昆明星耀集團實業(yè)有限公司企業(yè)管理規(guī)章制度-企業(yè)管理

昆明星耀集團實業(yè)有限公司

房地產司

CGMSJ管理文件

-O一一年七月

GMS管理流程說明

星耀集團房地產開發(fā)有限公司GMS管理流程文件（以下簡稱文件），是基于房地產

開發(fā)全過程的管理程序文件，結合了蘭德公司GMS管理體系要求，突出了星耀房地產項

目運作特點，同時，對房地產開發(fā)過程中集團公司與開發(fā)公司的工作責任與方法進行了

規(guī)定。

1、本文件是星耀集團房地產公司推進和實施項目制的綱領性文件，適用于公司所

有房地產開發(fā)項目的行政管理、人力資源管理、采供管理、項目工程管理、營銷管理。

各部門、項目部均要嚴格執(zhí)行。

2、本文件對管理控制流程進行了說明，對相對復雜的控制階段或者結點配合以流

程圖解，追求文字的簡明扼要和流程圖示的關鍵結點識別，確保使用者能夠在最短時間

內獲得管理要求和工作方法的相關知識。

3、每個管理文件的制作都運用過程方法的原則（PDCA循環(huán)），識別管理及過程控制

的關鍵點，保持與公司其他管理體系文件的一致性。

4、文件的制作充分結合星耀集團房地產公司人力資源配置和項目工程管理的實際

狀況，以“簡潔實用、控制有效”為文件設計主導思想，避免文件數量和內容上的冗長

繁復。

5、本文件為公司受控文件，所有相關事宜由公司行政人事部統(tǒng)一負責。

6、文件持有者應妥善保管，不得損壞、丟失、隨意修改。未經批準，任何人不得

將文件提供給公司以外人員。

7、文件持有者調離工作崗位時，應交還行政辦公室，并辦理核收登記。

8、在文件使用期間，如有修改建議，各部門、項目部都應及時反饋到行政人事部。

由行政人事部組織評審，并對文件進行必要的修改，以確保項目管理體系的持續(xù)改進。

9、本文件由公司討論通過，總經理批準頒布后施行。

大注：GMS——蘭德公司沒計的房地產開發(fā)企業(yè)“全面管理體系”的英文縮寫。

目錄

第一部分勺洋皆舉............................................................6

1-1工作環(huán)境...................................................................7

1-2考勤管理...................................................................9

1-3固定資產與辦公用品管理....................................................13

1-4辦公網絡系統(tǒng)管理..........................................................15

1-5行政辦公費用管理..........................................................17

1-6文書管理辦法..............................................................18

?7檔案管理..................................................................20

1-8會議管理..................................................................23

1-9工作督辦管理..............................................................25

1T0法律事務管理.............................................................28

第二部分人力井祭帝建......................................................29

2-1勞動合同管理..............................................................30

2-2人員招聘、錄用........................................-......................................32

2-3員工離職管理..............................................................34

2-4勞資糾紛處理..............................................................37

2-5培訓管理..................................................................38

第三部分對奇鶯逑.......................................................................................................................40

3-1開發(fā)成本核算..............................................................41

3-2資金計劃預算管理..........................................................49

3-3財務付款管理..............................................................51

3-4支票管理..................................................................55

3-5現金管理..............................................57

3-6會計檔案..................................................................58

3-7財務分析報告..............................................................60

第四部分項日手康辦理................................................................................................................63

與諛計管理..........................................................................63

4-1項目證照手續(xù)辦理..........................................................64

4-2設計管理..................................................................66

4-3設計委托與設計評審........................................................68

4-4設計變更管理..............................................................71

第五部分冬咫鶯逑..........................................................................................................................74

5-1供方資源庫建立............................................................75

5-2招標管理...............................................76

5-3設計單位評定..............................................................78

5-4工程施工單位評選準則......................................................79

5-5工程監(jiān)理單位評選準則......................................................81

5-6材料、設備供應商評選準則..................................................82

5-7工程造價咨詢（審計）供方評選準則..........................................84

5-8市場調查/可行性研究咨詢單位評選準則.......................................85

5-9辦公用品/設備供應商評選準則...............................................86

5-10工程結算委托審計工作流程.................................................87

5-11經濟合同管理辦法.........................................................88

第六部分次日工狂...............................................................................................................95

6-1項目目標..................................................................96

6-2施工圖設計交底............................................................98

6-3施工圖紙管理.............................................................100

6-4施工組織設計審查.........................................................102

6-5項目部例會...............................................................105

6-6施工現場臨時水電管理.....................................................107

6-7項目進度控制.............................................................108

6-8工程質■管理.............................................................110

6-9安全生產文明施工管理規(guī)定.................................................112

6T0監(jiān)理單位管理............................................................116

6-11工程核價及現場簽證管理..................................................118

6-12配套工程成本控制辦法....................................................123

6-13工程結算管理............................................................125

6T4分部、分項、隱蔽工程及竣工驗收管理...................128

6-15工程交接驗收管理辦法....................................................129

676項目應急事件處理辦法...........................................131

第七部分項目衲售管理.............................................................................................................133

7-1市場調查管理.............................................................134

7-2銷售管理辦法....................................................138

7-3廣告推廣管理....................................................143

7-4銷售報表編制辦法.........................................................146

7-5建筑面積測繪...........................................148

7-6配合銷售技術交底管理規(guī)程.................................................150

7-7案名與地名門牌申報.......................................................151

7-8房屋銷售價格管理規(guī)程.....................................................152

7-9簽約流程.................................................................154

7-10客戶房款收繳、退款管理..................................................156

7-11商品房買賣合同管理規(guī)程..................................................160

7T2按揭貸款管理規(guī)程........................................................166

7T3回款跟蹤管理............................................................168

7T4客戶檔案管理............................................................169

7T5房屋交付管理............................................................171

7T6客戶投訴處理規(guī)程........................................................179

7-17客戶滿意度調查管理規(guī)程..................................................182

第一部分行政管理

????

