商業(yè)管理公司管理制度方案匯編

商業(yè)管理公旬

管理制度方案匯編

第一章總則

總則

1,《商業(yè)管理公司制度匯編》編制目的

為保障公司商業(yè)項(xiàng)目安全運(yùn)行，維護(hù)廣場(chǎng)的正常經(jīng)營(yíng)秩序，按照合同

收繳租金，不斷?提升公司管理品質(zhì)和品牌知名度，使公司的資產(chǎn)在保持完

督性的基礎(chǔ)上保值增值，特制定本制度。

2,《商業(yè)管理公司制度匯編》實(shí)施要求

本制度是商業(yè)子公司開(kāi)展工作的指南，整個(gè)體系先在宜昌分公司運(yùn)行,

再?gòu)?fù)制到公司每個(gè)商業(yè)項(xiàng)目0

所有商業(yè)子公司宜昌分公司的員工均必須遵循本制度的規(guī)定，勝任本

職工作必須以掌握和有效執(zhí)行本制度的規(guī)定為前提。

商業(yè)子公司在計(jì)劃管理、薪酬管理、法律事務(wù)、信息披露、安全管理、

質(zhì)量管理等方面按照總公司相關(guān)體系文件執(zhí)行，接受公司的檢查和監(jiān)督，

與總公司其他管理部門(mén)之間的工作關(guān)系和配合要求見(jiàn)體系文件。

3,《商業(yè)管理公司制度匯編》的控制

根據(jù)總公司對(duì)制度文件的管理規(guī)定，《商業(yè)管理公司制度匯編》在正

式下發(fā)前經(jīng)總公司討論通過(guò)，并經(jīng)總公司總經(jīng)理簽署發(fā)布。

《商業(yè)管理公司制度匯編》在商業(yè)管理公司內(nèi)的發(fā)放由專(zhuān)人負(fù)責(zé)，保

證工作所用文件為最新版本的文件。

4,《商業(yè)管理公司制度匯編》的解釋和適用

4.1本制度的解釋和修改權(quán)力商業(yè)子公司。

4.2本制度每年須根據(jù)實(shí)際管理運(yùn)作情況進(jìn)行修訂和完善，具體由商

業(yè)子公司負(fù)責(zé)。

第二章組織機(jī)構(gòu)、部門(mén)職責(zé)

第1節(jié)組織機(jī)構(gòu)與肉位設(shè)Jt

二、分公司或項(xiàng)目崗位設(shè)置

商業(yè)子公司宜昌分公司架構(gòu)圖

I總經(jīng)理I

I行政部11財(cái)務(wù)部11策劃部II招商部II營(yíng)運(yùn)部I

營(yíng)運(yùn)經(jīng)理

文

會(huì)

出主賣(mài)場(chǎng)主管街區(qū)主置物業(yè)主食

計(jì)I11III

員

納管

I物業(yè)公司I

總

專(zhuān)

專(zhuān)

員

服

員

務(wù)

臺(tái)

I招商代理公司I

第2節(jié)公司部門(mén)管理職能

1彳亍政署B(yǎng)職務(wù)巨

1.1溝通協(xié)調(diào)

1.1.1負(fù)責(zé)傳達(dá)商業(yè)公司各項(xiàng)決定、指令、計(jì)劃部署等決議；

1.1.2負(fù)責(zé)督促、跟蹤及反饋商業(yè)公司各項(xiàng)決議、計(jì)劃的執(zhí)行和落實(shí)

情況。

1.1.3負(fù)責(zé)日常文件收發(fā)、信息分遞及處理；

1.2管理監(jiān)督

1.2.1負(fù)責(zé)公司會(huì)議組織、檔案管理、公務(wù)接待等工作；商業(yè)公旬行

政部并對(duì)所屬各地分公司及項(xiàng)目會(huì)議組織、檔案管理等行政工作進(jìn)行業(yè)務(wù)

