文秘辦公自動化教程第六章Excel基本操作

第6章Excel2003根本操作學(xué)習(xí)目標本章要點上機練習(xí)習(xí)題學(xué)習(xí)目標制作電子表格并對其中的數(shù)據(jù)進行分析和處理，是現(xiàn)代辦公的根本要求。Office2003系列中的Excel2003便是一個制作電子表格的功能強大的軟件。讀者需要掌握在Excel2003中工作表的根本操作、單元格的根本操作、數(shù)據(jù)的輸入及工作表格式的設(shè)置，其中工作表和單元格的根本操作尤為重要。本章要點工作表的根本操作單元格的根本操作數(shù)據(jù)的輸入工作表格式的設(shè)置認識Excel2003Excel2003是專門用于制作電子表格、計算與分析數(shù)據(jù)以及創(chuàng)立報表或圖表的軟件。在使用該軟件前，應(yīng)先了解其啟動和退出的方法、工作界面，以及幾個常見概念間的關(guān)系。啟動與退出Excel2003認識Excel2003的工作界面工作簿、工作表和單元格的關(guān)系應(yīng)用舉例——啟動及退出Excel啟動與退出Excel2003啟動和退出Excel2003有多種方法。啟動Excel2003退出Excel2003啟動Excel2003啟動Excel2003的方法有以下3種：單擊屏幕左下角的“開始〞按鈕，在彈出的“開始〞菜單中選擇“所有程序〞命令，在彈出的子菜單中再選擇MicrosoftOffice/MicrosoftOfficeExcel2003命令。啟動Excel程序雙擊翻開Excel文件退出Excel2003退出Excel2003，有如下幾種方法：退出Excel認識Excel2003的工作界面Excel2003的工作界面，其中標題欄、菜單欄、工具欄、任務(wù)窗格、滾動條以及狀態(tài)欄等局部與Word2003中相應(yīng)局部的作用和操作方法完全相同，這里針對Excel2003中特有的組成局部進行介紹。編輯欄單元格、行號和列標工作表區(qū)Excel2003操作界面編輯欄編輯欄位于工具欄的下側(cè)，主要用于顯示與編輯當前單元格中的數(shù)據(jù)或公式。編輯欄由名稱框、工具框和編輯框3局部組成，下面簡要介紹它們的作用。編輯欄名稱框：顯示活動單元格的名稱。編輯欄編輯框：顯示活動單元格中的內(nèi)容，也可以在其中輸入或修改活動單元格中的內(nèi)容。單元格、行號和列標單元格是工作表最根本的組成局部，而各單元格是通過行號和列標來共同表示的。單元格：單元格是指Excel工作界面中由橫線和豎線分隔成的小方格，它是Excel電子表格中最根本的組成局部，也是存儲數(shù)據(jù)的最小單元，用戶的數(shù)據(jù)只能輸入在單元格內(nèi)。工作窗口中的所有單元格就構(gòu)成了一個工作表。單元格、行號和列標行號和列標：窗口左側(cè)的1、2、3、4、5等數(shù)字為行號，頂部的A、B、C、D、E等英文字母為列標。每個單元格的位置都由它的行號和列標共同確定。例如，單元格C3表示該單元格位于表格中第C列的第三行，而C3:E5那么表示的是一塊以C3至E5為對角線的矩形單元格區(qū)域。工作表區(qū)工作表區(qū)是Excel的工作平臺，也是Excel工作界面的主體局部，它由單元格、行號、列標、標簽欄和滾動條等局部組成。其中的標簽欄由工作表標簽和工作表標簽顯示按鈕組成。工作表標簽顯示了工作簿中包含的工作表名稱，單擊標簽可切換到相應(yīng)工作表；當包含多張工作表時，工作表標簽顯示按鈕用于顯示標簽欄中未顯示出來的工作表標簽。工作簿、工作表和單元格的關(guān)系單元格、工作表和工作簿是在Excel中進行操作的根本場所，它們間是包含與被包含的關(guān)系。單元格是存儲數(shù)據(jù)的最小單位，工作表由多個單元格構(gòu)成，工作簿那么由多張工作表構(gòu)成。工作簿、工作表和單元格的關(guān)系應(yīng)用舉例——啟動及退出Excel工作簿的根本操作在Excel中，工作簿是計算和儲存數(shù)據(jù)的文件，即Excel文件。每一個工作簿可以包含多張工作表，因此可在單個文件中管理各種類型的相關(guān)信息。工作簿的新建、翻開、保存以及工作簿的保護是使用Excel必須掌握的技能。新建工作簿翻開與保存工作簿保護工作簿應(yīng)用舉例——新建并保存工作簿新建工作簿新建工作簿通常有3種方式：新建空白工作簿、使用模板新建、根據(jù)現(xiàn)有工作簿新建。以下著重介紹新建空白工作簿和使用模板新建工作簿的方法。新建空白工作簿

