱賬號(hào),實(shí)現(xiàn)發(fā)送外部郵件的功能。目前,收件人

可以實(shí)現(xiàn)發(fā)送外部郵件.密送抄送未實(shí)現(xiàn)發(fā)送外部郵件功能.即外部郵件地址請(qǐng)

在收件人輸入框中輸入。

注意:避免瀏覽■中輸入文本框記錄歷史輸入值，建議對(duì)瀏覽器進(jìn)行設(shè)置，

設(shè)置方法如下：IE瀏覽器設(shè)置〉內(nèi)容，自動(dòng)完成內(nèi)容設(shè)置，表單用戶名與密碼

選項(xiàng)去除。

抄送人、密送人只能通過(guò)鍵盤(pán)輸入，不能點(diǎn)選。

4.14收件箱

【菜單順序】：我的辦公桌->電子郵件->收件箱

收件箱:顯示用戶收件箱列表，列表按照時(shí)間倒序排列。用戶可以通過(guò)點(diǎn)擊郵件

主題,查看郵件的具體內(nèi)容，并且提供全選、刪除、永久刪除、永久刪除所有已讀郵

件操作。

【全選】按鈕實(shí)現(xiàn)選中當(dāng)前頁(yè)面所有郵件；

【刪除】按鈕實(shí)現(xiàn)刪除當(dāng)前選中的郵件,郵件可以在已刪除郵件中查找到。

【永久刪除】按鈕實(shí)現(xiàn)刪除郵件.郵件將從數(shù)據(jù)庫(kù)中徹底清除，無(wú)法再查看，此操

作不可恢復(fù)相應(yīng)數(shù)據(jù)。

【永久刪除所有已讀郵件】按鈕實(shí)現(xiàn)刪除所有已讀郵件，并且從數(shù)據(jù)庫(kù)中徹底

刪除相應(yīng)的郵件,此操作不可恢復(fù)相應(yīng)數(shù)據(jù)。

具體操作界面參看圖（4.14-1

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4.15草稿箱

【菜單順序】：我的辦公桌->電子郵件。草稿箱

草稿箱:顯示用戶草稿箱列表，列表按照時(shí)間倒序排列。用戶可以通過(guò)點(diǎn)擊郵件

主題,查看并編輯郵件的具體內(nèi)容，并且提供全選、刪除、永久刪除操作。具體操作

界面參看圖（4.15-1

圖(4.15-1

416已發(fā)送

【菜單順序】：我的辦公桌->電子郵件->已發(fā)送

已發(fā)送:顯示用戶已經(jīng)發(fā)送郵件列表，列表按照時(shí)間倒序排列。用戶可以通過(guò)點(diǎn)

擊郵件主題，查看并編輯郵件的具體內(nèi)容,并且提供再次發(fā)送、全選、刪除、永久刪

除操作。

【再次發(fā)送】按鈕實(shí)現(xiàn)此封郵件可以再次發(fā)送。

具體操作界面參看圖（4.16-1

圖（4.16-1

4.17已刪除

【菜單順序】：我的辦公桌〉電子郵件〉已刪除

已刪除:顯示用戶已經(jīng)刪除郵件列表，列表按照時(shí)間倒序排列。用戶可以通過(guò)點(diǎn)

擊郵件主題,查看并編輯郵件的具體內(nèi)容，并且提供全選、恢復(fù)、永久刪除操作。

【恢復(fù)】按鈕實(shí)現(xiàn)已經(jīng)刪除的郵件修改為收件箱郵件。

具體操作界面參看圖（4.17-1

協(xié)同辦公系統(tǒng)

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4.18外部郵件賬號(hào)配置

【菜單收序】：我的辦公桌->電子郵件->外部郵件賬號(hào)配置

外部郵件賬號(hào)配置:顯示外部郵件賬號(hào)配置頁(yè)面。用戶可以通過(guò)輸入頁(yè)面內(nèi)必

須填寫(xiě)的信息，設(shè)置外部郵件賬號(hào)。具體操作界面參看圖（4.18-1

協(xié)同辦公系統(tǒng)e

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圖（4.18-1

注意:建議將'收信后刪除遠(yuǎn)程郵件”設(shè)置為“否”，在服務(wù)器上仍保留郵件，以免本

地誤操作造成數(shù)據(jù)丟失。

支持的外部郵箱配置:新浪、搜狐、雅虎、天業(yè)企業(yè)郵箱、QQ、163、126,在設(shè)