指導(dǎo)和監(jiān)督；

1.2.2負(fù)責(zé)公司固定資產(chǎn)管理和日常辦公用品管理；

1.2.3負(fù)責(zé)公司辦公環(huán)境秩序、辦公設(shè)備設(shè)施的日常維護(hù)管理；

1.2.4負(fù)責(zé)員工考勤和績(jī)效考核工作；

1.2.5商業(yè)公司行政部負(fù)責(zé)對(duì)各地商管公司行政管理的指導(dǎo)、監(jiān)督、

培訓(xùn)、考核。

1.3服務(wù)保障

1.3.1負(fù)責(zé)集團(tuán)公司行政辦公物品計(jì)劃和采購(gòu)；

1.3.2負(fù)責(zé)上報(bào)總公司要求的相關(guān)資料，如周報(bào)、計(jì)劃、預(yù)算等；

1.3.3協(xié)助總公司人力資源部門(mén)做好相關(guān)工作。

1.3.4領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。

2財(cái)務(wù)部職能

2.1負(fù)責(zé)建文、健全商管系統(tǒng)財(cái)務(wù)管理制度與會(huì)計(jì)核算、分析評(píng)價(jià)體系，

貫徹執(zhí)行總公司財(cái)務(wù)制度；

2.2負(fù)責(zé)規(guī)范與監(jiān)督商管系統(tǒng)財(cái)務(wù)管理和會(huì)計(jì)核算工作；

2.3負(fù)責(zé)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)責(zé)任制財(cái)務(wù)指標(biāo)體系的建立、跟蹤、評(píng)價(jià)與考核

2.4負(fù)責(zé)組織商管系統(tǒng)的預(yù)算管理工作；

2.5負(fù)責(zé)商管系統(tǒng)的資金計(jì)劃、調(diào)西己等資金管理工作；

2.6負(fù)責(zé)商管系統(tǒng)財(cái)務(wù)報(bào)告的編制、匯總，財(cái)務(wù)信怠的收集、分析、上

報(bào)工作；

2.7商管系統(tǒng)稅收工作總體籌劃與日常監(jiān)管；

2.8負(fù)責(zé)公司的日常財(cái)務(wù)管理和會(huì)計(jì)核算工作；

2.9參與公司采購(gòu)的監(jiān)督工作；

2.10完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。

3招商部職能

3.1負(fù)責(zé)草擬和提報(bào)商圖的定位、商業(yè)業(yè)態(tài)規(guī)劃、招商政策及租帚收益

報(bào)告；

3.2根據(jù)總公司批準(zhǔn)的步行街商業(yè)業(yè)態(tài)規(guī)劃及租金指標(biāo)，組織制定新項(xiàng)

目招商方案、招商計(jì)劃及時(shí)間進(jìn)度計(jì)劃,對(duì)整個(gè)招商籌備工作過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督

管理，并保障整體招商工作按時(shí)、按質(zhì)完成；

3.3根據(jù)各相關(guān)部門(mén)提供的步行街商戶(hù)經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)及意見(jiàn)，對(duì)商鋪經(jīng)營(yíng)情

況進(jìn)行分析，為商戶(hù)調(diào)整提供依據(jù)；

3.4負(fù)責(zé)建立商戶(hù)信息數(shù)據(jù)庫(kù)，并進(jìn)行日常補(bǔ)充、完善、更新；

3.5協(xié)調(diào)商戶(hù)裝修存在的問(wèn)題；

3.6負(fù)責(zé)次主力店和連鎖品牌商戶(hù)的戰(zhàn)略合作商務(wù)洽談，為項(xiàng)目招商提

供商戶(hù)資源保障；

3.7跟進(jìn)相關(guān)行業(yè)發(fā)展變化，定期提交行業(yè)發(fā)展報(bào)告，為商業(yè)公司決策

提供信息和建議；

3.8完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。

4營(yíng)運(yùn)部職能

4.1營(yíng)運(yùn)決策信息系統(tǒng)的建立與管理，負(fù)責(zé)匯總、分析營(yíng)運(yùn)數(shù)據(jù)，根據(jù)

經(jīng)營(yíng)狀況提出招商調(diào)整、營(yíng)銷(xiāo)策劃活動(dòng)、經(jīng)營(yíng)環(huán)境改善和提升計(jì)劃；

4.2開(kāi)展市場(chǎng)調(diào)查與研究，分析和了解市場(chǎng)的發(fā)展和廣場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境；

4.3根據(jù)內(nèi)署B(yǎng)營(yíng)運(yùn)數(shù)據(jù)的分析和少卜鄙,R境的調(diào)研，侏可訂業(yè)態(tài)規(guī)劃與晶片卑

組合方案，并實(shí)施商鋪和租金調(diào)整；

4.4參與制定年度營(yíng)銷(xiāo)策劃方案和計(jì)劃，進(jìn)行營(yíng)銷(xiāo)企劃活動(dòng)的跟蹤與評(píng)

估；

4.5經(jīng)營(yíng)環(huán)境管理，確保內(nèi)外環(huán)境的舒適度，提升商場(chǎng)的凝聚力；

4.6客戶(hù)關(guān)系管理，包括商戶(hù)關(guān)系和業(yè)主關(guān)系，延立良好和諧的經(jīng)營(yíng)氛

圍；

4.7人員管理，負(fù)責(zé)營(yíng)運(yùn)人員和營(yíng)業(yè)員的日常管理，負(fù)責(zé)營(yíng)運(yùn)人員營(yíng)運(yùn)