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1-1工作環(huán)境

目的

加強對公司工作環(huán)境的管理，展示公司的內外部形象，體現公司的管理水平，

提高工作效率。

范圍

工作環(huán)境是指公司辦公場所的工作秩序和環(huán)境，包括公司辦公場所和輔助設施

（如衛(wèi)生間、會議室等）及各部門、項目部辦公場所。

職責

公司行政人事部負責對工作環(huán)境的管理，指導監(jiān)督各部門、項目部的工作環(huán)境

管理情況。各部門、項目部配合行政人事部工作。

工作程序

1V前臺

（1）前臺接待人員應嚴格遵守崗位職責，加強對進出公司人員、物品的登記、檢查,

嚴禁擅離工作崗位。

（2）員工出入公司，如果攜有物品，前臺認為必要時，應接受前廳前臺的詢問或檢

查。

（3）凡公司外人員來訪者，前臺應起立、主動詢問來訪人員的單位、姓氏及要找的

部門和人員；熟知的，應主動問好，并告知要找的部門和人員的情況；不認識的，

前臺接待人員可要求來訪人員進行登記。

（4）當來訪人員等待時間超過5分鐘時，前臺人員應主動聯系受訪人員，并將聯系

情況告知來訪人員。

2、公共場所環(huán)境管理

（1）公司公共場所的環(huán)境衛(wèi)生由公司各部門員工負責維護，辦公室負責監(jiān)督、檢查

保潔員的工作。

（2）公司員工應自覺維護公共場所的環(huán)境衛(wèi)生，嚴禁堆放雜物，丟棄垃圾、廢品、

碎屑，嚴禁隨地吐痰、傾倒污水和茶渣，嚴禁在公共辦公區(qū)吸煙。

（3）辦公室應及時更換公共場所的花卉，并做好花卉保養(yǎng)工作。

（4）嚴禁在公共場所大聲喧嘩，影響他人。

3、部門內務管理標準

（1）辦公桌上應素雅、整齊、清潔，各類文件存放應注意保密，不得隨意擺放。

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（2）桌面和室內辦公設備擺放整齊，保持外表干凈。

（3）室內文件柜文件擺放有序，外觀整潔.

（4）各部門墻面除了張貼必要的文件或圖表外，應保證墻面清潔。

（5）最后離開辦公室的員工應對本辦公室作最后的安全檢查；最后離開公司的員工

應對公司作最后安全檢查。

（6）辦公座椅不能隨意擺放，離座后要將座椅在桌前擺正。

（7）要節(jié)約用電，在光線允許情況下不要開燈。

（8）在溫度適宜情況下不要開啟空調，正常開啟空調時，人員長時間離開部門請關

閉空調。

（9）窗簾懸掛要整齊。

（10）辦公桌、沙發(fā)、茶幾上不允許擺放過期的雜志和報紙（專業(yè)報刊除外）。

（11）各部門內不允許長期存放與工作無關的私人物品。

（14）未經部門負責人同意，其他工作人員禁止私自調換工作位置或挪動工作（寫

字）臺、文件柜等辦公家具、辦公設備。

4、改址和裝修

（1）公司搬遷或對工作環(huán)境進行改造、裝修的，包括設計、施工單位的選擇及施工

管理由行政人事部負責與集團公司行政部協(xié)調解決。

（2）相關部門應積極配合、辦助。

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1-2考勤管理

目的

嚴肅勞動紀律，加強考勤管理，保障公司各項工作的有序開展。

范圍

公司全體工作人員必須遵守考勤管理要求。

職責

公司考勤工作由行政人事部負責，各部門、項目部配合次行。

工作程序

1、上下班

(1)員工上班應提前到達。到達辦公室后準備好當日工作所需要的文件資料等，上

班時間開始準時進入工作狀態(tài)。

(2)需要直接到其它單位或項目現場的，必須在上一工作日或當日上班時間前告知

部門領導。辦完事務回公司應按實際到達時間打卡。未經同意或未告知的，按遲到

或曠工處理。

(3)上班時間，員工不得談論與工作無關的話題；不得閑逛、串崗、處理私人事務

及與工作無關的事情；不得玩游戲、上網聊天或使用電話聊天；不得擅離工作崗位;