使用模板新建工作簿

新建空白工作簿在Excel2003中新建空白工作簿有以下幾種方法：單擊常用工具欄上的“新建空白文檔〞按鈕。在“新建工作簿〞任務(wù)窗格的“新建〞欄中，單擊“空白工作簿〞超鏈接。按Ctrl+N快捷鍵?？瞻坠ぷ鞑臼褂媚０逍陆üぷ鞑灸０迨窍到y(tǒng)提供或用戶自己創(chuàng)立的一種特殊的文檔，其中定義了文檔的各種內(nèi)容和格式信息，通常用于創(chuàng)立特殊格式或規(guī)格的文檔?！纠?-1】使用模板新建一個“考勤記錄〞工作簿?！翱记谟涗洦暪ぷ鞑痉_與保存工作簿要使用已有工作簿就需要在Excel中將其翻開，對工作表進行修改之后需要將其保存，以下介紹如何翻開和保存工作簿。翻開工作簿保存工作簿翻開工作簿在Excel2003中翻開工作簿的方法很多，一般是通過“翻開〞對話框。如果要翻開最近使用過的文檔，可以直接單擊“開始工作〞任務(wù)窗格中所需文檔對應(yīng)的超鏈接即可迅速翻開?！纠?-2】使用“翻開〞對話框翻開“圖像資料〞文件夾中的“銷售表〞工作簿?！颁N售表〞工作簿保存工作簿創(chuàng)立工作簿后還需對其進行存儲。存儲時需要指定文件名及保存位置。對已有工作簿可以通過“另存為〞命令，以其他文件名的形式保存在其他位置上。【例6-3】將翻開的“銷售表〞工作簿以“銷售統(tǒng)計表〞為名保存在“我的文檔〞文件夾中。保存工作簿保護工作簿為了防止他人瀏覽、修改或刪除工作簿及其工作表，可以對工作簿進行保護。Excel2003提供了各種方式限定用戶查看或改變工作簿中數(shù)據(jù)的權(quán)限。通過在翻開或保存工作簿時輸入密碼，可以對翻開和使用工作簿數(shù)據(jù)的人員進行限制，還可以限制他人以只讀方式翻開工作簿?！纠?-4】為“銷售表〞工作簿設(shè)置密碼并將翻開方式設(shè)置為“只讀〞。應(yīng)用舉例——新建并保存工作簿新建一個名為“工資統(tǒng)計表〞的工作簿并為其設(shè)置密碼，以“只讀〞方式將該工作簿保存在“我的文檔〞文件夾中。工作表的根本操作默認情況下新建的工作簿中包含3張空白的工作表，分別名為Sheet1、Sheet2和Sheet3。通過工作表下方的標簽欄可以對工作表進行選擇、插入、重命名、移動、復(fù)制和刪除等操作。選擇工作表插入工作表重命名工作表移動或復(fù)制工作表刪除工作表應(yīng)用舉例——插入并移開工作表選擇工作表工作簿中的幾張工作表不能同時顯示在最前面，所以要對不同的工作表進行編輯。首先需要選擇工作表。選擇工作表有以下幾種方法：直接單擊工作表標簽可選中該工作表。利用工作表標簽顯示按鈕進行切換，單擊或按鈕可以按順序選中當前工作表上一張或下一張工作表，單擊或按鈕可以選中當前工作簿第一張或最后一張工作表。選擇工作表按Ctrl+PageUp快捷鍵可以切換到前一張工作表；按Ctrl+PageDown快捷鍵可切換到后一張工作表。要同時選中相鄰的多張工作表，可先單擊所需的第一張工作表的標簽，然后按住Shift鍵單擊所需的最后一張工作表標簽。選擇工作表要同時選中不相鄰的多張工作表，可先單擊所需的第一張工作表的標簽，按住Ctrl鍵再依次單擊所需的工作表標簽。要選中工作簿中的全部工作表，只需在任意一個工作表標簽上右擊，然后在彈出的快捷菜單中選擇“選定全部工作表〞命令即可。插入工作表工作簿默認包含的3個工作表如果無法滿足用戶的需求，還可在工作簿中插入工作表?！纠?-5】在現(xiàn)有的工作簿中插入一個工作表。重命名工作表工作表標簽中的Sheet1、Sheet2等為工作表的名稱，但為了方便區(qū)分工作表，通常還需對工作表進行重命名?！纠?-6】將工作簿中的Sheet1工作表重命名為“銷售統(tǒng)計表〞。移動或復(fù)制工作表對工作簿中的工作表還可進行移動和復(fù)制操作。移動和復(fù)制操作包括兩種情況：一是在同一工作簿中移動或復(fù)制工作表；二是在不同的工作簿之間移動或復(fù)制工作表。下面分別對其進行介紹。在同一工作簿中移動或復(fù)制工作表在不同工作簿之間移動或復(fù)制工作表在同一工作簿中移動或復(fù)制工作表在同一工作簿中移開工作表的方法較為簡單，只需按住鼠標左鍵將需要移動的工作表標簽沿著標簽行拖動，此時鼠標光標變?yōu)樾螤畈⒂幸粋€圖標隨鼠標光標的移動而移動，用以指示工作表將移動到的位置。當?shù)竭_指定位置時松開鼠標左鍵，工作表將移動到圖標所指示的位置?！纠?-7】將工作簿中的“銷售統(tǒng)計表〞工作表移動到Sheet2工作表和Sheet3工作表中間。在不同工作簿之間移動或復(fù)制工作表

