單位檔案室建設方案

單位檔案室建設方案單位檔案室建設方案「篇一」一、硬件設施1．庫房要求：應盡量按照《檔案館建筑設計規(guī)范》的要求建造檔案庫房，遠離火源、水源、和污染源等基本要求，門窗應有較好的封閉性。2．裝具：為方便使用，可選用密集架。需要注意的是，安裝使用密集架對對地面承重能力有較高要求，樓板承重力一般需在每平方米/600公斤以上。3．設備：檔案保管的技術設備，如去濕機、加濕機、空調、滅火器、裝訂機、復印機、消毒滅菌設備以及檔案進出庫的運送工具等等。4．卷皮和卷盒：按照需要購置。5．消耗品；防霉防蟲藥品，吸濕劑，各種表格及管理性的辦公用品二、檔案管理流程1．規(guī)劃出檔案分類方法，建議采用職能機構——時間——事件的分類方法。統(tǒng)計出校內獨立并且其檔案需要歸檔的職能機構的總數量，對各職能機構檔案的數量以及更新速度有個初步的了解。根據具體情況，把800平米的檔案室按合理劃分出若干個科室。2．接下來就是檔案的收集，學校各機構（院系之類）把非現(xiàn)行且具有價值的文件統(tǒng)一移交到檔案室，同時規(guī)定，以后各機構應隨時把需要歸檔的文件移交到檔案室，并做好登記。檔案室對移交過來的檔案進行排列、分類、裝盒、上架，做好類內案卷排列和案卷目錄。3．檔案使用過程中的維護和保護，首先做好“八防”，防火、防水、防潮、防霉、防蟲、防光（使用白熾燈）、防塵、防盜。然后是定期檢查，清點。4．鑒定與銷毀，對檔案應進行定期的價值鑒定，依情況一年或者半年一次，在價值鑒定時，建議相關院系機構派出一名人員協(xié)助，因為他們更清楚自己機構產生的檔案價值是否依在，對已無價值過期的檔案銷毀清理。5．檔案利用，原則上只對校內服務，要有進出登記，以便備查。6．條件允許的話，可將檔案進行數字化，建成檔案數據庫，各機構可在校園網上通過賬號/密碼的方式查閱檔案資料。單位檔案室建設方案「篇二」第一步：尋找合適的空間：檔案庫房面積要求滿足單位檔案管理需要，并有一定預留空間（20-30年）；第二步：裝修檔案室：檔案庫房要實現(xiàn)“三鐵”：鐵門、鐵窗、鐵柜（架）；檔案庫房要達到“八防”要求：防火、防盜、防光、防潮、防塵、防高溫、防有害氣體、防有害生物（蟲、霉、鼠等）。第三步：根據空間面積大小，設計內部設施擺放方式及位置。第四步：定制或者購買檔案室設施設備：（1）檔案盒：使用無酸紙封底面、檔案盒；（2）檔案柜（架）數量充裕而且質量好：①檔案柜（架）以能放A4規(guī)格的為好；②檔案柜（架）數量要求能滿足今后20-30年左右發(fā)展的需要，越充裕越好。（3）根據實際需要配備必要的管護設備第五步：建立檔案管理制度：第六步：請相關部門人員參與裝封、擺放檔案資料。第七步：建立檔案目錄及電子目錄。第八步：前臺行政文員兼管理檔案室。檔案室設施設備預算表以下為網絡參考價預計費用為：7000.00元（不含裝修費用）建立檔案室的基本要求一、各檔案庫的建筑及技術參數：1、各館室的最小面積應能容納目前各資料存放，還必須考慮一定的發(fā)展空間。2、地板承重最大容量為1240公斤/m2，采用密集架時應不大于1200公斤/m2。3、密集柜每組分為六層擱板，每層擱板承重為80公斤，柜體自重為80公斤。4、每組柜體存放檔案盒的多少根據檔案盒尺寸來計算。5、一般檔案室門高2m，寬1m，特殊檔案室可加高，加寬門。要求門窗必須加防塵橡膠條密封，窗戶建議采用防盜窗，門采用防火、防盜門。