不得在上班后外出用餐或在辦公室用餐。以上情況一經發(fā)現，按違反工作紀律處理。

(4)中午有宴請活動的，參加人員可延遲上班，但不得影響正常工作。因特殊情況

需要推遲時間的，參加人員應及時告知各自的部門領導。

(5)下班時，應整理好桌面，收拾好文件資料，防止文件資料的損毀、遺失和泄露。

(6)下班前不能回公司簽到的，應告知直接部門領導。

(7)以上任何一種因事務導致不在崗的，需告知直接部門領導，然后由部門領導通

知考勤人員進行考勤。

2、打卡簽到

員工上下班實行打卡或簽到。上下班不得連在一起打卡(簽到)，不得請人打卡

(簽到)或代人打卡(簽到)，一經發(fā)現給予當事人曠工半天處的。

3、遲到

員工按規(guī)定的上班時間遲到15分鐘內的，視為遲到。遲到一次，扣發(fā)當日工資

的25機遲到15分鐘以上的視為曠工半天。

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4、早退

沒有正常工作理由、并且沒有辦理請假手續(xù)而提前外出的，視為早退.早退一

次，扣發(fā)當天工資的25%。早退15分鐘以上的視為曠工半天。

5、曠工

（1）除了本制度所規(guī)定的有關情形外，以下情況確認為曠工：

◎員工未經批準擅自缺勤或考勤后擅離工作崗位去向不明的；

◎員工謊報、偽造證明，以不正當手段騙取假期；

◎員工不服從或違反工作安排，消極怠工；

◎其它任何未經直接上級批準或直接上級不知道原因而沒有正常上班的等。

（2）對曠工者，公司按以下規(guī)定予以處罰：

◎曠工按200%扣發(fā)當日工資；

◎月內曠工兩日以上的，加扣發(fā)當月滿勤獎；

◎月內曠工三日以上，年內累計曠工15日以上的，解除勞動合同，給予辭退處理。

6、請假、休假規(guī)定

（1）國家法定的節(jié)假日（可統(tǒng)一調整）

◎元旦放假一天；

◎勞動節(jié)放假三天；

◎國慶節(jié)放假三天；

◎春節(jié)放假三天。

（2）休息日

每周休息一天，一般安排在周日。休息日安排值班。

（3）事假

◎為了不影響公司工作，員工有事應盡可能安排在公休假日辦理。

◎員工確因特殊情況需請事假的，應在不影響工作的前提下，事先書面申請，經公

司核準后酌情批給。事假一律無薪。

（4）病假

◎員工因病需在工作時間內看病時，應事先向直接上級請假。

◎員工因病需休息時，需持有鄉(xiāng)鎮(zhèn)以上醫(yī)院的診斷說明書，辦理書面請假手續(xù)。

◎獲準請病假者，病假期間發(fā)給基本工資。病假年內超過2個月的，視為自動離職,

解除勞動合同。

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（5）婚假

◎員工結婚請婚假，需持結婚證，經批準后，可享受5日婚假°

◎員工父母、子女結婚，可享受2日婚假；員工與配偶的兄弟、姐妹結婚，可享受

1日婚假。

◎婚假期間扣發(fā)出勤獎，工資與其它福利待遇照常發(fā)放。

（6）產假

◎符合計劃生育的女員工，享受90日產假。產假結束后需續(xù)假的，按事假處理。違

反計劃生育政策的，不享受公司全部待遇。

◎員工妻子分娩，憑生育指標可申請享受2日帶薪護理假。護理假期間，待遇與產

假一致。

◎法定產假期間扣發(fā)出勤獎，工資與其它福利待遇照常發(fā)放。

（7）喪假

◎員工親屬（父母、岳父母、公婆、配偶、子女）死亡的，可享受4日喪假。喪亡

者在外地需員工本人前去料理的，可根據路程另給往返路程假。

◎員工祖父母、外祖父母、兄弟、姐妹喪亡的，可享受1日喪假。

◎規(guī)定的喪假及路程假期內，員工產生的差旅費用自理。

◎喪假期間扣發(fā)出勤獎，工資與其它福利待遇照常發(fā)放。

（8）工傷假

◎員工因工傷需休息時，須有醫(yī)療部門診斷和病休證明，經公司行政人事部會同有

關部門確認、總經理批準后方可按工傷假處理。需繼續(xù)休息時要按時交診斷書和病

休證明。

◎員工工傷醫(yī)療期間扣發(fā)出勤獎，工資與其它福利待遇照常發(fā)放。醫(yī)療費用除工傷

保險支付外，剩余部分由公亙承擔。

7、請假手續(xù)的審批

員工申請各類假期（事假、病假、婚假、喪假、產假、工傷假）均應填寫《員

工請假單》，并附上有關證明，按相關審批權限審批和行政人事部核實后才能休假。

若因突發(fā)事件或急病不能先行辦理請假手續(xù)者，應使用電話及其它快捷、準確方式

向其直接主管請假，并于假后上班兩天內補辦相應手續(xù)。

（1）員工的婚假、喪假、產假的申請由部門領導同意簽字，報辦公室核準備案。

（2）員工病假、事假、工傷假的核準權限如下：

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◎員工請假三天(含)以內，由所在部門負責人核準；請假三天以上，由部門負責

