合同評審與管理流程的往來文書樣本

合同評審與管理流程的往來文書樣本一、合同評審與管理流程概述1.1流程目的合同評審與管理流程旨在保證公司與外部合作伙伴之間的合同簽訂和執(zhí)行過程規(guī)范、合法、高效，最大程度地降低合同風險，保障公司的合法權益。通過對合同的全面評審和管理，提高合同的質量和執(zhí)行效率，促進公司業(yè)務的順利開展。1.2流程范圍本流程適用于公司與供應商、客戶、合作伙伴等各類外部主體之間簽訂的各類合同，包括銷售合同、采購合同、服務合同等。涵蓋合同的起草、評審、修改、審批、簽訂、執(zhí)行、結算、糾紛處理等各個環(huán)節(jié)。1.3相關部門與職責法務部門：負責合同的法律審查，保證合同條款符合法律法規(guī)的要求，提供法律專業(yè)意見和建議。業(yè)務部門：負責合同的業(yè)務內容審核，包括合同的商務條款、技術要求等，保證合同符合業(yè)務需求和公司利益。財務部門：負責合同的財務條款審核，包括付款方式、結算條件等，保證合同的財務風險可控。高層管理：負責對重大合同的審批，對合同的重大事項進行決策。二、合同評審流程2.1合同草案提交業(yè)務部門根據業(yè)務需求起草合同草案，將合同草案提交給法務部門進行法律審查。同時將合同草案抄送財務部門和相關業(yè)務部門，以便各部門進行業(yè)務和財務審核。2.2評審人員組成與職責評審人員由法務部門、業(yè)務部門、財務部門等相關人員組成。法務部門負責對合同的法律條款進行審查，保證合同符合法律法規(guī)的要求，防范法律風險。業(yè)務部門負責對合同的業(yè)務內容進行審核，包括合同的商務條款、技術要求等，保證合同符合業(yè)務需求和公司利益。財務部門負責對合同的財務條款進行審核，包括付款方式、結算條件等，保證合同的財務風險可控。2.3評審內容與要點法律條款審查：包括合同的主體資格、合同的形式、合同的內容合法性、合同的違約責任等方面的審查。業(yè)務內容審核：包括合同的商務條款、技術要求、交貨期、質量標準等方面的審核。財務條款審核：包括付款方式、結算條件、發(fā)票要求等方面的審核。三、合同修改與審批流程3.1評審意見反饋與修改法務部門、業(yè)務部門、財務部門等評審人員在評審合同草案后，將評審意見反饋給業(yè)務部門。業(yè)務部門根據評審意見對合同草案進行修改，形成修改后的合同草案。3.2審批流程與權限修改后的合同草案需要經過業(yè)務部門負責人、法務部門負責人、財務部門負責人等相關人員的審批。重大合同還需要經過高層管理的審批。審批流程按照公司的審批權限規(guī)定進行，保證合同的審批過程規(guī)范、高效。3.3審批結果通知審批通過的合同，由法務部門將審批結果通知業(yè)務部門。業(yè)務部門根據審批結果進行合同的簽訂等后續(xù)工作。審批未通過的合同，由法務部門將審批意見反饋給業(yè)務部門，業(yè)務部門根據審批意見對合同進行修改或重新起草。四、合同簽訂流程4.1簽訂前準備工作合同審批通過后，業(yè)務部門負責與對方進行合同的簽訂前準備工作，包括確定合同的簽訂時間、地點、簽訂人員等。同時將合同文本發(fā)送給對方進行確認。4.2合同簽署與蓋章雙方在合同簽訂前進行合同文本的核對，確認無誤后，由雙方授權代表在合同上簽字蓋章。合同簽署后，雙方各持一份合同文本。4.3合同備案與歸檔合同簽訂后，業(yè)務部門將合同文本提交給法務部門進行備案。法務部門將合同文本進行歸檔，建立合同檔案，以便后續(xù)的合同管理和查詢。五、合同執(zhí)行與監(jiān)控流程5.1合同執(zhí)行計劃制定業(yè)務部門根據合同的約定，制定合同執(zhí)行計劃，明確合同執(zhí)行的時間節(jié)點、責任人等。合同執(zhí)行計劃需要經過相關部門的審核和批準。5.2合同執(zhí)行情況監(jiān)控與報告業(yè)務部門負責對合同的執(zhí)行情況進行監(jiān)控，及時發(fā)覺合同執(zhí)行中存在的問題和風險，并向相關部門報告。同時業(yè)務部門需要定期向高層管理匯報合同的執(zhí)行情況。5.3合同變更與調整流程在合同執(zhí)行過程中，如因各種原因需要對合同進行變更或調整，業(yè)務部門需要提出變更申請，經相關部門審核和批準后，按照變更后的合同條款執(zhí)行。合同變更申請需要明確變更的原因、變更的內容、變更的時間等。六、合同結算與付款流程6.1結算依據與方式根據合同的約定，確定合同的結算依據和結算方式。結算依據包括合同的金額、交貨期、質量標準等。結算方式包括現金結算、銀行轉賬、支票結算等。6.2付款申請與審批業(yè)務部門根據合同的約定，向財務部門提交付款申請。付款申請需要明確付款的金額、付款的時間、付款的理由等。財務部門對付款申請進行審核，保證付款符合合同的約定和公司的財務制度。經審核通過后，財務部門按照公司的付款流程進行付款。6.3付款記錄與憑證管理財務部門在付款后，需要及時記錄付款信息，并保存付款憑證。付款記錄和憑證需要按照公司的財務制度進行管理，以便后續(xù)的財務審計和查詢。七、合同糾紛處理流程7.1糾紛發(fā)覺與報告在合同執(zhí)行過程中，如發(fā)覺合同糾紛，業(yè)務部門需要及時發(fā)覺并向相關部門報告。同時業(yè)務部門需要收集合同糾紛的相關證據，為糾紛的處理提供依據。7.2糾紛協商與調解業(yè)務部門負責與對方進行合同糾紛的協商和調解，尋求雙方都能接受的解決方案。如協商和調解無法解決糾紛，需要將糾紛提交給仲裁機構或法院進行仲裁或訴訟。7.3糾紛仲裁或訴訟如合同糾紛需要通過仲裁或訴訟解決，業(yè)務部門需要配合公司的法律部門進行仲裁或訴訟程序的啟動和推進。在仲裁或訴訟過程中，業(yè)務部門需要提供相關的證據和資料，維護公司的合法權益。八、合同檔案管理流程8.1檔案建立與分類合同簽訂后，法務部門將合同文本進行歸檔，建立合同檔案。合同檔案按照合同的類型、簽訂時間等進行分類，以便后續(xù)的合同管理和查詢。8.2檔案保管與利用合同檔案由法務部門進行