相關(guān)專(zhuān)業(yè)知識(shí)、技能和能力的培訓(xùn)與發(fā)展；

4.8負(fù)責(zé)新場(chǎng)開(kāi)業(yè)前期營(yíng)運(yùn)相關(guān)準(zhǔn)備，確保正常、順利開(kāi)業(yè)；

4.9協(xié)調(diào)總公司物管、工程等部門(mén)，對(duì)現(xiàn)場(chǎng)維護(hù)整改；監(jiān)督檢查物業(yè)公

司在保安、保潔、綠化及設(shè)備設(shè)施運(yùn)行維護(hù)情況；

4.10負(fù)責(zé)商業(yè)步行街房屋的租金收取、其他各項(xiàng)費(fèi)用收繳的協(xié)調(diào)工作、

合同履行、指標(biāo)考核工作；

4.11負(fù)責(zé)辦理商戶(hù)退鋪、換鋪等相關(guān)手續(xù)；

4.12完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。

5策劃部職能

5.1廣告位的經(jīng)營(yíng)與管理，負(fù)責(zé)廣告位的規(guī)劃、預(yù)算與日常經(jīng)營(yíng)，確保

廣告經(jīng)營(yíng)的整體形象和安全；

5.2負(fù)責(zé)制定商業(yè)項(xiàng)目在前期籌備和后期營(yíng)運(yùn)過(guò)程中的整合營(yíng)銷(xiāo)管理、

企劃活動(dòng)管理、招商推廣管理、環(huán)境美陳管理、媒體宣傳管理等相關(guān)管理

制度并監(jiān)督執(zhí)行。

5.3負(fù)責(zé)按公司統(tǒng)一VI及行業(yè)規(guī)范，對(duì)VI及商業(yè)導(dǎo)視系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)

范管理，并監(jiān)督、檢查執(zhí)行情況；

5.4參與公司所屬商業(yè)項(xiàng)目設(shè)計(jì)、商業(yè)規(guī)劃等方案的評(píng)審.并就內(nèi)外形

象及環(huán)境的設(shè)計(jì)提出意見(jiàn)及建議；

5.5負(fù)責(zé)組織擬訂招商宣傳推廣方案及宣傳推廣費(fèi)預(yù)算，并實(shí)施；

5.6負(fù)責(zé)組織擬訂開(kāi)業(yè)慶典方案及費(fèi)用預(yù)算，并跟進(jìn)實(shí)施；

5.7負(fù)責(zé)組織擬定商業(yè)項(xiàng)目開(kāi)業(yè)后的穩(wěn)場(chǎng)旺場(chǎng)宣傳推廣方案及宣傳推

廣費(fèi)預(yù)算，并跟進(jìn)實(shí)施情況；

5.8在日常營(yíng)運(yùn)中開(kāi)展大、中型營(yíng)銷(xiāo)及推廣活動(dòng)的策劃與實(shí)施，弁跟進(jìn)

客流量、媒體宣傳和銷(xiāo)售效果等反饋情況；

5.9負(fù)責(zé)參與或監(jiān)督媒體市場(chǎng)調(diào)研，建立廣告、媒體單位合作關(guān)系，建

文商管系統(tǒng)媒體信息資源庫(kù),并監(jiān)測(cè)當(dāng)?shù)孛襟w所有項(xiàng)目招商、營(yíng)運(yùn)推廣情

況；

5.10完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。

第三章行政管理

編號(hào)：

會(huì)議管理制度

第一條目的

為規(guī)范公司會(huì)議管理，提高會(huì)議質(zhì)量，降低會(huì)議成本，特制定本制度。

第二條適用范圍

本制度適用于商業(yè)子公司會(huì)議管理。

第三條會(huì)議分類(lèi)

（一）辦公例會(huì)：每周一上午，由商業(yè)公司總經(jīng)理主持，商業(yè)公司各個(gè)部

門(mén)負(fù)責(zé)人參加的辦公例會(huì)，總結(jié)上周的工作，部署本周工作計(jì)劃，行政文

員負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，如需制作會(huì)議紀(jì)要，則需由行政文員完成會(huì)議紀(jì)要，并

