股份制企業(yè)合同簽署及管理制度

股份制企業(yè)合同簽署及管理制度一、合同簽署流程1.1合同起草與審核合同起草是股份制企業(yè)合同簽署流程的首要環(huán)節(jié)。通常由相關(guān)業(yè)務(wù)部門或具體經(jīng)辦人負(fù)責(zé)起草合同文本，應(yīng)保證合同內(nèi)容全面、準(zhǔn)確、清晰，符合法律法規(guī)和企業(yè)內(nèi)部規(guī)定。在起草過(guò)程中，要充分考慮雙方的權(quán)利和義務(wù)，避免模糊不清或存在歧義的條款。起草完成后，合同需提交給企業(yè)內(nèi)部的法律部門或?qū)I(yè)法律顧問(wèn)進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括合同的合法性、合規(guī)性、合理性等方面。法律部門會(huì)對(duì)合同條款進(jìn)行逐一審查，提出修改意見(jiàn)和建議，以保證合同能夠有效保護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。審核通過(guò)后的合同文本，由起草部門根據(jù)審核意見(jiàn)進(jìn)行修改和完善，直至滿足審核要求。1.2合同簽署授權(quán)與審批為了保證合同的簽署符合企業(yè)的授權(quán)規(guī)定和審批程序，股份制企業(yè)需要建立嚴(yán)格的合同簽署授權(quán)與審批制度。明確不同層級(jí)人員的合同簽署權(quán)限，根據(jù)合同金額、性質(zhì)等因素確定相應(yīng)的授權(quán)級(jí)別。一般來(lái)說(shuō)，重大合同需要經(jīng)過(guò)高層領(lǐng)導(dǎo)的審批，而常規(guī)合同則由部門負(fù)責(zé)人或授權(quán)人員進(jìn)行簽署。在進(jìn)行合同簽署授權(quán)與審批時(shí)，需填寫相應(yīng)的審批表格，明確合同的基本信息、簽署方、簽署金額等內(nèi)容。審批過(guò)程中，各審批環(huán)節(jié)的人員應(yīng)認(rèn)真審核合同內(nèi)容，保證其符合企業(yè)的利益和要求。審批通過(guò)后，方可進(jìn)行合同的簽署。1.3合同簽署與蓋章合同簽署是合同生效的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，必須嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行。在簽署合同前，應(yīng)保證合同文本已經(jīng)過(guò)審核和審批，雙方當(dāng)事人的身份和授權(quán)情況已經(jīng)核實(shí)無(wú)誤。簽署時(shí)，應(yīng)由雙方當(dāng)事人的法定代表人或授權(quán)代表簽字，并加蓋雙方的公章或合同專用章。蓋章應(yīng)清晰、完整，保證合同的法律效力。對(duì)于重要合同或涉及重大利益的合同，還可以采取簽訂備忘錄、附加協(xié)議等方式，進(jìn)一步明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，保障合同的順利履行。1.4合同簽署后的備案與歸檔合同簽署完成后，應(yīng)及時(shí)將合同文本進(jìn)行備案和歸檔，以便日后查閱和管理。備案工作通常由合同管理部門負(fù)責(zé)，將合同的基本信息、簽署情況、審批文件等相關(guān)資料整理歸檔，建立合同檔案。合同檔案應(yīng)按照規(guī)定的期限進(jìn)行保存，以備需要時(shí)查閱。同時(shí)要加強(qiáng)對(duì)合同檔案的安全管理，防止檔案的丟失、損壞或泄露。二、合同管理職責(zé)2.1合同管理部門職責(zé)合同管理部門在股份制企業(yè)中承擔(dān)著重要的職責(zé)，負(fù)責(zé)對(duì)企業(yè)的合同進(jìn)行全面管理和監(jiān)督。合同管理部門要制定和完善企業(yè)的合同管理制度，明確合同管理的流程、職責(zé)和要求，為合同管理工作提供制度保障。合同管理部門負(fù)責(zé)對(duì)合同的起草、審核、簽署、變更、解除等各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督和管理，保證合同的合法性、合規(guī)性和有效性。對(duì)合同執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行協(xié)調(diào)和處理，保障合同的順利履行。合同管理部門還要負(fù)責(zé)合同檔案的管理工作，建立和維護(hù)合同檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，保證合同檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。定期對(duì)合同檔案進(jìn)行整理和歸檔，為企業(yè)的經(jīng)營(yíng)決策提供參考依據(jù)。2.2各部門合同管理職責(zé)除了合同管理部門，股份制企業(yè)的其他部門也在合同管理中承擔(dān)著相應(yīng)的職責(zé)。業(yè)務(wù)部門是合同的主要起草部門，負(fù)責(zé)根據(jù)業(yè)務(wù)需求起草合同文本，并保證合同內(nèi)容符合業(yè)務(wù)實(shí)際情況。同時(shí)業(yè)務(wù)部門要配合合同管理部門進(jìn)行合同的審核和簽署工作，提供相關(guān)的業(yè)務(wù)資料和支持。財(cái)務(wù)部門主要負(fù)責(zé)對(duì)合同的財(cái)務(wù)條款進(jìn)行審核和把關(guān)，保證合同的付款方式、金額等財(cái)務(wù)事項(xiàng)符合企業(yè)的財(cái)務(wù)制度和預(yù)算要求。