合同評審與管理流程的往來文書樣本

合同評審與管理流程的往來文書樣本一、合同評審與管理流程概述1.1流程目的合同評審與管理流程旨在保證公司與外部合作伙伴之間的合同簽訂和執(zhí)行過程規(guī)范、合法、高效，最大程度地降低合同風(fēng)險，保障公司的合法權(quán)益。通過對合同的全面評審和管理，提高合同的質(zhì)量和執(zhí)行效率，促進(jìn)公司業(yè)務(wù)的順利開展。1.2流程范圍本流程適用于公司與供應(yīng)商、客戶、合作伙伴等各類外部主體之間簽訂的各類合同，包括銷售合同、采購合同、服務(wù)合同等。涵蓋合同的起草、評審、修改、審批、簽訂、執(zhí)行、結(jié)算、糾紛處理等各個環(huán)節(jié)。1.3相關(guān)部門與職責(zé)法務(wù)部門：負(fù)責(zé)合同的法律審查，保證合同條款符合法律法規(guī)的要求，提供法律專業(yè)意見和建議。業(yè)務(wù)部門：負(fù)責(zé)合同的業(yè)務(wù)內(nèi)容審核，包括合同的商務(wù)條款、技術(shù)要求等，保證合同符合業(yè)務(wù)需求和公司利益。財(cái)務(wù)部門：負(fù)責(zé)合同的財(cái)務(wù)條款審核，包括付款方式、結(jié)算條件等，保證合同的財(cái)務(wù)風(fēng)險可控。高層管理：負(fù)責(zé)對重大合同的審批，對合同的重大事項(xiàng)進(jìn)行決策。二、合同評審流程2.1合同草案提交業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求起草合同草案，將合同草案提交給法務(wù)部門進(jìn)行法律審查。同時將合同草案抄送財(cái)務(wù)部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門，以便各部門進(jìn)行業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)審核。2.2評審人員組成與職責(zé)評審人員由法務(wù)部門、業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)人員組成。法務(wù)部門負(fù)責(zé)對合同的法律條款進(jìn)行審查，保證合同符合法律法規(guī)的要求，防范法律風(fēng)險。業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)對合同的業(yè)務(wù)內(nèi)容進(jìn)行審核，包括合同的商務(wù)條款、技術(shù)要求等，保證合同符合業(yè)務(wù)需求和公司利益。財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對合同的財(cái)務(wù)條款進(jìn)行審核，包括付款方式、結(jié)算條件等，保證合同的財(cái)務(wù)風(fēng)險可控。2.3評審內(nèi)容與要點(diǎn)法律條款審查：包括合同的主體資格、合同的形式、合同的內(nèi)容合法性、合同的違約責(zé)任等方面的審查。業(yè)務(wù)內(nèi)容審核：包括合同的商務(wù)條款、技術(shù)要求、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等方面的審核。財(cái)務(wù)條款審核：包括付款方式、結(jié)算條件、發(fā)票要求等方面的審核。三、合同修改與審批流程3.1評審意見反饋與修改法務(wù)部門、業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等評審人員在評審合同草案后，將評審意見反饋給業(yè)務(wù)部門。業(yè)務(wù)部門根據(jù)評審意見對合同草案進(jìn)行修改，形成修改后的合同草案。3.2審批流程與權(quán)限修改后的合同草案需要經(jīng)過業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人等相關(guān)人員的審批。重大合同還需要經(jīng)過高層管理的審批。審批流程按照公司的審批權(quán)限規(guī)定進(jìn)行，保證合同的審批過程規(guī)范、高效。3.3審批結(jié)果通知審批通過的合同，由法務(wù)部門將審批結(jié)果通知業(yè)務(wù)部門。業(yè)務(wù)部門根據(jù)審批結(jié)果進(jìn)行合同的簽訂等后續(xù)工作。審批未通過的合同，由法務(wù)部門將審批意見反饋給業(yè)務(wù)部門，業(yè)務(wù)部門根據(jù)審批意見對合同進(jìn)行修改或重新起草。