股份制合同管理手冊

股份制合同管理手冊一、合同簽訂1.1合同簽訂流程合同簽訂是股份制企業(yè)運營中的重要環(huán)節(jié)，其流程通常包括以下幾個步驟。業(yè)務部門提出合同需求，明確合同的目的、內容和雙方的權利義務。法務部門對合同進行初步審核，保證合同符合法律法規(guī)和公司的規(guī)章制度。接著，與對方進行合同談判，協(xié)商合同的具體條款，包括價格、交貨期、質量標準等。在談判過程中，雙方應保持溝通和協(xié)商，以達成雙方都能接受的協(xié)議。談判結束后，由法務部門再次對合同進行審核，保證合同條款的準確性和完整性。合同經(jīng)雙方簽字蓋章后生效，并存檔備案。1.2合同簽訂注意事項在簽訂合同過程中，需要注意以下幾個方面。一是要仔細審查對方的主體資格，保證對方具有簽訂合同的合法身份和能力。二是要明確合同的條款，避免模糊不清或存在歧義的條款，以免在合同履行過程中產生糾紛。三是要注意合同的法律效力，保證合同符合法律法規(guī)的規(guī)定，否則可能導致合同無效。四是要重視合同的保密工作，避免合同內容泄露給競爭對手或其他無關人員。五是要及時簽訂合同，避免因拖延而導致合同失效或對方違約。1.3合同簽訂相關文件合同簽訂相關文件包括合同文本、談判記錄、審核意見等。合同文本是合同的核心文件，應詳細記錄合同的各項條款和雙方的權利義務。談判記錄應記錄雙方在談判過程中的主要觀點和達成的共識，以便在合同履行過程中作為參考。審核意見應記錄法務部門對合同的審核意見和修改建議，以便合同簽訂雙方及時進行修改和完善。還可能包括其他相關文件，如授權委托書、資質證明等，以證明雙方的主體資格和合同的合法性。二、合同履行2.1合同履行監(jiān)控合同履行監(jiān)控是保證合同順利履行的重要手段。企業(yè)應建立合同履行監(jiān)控機制，定期對合同履行情況進行檢查和評估。監(jiān)控內容包括合同的履行進度、質量、交付時間等方面。通過監(jiān)控，可以及時發(fā)覺合同履行中存在的問題，并采取相應的措施加以解決。例如，如發(fā)覺合同履行進度滯后，應及時督促對方加快履行；如發(fā)覺合同質量不符合要求，應及時要求對方進行整改。同時監(jiān)控結果應及時反饋給相關部門和人員，以便他們及時采取措施。2.2合同履行變更處理在合同履行過程中，可能會出現(xiàn)合同變更的情況。合同變更應遵循雙方協(xié)商一致的原則，并按照規(guī)定的程序進行處理。變更申請應明確變更的原因、內容和影響，并經(jīng)雙方簽字蓋章后生效。變更后的合同應及時進行存檔備案，并通知相關部門和人員。在合同變更過程中，應注意保持合同的完整性和一致性，避免因變更而導致合同條款的沖突或矛盾。同時應及時對變更后的合同進行履行監(jiān)控，保證合同的變更得到有效執(zhí)行。2.3合同履行糾紛解決合同履行糾紛是合同履行過程中不可避免的問題。當出現(xiàn)合同履行糾紛時，雙方應首先嘗試通過協(xié)商解決。協(xié)商應在平等、自愿、公平的基礎上進行，通過溝通和協(xié)商達成雙方都能接受的解決方案。如果協(xié)商不成，可以通過調解、仲裁或訴訟等方式解決糾紛。在選擇糾紛解決方式時，應根據(jù)合同的具體情況和雙方的意愿進行選擇。同時應注意保留相關證據(jù)，以便在糾紛解決過程中維護自己的合法權益。三、合同變更3.1合同變更申請與審批合同變更申請應明確變更的原因、內容和影響，并經(jīng)雙方簽字蓋章后提交給相關部門進行審批。審批部門應對變更申請進行審核，保證變更的合理性和合法性。審批通過后，應及時通知合同雙方，并對變更后的合同進行存檔備案。在合同變更過程中，應注意保持合同的完整性和一致性，避免因變更而導致合同條款的沖突或矛盾。3.2合同變更內容與范圍合同變更的內容和范圍應明確具體，避免模糊不清或存在歧義的條款。變更內容應包括變更的條款、變更后的條款以及變更的生效時間等方面。變更范圍應明確變更涉及的合同主體、合同標的、合同金額等方面。同時應注意變更后的合同是否需要重新進行審核和審批，以保證合同的合法性和有效性。3.3合同變更后的管理合同變更后，應及時對變更后的合同進行管理。管理內容包括對變更后的合同進行存檔備案、通知相關部門和人員、對變更后的合同進行履行監(jiān)控等方面。同時應注意保持合同的完整性和一致性，避免因變更而導致合同條款的沖突或矛盾。在合同變更后的管理過程中，應及時發(fā)覺和解決問題，保證合同的變更得到有效執(zhí)行。四、合同終止4.1合同終止條件與程序合同終止的條件和程序應在合同中明確約定。一般來說，合同終止的條件包括合同期限屆滿、雙方協(xié)商一致、一方違約等方面。合同終止的程序應包括通知對方、協(xié)商解決、辦理結算等方面。在合同終止過程中，應注意保持合同的完整性和一致性，避免因終止而導致合同條款的沖突或矛盾。