發(fā)布；

（二）每周五下午，召開(kāi)商業(yè)公司及物業(yè)公司聯(lián)絡(luò)會(huì)，討論本周遇到的工

作難點(diǎn)，需要對(duì)方解決的問(wèn)題，并安排下周需要協(xié)調(diào)完成的工作內(nèi)容，制

作會(huì)議紀(jì)要，并發(fā)布；

（三）每周一下午，各個(gè)部門(mén)單獨(dú)召開(kāi)部門(mén)會(huì)議，由部門(mén)負(fù)責(zé)人主持，總

結(jié)上周的工作重難點(diǎn)，部署■本周工作。部門(mén)文員負(fù)責(zé)會(huì)議記錄。

（四）專(zhuān)題工作協(xié)調(diào)會(huì)。會(huì)議由主管部門(mén)負(fù)責(zé)人提出，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后

召開(kāi)C

第四條會(huì)議要求

（一）會(huì)議安排

1.各類(lèi)例行會(huì)議必須按時(shí)召開(kāi)，不得甌意取消；

2.非例行會(huì)議需提前通知參會(huì)者，并告知會(huì)議內(nèi)容和預(yù)計(jì)時(shí)?間；

3.做好會(huì)議前的準(zhǔn)備工作,如資料整理、計(jì)劃等。

（二）會(huì)議紀(jì)要

所有會(huì)議均需作會(huì)議記錄，公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)工作需要決定是否下會(huì)議紀(jì)

要，會(huì)議紀(jì)要由行政文員擬稿.報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)簽字認(rèn)可后下發(fā)給與會(huì)工作人

員。

（二）會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備及要求

1.專(zhuān)項(xiàng)工作協(xié)調(diào)會(huì)組織部門(mén)應(yīng)提前做好會(huì)議資料（如會(huì)議議程議題、提

案、匯報(bào)材料、計(jì)劃草案、決議決定草案、與會(huì)人應(yīng)提交資料等）準(zhǔn)備的

組織工作；

2.行政文員負(fù)責(zé)會(huì)議室的統(tǒng)一安排及會(huì)議室設(shè)備的管理工作。應(yīng)提前做

好會(huì)務(wù)準(zhǔn)備工作，如落實(shí)會(huì)場(chǎng)，布置會(huì)場(chǎng)，備好座位、會(huì)議器材、茶具茶

水等會(huì)議所需的各種設(shè)施、用品等；

3.主持人應(yīng)不遲于會(huì)前5分鐘到達(dá)會(huì)場(chǎng)，檢查會(huì)務(wù)落實(shí)情況，做好會(huì)前

準(zhǔn)備；

4.與會(huì)者應(yīng)準(zhǔn)時(shí)到會(huì)，并在《會(huì)議簽到表》上簽到；

5.與會(huì)者必須嚴(yán)格守時(shí)，按規(guī)定著裝，將移動(dòng)通信設(shè)備設(shè)置關(guān)閉或振動(dòng)

狀態(tài)，原則上不允許接聽(tīng)電話(huà)，如須接聽(tīng)，請(qǐng)離開(kāi)會(huì)場(chǎng)；

6.參會(huì)人員尊重他人的發(fā)言，認(rèn)真傾聽(tīng)和記錄，在得到主持人允許后發(fā)

言，不得吵鬧或大聲喧嘩，自覺(jué)遵守會(huì)場(chǎng)紀(jì)律。

7.會(huì)議安排的原則為：小會(huì)服從大會(huì)，局部服從整體，臨時(shí)會(huì)議服從例

會(huì)。因處置突發(fā)事件而召集的緊?急會(huì)議不受此限。

第五條本制度由商業(yè)子公司負(fù)責(zé)解釋c

第六條本制度自發(fā)布之日起施行。

附件一：會(huì)議簽到表

會(huì)議簽到衣

時(shí)間:

部門(mén)職務(wù)姓名部門(mén)職務(wù)姓名

附件二：會(huì)議紀(jì)要格式

關(guān)于※※的會(huì)議紀(jì)要

會(huì)議時(shí)間:

會(huì)議地點(diǎn):

會(huì)議主持:

參加人員:

記錄：

會(huì)議內(nèi)容：

編號(hào)：SYGL-XZ-02

中*使用管理

1印章保管

1.1商業(yè)公司公章及合同章由行政部專(zhuān)人統(tǒng)一保管；

1.2財(cái)務(wù)專(zhuān)用章、法人代表手章等由財(cái)務(wù)部指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管；

1.3印章平日必須入柜上鎖。

2印章使用審批

2.1商業(yè)公司公章使用須經(jīng)由部門(mén)經(jīng)理審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)；總經(jīng)理不在

