會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)：如何刷新數(shù)據(jù)透視表

如何刷新數(shù)據(jù)透視表一、為什么要需要刷新數(shù)據(jù)透視表?

1、數(shù)據(jù)源經(jīng)常變化，如數(shù)據(jù)源添加，刪除字段以及修改內(nèi)容等;

2、數(shù)據(jù)透視表是需要呈現(xiàn)最新數(shù)據(jù);

二、如何刷新?Excel中刷新數(shù)據(jù)透視表的兩種方法：

1、手工刷新

(1)右鍵菜單‚透視表內(nèi)任意單元格鼠標(biāo)右鍵-----刷新數(shù)據(jù);

(2)使用數(shù)據(jù)透視表工具欄上的刷新按鈕;

(3)添加刷新全部透視表工具按鈕：

(3.1)直接在透視表工具欄選項(xiàng)添加按鈕---添加或刪除按鈕---數(shù)據(jù)透視表---全部刷新;

(3.2)自定義工具欄選項(xiàng)按鈕：自定義---命令---數(shù)據(jù)---全部刷新---將此按鈕拖放到工具欄上，即可直接點(diǎn)擊此按鈕以實(shí)現(xiàn)整個(gè)工作簿內(nèi)透視表數(shù)據(jù)刷新。

操作小技巧：窗口--新建窗口，此時(shí)會(huì)打開(kāi)一個(gè)同樣的工作簿，窗口中選擇“與工作簿**并排比較”，這樣可在并排的兩個(gè)工作簿中將數(shù)據(jù)源與透視表刷新進(jìn)行直觀對(duì)比，同理在這里你可以試試隱藏窗口哦!記得在excel中是可以設(shè)置打開(kāi)一個(gè)存放個(gè)人宏的工作簿，而且是一打開(kāi)就隱藏了窗口了。

2、自動(dòng)刷新---通過(guò)設(shè)置透視表屬性

(1)打開(kāi)時(shí)刷新。顧名思義---打開(kāi)工作表時(shí)，就可以刷新數(shù)據(jù)透視表。

(2)定時(shí)刷新?？梢栽O(shè)置刷新頻率的時(shí)間，但是僅適應(yīng)于外部數(shù)據(jù)源所創(chuàng)建的數(shù)據(jù)透視表。

操作：如何創(chuàng)建1個(gè)基于外部數(shù)據(jù)源創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表，

“數(shù)據(jù)”菜單---導(dǎo)入外部數(shù)據(jù)---導(dǎo)入數(shù)據(jù)---選中外部數(shù)據(jù)源---選擇表格---導(dǎo)入數(shù)據(jù)---創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表---完成。

3、自動(dòng)刷新---使用VBA代碼實(shí)現(xiàn)自動(dòng)刷新透視表

3.1激活工作表時(shí)刷新

打開(kāi)透視表代碼窗口輸入：

PrivateSubWorksheet_Activate()

---當(dāng)激活這個(gè)工作表時(shí)執(zhí)行下列語(yǔ)句命令

ActiveSheet.PivotTables(“數(shù)據(jù)透視表”).PivotCache.Refresh

---更新名為“數(shù)據(jù)透視表”的數(shù)據(jù)透視表

EndSub

注意：數(shù)據(jù)透視表的名在那里呢?也不要把它與工作表的名稱(chēng)混為一團(tuán)，每一個(gè)數(shù)據(jù)透視表創(chuàng)建時(shí)都是有它自已的名稱(chēng)的，并且它是可以改動(dòng)的，如圖：

3.2自已設(shè)計(jì)一個(gè)批量刷新的工具按鈕：

插入圖片---自選圖形---矩形框(或任選一個(gè)你喜歡的圖形)，在工作表中拖動(dòng)，在矩形框上單擊右鍵菜單，指定宏，選擇宏進(jìn)行編輯(這里還可以根據(jù)實(shí)際工作的需要來(lái)錄入一個(gè)宏)，單擊確定。代碼如下：

Sub矩形1_單擊()---宏名稱(chēng)

ThisWorkbook.RefreshAll---更新這個(gè)工作簿里的所有數(shù)據(jù)

EndSub

三、數(shù)據(jù)透視表的數(shù)據(jù)緩存

數(shù)據(jù)透視表的數(shù)據(jù)緩存是計(jì)算機(jī)內(nèi)存中的一個(gè)指定區(qū)域用于存儲(chǔ)報(bào)表數(shù)據(jù)。

1、共享數(shù)據(jù)緩存：

基于同一單元格區(qū)域或數(shù)據(jù)連接的兩個(gè)或多個(gè)數(shù)據(jù)透視表之間自動(dòng)共享緩存

特點(diǎn)：可以實(shí)現(xiàn)同時(shí)刷新

優(yōu)勢(shì)：提高性能的同時(shí)減小了工作簿的大小

具體操作：原工作表數(shù)據(jù)源的基礎(chǔ)上已經(jīng)創(chuàng)建了一個(gè)數(shù)據(jù)透視表，在新創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表時(shí)會(huì)跳出“是否讓新報(bào)表建立在與現(xiàn)有報(bào)表相同的數(shù)據(jù)上?”，“是”則創(chuàng)建了共享數(shù)據(jù)緩存的透視表，“否”則創(chuàng)建與現(xiàn)有報(bào)表之間相互獨(dú)立不共享緩存的新透視表，如果選擇“是”，那么它將會(huì)要你選擇一個(gè)與之共享數(shù)據(jù)緩存的數(shù)據(jù)透視表。如圖：

2、下列情況不能共享數(shù)據(jù)緩存

不希望所有數(shù)據(jù)透視表中都顯示計(jì)算字段和計(jì)算項(xiàng)。

不希望在所有數(shù)據(jù)透視表中都按同一方式分組字段。

不希望同時(shí)刷新所有數(shù)據(jù)透視表。

四、刷新數(shù)據(jù)透視表的注意事項(xiàng)：

1、海量數(shù)據(jù)源將導(dǎo)致刷新速度非常慢

2、如何清除“垃圾條目”

當(dāng)我們修改相應(yīng)字段對(duì)應(yīng)的原始數(shù)據(jù)的時(shí)候，但刷新數(shù)據(jù)透視表后，相應(yīng)的字段選項(xiàng)里仍存在一些“垃圾選項(xiàng)”，解決方法為，先移除此字段，刷新透視表，然后重新在數(shù)據(jù)透視表字段列表內(nèi)拖放至原處。

注意：數(shù)據(jù)源中新增的行和列無(wú)法更新到數(shù)據(jù)透視表中，需要構(gòu)建動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)源，主要有如下幾種方法：1、VBA、;2、SQL語(yǔ)句;3、定義名稱(chēng)法;4、使用數(shù)據(jù)列表功能;5、通過(guò)導(dǎo)入外部數(shù)據(jù)“編輯OLEDB查詢”;6、使用“MicrosoftQuery”數(shù)據(jù)查詢創(chuàng)建透視表，這六種方法來(lái)生成動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)透視表;

小編寄語(yǔ)：會(huì)計(jì)學(xué)是一個(gè)細(xì)節(jié)致命的學(xué)科，以前總是覺(jué)得只要大概知道意思就可以了，但這樣是很難達(dá)到學(xué)