2025年企業(yè)員工檔案保管規(guī)定協(xié)議

2025年企業(yè)員工檔案保管規(guī)定協(xié)議甲方：____企業(yè)乙方：企業(yè)員工鑒于甲乙雙方在員工檔案保管方面存在共同利益，為確保檔案的安全、完整與合規(guī)，甲乙雙方經(jīng)充分協(xié)商，達(dá)成以下協(xié)議：一、檔案保管范圍1.本協(xié)議所指員工檔案，包括但不限于員工的個(gè)人基本信息、勞動(dòng)合同、入職登記表、學(xué)歷證明、工作證明、職稱證明、培訓(xùn)記錄、考核結(jié)果、獎(jiǎng)懲記錄等。2.乙方需提供的檔案材料應(yīng)當(dāng)真實(shí)、完整、有效，不得有虛假記載。二、檔案保管期限1.甲乙雙方確認(rèn)，員工檔案的保管期限自員工入職之日起至退休、離職或合同終止之日止。2.在檔案保管期限內(nèi)，甲方負(fù)責(zé)確保檔案的安全、完整，不得擅自銷毀或篡改。三、檔案保管責(zé)任1.甲方負(fù)責(zé)為乙方建立專門的檔案保管庫(kù)房，配備必要的保管設(shè)施，確保檔案的安全。2.甲方應(yīng)指定專門人員負(fù)責(zé)檔案的保管工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行整理、歸檔、更新。3.乙方應(yīng)配合甲方完成檔案的收集、整理、歸檔工作，確保檔案的及時(shí)更新。四、檔案查閱與使用1.甲乙雙方在需要查閱或使用檔案時(shí)，應(yīng)遵循合法、合規(guī)的原則，不得泄露檔案中的個(gè)人隱私和商業(yè)秘密。2.甲方在查閱或使用乙方檔案時(shí)，應(yīng)提前通知乙方，并在查閱完畢后及時(shí)歸檔。3.乙方有權(quán)查閱自己的檔案，了解自己的工作表現(xiàn)和獎(jiǎng)懲情況。五、檔案保密與安全1.甲乙雙方應(yīng)對(duì)檔案中的個(gè)人隱私和商業(yè)秘密予以保密，不得泄露給第三方。2.甲方應(yīng)采取必要的安全措施，防止檔案丟失、損毀、被盜用或篡改。3.一旦發(fā)生檔案丟失、損毀、被盜用或篡改等情況，甲方應(yīng)立即采取措施，及時(shí)報(bào)告相關(guān)部門，并承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。六、檔案轉(zhuǎn)移與銷毀1.員工離職或合同終止后，甲方應(yīng)將檔案材料整理齊全，按照規(guī)定轉(zhuǎn)移至相關(guān)部門或機(jī)構(gòu)。2.檔案保管期限屆滿后，甲方應(yīng)按照國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，對(duì)檔案進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀前，甲方應(yīng)提前通知乙方，并確保銷毀過(guò)程的合法、合規(guī)。七、爭(zhēng)議解決1.本協(xié)議的簽訂、履行、解釋及爭(zhēng)議解決均適用中華人民共和國(guó)法律法規(guī)。2.如甲乙雙方在履行本協(xié)議過(guò)程中發(fā)生爭(zhēng)議，應(yīng)首先通過(guò)友好協(xié)商解決；協(xié)商不成的，可以向有管轄權(quán)的人民法院提起訴訟。八、其他約定1.本協(xié)議一式兩份，甲乙雙方各執(zhí)一份，具有同等法律效力。2.本協(xié)議自雙方簽字（或蓋章）之日起生效，有效期為_(kāi)