置這些郵箱賬號(hào)時(shí),會(huì)自動(dòng)生成接收郵件服務(wù)器（POP3、發(fā)送郵件服務(wù)器（SMTP對(duì)

應(yīng)的參數(shù)。

外部郵箱配置不止在此配置，需要對(duì)該外部郵箱賬號(hào)也進(jìn)行相應(yīng)的功能配置。

一般情況下,還需要登錄郵件服務(wù)器檢查POP3與SMTP設(shè)置方法.并檢查是否支持

POP3接收郵件。

以QQ郵箱的配置為例儒要登錄郵件點(diǎn)擊“設(shè)置”——“賬戶”，在“POP3/SMTP

設(shè)置”中，選擇“開(kāi)始POP3/SMTP服務(wù)'（如圖4.18-2。

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圖（4.18-2

各郵件服務(wù)器對(duì)應(yīng)的POP3\SMTP設(shè)置參數(shù)與方式，可以參照郵件系統(tǒng)的“幫助”

頁(yè)面,查找相關(guān)說(shuō)明（如圖4.18-3。

哽！幫助中心

同題搜索

第制同題如何設(shè)置POP3/SMTP的SSL加密方式？

熱門(mén)問(wèn)題

灌流瓶如果您的電子郵件客戶端支持SSL,可以在設(shè)置中選擇庾用SSL.

域名猊侑

使用SS毋）通用配置如下，

QQflP箱入門(mén)

接收郵件服務(wù)器：,使用SSL靖口號(hào)995

特色功能發(fā)送郵件服務(wù)器：,使用SSL,端口號(hào)465或587

注冊(cè)和密碼孤戶的您的QQ郵箱賬戶名（如果您是VIP帳號(hào)或Foxmai帳號(hào)，我戶名需要填寫(xiě)另

逋錄和退出密碼：您的QQ郵箱密碼

電子郵件地址：您的QQ郵箱的先整郵件地址

寫(xiě)信和發(fā)信

圖（4.18-3

4.20外部郵件賬號(hào)列表

【菜單順序】：我的辦公桌->電子郵件,外部郵件賬號(hào)列表

外部郵件賬號(hào)列表:顯示外部郵件賬號(hào)列表。用戶可以通過(guò)刪除、編輯、設(shè)為

默認(rèn)操作對(duì)外部郵件賬號(hào)進(jìn)行設(shè)置。

【刪除】按鈕實(shí)現(xiàn)刪除當(dāng)前外部郵件賬號(hào)；

【編輯】按鈕實(shí)現(xiàn)修改編輯當(dāng)前外部郵件賬號(hào)信息：

【設(shè)為默認(rèn)】按鈕實(shí)現(xiàn)設(shè)置當(dāng)前外部郵箱找好為默認(rèn)的外部郵件賬號(hào)。

具體操作界面參看圖（4.20-1

協(xié)同辦公系統(tǒng)e

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圖（4.20-1

4.21外部郵件同步

【菜單順序】：我的辦公桌->電子郵件,外部郵件同步

外部郵件賬號(hào)配置:顯示外部郵件賬號(hào)列表,用戶可以對(duì)單獨(dú)或整體的外部郵

件賬號(hào)進(jìn)行郵件同步，同步結(jié)束跳轉(zhuǎn)到郵件管理頁(yè)面。

【郵件同步】按鈕實(shí)現(xiàn)將當(dāng)前外部郵件賬號(hào)中未讀郵件同步到OA系統(tǒng)，可以

在外部郵件管理中查看相應(yīng)郵件。

具體操作界面參看圖（4.21-1

協(xié)同辦公系統(tǒng)e

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圖（4.21-1

4.22郵件管理

【菜單順序】：我的辦公桌,電子郵件,郵件管理

郵件管理:顯示外部郵件賬號(hào)同步下來(lái)的外部郵件。用戶可以通過(guò)點(diǎn)擊右鍵主

題來(lái)查看相應(yīng)的郵件內(nèi)容，并且提供返回、全選、刪除操作。具體操作界面參

看圖(4.22-1

協(xié)同辦公系統(tǒng)

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