人、主管領導核準，總經理批準0

◎部門負責人以上人員請假直接報總經理批準。

(3)員工請假理由不充分，或有礙工作時，上級可酌情不予準假，或縮短假期，或

改期請假。

(4)所有假期申請單辦妥手續(xù)后交由辦公室審查備案，作為考勤核查的依據。

(5)違反上述規(guī)定的處罰：

◎未按請假審批程序規(guī)定辦妥請假手續(xù)而擅自離開工作崗位，視為曠工處理。

◎各類假期超過規(guī)定時日不及時辦理續(xù)假手續(xù)的，視為曠工處理。

8、臨時外出

◎工作時間臨時外出的，應將工作委托他人，并告知直接上級。沒有委托和告知而

影響工作的，給予警告。委托他人而受委托人對委托事宜未盡職責者，給予警告。

◎銷售現場工作人員的考勤，執(zhí)行銷售管理規(guī)定，接受行政人事部的檢查。

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1-3固定資產與辦公用品管理

目的

規(guī)范公司內部以及項目部固定資產與辦公用品管理。

范圍

適用于公司內部及項目部固定資產與辦公用品的管理。

職責

行政人事部負責固定資產及辦公用品的管理。

工作程序

3分類

（1）固定資產包括電腦設備、辦公家具、傳真機、復印機、車輛、投影儀、照相器

材等財產。

（2）辦公用品包括文件夾、軟盤、硒鼓、墨粉、U盤等低值易耗品。

2、固定資產和辦公用品的采購

（1）審批程序

①各部門根據需購買的設備與用品提出申請，填寫“申購單”，由部門經理簽字

后報行政人事部匯總。

②行政人事部根據現存物資情況，填寫“采購計劃清單”送總經理審批后統(tǒng)一

組織采購。

③行政人事部對申購行為有異議或否決，應及時與申購部門溝通。如果物品一

時無法采購到，也必須及時答復相關部門。

（2）組織采購

①物資采購由行政人事部負責，采用定點、就近、兩人經手的原則進行。

②采購人員必須嚴把進貨關、質量關、價格關，不進“三無”產品，不進質次

產品，不進價高產品。

③進行采購時，配置要按申購崗位的工作需求而定。

④嚴格辦理驗收登記及出入庫手續(xù)，購貨發(fā)票經手人必須簽字并簽蓋入庫章后

到財務入帳報銷。

3、固定資產與辦公用品的管理

（1）行政人事部與財務共同建立固定資產總賬，由財務負責賬目管理，行政人事

部負責實物管理。

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（2）固定資產原則上不得外借，特別情況下必須向行政人事部申請并填寫《固定

資產借用表》，明確借用人.左借用期間由借用人負責該物品的保管，如有損失責任

由借用人承擔。

（3）公司實行固定資產領用承包制。行政人事部及各部門一經領用，就是財產直

接責任人，對資產的遺失、損壞等負有直接責任。辦公用品由各部門派專人到行政

人事部填寫《辦公用品領用表》后統(tǒng)一領取。

（4）固定資產、辦公用品出現故障，須填寫《保修單》，報行政人事部統(tǒng)一修理。

固定資產如遺失、借失，均由領用人或費產承包人負責賠償。

（5）每位員工在職務調動或辭職時，必須先辦理資產移交手續(xù)，做到核對無誤。

若資產使用部門發(fā)生變更，應由行政人事部及時登記入冊，或改簽責任人。

行政人事部與財務部不定期對公司固定資產進行清查盤點，力求賬目相符，各

崗位要給予支持配合。

4、固定資產處置審批程序

（1）由行政人事部負責辦理固定資產的報廢。對報廢、報損的固定資產，要求出

示損壞的原物，填寫“報廢（損）表”由部門負責人簽字后狠行政人事部核實，行

政人事部經理、財務部經理簽字后報總經理同意，由行政人事部按照集團行政部規(guī)

定統(tǒng)一處置。

（2）固定資產處置收入由行政人事部統(tǒng)一收取，任何個人和部門不得私自占有。

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1-4辦公網絡系統(tǒng)管理

目的

加強公司信息化建設工作，規(guī)范網絡系統(tǒng)硬件和相關辦公軟件的使用管理。

范圍

適用于公司機房、網絡設備、電腦及外設、電話系統(tǒng)及用關軟件的管理。

職責

行政人事部負責依據集團公司信息部要求實施公司信息化建設工作，負責公司

網絡軟件系統(tǒng)的管理。

工作程序

1、辦公業(yè)務網絡及設備使用

（1）辦公業(yè)務網由公司行政人事部統(tǒng)一管理；除辦公用機、業(yè)務用機外，其他部門

和個人未經批準嚴禁在辦公業(yè)務網上連接任何設備（包括網絡設備，路由設備，智

能設備，服務器等）。

（2）對公司建設的網絡環(huán)境（包括網絡、通訊線路及其接口），未經行政人事部同

意，任何人不得擅自安裝、拆卸和破壞；

（3）辦公用機和業(yè)務用機軟不安裝遵守統(tǒng)一的標準：

◎操作系統(tǒng)：win98、winXP、win2000客戶端版。

◎辦公系統(tǒng)：office97,office2000.officeXP,瑞星，IE等。

◎業(yè)務系統(tǒng)：EOE、銷售系統(tǒng)、預算系統(tǒng)、財務系統(tǒng)、信息報關系統(tǒng)等客戶端軟件。

◎其它經行政人事部批準并備案的軟件。

（4）辦公網內計算機名稱應與使用者姓名相同（若多臺機器屬同一責任人則在該名

稱后添加數字以區(qū)別）。

2、電腦硬件設備管理

（1）電腦硬件設備包括電腦、打印機、掃描儀、復印機、投影儀、照/攝像器材等

電腦硬件設備；

（2）電腦硬件設備采購

①需采購固定資產部門提出申請，填寫“申購單”交行政人事部。

②行政人事部核實后確需購買的，報總經理審批同意后由行政人事部統(tǒng)一采購。

（3）電腦硬件設備的管理

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①由行政人事部聯系集團信息部對電腦硬件設備進行定期維護清理。

