如何做好機(jī)關(guān)檔案三合一制度審查

如何做好機(jī)關(guān)檔案三合一制度審查國家檔案局《關(guān)于全面推行機(jī)關(guān)檔案分類方案、文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表三合一制度的通知》要求，到“十四五”末在機(jī)關(guān)全面實(shí)行三合一制度。為嚴(yán)謹(jǐn)高效完成好機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表（以下簡稱“三合一制度”）的指導(dǎo)和審查任務(wù)，湖南省委辦公廳（省檔案局）檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)處結(jié)合工作實(shí)踐，總結(jié)出“七審七看”審查法，以提高審查工作質(zhì)效?！皩彙备袷健翱础笔欠窈弦?guī)《通知》的附件部分給出了三合一制度的編制樣例，對編制格式、內(nèi)容組成等提出了明確要求，省檔案局在此基礎(chǔ)上，進(jìn)一步明確了“各門類文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表”需采取表格形式呈現(xiàn)。審查時(shí)，首要看三合一制度格式是否合規(guī)，如標(biāo)題需嚴(yán)格按照《通知》樣例中給出的《××機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》擬寫，不得隨意縮減或擴(kuò)充三合一制度標(biāo)題，部分機(jī)關(guān)使用《××機(jī)關(guān)檔案三合一制度》或《××機(jī)關(guān)檔案分類方案、文件材料歸檔范圍和檔案期限表》作為標(biāo)題，是不規(guī)范的。此外，《通知》樣例中的標(biāo)題與國家檔案局第8號令相比，少了“文書”兩個(gè)字，在編寫時(shí)也需注意。又如，樣例第一部分“檔案分類方案”要求包括3個(gè)方面內(nèi)容，但時(shí)常有機(jī)關(guān)在編制時(shí)漏掉“分類方法及檔號結(jié)構(gòu)”和“編號規(guī)范”，這兩項(xiàng)包括了各門類檔案的檔號編制要求，關(guān)系到今后各門類檔案的整理，是檔案分類方案不可或缺的部分。“審”單位“看”是否完整“審”單位指的是審查報(bào)送機(jī)關(guān)二級單位三合一制度納入情況。長期以來，各機(jī)關(guān)對二級單位的檔案管理相對松散，省檔案局抓住推行三合一制度的機(jī)會，厘清機(jī)關(guān)二級單位檔案管理情況、明確管理權(quán)責(zé)、加強(qiáng)監(jiān)督指導(dǎo)。在這項(xiàng)審查中，重點(diǎn)把握以下三點(diǎn)：一是具備立檔資格的二級單位應(yīng)視具體情況考慮是否獨(dú)立立檔。一般來講，立檔單位應(yīng)滿足法人獨(dú)立、財(cái)務(wù)獨(dú)立、人事獨(dú)立條件，但是否獨(dú)立立檔、獨(dú)立編制三合一制度還要結(jié)合本機(jī)關(guān)與二級單位間的地理位置關(guān)系、過往檔案管理情況、未來檔案管理需求來判斷是否獨(dú)立立檔。如有的二級單位雖然可獨(dú)立立檔，但職能相對簡單，過往也一直作為內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)納入上級機(jī)關(guān)統(tǒng)一管理，則其三合一制度編入上級機(jī)關(guān)三合一制度即可。二是作為內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)管理的二級單位三合一制度需納入本機(jī)關(guān)三合一制度共同編制。如部分單位設(shè)有信息中心，此類二級單位基本作為機(jī)關(guān)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)管理，審查時(shí)需特別注意該機(jī)關(guān)的三合一制度中是否包含信息中心的機(jī)構(gòu)代碼、檔案保管期限表等。