采購作業(yè)指導(dǎo)書-企業(yè)管理

1/4會計(jì)實(shí)操文庫采購作業(yè)指導(dǎo)書-企業(yè)管理一、采購計(jì)劃制定需求收集：每月末與各部門溝通，收集下月度物資需求。生產(chǎn)部門根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃提出原材料需求，如制衣廠生產(chǎn)部門依據(jù)服裝生產(chǎn)訂單數(shù)量，確定所需布料、輔料的種類和數(shù)量；行政部門根據(jù)辦公用品庫存情況，提出采購需求。計(jì)劃編制：結(jié)合庫存情況和物資需求，制定采購計(jì)劃。參考?xì)v史采購數(shù)據(jù)和市場價(jià)格波動趨勢，合理確定采購數(shù)量和預(yù)計(jì)采購時(shí)間。例如，對于價(jià)格波動較大的原材料，在價(jià)格相對較低時(shí)適當(dāng)增加采購量。采購計(jì)劃需明確采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等信息。計(jì)劃審批：將編制好的采購計(jì)劃提交部門負(fù)責(zé)人審核，再由公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審核重點(diǎn)包括采購需求的合理性、采購數(shù)量是否符合生產(chǎn)或辦公需求、采購預(yù)算是否超支等。二、供應(yīng)商選擇供應(yīng)商尋找：通過網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)展會、供應(yīng)商推薦等渠道，收集潛在供應(yīng)商信息。建立供應(yīng)商信息庫，記錄供應(yīng)商的基本信息、產(chǎn)品范圍、聯(lián)系方式等。如在采購布料時(shí)，通過面料行業(yè)網(wǎng)站、展會等渠道，找到多家潛在供應(yīng)商。供應(yīng)商評估：對潛在供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察或要求提供相關(guān)資料，評估其生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、交貨期、售后服務(wù)等方面。要求供應(yīng)商提供產(chǎn)品質(zhì)量檢測報(bào)告、生產(chǎn)設(shè)備清單等資料，了解其生產(chǎn)和質(zhì)量控制情況。供應(yīng)商確定：根據(jù)評估結(jié)果，選擇合適的供應(yīng)商。對于重要物資，可選擇2-3家供應(yīng)商，以保證供應(yīng)的穩(wěn)定性和競爭性。與選定的供應(yīng)商簽訂合作框架協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。三、采購合同簽訂合同起草：根據(jù)采購計(jì)劃和與供應(yīng)商溝通的結(jié)果，起草采購合同。合同內(nèi)容包括物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。例如，在采購合同中明確規(guī)定，供應(yīng)商需在指定日期前將貨物送達(dá)公司倉庫，貨物質(zhì)量需符合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。合同審核：將起草好的合同提交法務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門審核。法務(wù)部門審核合同的合法性、合規(guī)性，財(cái)務(wù)部門審核合同的付款條款是否合理，是否符合公司財(cái)務(wù)制度。合同簽訂：經(jīng)審核無誤后，由公司授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂合同。合同簽訂后，將合同原件交檔案室存檔，采購部門留存復(fù)印件。四、采購執(zhí)行訂單下達(dá)：根據(jù)簽訂的采購合同，向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單。采購訂單需明確采購物資的詳細(xì)信息，與合同內(nèi)容保持一致。訂單下達(dá)后，及時(shí)與供應(yīng)商溝通，確認(rèn)訂單已收到并了解生產(chǎn)進(jìn)度。跟蹤與催貨：定期跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，如了解供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度、貨物運(yùn)輸情況等。在臨近交貨期時(shí)，若發(fā)現(xiàn)可能存在延遲交貨的情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通并進(jìn)行催貨。如供應(yīng)商因原材料短缺可能延遲交貨，要求其提供解決方案和預(yù)計(jì)交貨時(shí)間。到貨驗(yàn)收：貨物到達(dá)公司后，采購部門協(xié)同質(zhì)量檢驗(yàn)部門和使用部門進(jìn)行驗(yàn)收。對照采購合同和采購訂單，檢查貨物的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等是否符合要求。如采購的布料，需檢查顏色、質(zhì)地、幅寬等是否與合同一致，抽樣進(jìn)行質(zhì)量檢測。對于不合格貨物，及時(shí)與供應(yīng)商溝通退換貨事宜。五、采購付款付款申請：驗(yàn)收合格后，采購部門填寫付款申請單，附上采購合同、驗(yàn)收報(bào)告、發(fā)票等相關(guān)資料，提交財(cái)務(wù)部門審核。付款申請單需詳細(xì)說明付款金額、付款原因、供應(yīng)商信息等。財(cái)務(wù)審核：財(cái)務(wù)部門審核付款申請單及相關(guān)資料，檢查合同執(zhí)行情況、驗(yàn)收結(jié)果、發(fā)票真?zhèn)蔚?。審核無誤后，按照公司財(cái)務(wù)審批流程，提交領(lǐng)導(dǎo)審批。付款執(zhí)行：經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，財(cái)務(wù)部門按照合同約定的付款方式和時(shí)間，向供應(yīng)商支付貨款。付款完成后，及時(shí)記錄付款信息，更新財(cái)務(wù)賬目。六、采購檔案管理資料整理：采購過程中產(chǎn)生的各類文件，如采購計(jì)劃、供應(yīng)商評估資料、采購合同、驗(yàn)收報(bào)告、付款憑證等，及時(shí)進(jìn)行整理。按照采購項(xiàng)目和時(shí)間順序進(jìn)行分類，確保資料的完整性和有序性。檔案保管：將整理好的采購