②行政人事部會同財務部每季度對公司及項目部所有電腦硬件設備采購、使用進行

檢查、核對，發(fā)現問題及時進行糾正、管理。

③硬件設備應由專人管理，要認真做好防塵、防磁、防潮、防高溫、防火、防盜的

工作，要保證設備的整齊清潔，各種軟件應固定存貯于帶鎖的可屏蔽的磁盤柜中。

④禁止在上班時間玩游戲、上網聊天等與工作無關的事情。

(4)硬件設備維修：

①所有電腦、打印機、掃描儀、復印機、投影儀、照/攝像器材等硬件設備都由行政

人事部負責維修；

②硬件設備損壞或故障時，填寫“報修單”向行政人事部申請修理；

③行政人事部協(xié)助集團信息部對故障進行判斷，硬件故障，送往廠家進行維修，在

報修單上登記修理情況；

④計算機系統(tǒng)軟件類的故障由行政人事部聯系集團信息部，睹定專人負責檢查和維

修，并確認故障性質，分清責任，并在報修單上登記修理情況。

⑤要切實作好防病毒工作。一旦發(fā)現病毒或其它故障時，操作人員不得自行處理，

應保留現場信息，做好系統(tǒng)異常記錄并報行政人事部。

⑥行政人事部協(xié)調集團信息部對系統(tǒng)軟件定期進行檢查、維護、更新或升級，各部

門不得擅自安裝、更換系統(tǒng)軟件。

3、信息系統(tǒng)建設

(1)提出意向：需要新建或對原有信息系統(tǒng)二次開發(fā)的部門提出需要，報行政人事

部受理，匯總后協(xié)調集團信息部進行辦理。

(2)受理意向書：行政人事部會同有關部門進行調研，制定計劃方案報總經理審批,

同意后按集團公司采購規(guī)范進行實施。項目完成后行政人事部會同業(yè)務部門按照合

同的要求組織驗收，并跟蹤服務。

4、電話系統(tǒng)管理

(1)行政人事部協(xié)調集團行政部進行公司電話網絡安裝，維護整個網絡的正常運

行，保證公司正常辦公需要；

(2)行政人事部負責電話機的分發(fā)、調配、維修以及員工離職時的收回工作；

(3)行政人事部負責報裝新的電話、改裝電話等相關事務。

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1-5行政辦公費用管理

目的

加強對行政辦公費用發(fā)生的管理，合理控制行政辦公費用總量，提高費用配置

的合理性。

范圍

行政辦公費用是指公司管理工作過程中，各部門關于行政辦公事務所發(fā)生的相

關費用。包括辦公場所及設備、用品開支和行政辦公事務開支。

職責

行政人事部統(tǒng)一管理行政辦公費用，各部門、項目部配合執(zhí)行。

工作程序

1、費用控制原則

(1)對相對固定的行政費用采用預算管理。

(2)對其它相對變動的費用采用預算與額度相結合的管理方式。

(3)對耐用大件的辦公設備，采用控制管理的辦法。

2、相對固定費用的管理

(1)相對固定的行政辦公費用有房租、辦公設備、保潔綠化、郵電通訊、交通車輛

(汽油、保險、維修、車檢等)水電消耗、訂書報及茶葉飲品等費用。

(2)對相對固定的行政辦公費用，公司采用年度預算的方式，嚴格執(zhí)行相關管理辦

法(如固定資產、車輛管理辦法等)，厲行節(jié)約，嚴控不合理的費用發(fā)生。

3、相對變動費用的管理

(1)相對變動的費用有招待費、差旅費、會議費等。

(2)對相對變動的行政辦公費用，公司采用預算管理與總額控制的管理辦法。

◎招待費：來客或工作業(yè)務往來需要宴請、活動，統(tǒng)一由行政人事部定點安排，公

司陪同人員簽單掛賬消聘。制用統(tǒng)一由定點單位向公司財務收取。制用標準由陪同

人員按客人具體情況酌情掌握。

◎會議費、活動費：要求事先拿出計劃方案和經費預算，報總經理審批后，按方案

實施，費用附審批方案報銷。

◎修理費：有關設備發(fā)生故障，相關人員需填寫“報修單”，由行政行政人事部安排

修理。

◎差旅費：參照差旅費開支管理暫行規(guī)定。

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1-6文書管理辦法

目的

使文書管理制度化，增進文書處理質量和效率。

范圍

適用于公司日常工作中所有相關文書的事宜。

職責

1、以公司名義與外界來、往的文書，以公司行政人事部為主管部門；

2、各部門、項目部之間往來文書原則上以發(fā)文部門/項目部為主管部門，必要時報

公司行政人事部備案。

3、發(fā)文部門由專人負責來往文書的核稿及收發(fā)、拆封、登記、分文、檔案管理等事

宜。

4、文書的收發(fā)、領取與寄送，由公司行政人事部為總收發(fā)部門，公司各部門/項目

部應指定人員負責收發(fā)。

工作程序

1、文書的范圍

“文書”是指業(yè)務工作上往來公文、報告、會議訣議、規(guī)定、合同書、傳真、

電報、各種帳簿、圖表參考書等一切業(yè)務用文件。

2、文書的分類

----機密：指不宜向公司以外人員透露內容的文書。

----普通：指非機密文書。

一一傳閱：指在本公司內部傳閱或傳達的文書。

3、文書收發(fā)管理

（1）收文

——登記來文由收發(fā)人員拆去后，于《收文登記簿》登記收文編號、日期、來文單

位等必要信息。

一一收發(fā)人員將文書分送至各收文單位（經辦部門），必要時進行交接登記。

一一經辦人辦理文件時，原則上應將擬辦或復文擬搞簽呈主管審批，并將處理經過、

結果或復文摘要進行記錄。

（2）發(fā)文

——擬稿、登記

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經辦人擬妥文稿，交行政人事部審批后，經收發(fā)人員編號、按《印章管理辦法》用

