文件歸檔流程表格化記錄系統(tǒng)建設(shè)方案模板

文件歸檔流程表格化記錄系統(tǒng)建設(shè)方案模板序號流程階段具體步驟負(fù)責(zé)部門審批流程歸檔要求備注1文件收集1.1收集文件1.2分類文件文件管理部門無分類歸檔2文件審核2.1審核文件真實性2.2審核文件完整性審核部門審核通過審核記錄3文件整理3.1文件編號3.2文件分類3.3文件歸檔歸檔部門無歸檔編號4文件歸檔4.1按類存放4.2建立目錄4.3標(biāo)記文件歸檔部門無歸檔位置5文件查詢5.1查詢請求5.2查詢結(jié)果5.3查詢記錄查詢部門無查詢記錄6文件銷毀6.1文件鑒定6.2文件銷毀6.3銷毀記錄銷毀部門無銷毀記錄表格說明：表格中序號代表流程階段，方便閱讀和理解。每個階段包含具體步驟，保證流程清晰明了。負(fù)責(zé)部門指明每個階段由哪個部門負(fù)責(zé)。審批流程表示每個階段是否需要審批，以及審批流程。歸檔要求說明每個階段需要完成的歸檔工作。備注欄留白，供實際使用時填寫特殊情況或說明。序號階段操作內(nèi)容責(zé)任部門審批/簽字歸檔方式備注/跟蹤1文件收悉1.1收集文件1.2初步檢查完整性收發(fā)室無需待處理2分類與編號2.1按類別劃分文件2.2編制檔案編號檔案管理部門無需掛號存檔3審核校對3.1文件內(nèi)容核對3.2附件齊全性檢查審核部門審核官簽字審核狀態(tài)4歸檔準(zhǔn)備4.1填寫檔案袋標(biāo)簽4.2編制歸檔目錄檔案員無需歸檔待定5歸檔入庫5.1文件上架5.2電子版文件錄入系統(tǒng)檔案管理員無需已歸檔6調(diào)閱借出6.1提出借閱申請6.2確認(rèn)文件可借6.3記錄借出情況借閱部門簽字批準(zhǔn)未歸檔7銷毀清理7.1文件鑒定7.2檢查銷毀記錄7.3實施銷毀檔案管理員無需已銷毀表格說明：序號：按流程順序排列的序號。階段：表示文件歸檔流程中的各個步驟。操作內(nèi)容：詳細(xì)列出該階段需要執(zhí)行的操作。責(zé)任部門：執(zhí)行該階段操作的責(zé)任部門。審批/簽字：該階段是否需要審批或簽字確認(rèn)。歸檔方式：文件在此階段的最終歸檔狀態(tài)或存放方式。備注/跟蹤：為留白欄，可用于記錄特殊信息或跟蹤情況。階段操作描述責(zé)任部門審批流程歸檔位置備注收集文件收集與整理文件收集組無需審批暫存區(qū)域保證文件完整無損分類文件分類編碼分類編碼組無需審批分類文件夾分類依據(jù)公司標(biāo)準(zhǔn)驗證文件真實性檢查文件審核組核實無誤無需特別位置保留審核記錄編號文件編號錄入編號錄入組無需審批編號索引庫使用統(tǒng)一編號規(guī)則歸檔文件歸檔入庫歸檔管理組無需審批歸檔庫保證檔案存放有序保管檔案保管維護保管維護組無需審批歸檔庫定期檢查檔案狀態(tài)調(diào)閱文件調(diào)閱申請調(diào)閱申請組需審批原地查閱或借閱記錄調(diào)閱信息復(fù)制文件復(fù)制備份復(fù)制備份組無需審批備份區(qū)域備份保證數(shù)據(jù)安全查詢文件查詢請求查詢服務(wù)組無需審批查詢系統(tǒng)快速響應(yīng)查詢需求銷毀文件銷毀處理銷毀處理組需審批銷毀記錄保證文件銷毀安全表格說明：階段：表示文件從收集到銷毀的各個處理階段。操作描述：描述每個階段的具體操作內(nèi)容。責(zé)任部門：負(fù)責(zé)執(zhí)行該階段操作的具體部