時(shí)，副總經(jīng)理審批。

2.2公司印章刻制均由總公司，電經(jīng)理審批后，，電公司2宗合辦公室憑公旬

介紹信到公安機(jī)關(guān)指定的印章刻制單位辦理刻制手續(xù)。

3印章使用程序

公司實(shí)行印章使用審批制度，印章保管人應(yīng)按以下程序使用印章：

3.1公章：1、審閱、了解用印的內(nèi)容；2、查看《用印申請(qǐng)單》；3、

用印。

3.2合同專(zhuān)用章：1、審閱、了解用印的內(nèi)容；2、查看各類(lèi)“合同審批

表”;3、用印。

3.3財(cái)務(wù)專(zhuān)用章：1、查看各類(lèi)“付款審批表”；2、用印c

3.4發(fā)票專(zhuān)用章：1、查看票據(jù)內(nèi)容是否準(zhǔn)確；2、用印。

3.5法人代表專(zhuān)用章：1、支票已加蓋財(cái)務(wù)專(zhuān)用章或法人代表已在合同、

協(xié)議上簽字；2、用印。

3.6嚴(yán)禁在空白的信箋、介紹信、合同上用印。

3.7印章保管人必須嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)定，登記備案，如審批手續(xù)不全而加蓋

印章，公司將視情節(jié)追究保管人責(zé)任，

4印章的使用范圍

4.1公司公章（法人章）：以公司名義對(duì)外發(fā)文、開(kāi)具介紹信、報(bào)送報(bào)

表等；以公司名義對(duì)內(nèi)行文，包括請(qǐng)示、報(bào)告、通知、通報(bào)、批復(fù)、意見(jiàn)、

函、會(huì)議紀(jì)要等書(shū)面文件。

4.2合同專(zhuān)用章：以公司名義簽署合同、協(xié)議時(shí)使用。

4.3財(cái)務(wù)專(zhuān)用章：由財(cái)務(wù)部簽署支票時(shí)使用。

4.4發(fā)票專(zhuān)用章：由財(cái)務(wù)部對(duì)外收取各種款項(xiàng)，提供票據(jù)時(shí)使用。

4.5法人代表專(zhuān)用章：由財(cái)務(wù)部出具支票時(shí)使用或?qū)ν夂烆购贤f(xié)議

時(shí)使用。

5公司公章、財(cái)務(wù)專(zhuān)用章原則上不得帶到公司區(qū)域外使用，如確需要報(bào)總

經(jīng)理審批。

6凡違反上述要求，視情節(jié)對(duì)于當(dāng)事責(zé)任人將給予警告、記過(guò)、直至除名

等行政處罰。

編號(hào)：

文件管理辦法

第一條目的

為加強(qiáng)本公司資料文件管理工作，充分發(fā)揮各類(lèi)資料文件的作用，全

面提高資料文件管理水平，有效地保護(hù)及利用檔案資料文件，制定本制度。

第二條基本規(guī)定

2.1公司的文件資料，是指公司從事經(jīng)營(yíng)、管理以及其他各項(xiàng)活動(dòng)直接

形成的對(duì)公司有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

公司文件分為受控文件和非受控文件。

2.2公文承辦部門(mén)或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整（公文上的各

種附件一律不準(zhǔn)抽存）。結(jié)案后及時(shí)歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦

的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷(xiāo)毀。

第三條文件材料的收稟管理

3.1公司行政部負(fù)責(zé)文件材料的管理。

3.2文件材料的收集由各部門(mén)或經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)整理，交總經(jīng)理審閱后歸

檔，歸檔后移交行政部。

3.3一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門(mén)參與族理的，在工作中形成的文件材料，由主

辦部門(mén)或人員收集，交行政部備案。會(huì)議文件由行政部收集。

第四條文件管理

4.1行政部是文件管理的流轉(zhuǎn)部門(mén)，由行政專(zhuān)員負(fù)責(zé)公文的編號(hào)、有檔、

發(fā)布和流轉(zhuǎn)工作；

4.2審批紙質(zhì)文件，應(yīng)明確簽署怠見(jiàn)，并簽名、標(biāo)注審批日期；

4.3文件編號(hào)具有唯一性，格式為：文件類(lèi)別+流水號(hào)。電子公文與紙

質(zhì)公文均需要按照公文編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編號(hào)，紙質(zhì)公文需交兼職檔案保管員

存檔以后備杳；

4.4文件若需要加蓋公章，申請(qǐng)部門(mén)則必須嚴(yán)格限行公章審批手續(xù)；

第五條歸檔范圍

5.1重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、

會(huì)議記錄等。

5.2公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的工作聯(lián)系函。

5.3公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)

