企業(yè)管理-公司會(huì)議作業(yè)指導(dǎo)書

1/3會(huì)計(jì)實(shí)操文庫企業(yè)管理-公司會(huì)議作業(yè)指導(dǎo)書一、會(huì)議籌備會(huì)議需求確認(rèn)：與會(huì)議發(fā)起部門或人員溝通，明確會(huì)議主題、目的、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員范圍等關(guān)鍵信息。例如，若為項(xiàng)目進(jìn)度匯報(bào)會(huì)議，需了解項(xiàng)目背景、匯報(bào)重點(diǎn)以及期望達(dá)成的決策。會(huì)議通知發(fā)送：根據(jù)確認(rèn)的信息，提前[X]個(gè)工作日發(fā)送會(huì)議通知。通知內(nèi)容包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、議程、參會(huì)要求等，并提醒參會(huì)人員提前準(zhǔn)備相關(guān)資料?？赏ㄟ^郵件、即時(shí)通訊工具等多種方式發(fā)送通知，確保通知送達(dá)每位參會(huì)人員，并要求收到回復(fù)確認(rèn)。會(huì)議資料準(zhǔn)備：協(xié)助會(huì)議發(fā)起者收集、整理會(huì)議所需資料，如項(xiàng)目報(bào)告、數(shù)據(jù)報(bào)表、提案文檔等。對資料進(jìn)行排版、裝訂，確保資料內(nèi)容準(zhǔn)確、格式規(guī)范。在會(huì)議開始前[X]小時(shí)，將資料放置在會(huì)議桌上或提前發(fā)送給參會(huì)人員。會(huì)議場地布置：根據(jù)會(huì)議規(guī)模和性質(zhì)，選擇合適的會(huì)議室。提前對會(huì)議室進(jìn)行布置，包括擺放桌椅、調(diào)試設(shè)備（投影儀、音響、麥克風(fēng)等）、準(zhǔn)備飲用水和紙筆等。如重要的商務(wù)洽談會(huì)議，可布置成圓桌形式，營造輕松交流氛圍；大型培訓(xùn)會(huì)議，則采用課堂式布局。二、會(huì)議進(jìn)行會(huì)議簽到：在會(huì)議開始前15分鐘，在會(huì)議室入口設(shè)置簽到臺(tái)，組織參會(huì)人員簽到。簽到方式可采用紙質(zhì)簽到表、電子簽到設(shè)備等。對未按時(shí)簽到的人員，及時(shí)通過電話或即時(shí)通訊工具聯(lián)系，了解情況并提醒參會(huì)。會(huì)議主持與引導(dǎo)：會(huì)議主持人負(fù)責(zé)把控會(huì)議節(jié)奏，按照議程依次推進(jìn)會(huì)議。引導(dǎo)參會(huì)人員圍繞主題發(fā)言，鼓勵(lì)積極討論，避免偏離主題或出現(xiàn)冷場。對于觀點(diǎn)分歧較大的情況，主持人應(yīng)協(xié)調(diào)各方，尋求共識(shí)；若無法當(dāng)場達(dá)成一致，可記錄分歧點(diǎn)，留待后續(xù)討論。會(huì)議記錄：安排專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，詳細(xì)記錄會(huì)議討論內(nèi)容、各方觀點(diǎn)、決策結(jié)果、任務(wù)分配等。記錄應(yīng)準(zhǔn)確、完整，使用規(guī)范的語言和格式。會(huì)議記錄員需實(shí)時(shí)跟進(jìn)會(huì)議進(jìn)程，確保重要信息不遺漏。三、會(huì)議后續(xù)工作會(huì)議紀(jì)要撰寫與分發(fā)：會(huì)議結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)，會(huì)議記錄員整理撰寫會(huì)議紀(jì)要。會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包括會(huì)議基本信息（主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員）、會(huì)議主要內(nèi)容、決策事項(xiàng)、責(zé)任人和完成時(shí)間等。經(jīng)會(huì)議主持人審核后，通過郵件或公司內(nèi)部系統(tǒng)分發(fā)給參會(huì)人員和相關(guān)部門。任務(wù)跟蹤與反饋：根據(jù)會(huì)議決策事項(xiàng)，建立任務(wù)跟蹤表，明確責(zé)任人和完成時(shí)間。定期（每周或每月）對任務(wù)進(jìn)展進(jìn)行跟蹤，督促責(zé)任人按時(shí)完成任務(wù)。責(zé)任人需及時(shí)向相關(guān)人員反饋任務(wù)完成情況，如遇到問題或困難，應(yīng)提前說明并尋求解決方案。會(huì)議資料歸檔：將會(huì)議通知、會(huì)議資料、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要等相關(guān)文件進(jìn)行整理歸檔。