6、給水管、排水管、雨水管不宜穿越檔案室，消防栓不應設在檔案室內，應設在明顯而又易于取用的走廊內或樓梯間附近。7、空調安裝位置應避免空調出風直接吹向文件資料。8、館室內應避免真菌、霉菌等微生物的繁殖，防止嚙齒類動物（如老鼠等）的存在。管道通過墻壁或樓、地面處均應用不燃材料填塞密實，其他墻身孔洞也應采取防護措施，底層地面應采用堅實地坪。二、檔案室的采光、通風要求1、采光度（自然光和人造光）兩種，在正常的情況下，我門應該采用自然光照射，但在條件不允許的情況下，我們應采用人造光來照明。2、檔案室、查閱檔案及其他技術用房應防日光直射，并均應消除紫外線對檔案、資料的危害。3、檔案庫和查閱檔案等用房采用人工照明時，應選用防爆燈，防止用電時間過長發(fā)生失火。當采用熒光燈時，應有過濾紫外線和安全防火措施。4、檔案室通風也應采用自然風，如果采用不方便的情況下我們也可以使用空調進行通風。三、檔案室溫濕度要求1、不論氣候條件如何，有條件的情況下均應設置長年的溫控裝置，溫度相對濕度要求如下表。溫濕度范圍溫度14℃～24℃，不小于14℃不大于24℃，有溫度調節(jié)設備的，溫度的日變化幅度不得超過溫度±2℃相對濕度45%RH～60%RH不小于45%RH不大于60%RH,有濕度調節(jié)設備的，相對濕度的日變化幅度不得超過±5％注意溫、濕度的測量點，是指在距地板以上1.5m和距書架柜前0.4m處測量的數值。2、對于干燥的地區(qū)可采用加濕機，定期用濕拖把布拖地板來保證環(huán)境濕度。3、濕度過大的地區(qū)，如南方地區(qū)可采用抽濕機。4、檔案庫不宜采用以水、汽為熱媒的采暖系統(tǒng)。確需采用時，應采取有效措施，嚴防漏水、漏汽，且采暖系統(tǒng)不應有過熱現(xiàn)象。四、檔案室潔凈度要求1、地面、墻面、頂棚面采用不起塵的材料。2、開向室外的門窗宜設置紗門、紗窗，外窗應具有較好的防塵功能。3、定期打掃室內衛(wèi)生，清洗防塵網。五、檔案室防雷接地要求1、機房建筑以鋼筋混凝土結構為宜；計算機機房的保護接地應與建筑的防雷接地共用一組接地體。2、接地引入線的長度不應該超過30m，其材料宜采用截面積40mm×40mm或者50mm×50mm的鍍鋅扁鋼。接地線不得使用鋁材，不同金屬互連時，應防止電化腐蝕。六、檔案室電源要求1、如果電壓穩(wěn)定性不能滿足要求，應采用調壓或穩(wěn)壓設備滿足電壓波動范圍要求。2、計算機機房或數據機房要求交流電不間斷或無瞬變的通信負荷，應采用UPS供電系統(tǒng)或逆變器供電系統(tǒng)。3、蓄電池一般設計兩組并聯(lián)，UPS蓄電池一般只設計一組，UPS設計需要設計冗余備份，可以采用串聯(lián)或并聯(lián)方式。采用逆變器/UPS時，主要逆變器按最大功率確定，有條件最好配備一臺備用。4、檔案館室內照明的照度標準應符合規(guī)范要求。單位檔案室建設方案「篇三」檔案工作是企業(yè)自身建設的一項重要工作，對提高各企業(yè)各部門工作質量和效率有著重要作用。一、公司檔案現(xiàn)狀目前公司檔案大部分分散于各職能部門，各職能部門在從事本部門工作的同時因種種原因難免會無暇兼顧，造成部分檔案資料的流失，同時員工在借閱非本部門檔案時也有很多不便，不利于開展工作。此外，公司現(xiàn)存檔案沒有進行規(guī)范的集中管理，這就使得檔案查找困難，這種種弊端使得公司的文檔資源利用率低，不能很好地為公司的整體發(fā)展提供服務。