印后，在《發(fā)文登記簿》上填寫受文者、類別、經辦部門、內容摘要、附件、經辦

人姓名等必要信息。

一一發(fā)文處理

收發(fā)人員核對上信息準確無誤后即行發(fā)文。

(3)文書處理要點

——重要文件，由行政人事部將正本歸檔，應用時應以副本進行分發(fā)、使用和處理。

——涉及其他部門的，由行政人事部通知配合部門，及時處理文書上的各項要求。

(4)文書處理期限

——收發(fā)人員收文時，應隨到隨送，不得積壓。

一一來文有答復期限者，必須于來文所定期限內處理完畢。

一一文件歸檔，原則上應當日完成，最遲不得逾二日。

——簽呈文件，按分層負責的決議層次訂定時限。

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1-7檔案管理

目的

加強對公司檔案的管理，對各類檔案有效利用和共享，防止各類檔案的丟失、

損壞。

范圍

本辦法適用于公司本部、項目部對工程、文書、聲像、實物等各類檔案的管理,

包括各類檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管等。

職責

1、行政人事部負責對公司的各類檔案實行統(tǒng)一監(jiān)督管理和公司文書檔案、影像檔案、

實物檔案的直接管理；監(jiān)督、檢查本辦法的施行情況，對各職能部門的檔案工作及

資料員進行業(yè)務指導和培訓。

2、行政人事部負責對公司本部人事檔案的直接管理。

3、項目部在行政人事部、項目管理部的監(jiān)督、指導下負責項目工程檔案的收集、整

理、立卷、歸檔和移交工作。

4、銷售部負責銷售檔案、客戶檔案的管理。

工作程序

1、檔案的分類

公司檔案包括：文書檔案、人事檔案、會計檔案、工程喈案、影像檔案、實物

檔案、經營檔案。

2、立卷、歸檔

(1)行政人事部及各職能部門應定期或不定期的進行檔案的收集。

(2)立卷歸檔的時間

①有保留價值的各類法規(guī)、政府文件等外來文件，各部門、項目部在收到或取回文

件后，原件必須在5個工作日內送交行政人事部，進行統(tǒng)一管理。

②各類文書文件由行政人事部在辦結后隨時歸檔。

③規(guī)章制度類文件在成稿后由行政人事部歸檔。

④凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料，均應在當月內立卷歸檔。

⑤與項目有關的證照在項目交用前均在部門保存，房屋交用后須移交行政人事部保

存。

(3)立卷歸檔的要求

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①歸檔文件要齊全、完整，要按照文件材料形成的規(guī)律進行科學的分類、立卷，要

保持文件之間的歷史聯系。

②案卷要求

◎歸檔案卷封面的各個項目均應填寫清楚，標題簡明，保管期限準確，裝訂整齊。

◎歸檔文件要按次序系統(tǒng)排列，編制案卷順序號，案卷目錄一式兩份。

◎卷內文件排列要有順序，便于保管和查找。

◎填寫案卷一律用鋼筆，禁止用圓珠筆或鉛筆，字跡清晰。

（4）各種實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等）歸檔必須

使用原件。

（5）影像檔案攝錄必須記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔

聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。

3、檔案交接

（1）交接的資料必須完整、準確，做到文、圖、物相符，簽字手續(xù)完備。

（2）歸檔資料必須為原件，如遇特殊情況需總經理批準。

（3）交接的資料如有缺卷、缺頁、破損或不符合歸檔要求的，無法完善的由移交部

門形成書面說明材料報總經理審批方可歸檔。

（4）交接資料時必須當面清點，核對確認無誤后，由經手人和負責人簽字。

（5）對工程資料檔案的特殊要求：

◎工程文件應字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)要完備。

◎不同幅面的工程圖紙應統(tǒng)一折疊成A4幅面，圖標欄要露在外面。

◎所而竣工圖均應加蓋竣工圖章。

◎文字材料應按事項、專業(yè)順序排列，既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排

前，圖紙排后。

4、檔案的保管

（1）檔案資料要按門類和載冰進行科學的分類、排列和編號。

（2）按照“八防”（防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲蛀、防強光、防過度干燥、防

失密）的要求做好檔案的技術保護并定期檢查檔案保管情況。

（3）行政人事部定期（每季度）對各類檔案的歸檔、保管情況進行檢查。

5、檔案借閱

（1）需要外借的檔案，借閱人應辦理借閱審批和登記手續(xù)。

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（2）職能部門工作人員可直接查閱屬本業(yè)務工作范圍的檔案資料。如需查閱其他重

要文件和有密級檔案，須經行政人事部批準，方可借閱.

（3）借閱檔案必須按期歸還,不得擅自拆散、調換、抽取、污損、加標注證，不得

轉借、涂改和私自復印。

6、檔案鑒定和移交

（1）行政人事部應按照檔案保管期限的規(guī)定，定期對檔案進行鑒定，確定檔案的存

毀。

（2）檔案的鑒定工作應在行政人事部經理的指導下，由有關業(yè)務人員鑒定。失去保

存價值的檔案，須由鑒定人員提出意見并登記造冊，經總經理批準后方可銷毀。

（3）工程檔案的移交工作應嚴格按照城建檔案館的規(guī)定及要求進行。

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1-8會議管理

目的

提高會議質量和工作效率，促進內部溝通與信息傳遞，確保會議決議的貫徹落

實。

范圍

適用于公司所有工作會議的管理。

職責

1、行政人事部負責公司會議的組織安排，各部門、項目部配合執(zhí)行。

2、各部門、項目部負責主辦的專題會議、例會的組織安排。

工作程序

1、會議類型

(1)公司會議分為總經理辦公會、專題會、例會、員工大會及公司半年度、年度工

作會議等。

(2)專題會議包括資金計劃會議及預算執(zhí)行情況分析會、薪酬及考核會議、設計方

案評審會議、招標會、工程進度、質量、安全會議、項目市場推廣、營銷會議、其

他專項協(xié)調會議等。

(3)例會包括總經理辦公會、工程現場例會、銷售現場例會等。

2、會議提議與審批

(1)公司定期例會無須提議和審批。

(2)臨時會議使用會議室需提前向行政人事部預約或詢問。

(3)需要集團領導參加的，提議人應提前與集團領導、本公司總經理協(xié)商并說明事

由。

3、會議準備

(1)會議召集人和與會人員都應分別做好有關準備工作(包括擬定會議議程、提案、

匯報總結提綱、發(fā)言要點、工作計劃草案、決議決定草案通知與會人等)。

(2)召集人一定要提前發(fā)放資料、議案，避免在會場才熟悉會議資料。

(3)需要下發(fā)《會議通知》的，會議召集人應擬制通知并提前1-2個工作日下發(fā)。

(4)對于一般性會議或者人數少于5人(含)的小型會議，可通過電話方式通知,

但必須得到被通知人的確認。

4、會議紀律

(1)嚴格遵守會議時間，按時開會，準時閉會。

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(2)公司級會議、專題會議或其他重要會議，參加者應在《會議簽到表》上簽字。