有時還需要將一個工作簿中的某個工作表移動或復(fù)制到另一工作簿中?！纠?-8】將Book1工作簿中的“銷售統(tǒng)計表〞工作表移動到“銷售表〞工作簿中的“銷售清單〞工作表前。刪除工作表對于不需要的工作表，可以將其刪除。方法有以下兩種：選擇要刪除的工作表后，選擇“編輯/刪除工作表〞命令。在要刪除的工作表標簽上右擊，在彈出的快捷菜單中選擇“刪除〞命令。刪除工作表后，其后面的工作表將變?yōu)楫斍肮ぷ鞅?。?yīng)用舉例——插入并移開工作表在Book1工作簿中插入一個名為“商品單價〞的工作表，并將該工作表移動到“銷售表〞工作簿中的“銷售清單〞工作表前。單元格的根本操作在向單元格中輸入數(shù)據(jù)的過程中，需要對單元格進行選擇、插入、合并、拆分、刪除、去除、移動和復(fù)制單元格等根本操作。選取單元格插入單元格合并和拆分單元格復(fù)制與移動單元格刪除與去除單元格調(diào)整行高與列寬應(yīng)用舉例——插入并改變單元格行高選取單元格要對單個或多個單元格進行操作，需要先選取這些單元格。根據(jù)不同的情況有以下幾種不同的選取方法：選擇一個單元格：將光標指向要選擇的單元格并單擊，被選擇的單元格邊框顯示為粗黑線。選擇單個單元格也稱激活單元格。選擇多個單元格：單擊要選擇范圍內(nèi)的左上角的一個單元格，并拖動鼠標到要選取區(qū)域的右下角的最后一個單元格。選取單元格選擇整行或整列：在工作表上單擊要選擇行和列的行號或列標。選擇不相鄰的單元格或區(qū)域：按住Ctrl鍵不放并單擊要選擇的單元格，可選擇不相鄰的多個單元格；按住Ctrl鍵不放并拖動鼠標可選定不相鄰的多個單元格區(qū)域。插入單元格插入單元格是指選擇某個單元格后，在其前面插入一個〔一行或一列〕空白單元格?！纠?-9】在“銷售表〞工作簿的“銷售清單〞工作表中的B1單元格前插入一個空白單元格。合并和拆分單元格選擇單元格區(qū)域后，可以將區(qū)域中的多個單元格合并為一個單元格。合并單元格之后還可將其拆分為原來的形式。通過合并與拆分單元格操作，可以制作出結(jié)構(gòu)復(fù)雜的表格。合并單元格