報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)。

5.4公司與商戶(hù)簽訂的所有商鋪?zhàn)赓U合同,與業(yè)主簽訂的返租合同，與

外協(xié)單位簽訂的協(xié)議書(shū)等文件材料。

5.5商戶(hù)催款通知書(shū)、收款通知單、交接班記錄本、商戶(hù)簽到表、租賃

合同解除通知、商戶(hù)考劫表、商戶(hù)簽到表、清鋪物品清點(diǎn)表、商戶(hù)租賃發(fā)

票、設(shè)展審批表、廣告位租賃協(xié)議、LED廣告位信息發(fā)布申請(qǐng)單、合同會(huì)

簽審批單等文件材料。

5.6律師往來(lái)函件、民事裁定書(shū)等文件材料。

5.7公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。

5.8公司的大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。

第六條歸檔要求

6.1資料文件質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件

之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，便于保管和利用。

6.2歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。

6.3在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、

請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件，分別立在一起，不得分開(kāi)，文電應(yīng)合一歸

檔。

6.4不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的

最后一年立卷；每卷文件整理完畢后，將文件清單明細(xì)附在慝前，備查。

6.5檔案文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依

序排列在一^起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件在前，

定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)

系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。

6.6案卷封面，應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用鋼筆書(shū)寫(xiě)，字跡要工整、清晰。

第七條檔案管理人員職責(zé)

7.1按照有關(guān)規(guī)定做好文件材料的收集、整理、分類(lèi)、歸檔等工作。

7.2按照歸檔范圍、要求.將文件材料按時(shí)歸檔g

7.3工作人員應(yīng)當(dāng)遵紀(jì)守法、忠于職守，努力維護(hù)公司檔案的完整與安

全。

第八條檔案的利用

8.1公司檔案只有公司內(nèi)部人員可以借閱，借閱者都要填寫(xiě)《借閱單》，

報(bào)主管人員批準(zhǔn)后，方可借閱，如外來(lái)人員借閱需報(bào)副總經(jīng)理審批。

8.2檔案借閱的最長(zhǎng)期限為兩周；對(duì)借出檔案，檔案管理人員要定期催

還，發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還，應(yīng)寫(xiě)出書(shū)面報(bào)告，報(bào)總經(jīng)理處理。

8.3必須嚴(yán)格保密，不準(zhǔn)泄露檔案材料內(nèi)容.如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時(shí)匯報(bào).

追求責(zé)任。

8.4不準(zhǔn)拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或期?貼涂改其字句等；不得任意摘

抄或復(fù)制案卷內(nèi)容，如確有需要，必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)才能摘抄或復(fù)制。

8.5必須愛(ài)護(hù)檔案，保持整潔，不準(zhǔn)在檔案材料中寫(xiě)字、劃線(xiàn)或作記號(hào)

等。

8.6不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借，必須專(zhuān)人專(zhuān)用。

8.7用畢按時(shí)歸還，如需延長(zhǎng)借閱時(shí)間，必須通知檔案管理人員另行辦

理續(xù)借手續(xù)。

第九條本制度從下發(fā)之日起開(kāi)始執(zhí)行。

附件一：

借閱單

借閱時(shí)

借閱人間借閱內(nèi)容

擬定歸還時(shí)

間

主管人員確

認(rèn)

歸還時(shí)間

附件二：公文的格式

第一條公文的文種

公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文的目的、發(fā)文機(jī)關(guān)的職權(quán)和與主送機(jī)關(guān)的行

文關(guān)系確定。常用公交種類(lèi)主要包括：

（一）通知：適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)單位的公文，轉(zhuǎn)發(fā)主管單位和不相隸屬單

位的公文；發(fā)布業(yè)務(wù)規(guī)章；傳達(dá)臬求下級(jí)單位辦理和有關(guān)單位需要周知或

者共同執(zhí)行的事項(xiàng)；任免或穆用管理人員。

（二）通報(bào)：適用于衰彩先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況。

（三）報(bào)告：適用于向主營(yíng)單位匯報(bào)工作，反映情況，提出意見(jiàn)或者建

議，答復(fù)主營(yíng)單位的詢(xún)問(wèn)。

（四）請(qǐng)示：適用于向主首單位請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。

（五）批復(fù)：適用于答復(fù)下級(jí)單位請(qǐng)示卡項(xiàng)。

（六）函：適用于不相隸屬單位之間相互商洽工作、詢(xún)問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題；

向有關(guān)主管部門(mén)謊求批準(zhǔn)等。

（七）會(huì)議紀(jì)要：適用于記栽、傳達(dá)會(huì)議情況和議定*項(xiàng)。

第二條公文格式

（一）公文一般由版頭、秘密等級(jí)、緊急程度、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)