在合同履行過(guò)程中，財(cái)務(wù)部門要及時(shí)核對(duì)合同款項(xiàng)的支付情況，保證款項(xiàng)的安全和及時(shí)支付。法務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)合同的法律條款進(jìn)行審核和提供法律意見(jiàn)，保證合同的合法性和合規(guī)性。在合同糾紛處理過(guò)程中，法務(wù)部門要代表企業(yè)參與協(xié)商、調(diào)解、訴訟或仲裁等活動(dòng)，維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。三、合同檔案管理3.1合同檔案建立與歸檔合同檔案的建立與歸檔是股份制企業(yè)合同管理的重要環(huán)節(jié)。在合同簽訂后，應(yīng)及時(shí)將合同文本及相關(guān)的附件、審批文件等資料進(jìn)行整理，按照規(guī)定的檔案格式和要求建立合同檔案。合同檔案應(yīng)包括合同的基本信息（如合同編號(hào)、簽訂日期、雙方當(dāng)事人等）、合同條款、簽署文件、變更記錄、履行情況等內(nèi)容。歸檔時(shí)，應(yīng)將合同檔案按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。同時(shí)要為每份合同檔案編制檔案編號(hào)，建立檔案目錄，保證檔案的有序性和可追溯性。3.2合同檔案保管與查閱合同檔案的保管與查閱是保障合同檔案安全和有效利用的重要工作。合同檔案應(yīng)存放在安全、干燥、通風(fēng)的場(chǎng)所，采取防火、防潮、防盜等安全措施，防止檔案的損壞、丟失或泄露。在查閱合同檔案時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行申請(qǐng)和審批。查閱人應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)表，說(shuō)明查閱的合同檔案名稱、查閱目的等信息，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可到檔案管理部門查閱合同檔案。查閱過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理的規(guī)定，不得擅自涂改、復(fù)印或帶走合同檔案。四、合同變更與解除4.1合同變更流程與審批在合同履行過(guò)程中，可能會(huì)出現(xiàn)需要變更合同條款的情況。合同變更應(yīng)遵循一定的流程和審批程序，以保證變更的合法性和有效性。當(dāng)需要變更合同時(shí)應(yīng)由合同的一方或雙方提出變更申請(qǐng)，并填寫合同變更申請(qǐng)表。變更申請(qǐng)表應(yīng)詳細(xì)說(shuō)明變更的內(nèi)容、原因、影響等信息。變更申請(qǐng)經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交給合同管理部門進(jìn)行審批。合同管理部門收到變更申請(qǐng)后，應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)變更申請(qǐng)進(jìn)行審查，評(píng)估變更對(duì)合同履行的影響。如果變更申請(qǐng)符合規(guī)定，合同管理部門應(yīng)將變更申請(qǐng)?zhí)峤唤o企業(yè)的高層領(lǐng)導(dǎo)或授權(quán)審批機(jī)構(gòu)進(jìn)行審批。審批通過(guò)后，方可進(jìn)行合同的變更。合同變更后，應(yīng)及時(shí)對(duì)合同文本進(jìn)行修改和更新，并將變更后的合同文本及相關(guān)資料歸檔保存。4.2合同解除條件與程序合同解除是指在合同履行過(guò)程中，由于某種原因?qū)е潞贤瑹o(wú)法繼續(xù)履行，當(dāng)事人依法解除合同的行為。合同解除應(yīng)具備一定的條件，如當(dāng)事人協(xié)商一致、不可抗力導(dǎo)致合同無(wú)法履行、一方違約等。在符合解除條件的情況下，當(dāng)事人可以按照規(guī)定的程序解除合同。合同解除的程序通常包括協(xié)商解除、法定解除和裁決解除等方式。協(xié)商解除是指當(dāng)事人通過(guò)協(xié)商一致達(dá)成解除合同的協(xié)議；法定解除是指根據(jù)法律規(guī)定，當(dāng)事人可以解除合同的情形；裁決解除是指通過(guò)仲裁或訴訟等方式，由裁決機(jī)構(gòu)作出解除合同的裁決。在解除合同過(guò)程中，應(yīng)及時(shí)通知對(duì)方當(dāng)事人，并辦理相關(guān)的解除手續(xù)。解除合同后，應(yīng)將解除合同的通知及相關(guān)資料歸檔保存。五、合同履行監(jiān)督5.1合同履行跟蹤與督促合同履行監(jiān)督是保證合同順利履行的重要環(huán)節(jié)。合同管理部門應(yīng)建立合同履行跟蹤機(jī)制，及時(shí)了解合同的履行情況。通過(guò)定期與合同對(duì)方進(jìn)行溝通和協(xié)商，了解合同履行的進(jìn)度、質(zhì)量等情況。對(duì)發(fā)覺(jué)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行督促和協(xié)調(diào)，要求合同對(duì)方采取措施加以解決。