三是編入機(jī)關(guān)排序、達(dá)到一定級別且能夠獨(dú)立立檔的二級單位需編制本單位三合一制度，并報(bào)相關(guān)檔案部門審查。同時(shí)，為明確檔號編制要求，如單位從未向同級綜合檔案館移交過檔案，則需要先申請全宗號，納入檔案館接收范圍?！皩彙遍T類“看”是否齊全“審”門類主要是看機(jī)關(guān)檔案門類是否齊全、劃分是否準(zhǔn)確。審查時(shí)可能會遇到兩類常見問題：第一類是檔案門類不全。一是基礎(chǔ)門類缺失，在劃分一級門類時(shí)，各級各類機(jī)關(guān)具備的基礎(chǔ)檔案門類包括文書、人事、會計(jì)、照片、錄音、錄像、實(shí)物等，但由于部分機(jī)關(guān)檔案管理不規(guī)范，照片、錄音、錄像等門類未收集，所以在制定三合一制度時(shí)參照之前做法未列出。二是不合理增設(shè)門類。樣例列舉的13個(gè)一級門類基本可以覆蓋目前機(jī)關(guān)產(chǎn)生的檔案類型，但在審查中發(fā)現(xiàn)部分機(jī)關(guān)會創(chuàng)設(shè)出其他一級檔案門類，如增設(shè)光盤類、電子檔案類等，這是不正確的，應(yīng)嚴(yán)格按照國家檔案局第8號令及《通知》要求劃分，不能隨意增設(shè)。第二類問題是劃分不準(zhǔn)確。一是專業(yè)檔案劃分不準(zhǔn)確。在審查時(shí)發(fā)現(xiàn)，有的機(jī)關(guān)增設(shè)行政許可檔案或行政復(fù)議檔案等作為專業(yè)檔案，這也是不合理的，行政許可檔案和行政復(fù)議檔案在絕大多數(shù)機(jī)關(guān)中應(yīng)作為文書檔案管理。國家檔案局先后編制了兩批《國家基本專業(yè)檔案目錄》，共100種，建議機(jī)關(guān)單位參考并嚴(yán)格審慎設(shè)置專業(yè)檔案門類。二是主管部門和形成部門劃分不準(zhǔn)確。對于屬于本機(jī)關(guān)主管范圍，但不在本機(jī)關(guān)形成的檔案，應(yīng)列入形成機(jī)關(guān)的三合一制度。如兒童領(lǐng)養(yǎng)檔案在兒童領(lǐng)養(yǎng)機(jī)構(gòu)形成保管，則應(yīng)列入兒童福利機(jī)構(gòu)的三合一制度，作為專業(yè)檔案管理，而非列入其主管部門省民政廳的三合一制度?！皩彙睓n號“看”是否科學(xué)“審”檔號主要是看檔號結(jié)構(gòu)是否符合實(shí)際、是否符合檔號編制原則，在審查過程中，主要關(guān)注兩個(gè)方面。一方面，檔號結(jié)構(gòu)是否簡單照抄樣例。很多機(jī)關(guān)編制檔號時(shí)直接照抄樣例中檔號結(jié)構(gòu)，沒有結(jié)合機(jī)關(guān)實(shí)際修改。如樣例中表述“文書檔案按年度、機(jī)構(gòu)（問題）、保管期限等分類項(xiàng)分類”，其中“機(jī)構(gòu)（問題）”表示機(jī)關(guān)可根據(jù)實(shí)際選擇按機(jī)構(gòu)或問題劃分，故機(jī)關(guān)在編制三合一制度時(shí)，應(yīng)表述為“機(jī)構(gòu)”或“問題”，而不可簡單表述為“機(jī)構(gòu)（問題）”。另一方面，檔號結(jié)構(gòu)是否符合基本原則。檔號編制基本原則主要包括唯一性原則、一致性原則、擴(kuò)充性原則、簡單性原則和適用性原則等。如湖南省勞教人員檔案分為正副本，正副本整理時(shí)應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況設(shè)置檔號。又如，省科技廳專業(yè)檔案檔號中使用項(xiàng)目代碼，項(xiàng)目代碼中包含年度，可取代檔號結(jié)構(gòu)中的“年度”。此外，有的機(jī)關(guān)項(xiàng)目代碼較長，考慮到尊重項(xiàng)目代碼的生成規(guī)律，可不必為了強(qiáng)行滿足樣例中項(xiàng)目代碼4位的要求，另設(shè)置簡化位數(shù)代碼去替代原有項(xiàng)目代碼。