題、主送單位、正文、附件、印章、成文時(shí)間、附注、抄送單位、印發(fā)單

位和印發(fā)時(shí)間等部分組成。

（二）發(fā)文單位應(yīng)當(dāng)標(biāo)明全稱(chēng)或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)，聯(lián)合行文主辦機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)

排列在前，發(fā)文單位名稱(chēng)用大字套紅居中標(biāo)印在公文首頁(yè)上端。公旬、公

旬練合辦公室以及公司與其他部門(mén)聯(lián)合發(fā)文，需在發(fā)文單位后面加“文件”

二字，其他發(fā)文一律不加。

（三）涉及國(guó)家秘密和公旬秘密的公文應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明“絕密人“機(jī)密”

“長(zhǎng)密”和保密期限，“絕密”、“機(jī)密”公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)、序號(hào)和去向。

（四）秘密等級(jí)和保密期限按國(guó)家保密工作部門(mén)規(guī)定位Jt標(biāo)印在公文看

頁(yè)右上角，序號(hào)標(biāo)印在公文首頁(yè)左上角。

（五）緊急公文應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明“特急/“急件”，標(biāo)印在公文黃頁(yè)右上用

的秘密等級(jí)下方位*。

（六）緊急電報(bào)應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明“特急”、“加急”、“平急乙

（七）發(fā)文字號(hào)，包括發(fā)文代字、年份、序號(hào)，發(fā)文字號(hào)標(biāo)印在發(fā)文單

位名稱(chēng)以下、橫餞之上的居中位置。函件的發(fā)文字號(hào)標(biāo)印在橫線(xiàn)的右下方、

標(biāo)題之上。其中年份用公元全稱(chēng)，弁用方括號(hào)括入，年份及序號(hào)均使用阿

拉伯?dāng)?shù)碼。聯(lián)合行文，只標(biāo)明主辦單位比文字號(hào)。

（八）公文標(biāo)題，應(yīng)當(dāng)先寫(xiě)介詞“關(guān)于“，再注確簡(jiǎn)要地概括公文的主要

內(nèi)容，最后準(zhǔn)確標(biāo)明公文種類(lèi)。標(biāo)慰中除法規(guī)、規(guī)章名稱(chēng)和被批轉(zhuǎn)、印發(fā)、

德發(fā)文件的標(biāo)題加書(shū)名號(hào)外，公文標(biāo)題中間一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。標(biāo)題標(biāo)印

在橫線(xiàn)下方居中位置。

（九）批楂、楂發(fā)公文，標(biāo)題應(yīng)避免使用重復(fù)用語(yǔ)和相同的公文種類(lèi)。

標(biāo)題字?jǐn)?shù)不般不超過(guò)40字。三行標(biāo)題一般按長(zhǎng)、短、短的順序排列。

（十）公文應(yīng)標(biāo)明主送單位全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)。兩個(gè)以上的主送機(jī)關(guān)，

一般拄系跣先外后內(nèi)、先大后小的順序排列。標(biāo)印位Jt在正文之上，起左

側(cè)頂格排列。

（H--）正文是公文的主題部分，用來(lái)表達(dá)公文的內(nèi)容。

（十二）正文應(yīng)標(biāo)印在主送單位之下的位*,每一段落的苗行開(kāi)始一

倬空兩個(gè)漢字，回行時(shí)頂格排列。

（十三）公文如有附件，應(yīng)當(dāng)在正文之下、成文時(shí)間之上標(biāo)印附件名

稱(chēng)；附件為兩個(gè)以上的，還應(yīng)標(biāo)明順序號(hào)。附件一般應(yīng)與主件裝訂在一起。

如不能裝訂在一起，應(yīng)在附件首頁(yè)左上角注明主件發(fā)文字號(hào)。

（十四）轉(zhuǎn)發(fā)文件時(shí)，被轉(zhuǎn)發(fā)文件即是正件，不能稱(chēng)附件，正文之后

天需標(biāo)注附件。

（十五）公文除會(huì)議紀(jì)要外，應(yīng)當(dāng)加JL印章。聯(lián)合下發(fā)的公文，聯(lián)合

發(fā)文單位都應(yīng)當(dāng)加蓋印章，其排列順序與發(fā)文單位相一致。

（十六）印章要端正蓋在成文日期上方，上不壓正文，下壓成文日期

年、月、日。

（十七）成文時(shí)間，以領(lǐng)導(dǎo)人鏤發(fā)的日期為準(zhǔn)；聯(lián)合行文和會(huì)簽文，

以最后簽發(fā)單位領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期為淮。傳真電報(bào)以發(fā)出日期為泄。