拆分單元格合并單元格選擇連續(xù)的單元格區(qū)域后，單擊格式工具欄上的“合并及居中〞按鈕，可將該單元格區(qū)域合并為一個單元格。對已輸入數(shù)據(jù)的單元格進行合并時，將翻開一個對話框，提示合并后的單元格中將只保存選取區(qū)域最左上角單元格中的數(shù)據(jù)。【例6-10】將“銷售表〞工作簿中“銷售清單〞工作表的“名稱〞列合并為一個單元格。拆分單元格在Excel中只能對合并后的單元格進行拆分，拆分時只需選中已合并的單元格，再單擊格式工具欄上的“合并及居中〞按鈕即可。復(fù)制與移動單元格要輸入與已有單元格中相同的內(nèi)容，可直接復(fù)制該單元格以簡便操作，提高工作效率。刪除與去除單元格刪除單元格的操作與插入單元格的操作類似。去除單元格和刪除單元格不同。調(diào)整行高與列寬默認情況下，一行或一列單元格的行高或列寬是固定的，但根據(jù)其中內(nèi)容的不同，可以對單元格的行高和列寬進行調(diào)整?！纠?-11】重新設(shè)置“銷售表〞工作簿“銷售清單〞工作表中第一行單元格的行高。應(yīng)用舉例——插入并改變單元格行高

在“銷售表〞工作簿的“銷售清單〞工作表中的第一行單元格上面插入一行單元格，并在其中輸入“銷售清單〞。將A1~E1單元格合并并調(diào)整其行高為正常行高的兩倍。輸入數(shù)據(jù)電子表格主要用來存儲和處理數(shù)據(jù)，因此數(shù)據(jù)的輸入和編輯是制作電子表格的前提。在Excel中有兩種數(shù)據(jù)類型，即文本和數(shù)值。輸入文本的方法非常簡單，只需選擇單元格后直接輸入或在編輯欄中輸入所需內(nèi)容后按Enter鍵。下面主要介紹數(shù)值的輸入方法以及快速填充數(shù)據(jù)的一些實用技巧。輸入數(shù)據(jù)輸入數(shù)值快速輸入數(shù)據(jù)應(yīng)用舉例——快速輸入特殊數(shù)據(jù)輸入數(shù)值Excel中的數(shù)值是指可用于計算的數(shù)據(jù)，包括整數(shù)、小數(shù)、分數(shù)和邏輯值等類型。如果輸入的數(shù)字超過11位，將自動變成類似于“1.23E+11〞的科學(xué)計數(shù)法形式。但通常情況下，將這些數(shù)值統(tǒng)稱為數(shù)據(jù)，后面提到的數(shù)據(jù)都是指這類除文本以外的數(shù)值。輸入普通數(shù)據(jù)輸入特殊數(shù)據(jù)輸入普通數(shù)據(jù)輸入普通數(shù)據(jù)的方法與輸入文本的方法相同，即選擇要輸入數(shù)據(jù)的單元格后，直接輸入數(shù)據(jù)或在編輯欄中輸入數(shù)據(jù)后按Enter鍵。輸入特殊數(shù)據(jù)在單元格中通常會輸入一些特殊數(shù)據(jù)，如小數(shù)、日期、分數(shù)或貨幣等，這時可先對要輸入數(shù)據(jù)的單元格進行設(shè)置，然后在其中輸入的數(shù)據(jù)將會自動變?yōu)樵O(shè)置的特殊數(shù)據(jù)格式。下面要輸入具有特殊顯示方式和位數(shù)的小數(shù)?？焖佥斎霐?shù)據(jù)要在Excel中輸入相同或具有一定規(guī)律的數(shù)據(jù)，可采用快速輸入的方法，以提高工作效率。填充相同數(shù)據(jù)

填充序列填充相同數(shù)據(jù)在制作Excel表格的過程中有時需要在多個單元格中輸入相同的數(shù)據(jù)。采用復(fù)制與粘貼的方法，操作步驟較多，因此較浪費時間，而通過鼠標拖動法那么可快速完成任務(wù)。填充序列當要輸入等差序列、等比序列或日期序列等有規(guī)律的數(shù)據(jù)序列時，同樣可通過鼠標拖動法進行輸入，另外還可通過“序列〞對話框進行詳細設(shè)置。1〕通過鼠標拖動法填充序列數(shù)據(jù)通過鼠標拖動法填充等差序列或等比序列時，需先輸入兩個相鄰的數(shù)值后再進行拖動。2〕通過對話框填充序列數(shù)據(jù)通過對話框填充序列數(shù)據(jù)時，可只在單元格中