“審”職能“看”是否囊括“審”職能主要看反映機(jī)關(guān)主要職能的檔案在三合一制度里是否全部覆蓋，要重點(diǎn)關(guān)注機(jī)關(guān)特定職能。此處的特定職能指的是有些機(jī)關(guān)是協(xié)調(diào)議事工作機(jī)制的牽頭單位，承擔(dān)協(xié)調(diào)議事機(jī)制的組織、聯(lián)絡(luò)和協(xié)調(diào)等工作職能。如湖南省第五次全國經(jīng)濟(jì)普查領(lǐng)導(dǎo)小組牽頭單位是省政府辦公廳，協(xié)調(diào)機(jī)制牽頭單位的三合一制度中就應(yīng)該包含履行相應(yīng)職能的內(nèi)容。一般來說，牽頭單位會有相應(yīng)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)承擔(dān)如領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室、協(xié)調(diào)機(jī)制辦公室等職能，如湖南省第二輪土地承包到期后再延長30年試點(diǎn)工作聯(lián)席會議辦公室設(shè)在省農(nóng)業(yè)農(nóng)村廳的政策與改革處，則審查時(shí)應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注三合一制度中該處是否列明相應(yīng)職能?！皩彙睔w檔范圍“看”是否細(xì)化“審”歸檔范圍重點(diǎn)看文書檔案的歸檔范圍表述中各項(xiàng)職責(zé)是否細(xì)化。一看是否照抄“三定”方案。如某機(jī)關(guān)辦公室“三定”方案中，關(guān)于職能表述為“牽頭行業(yè)安全生產(chǎn)工作”，其文書檔案保管期限表中表述為“在牽頭行業(yè)安全生產(chǎn)工作中產(chǎn)生的文件材料”，此類表述就是照抄機(jī)關(guān)“三定”方案，沒有做任何的細(xì)化，應(yīng)根據(jù)在牽頭行業(yè)安全生產(chǎn)工作中包含哪些具體職能、哪些具體工作進(jìn)行細(xì)化。二看是否在職能的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步細(xì)化到具體工作內(nèi)容。如省委辦公廳檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)處，“三定”方案中明確有一項(xiàng)職能為“指導(dǎo)全省檔案工作”，細(xì)化此項(xiàng)職能，可以按領(lǐng)域分為檔案館（室）、經(jīng)濟(jì)科技、信息化等方面，檔案館（室）方面又可按指導(dǎo)對象細(xì)分為機(jī)關(guān)、綜合檔案館、專業(yè)檔案等。如綜合檔案館方面涉及業(yè)務(wù)建設(shè)評價(jià)、檔案館布局審批等，在編寫文書檔案保管期限表時(shí)，應(yīng)具體到如業(yè)務(wù)建設(shè)評價(jià)的方案、通知、辦法，評價(jià)過程中的打分表，評價(jià)結(jié)果通報(bào)、問題清單等，細(xì)化后再分類確定保管期限。審查時(shí)，可以選幾件與該項(xiàng)職能工作相關(guān)的文件，對比題名與歸檔范圍的表述，如果關(guān)鍵詞能夠匹配上，說明基本細(xì)化到位。“審”保管期限“看”是否準(zhǔn)確“審”保管期限主要看檔案保管期限劃分是否準(zhǔn)確。一看是否體現(xiàn)了“以我為主”。大部分機(jī)關(guān)會將上級單位來文作為保管重點(diǎn)，保管期限一般均定為永久，但在三合一制度實(shí)際編制中，保管期限劃分應(yīng)遵循“以我為主”原則，本機(jī)關(guān)產(chǎn)生的文件材料保管期限相對從長，上級單位來文只有需要本機(jī)關(guān)辦理的重要文件才定為永久，特別是來自本級黨委政府的文件，若省直機(jī)關(guān)將所有省委省政府的來文都定為永久，今后省檔案館將保存大量重復(fù)件。二看是否體現(xiàn)了“職能為先”。所謂“職能為先”，是指對于反映本機(jī)關(guān)主要職能活動的文件材料，保管期限應(yīng)從長。國家檔案局第8號令中對具有共性