4.2合同終止后的結算與清理合同終止后，應及時進行結算與清理。結算內容包括合同金額的結算、違約金的計算等方面。清理內容包括合同文件的清理、合同履行情況的清理等方面。在結算與清理過程中，應注意保持合同的完整性和一致性，避免因結算與清理而導致合同條款的沖突或矛盾。同時應及時通知相關部門和人員，以便他們及時采取措施。4.3合同終止后的資料歸檔合同終止后，應將相關資料進行歸檔保存。歸檔資料包括合同文本、談判記錄、審核意見、結算報告、清理報告等方面。歸檔資料應按照規(guī)定的程序進行整理和保管，以便日后查閱和使用。同時應注意保密工作，避免合同資料泄露給競爭對手或其他無關人員。五、合同檔案管理5.1合同檔案的建立與保存合同檔案的建立與保存是合同管理的重要環(huán)節(jié)。企業(yè)應建立合同檔案管理制度，明確合同檔案的建立、保存、查閱、使用等方面的規(guī)定。合同檔案應按照合同編號進行分類歸檔，便于查閱和管理。同時應注意合同檔案的保存期限，一般應保存至合同履行完畢后一定期限，以便日后查閱和使用。5.2合同檔案的查閱與使用合同檔案的查閱與使用應遵循規(guī)定的程序和權限。需要查閱合同檔案的部門和人員應提出申請，并經(jīng)相關領導批準后，方可查閱。查閱合同檔案時，應注意保密工作，不得泄露合同內容。使用合同檔案時，應按照規(guī)定的程序進行使用，不得擅自修改或損毀合同檔案。5.3合同檔案的銷毀與保密合同檔案的銷毀應遵循規(guī)定的程序和權限。需要銷毀合同檔案的部門和人員應提出申請，并經(jīng)相關領導批準后，方可進行銷毀。銷毀合同檔案時，應注意保密工作，不得泄露合同內容。同時應按照規(guī)定的程序進行銷毀，保證合同檔案的安全。六、合同監(jiān)督與審計6.1合同監(jiān)督的職責與方法合同監(jiān)督的職責是對合同的簽訂、履行、變更、終止等環(huán)節(jié)進行監(jiān)督，保證合同的合法性、有效性和履行情況。合同監(jiān)督的方法包括定期檢查、專項檢查、不定期抽查等方面。通過合同監(jiān)督，可以及時發(fā)覺合同管理中存在的問題，并采取相應的措施加以解決。6.2合同審計的內容與程序合同審計的內容包括合同的簽訂、履行、變更、終止等環(huán)節(jié)的合法性、有效性和經(jīng)濟效益等方面。合同審計的程序包括審計計劃的制定、審計資料的收集、審計報告的編制等方面。通過合同審計，可以發(fā)覺合同管理中存在的問題和風險，并提出相應的建議和措施，以提高合同管理的水平和效益。6.3合同監(jiān)督與審計的結果處理合同監(jiān)督與審計的結果應及時進行處理。對于發(fā)覺的問題和風險，應及時提出整改意見，并督促相關部門和人員進行整改。對于違反合同管理規(guī)定的行為，應依法進行處理，并追究相關人員的責任。同時應將合同監(jiān)督與審計的結果進行總結和分析，為今后的合同管理工作提供參考和借鑒。七、合同糾紛處理7.1糾紛預防與預警糾紛預防與預警是合同糾紛處理的重要環(huán)節(jié)。企業(yè)應建立糾紛預防與預警機制，及時發(fā)覺和解決合同糾紛的隱患。糾紛預防的措施包括加強合同管理、提高合同簽訂質量、加強合同履行監(jiān)控等方面。糾紛預警的措施包括建立糾紛預警指標體系、定期進行糾紛風險評估等方面。通過糾紛預防與預警，可以有效降低合同糾紛的發(fā)生概率。7.2糾紛協(xié)商與調解當出現(xiàn)合同糾紛時，雙方應首先嘗試通過協(xié)商解決。協(xié)商應在平等、自愿、公平的基礎上進行，通過溝通和協(xié)商達成雙方都能接受的解決方案。如果協(xié)商不成，可以通過調解解決。調解應在第三方的主持下進行，通過調解達成雙方都能接受的解決方案。調解協(xié)議具有法律效力，雙方應按照協(xié)議的約定履行各自的義務。7.3糾紛仲裁與訴訟如果協(xié)商和調解都無法解決合同糾紛，雙方可以通過仲裁或訴訟的方式解決糾紛。仲裁是指雙方自愿將合同糾紛提交給仲裁機構進行裁決，仲裁裁決具有法律效力。訴訟是指雙方將合同糾紛提交給法院進行審理，法院判決具有法律效力。在選擇仲裁或訴訟方式時，應根據(jù)合同的具體情況和雙方的意愿進行選擇。八、合同管理制度與培訓8.1合同管理制度的制定與完善合同管理制度的制定與完善是合同管理的基礎工作。企業(yè)應根據(jù)國家法律法規(guī)和公司的實際情況，制定完善的合同管理制度，并不斷進行修訂和完善。合同管理制度應包括合同簽訂、履行、變更、終止、檔案管理、監(jiān)督與審計等方面的規(guī)定，以保證合同管理的規(guī)范化和科學化。8.2合同管理培訓的組織與實施合同管理培訓的組織與實施是提高合同管理人員素質和合同管理水平的重要手段。企業(yè)應定期組織合同管理人員進行培訓，培訓內容包括法律法規(guī)、合同管理知