二、檔案室建立的意義檔案形成于公司日常生產管理過程當中，它不僅記錄了企業(yè)的建設史、成長史、改革史、發(fā)展史，而且記錄了企業(yè)各個方面、各個環(huán)節(jié)的真實情況，是企業(yè)擴大生產和銷售、加強經營和管理、維護權利和利益、保持發(fā)展和穩(wěn)定的可靠憑證與有力依據，是企業(yè)資產和生產要素的重要組成部分。因此為了加強和規(guī)范我公司運管檔案統(tǒng)一管理工作，避免公司檔案資料的遺失，提高到公司檔案的使用便捷性與利用率，使檔案在公司發(fā)展過程中逐漸完善、信息化，為公司的長遠發(fā)展提供參考與監(jiān)督，結合工作實際，特制定出本方案。三、檔案室建立的指導思想、管理原則和目標任務指導思想：立足公司各部門工作特點，以服務為宗旨，加快檔案室信息化進程，使檔案室與公司各部門信息統(tǒng)一化，為公司的各個運營環(huán)節(jié)提供參照，促進公司的現(xiàn)代化步伐。管理原則：以統(tǒng)一管理為原則，堅持資源整合和資源開發(fā)目標任務：按分步進行、逐步完善的原則，扎實開展檔案室建立工作，使我公司檔案工作更加規(guī)范化、標準化，為公司的發(fā)展提供參考與便利。四、工作計劃（一）第一階段：1、加強檔案室硬件設施建設，保障檔案工作的順利開展。2、構建檔案管理的整體框架體系，并制定相應的規(guī)章制度，作為開展工作的依據。內容包括：檔案的收集、分類辦法、編號辦法、整理規(guī)則、保管期限、移交、銷毀等。3、成立檔案管理的專兼職管理人員隊伍，各部門緊密配合，做好檔案的及時歸檔入庫工作。（二）第二階段：1、對積存實體檔案進行有序整理，包括分類、編號、編制文件目錄、全引目錄、蓋歸檔章、裝盒、排序、上架等。2、以軟盤、硬盤等載體保存的電子文件、聲像檔案等的整理都將包括在該階段中進行。（三）第三階段：檔案目錄、數據錄入，檔案數字化。通過該階段的工作，可以形成比較完善的檔案管理系統(tǒng)，能更好地通過電腦來支持、配合實體檔案管理。（四）第四階段：檔案室的日常管理。依托前三個階段對檔案的分類入庫，微機錄入，以及保證檔案室工作順利進行的制度的制定，為檔案的日常管理提供了依據準則。此外，在此階段還應穿插以上階段的工作內容，使公司的檔案管理不斷完善，四個階段相輔相成，加快公司檔案管理的規(guī)范化、信息化進程。五、工作措施（一）硬件設施的建設（見附表）（二）做好資料的收集、整理工作1、整理歸檔檔案室現(xiàn)有的文檔，按時間、部門、大類做粗略分類，并做好記錄工作。2、收集各部門存檔的各類檔案，做好文檔的移交工作。具體工作參照《公司檔案歸檔范圍》、《公司檔案管理制度》、《公司檔案管理辦法》等的相關規(guī)定操作。（三）各類檔案的歸檔入庫工作做好資料的收集工作后，嚴格按照《公司檔案分類表》和《檔案保管年限界定表》對各類檔案進行收集、歸類、整理入庫。（四）編制檔案目錄索引，搞好檔案軟件錄入工作。將編制歷年文書檔案目錄并逐一錄入微機，以便于微機查閱。（五）建立和完善檔案建設的各類制度及簿冊。制定完善檔案規(guī)范化建設管理的基本制度，同時規(guī)范建立各類檔案借閱、管理、登記、銷毀等相關簿冊。（六）加強個部門間協(xié)作配合，規(guī)范的完成檔案的移交工作六、實施步驟（一）完善檔案室建立工作硬件設置。（二）制定檔案室建立工作的實施方案，按計劃逐步進