四、合同簽訂流程4.1簽訂前準(zhǔn)備工作合同審批通過后，業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與對方進(jìn)行合同的簽訂前準(zhǔn)備工作，包括確定合同的簽訂時間、地點(diǎn)、簽訂人員等。同時將合同文本發(fā)送給對方進(jìn)行確認(rèn)。4.2合同簽署與蓋章雙方在合同簽訂前進(jìn)行合同文本的核對，確認(rèn)無誤后，由雙方授權(quán)代表在合同上簽字蓋章。合同簽署后，雙方各持一份合同文本。4.3合同備案與歸檔合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門將合同文本提交給法務(wù)部門進(jìn)行備案。法務(wù)部門將合同文本進(jìn)行歸檔，建立合同檔案，以便后續(xù)的合同管理和查詢。五、合同執(zhí)行與監(jiān)控流程5.1合同執(zhí)行計(jì)劃制定業(yè)務(wù)部門根據(jù)合同的約定，制定合同執(zhí)行計(jì)劃，明確合同執(zhí)行的時間節(jié)點(diǎn)、責(zé)任人等。合同執(zhí)行計(jì)劃需要經(jīng)過相關(guān)部門的審核和批準(zhǔn)。5.2合同執(zhí)行情況監(jiān)控與報告業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)對合同的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控，及時發(fā)覺合同執(zhí)行中存在的問題和風(fēng)險，并向相關(guān)部門報告。同時業(yè)務(wù)部門需要定期向高層管理匯報合同的執(zhí)行情況。5.3合同變更與調(diào)整流程在合同執(zhí)行過程中，如因各種原因需要對合同進(jìn)行變更或調(diào)整，業(yè)務(wù)部門需要提出變更申請，經(jīng)相關(guān)部門審核和批準(zhǔn)后，按照變更后的合同條款執(zhí)行。合同變更申請需要明確變更的原因、變更的內(nèi)容、變更的時間等。六、合同結(jié)算與付款流程6.1結(jié)算依據(jù)與方式根據(jù)合同的約定，確定合同的結(jié)算依據(jù)和結(jié)算方式。結(jié)算依據(jù)包括合同的金額、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等。結(jié)算方式包括現(xiàn)金結(jié)算、銀行轉(zhuǎn)賬、支票結(jié)算等。6.2付款申請與審批業(yè)務(wù)部門根據(jù)合同的約定，向財(cái)務(wù)部門提交付款申請。付款申請需要明確付款的金額、付款的時間、付款的理由等。財(cái)務(wù)部門對付款申請進(jìn)行審核，保證付款符合合同的約定和公司的財(cái)務(wù)制度。經(jīng)審核通過后，財(cái)務(wù)部門按照公司的付款流程進(jìn)行付款。6.3付款記錄與憑證管理財(cái)務(wù)部門在付款后，需要及時記錄付款信息，并保存付款憑證。付款記錄和憑證需要按照公司的財(cái)務(wù)制度進(jìn)行管理，以便后續(xù)的財(cái)務(wù)審計(jì)和查詢。七、合同糾紛處理流程7.1糾紛發(fā)覺與報告在合同執(zhí)行過程中，如發(fā)覺合同糾紛，業(yè)務(wù)部門需要及時發(fā)覺并向相關(guān)部門報告。同時業(yè)務(wù)部門需要收集合同糾紛的相關(guān)證據(jù)，為糾紛的處理提供依據(jù)。7.2糾紛協(xié)商與調(diào)解業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與對方進(jìn)行合同糾紛的協(xié)商和調(diào)解，尋求雙方都能接受的解決方案。如協(xié)商和調(diào)解無法解決糾紛，需要將糾紛提交給仲裁機(jī)構(gòu)或法院進(jìn)行仲裁或訴訟。7.3糾紛仲裁或訴訟如合同糾紛需要通過仲裁或訴訟解決，業(yè)務(wù)部門需要配合公司的法律部門進(jìn)行仲裁或訴訟程序的啟動和推進(jìn)。在仲裁或訴訟過程中，業(yè)務(wù)部門需要提供相關(guān)的證據(jù)和資料，維護(hù)公司的合法權(quán)益。八、合同檔案管理流程8.1檔案建立與分類合同簽訂后，法務(wù)部門將合同文本進(jìn)行歸檔，建立合同檔案。合同檔案按照合同的類型、簽訂時間等進(jìn)行分類，以便后續(xù)的合同管理和查詢。8.2檔案保管與利用合同檔案由法務(wù)部門進(jìn)行