《會議策劃與組織（第4版）》課件 任務一 會議住宿服務

秘書會務管理教育部十四五職業(yè)教育規(guī)劃教材·現(xiàn)代秘書系列會議后勤服務模塊4目錄Contents會議住宿服務任務1任務2會議餐飲服務任務3會議交通服務任務4會議的其他后勤服務任務5會中突發(fā)事件的處理Part01項目描述會議后勤服務包括住宿服務、餐飲服務、參觀旅游服務等。雖然后勤服務不屬于會議進程的一部分，但它能為參會者解決后顧之憂，使參會者安心于會議之中，所以也是會議質(zhì)量和效率的重要保證。Part02

學習目標熟悉會議的各項后勤服務內(nèi)容、程序及注意事項1能妥善安排好會議代表的住宿，解決住宿中的各種問題2任務一會議住宿服務Part03任務導入想一想假如你要代表學校去外地參加一次會議，你要考慮哪些方面的問題？假如近期學校將舉辦一次大型會議，屆時將邀請一些外方專家參會，作為會務人員的你該怎樣安排食宿呢？Part04項目驅(qū)動對于外地參會人員較多的會議來說，提供住宿服務是會議主辦方的重要工作之一，這就要求會務人員注意以下幾個問題：1對備選會議住宿供應機構的考察2會議住宿房間的預訂3參會人員入住期間的住宿服務Part04項目驅(qū)動01對本地的住宿供應機構進行篩選02對備選住宿供應機構進行考察比較03確定會議定點住宿供應機構一、對備選會議住宿供應機構的考察Part04項目驅(qū)動[]會議主辦方一定要根據(jù)會議的類型、參會者的層次、議題的重要性等，合理地確定不同參會人員的住宿標準和接待規(guī)格，并以此為依據(jù)，在會議經(jīng)費預算許可的范圍內(nèi)，綜合考慮住宿供應機構的實際接待能力、品牌與口碑、周邊環(huán)境、交通狀況、安全條件等因素，對本地的住宿供應機構（酒店、賓館、飯店、招待所等）進行初步篩選，最后圈定幾家符合基本條件的住宿供應機構，以備進一步考察。一、對備選會議住宿供應機構的考察（一）依照一定標準，對本地的住宿供應機構進行篩選Part04項目驅(qū)動對備選住宿供應機構考察的重點包括：01020304在會議期間可供使用的房間總數(shù)是否有不同的房型滿足不同參會人員的需求客房的配置調(diào)節(jié)客房的服務質(zhì)量一、對備選會議住宿供應機構的考察（二）對備選住宿供應機構進行考察比較（三）確定會議定點住宿供應機構Part04項目驅(qū)動會議主辦方為參會人員預訂住宿房間，要求做好以下幾個方面的工作：01020304與住宿供應機構簽訂預訂合約寄送會議通知（邀請函）和住宿登記卡（申請表）收到住宿登記卡（申請表）及時回復確認會議特殊客房的預訂二、會議住宿房間的預定Part04項目驅(qū)動會議期間的住宿服務02參會人員的入住服務01會議結束的延遲退房服務03三、參會人員入住期間的住宿服務Part04項目驅(qū)動主要包括：集中到達的參會人員的入住服務早到參會人員的入住服務三、參會人員入住期間的住宿服務（一）參會人員的入住服務Part04項目驅(qū)動作為會議舉辦方，應及時對參會人員住宿的舒適度、滿意度進行調(diào)查了解，及時將參會人員的意見和建議反饋給住宿供應機構，并督促改進，把服務做得更好。三、參會人員入住期間的住宿服務（二）會議期間的住宿服務Part04項目驅(qū)動很多會議在最后一天也有很多議程，會議結束時間延長到中午12點以后，或者參會人員因航班或火車時間問題要到下午或晚上才能離開，而一般的住宿都是要求在12點鐘前退房，這就要求會議舉辦方與住宿供應機構事先協(xié)商好延遲退房。如果沒有辦法延遲退房，就爭取讓那些預訂者當天不會到來的房間推遲退房，其他人可以到這些房間休息，等候返程。三、參會人員入住期間的住宿服務（三）會議結束的延遲退房服務Part05技能訓練你所在的高校將承辦一次半年后召開的大型學術研討會，會期3天，研討的議題達十幾項，與會的專家學者預計千人。在會議的費用方面，除特邀前來發(fā)言的上級領導人和發(fā)表演講的知名專家學者由學校支付全部費用外，其他參會人員需要繳納1200元會務費，由學校統(tǒng)一為其安排住宿、餐飲、會議交通等后勤服務，并為其提供會議文件資料。學校的辦會指揮部將會議后勤的前期工作交給了你班的全體同學，要求你們對全市的住宿、餐飲進行摸底，并按照會議總體工作方案的要求，根據(jù)預計人數(shù)和預計的會議后勤服務預算（普通參會人員每人1000元），確定合適的住宿提供機構并預訂客房，確定餐飲提供機構及每天每頓的菜單。案例Part05技能訓練要求將全班分為兩個大組，一組負責住宿提供機構的考察、確定和客房的預訂工作；二組負責餐飲提供機構的考察、確定和菜單確定工作。工作完畢，請寫出工作報告，草擬好準備與住宿、餐飲機構簽訂的合同。同時，全班召開會議后勤的前期工作交流會，以小組為單位，對會議籌備期間后勤工作的過程、經(jīng)驗和教訓進行總結交流。P.S.該技能訓練可等任務二學習完后，再進行。Part06學