同時(shí)合同管理部門還可以通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)檢查、查閱相關(guān)資料等方式，對(duì)合同履行情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查，保證合同的履行符合約定。5.2合同履行異常情況處理在合同履行過(guò)程中，可能會(huì)出現(xiàn)各種異常情況，如合同對(duì)方違約、不可抗力等。對(duì)于這些異常情況，應(yīng)及時(shí)采取相應(yīng)的處理措施，以避免給企業(yè)造成損失。如果合同對(duì)方違約，應(yīng)及時(shí)發(fā)出違約通知，要求對(duì)方承擔(dān)違約責(zé)任，并根據(jù)合同約定采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。如果是不可抗力導(dǎo)致合同無(wú)法履行，應(yīng)及時(shí)與合同對(duì)方協(xié)商，尋求合理的解決方案，如延期履行、解除合同等。在處理合同履行異常情況時(shí)，應(yīng)及時(shí)記錄相關(guān)情況和處理措施，并將處理結(jié)果反饋給相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)，以便及時(shí)調(diào)整合同管理策略。六、合同糾紛處理6.1合同糾紛協(xié)商與調(diào)解合同糾紛是在合同履行過(guò)程中可能出現(xiàn)的問(wèn)題，雙方應(yīng)首先嘗試通過(guò)協(xié)商和調(diào)解的方式解決糾紛。在發(fā)生合同糾紛后，雙方應(yīng)盡快進(jìn)行溝通和協(xié)商，了解對(duì)方的意見(jiàn)和訴求，尋求共同的解決方案。如果協(xié)商不成，可以申請(qǐng)第三方進(jìn)行調(diào)解，如行業(yè)協(xié)會(huì)、仲裁機(jī)構(gòu)等。調(diào)解過(guò)程中，雙方應(yīng)積極配合，尊重調(diào)解機(jī)構(gòu)的意見(jiàn)和建議，爭(zhēng)取達(dá)成和解協(xié)議。6.2合同糾紛訴訟與仲裁如果協(xié)商和調(diào)解無(wú)法解決合同糾紛，當(dāng)事人可以根據(jù)合同約定或法律規(guī)定，向法院提起訴訟或向仲裁機(jī)構(gòu)申請(qǐng)仲裁。訴訟是通過(guò)司法程序解決合同糾紛的方式，具有權(quán)威性和終局性。當(dāng)事人應(yīng)委托專業(yè)的律師代理訴訟，并按照法律程序進(jìn)行舉證、辯論等活動(dòng)。仲裁是由仲裁機(jī)構(gòu)根據(jù)仲裁協(xié)議，對(duì)合同糾紛進(jìn)行裁決的方式，具有專業(yè)性和靈活性。當(dāng)事人應(yīng)選擇合適的仲裁機(jī)構(gòu)，并按照仲裁規(guī)則進(jìn)行仲裁程序。在合同糾紛處理過(guò)程中，企業(yè)應(yīng)積極配合法律部門或代理律師的工作，提供相關(guān)的證據(jù)和資料，維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。七、合同保密與安全7.1合同保密規(guī)定合同涉及到企業(yè)的商業(yè)秘密和敏感信息，因此合同保密工作。企業(yè)應(yīng)制定嚴(yán)格的合同保密規(guī)定，明確合同保密的范圍、措施和責(zé)任。合同保密范圍包括合同的內(nèi)容、談判過(guò)程、簽訂情況等涉及企業(yè)商業(yè)秘密的信息。在合同簽訂和履行過(guò)程中，相關(guān)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守合同保密規(guī)定，不得將合同信息泄露給無(wú)關(guān)人員或競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手。對(duì)于違反合同保密規(guī)定的行為，應(yīng)依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。7.2合同安全措施為了保障合同的安全，企業(yè)應(yīng)采取一系列的安全措施。加強(qiáng)對(duì)合同文本的管理，保證合同文本的安全存放和使用。合同文本應(yīng)存放在安全的場(chǎng)所，避免被他人竊取或篡改。建立合同電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)合同進(jìn)行數(shù)字化管理，提高合同管理的效率和安全性。同時(shí)要加強(qiáng)對(duì)電子檔案的安全防護(hù)，防止電子檔案被黑客攻擊或泄露。企業(yè)還可以采取加密技術(shù)、訪問(wèn)控制等措施，進(jìn)一步保障合同的安全。八、合同考核與評(píng)估8.1合同考核指標(biāo)與方法為了加強(qiáng)對(duì)合同管理工作的監(jiān)督和考核，企業(yè)應(yīng)制定合同考核指標(biāo)和方法。合同考核指標(biāo)可以包括合同簽訂的及時(shí)性、合同履行的合規(guī)性、合同糾紛的處理情況等方面。通過(guò)對(duì)這些指標(biāo)的考核，可以全面評(píng)估合同管理工作的質(zhì)量和效果。合同考核方法可以采用定期考核、專項(xiàng)考核等方式。定期考核可以按照一定的時(shí)間周期對(duì)合同管理工作進(jìn)行全面考核；專項(xiàng)考核可以針對(duì)合同管理中的重點(diǎn)問(wèn)題或難點(diǎn)問(wèn)題進(jìn)行專項(xiàng)考核，以提高合同管理的針對(duì)