(3)會議參加人員要主動、積極發(fā)言，嚴禁“開小會-

(4)出席會議的人員均對會議所議事項有保密義務，不得擅自披露未決議或有爭議

的事項。

5、會議記錄

(1)公司辦公會由行政人事部負責現場會議記錄，專題會議由會議召集人指定記錄

人。

(2)需要形成《會議紀要》的，記錄人應在會后一個工作日為整理出《會議紀要》,

并交會議參加人員簽認。

(3)《會議紀要》保存期為五年。

6、督辦

(1)會議的每一項決議應包括決策意見，工作計劃安排、目標、時間、評定標準,

責任人和督辦人。

(2)會議結束后，督辦人要切實承擔起督辦職能，責任人要按照會議要求及時、圓

滿地完成會議布置的工作。在工作辦理期間，應主動向督辦人匯報。

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1-9工作督辦管理

目的

為提高工作質量和辦事效率，保證指令暢通及各項決策的貫徹落實，特制訂本

辦法。

范圍

適用于公司重要決策、會議決議、工作部署和行政指令的督辦管理。

職責

1、公司分管領導負責公司重要決策、會議決議、工作部署和行政指令的貫徹、部署、

督察督辦、檢查總結和反饋工作。

2、各部門、項目部負責人是本部門承辦事項的直接責任者，應認真完成安排的工作

任務和要求。

3、行政人事部負責總經理下達的指令的督辦。

工作程序

1、會議督辦

執(zhí)行《會議管理辦法》的有關規(guī)定。

2、指令督辦

(1)下達指令的人務必清晰、明確地下達指令，盡量用書面形式下達。接受指令的

人應經確認無誤后再執(zhí)行。

(2)需要督辦的，下達指令的人應明確督辦人。

3、督辦的方式

(1)轉辦：對需要職能部門刃、理的事項，將領導批示、要求等填入《工作聯系單》,

直接送交責任部門負責人，進行書面交接。

(2)協(xié)辦：涉及若干部門的事項，指定牽頭部門負責，并做好協(xié)調工作。牽頭部門

對協(xié)辦部門有統(tǒng)籌協(xié)調的權利，協(xié)辦部門有義務配合和積極完成任務。

(3)自辦：不宜轉辦的事項，由本部門自行辦理或組織有關部門協(xié)助辦理。

(4)督辦與調研相結合：督辦事項下達后，督辦人要通過多種方式，跟蹤了解落實

情況，及時溝通信息，適時催辦，并及時反饋進展情況，并應及時匯報。

4、督辦要求

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(1)需要督辦的事項，由督辦人負責全程督辦。必要時，下達《督辦通知單》