（十八）成文時(shí)■間在正文以下的儡右位JI.應(yīng)使用漢字完整標(biāo)印年月

日。如正文結(jié)束后，成文時(shí)間娜另加一頁(yè)時(shí)，應(yīng)在該頁(yè)的左上方標(biāo)印“（此

頁(yè)無(wú)正文）”。

（十九）公文如有抄送單位，應(yīng)標(biāo)注單位的全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)。單位

名稱(chēng)的排列順序按系統(tǒng)先外后內(nèi)、先大后小，最后標(biāo)注公司內(nèi)單位名稱(chēng)，

并在前面注明“公旬內(nèi)乙

（二十）抄送單位印在文件最末頁(yè)印發(fā)機(jī)關(guān)和時(shí)間之上，用兩條等寬

的平行線(xiàn)作為界限；界限下將“抄送”（頂格）排列，二字之間空一個(gè)漢字；

單位名稱(chēng)移行時(shí)與上一行單位名稱(chēng)對(duì)齊排列；標(biāo)印公司內(nèi)單位名稱(chēng)時(shí)，應(yīng)

另行。

（二H--）公文的印發(fā)單位和時(shí)間位于公文未頁(yè)的頁(yè)碼上端。公旬文件

的印發(fā)單位一律標(biāo)印“武漢三江航天第地產(chǎn)開(kāi)發(fā)有限公旬練合辦公空巴印

發(fā)時(shí)間應(yīng)標(biāo)印打印完成時(shí)間。標(biāo)印時(shí)印發(fā)單位名稱(chēng)居左，印發(fā)時(shí)間居右，

行曾和行尾均項(xiàng)格排列。該項(xiàng)目上下用兩條等寬平等線(xiàn)作為界限。

（二十二）公文標(biāo)印字體字號(hào)的選用

1、發(fā)文單位名稱(chēng)一般使用黑變體字或初號(hào)宋體加

＜；聯(lián)合行文使用小初號(hào)宋體宇。

2、公文大標(biāo)題使用小二號(hào)宋體字加黑，小標(biāo)題使

用三號(hào)黑體字C

3、秘密等級(jí)、緘急時(shí)限或其它重點(diǎn)字句使用三號(hào)

黑體字。

4、一般公文正文、發(fā)文字號(hào)、主送及抄送單位、

附件名稱(chēng)、成文時(shí)間、印發(fā)單位和時(shí)間等上報(bào)文使用三號(hào)仿宋體字。

（二十三）公文文字從左至右橫寫(xiě)、橫排。

（二十四）公文用紙采用國(guó)際標(biāo)淮A4型紙（長(zhǎng)297?米、寬210電米）,

雙面印刷（上下白邊各37亳米、左右白邊各28亳米），左側(cè)裝訂（如采用

A3對(duì)開(kāi)，則中縫裝訂）。張貼的公文用紙大小.根據(jù)實(shí)際娜要確定。

第三條行文規(guī)則

（一）向地方政府、房地產(chǎn)、土地、規(guī)劃、建設(shè)、城建、法庭計(jì)劃等政

府有關(guān)部門(mén)的請(qǐng)示、報(bào)香，協(xié)商的■:要問(wèn)題，向下原單位（子公旬）下達(dá)

的重要*項(xiàng)，以公司名義行文。

（二）涉及公旬重大決策、重要決定的事項(xiàng)，以公旬名義行文。

（三）與相關(guān)單位就置要事項(xiàng)進(jìn)行聯(lián)系，一般以部門(mén)名義行文。特別重

要的事項(xiàng)可以以公司名義行文。

（四）各下屋子公旬不得以公旬名義行文；在特殊情況下，要以公旬名

義行文時(shí)，子公旬領(lǐng)導(dǎo)只能核筏，不能正式卷發(fā)公文，應(yīng)由公司總經(jīng)理簽

發(fā)。

（五）公旬各部門(mén)不得?與公旬外部的單位和部門(mén)聯(lián)合行文。

（六）“請(qǐng)示”和“報(bào)告〃要分開(kāi)。“請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)一丈一事，一般只寫(xiě)一

個(gè)主送機(jī)關(guān)，如娜何時(shí)送箕他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)用報(bào)域形式，但不得同時(shí)抄送下

級(jí)機(jī)關(guān)。除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的*項(xiàng)外，“請(qǐng)示”不得直接送領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人?！罢?qǐng)

示”一般不得越以。因特殊情況必須