(2)《督辦通知單》發(fā)出后，督辦人要采取多種形式及時檢查、了解貫徹落實情況,

并督促承辦單位按規(guī)定匯報辦理結果。

(3)催辦情況要及時向領導進行綜合反饋，重要或緊急情況要專項及時報告領導。

(4)督辦人員要認真審核承辦部門的辦結報告，不符合要求的，通知承辦單位進行

補辦或重新辦理。辦結報告審核合格后，專項或綜合報送有關領導。

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1TO法律事務管理

目的

建立健全公司法律事務管理體系，實現集中、統(tǒng)籌、專人管理法律事務。

范圍

公司所有部門、人員、事件等法律事務的管理。

職責

行政人事部負責公司法律事務的管理。

工作程序

1、行政人事部負責與集團公司指定的法律顧問、以及集團公司總裁辦法律主管的日

常協(xié)調和聯絡。

2、各部門、項目部向業(yè)務對象出具的重要法律文書，尤箕是格式文書或統(tǒng)一文書，

在出具前交由行政人事部會同法律顧問審閱定稿，并由公司存檔。

3、各部門、項目部重大業(yè)務談判，涉及自身不熟悉的政策、法律問題，應事先通過

行政人事部咨詢顧問律師。必要時，可請律師參與談判。

4、公司所有重大采購合同須經公司法律顧問出具法律意見，并簽字認可。

5、各部門、項目部專人負責建立健全業(yè)務檔案，保證管理及法律事務需要時，能夠

隨時查閱和調取檔案。

6、各部門、項目部對自身可能涉及的法律問題登記備案，行政人事部指定專人負責,

并轉交顧問律師備案。必要時，請律師介入法律事務。

7、各部門對正在進行或正準備進行的法律事務，必須及時報行政人事部，并由行政

人事部轉交法律顧問處理。

8、公司范圍內對外法律事務工作由行政人事部具體負責聯系、接待、調閱資料，解

答個案及相關事宜，配合、協(xié)調訴訟全過程工作。

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第二部分人力搭馥管理

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2-1勞動合同管理

目的

加強公司員工勞動合同管理，保障企業(yè)與員工的合法權益。

范圍

適用于公司合同制員工勞動合同的簽訂、解除（終止）、續(xù)簽等事項的管理。

職責

行政人事部負責勞動合同管理工作，各部門、項目部配合執(zhí)行。

工作程序

1、員工與公司建立勞動關系應當簽訂勞動合同。新員工來公司報到時，需到行政人

事部簽署試用《勞動合同》（一式兩份），轉正后簽署《勞動合同》（一式兩份），公

司與員工各持壹份。對于社會招聘的員工需確保與原單位解除勞動合同。

2、勞動合同須經員工本人、公司法定代表人（委托代理人）簽字，并加蓋公司印章

后生效。

3、公司編印的試用《勞動合同》和《勞動合同》符合《勞動法》和勞動合同管理有

關規(guī)定，合同一經雙方簽字確認即具有法律效力。

4、合同期限

合同制員工根據工作崗位的不同要求，分別簽訂不同期限的勞動合同：

——期限5年的崗位：公司領導層人員

一一期限3年的崗位：部門經理及財務人員；

一—期限2年的崗位：行政人員、銷售及市場人員、工程管理人員；

一一期限1年的崗位：除上述以外的其它崗位。

5、初次簽定或續(xù)簽勞動合同均統(tǒng)一在行政人事部辦理，并由行政人事部建立勞動合

同管理臺帳。

6、經合同雙方當事人協(xié)商同意，可以變更勞動合同，公司方由行政人事部代表；一

方當事人要變更勞動合同，應書面形式提出，并與另一方進行協(xié)商。變更勞動合同，

變更內容經總經理同意后，雙方當事人應以書面形式對變更的事項加以說明并簽字

確認生效。

7、行政人事部應定期從人事信息檔案中調出下二個月合同到期員工名單，并提供給

部門領導和總經理討論，確定續(xù)簽和不再續(xù)簽的人員名單。

8、合同到期不再續(xù)簽的人員，按終止勞動合同欠理，由行政人事部在合同到期前一

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個月書面通知員工本人并做好思想工作和離職等其他善后工作。合同到期需續(xù)簽的

人員，由行政人事部在合同到期前一個月向員工發(fā)出《續(xù)簽勞動合同意向通知書》,

如員工同意續(xù)簽，則帶本通知到行政人事部辦理合同續(xù)簽手續(xù)；如員工本人不愿再

續(xù)簽勞動合同，按終止勞動合同處理。合同期滿終止勞動合同的人員由行政人事部

及時備案。

9、為了便于管理，續(xù)簽合同手續(xù)定為每月辦理一次。為了滿足這一要求，初次簽定

合同的起始時間和續(xù)簽合同的時間，應統(tǒng)一為每月的第一天，終止時間也統(tǒng)一到每

月的最后一天。

10、公司與員工終止（解除）勞動合同，員工應按公司有關規(guī)定辦理離職手續(xù)，行

政人事部可以給員工出具終止（解除）勞動合同證明書和有關社會保險情況說明。

11、公司辭退員工和員工在勞動合同期滿前辭職，均應提前一個月時間向對方提出

書面意見，行政人事部向總經理上報提前解除勞動合同的名單時，應詳細說明提前

解除勞動合同的原因。

12、公司和員工因履行勞動合同發(fā)生爭議，公司行政人事部應調查核實，并依照相

關管理規(guī)定進行處理。未盡相關事宜按國家《勞動法》相關規(guī)定處理。

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2-2人員招聘、錄用

目的

規(guī)范公司招聘、錄用管理程序，建立科學的人才引入機制。

范圍

適用于人才招聘和錄用工作。

職責

1、各部門、項目部負責結合實際，向行政人事部提出書面申請，參與面試并負責新

進人員的培訓。

2、行政人事部負責收集人員需求信息，依據集團公司人力資源部的規(guī)定，辦理相關

手續(xù)，發(fā)布招聘廣告以及招聘面試等。

3、副總經理負責分管范圍內所需人員的需求審核。

4、總經理負責招聘、錄用計劃的審批，視具體情況參加部分高端人才的面試。

工作程序

1、公司各部門、項目部填報“人員需求申請表”，交行政人事部核轉分管副總經理,

并報總經理批準后，制定招聘方案并組織實施。

2、行政人事部根據崗位任職要求，會同用人部門共同對應聘人員進行篩選、考核（總

經理將視情況決定是否親自參加），報經總經理批后辦理錄用手續(xù)。

3、招聘準備

（1）確定招聘的崗位、人數、要求（包括性別、年齡范圍、學歷、專業(yè)和工作經驗

等）；

（2）擬定日程安排；

（3）編制筆試問卷和面試綱要；

（4）需要準備的其他事項。

4、行政人事部負責設計、制作、刊登廣告，收集應聘者材料。應聘者要求提供身份

證、學歷證書、就職簡歷、職稱證書、健康證明等資料。

5、行政人事部匯集、整理材料，會同用人部門按要求進行篩選，并組織筆試、面試。

6、根據結果確定錄用名單，報總經理審批同意后，向中選人員發(fā)錄取通知。

9、新錄用人員持“錄取通知”在規(guī)定時間內向公司行政人事部報到。由行政人事部

組織崗前培訓。

10、崗前培訓

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(1)講解公司的歷史、現狀、經營范圍、企業(yè)文化等；

(2)講解公司的組織機構設置，介紹各部門人員；

(3)講解各項辦公流程，組織學習各項規(guī)章制度；

(4)講解公司對員工道德、情操和禮儀的要求；

(5)介紹工作環(huán)境和工作條件，輔導使用辦公設備；

(6)解答疑問

11、新錄用人員培訓完畢，向工作部門報到，由部門經理負責安排具體工作。同時

安排體檢。

12、新錄用人員在報到后需填寫“公司員工履歷表”，提交身份證、學歷證書、職稱

證書、一寸照片六張交行政人事部。履歷表中的內容以后如有以下變更，應在一周

內以書面形式通知行政