建筑企業(yè)合同管理制度

建筑企業(yè)合同管理制度?一、總則1.目的為加強(qiáng)建筑企業(yè)合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于企業(yè)內(nèi)部各部門及所屬各單位在工程建設(shè)、物資采購(gòu)、勞務(wù)分包、設(shè)備租賃等經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中所簽訂的各類合同。3.基本原則合同管理應(yīng)遵循依法合規(guī)、平等自愿、公平公正、誠(chéng)實(shí)守信的原則。

二、合同管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)1.合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立以企業(yè)法定代表人為組長(zhǎng)，各分管領(lǐng)導(dǎo)為副組長(zhǎng)，相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員的合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組。其職責(zé)為：負(fù)責(zé)制定和修訂合同管理制度；審議重大合同事項(xiàng)，決策合同管理中的重大問題；監(jiān)督檢查合同管理制度的執(zhí)行情況。2.合同管理部門設(shè)立專門的合同管理部門，負(fù)責(zé)合同管理的日常工作。其職責(zé)為：負(fù)責(zé)合同文本的起草、審核、簽訂、登記、歸檔等工作；跟蹤合同履行情況，協(xié)調(diào)處理合同履行中的問題；參與合同糾紛的調(diào)查、協(xié)商、調(diào)解、仲裁或訴訟等活動(dòng)；定期統(tǒng)計(jì)分析合同管理情況，為企業(yè)決策提供依據(jù)。3.合同承辦部門合同承辦部門是合同的具體執(zhí)行部門，負(fù)責(zé)合同項(xiàng)目的洽談、調(diào)研、可行性分析，組織合同的起草、會(huì)簽、報(bào)批，負(fù)責(zé)合同的履行及相關(guān)資料的收集、整理等工作。其職責(zé)為：按照合同管理制度的規(guī)定，辦理合同的相關(guān)手續(xù)；負(fù)責(zé)合同履行過程中的溝通協(xié)調(diào)工作，及時(shí)解決合同履行中出現(xiàn)的問題；向合同管理部門報(bào)送合同履行情況及相關(guān)資料。

三、合同簽訂管理1.合同相對(duì)方的選擇合同承辦部門應(yīng)在簽訂合同前，對(duì)合同相對(duì)方的主體資格、資質(zhì)等級(jí)、業(yè)績(jī)信譽(yù)、財(cái)務(wù)狀況等進(jìn)行調(diào)查了解，確保其具備履行合同的能力和條件。建立合同相對(duì)方名錄，定期對(duì)名錄中的相對(duì)方進(jìn)行評(píng)估和更新，對(duì)于信譽(yù)不佳、經(jīng)營(yíng)狀況惡化等不符合要求的相對(duì)方，應(yīng)及時(shí)從名錄中刪除。2.合同文本的起草合同文本一般應(yīng)由合同承辦部門負(fù)責(zé)起草。合同文本應(yīng)符合法律法規(guī)的規(guī)定，明確雙方的權(quán)利義務(wù)、合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或報(bào)酬、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等主要條款。對(duì)于格式合同，應(yīng)選用國(guó)家或行業(yè)推薦的示范文本，并結(jié)合具體情況進(jìn)行修改完善。對(duì)于非格式合同，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況制定詳細(xì)、準(zhǔn)確、嚴(yán)密的合同條款。3.合同的審核合同文本起草完成后，應(yīng)提交合同管理部門進(jìn)行審核。合同管理部門應(yīng)從法律、經(jīng)濟(jì)、技術(shù)等方面對(duì)合同文本進(jìn)行全面審核，重點(diǎn)審查合同條款的合法性、完整性、準(zhǔn)確性、嚴(yán)密性，以及合同的風(fēng)險(xiǎn)防范措施等。合同管理部門審核后，應(yīng)出具審核意見。對(duì)于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，合同承辦部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修改完善。審核通過的合同，方可提交企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審批。4.合同的審批合同審批應(yīng)按照企業(yè)內(nèi)部的審批流程進(jìn)行。一般合同由合同管理部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批；重大合同或涉及金額較大的合同，應(yīng)經(jīng)合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組審議后，報(bào)企業(yè)法定代表人審批。合同審批人員應(yīng)認(rèn)真審查合同內(nèi)容，簽署審批意見。對(duì)于不符合要求的合同，審批人員應(yīng)提出修改意見或不予批準(zhǔn)。5.合同的簽訂合同經(jīng)審批通過后，由合同承辦部門與合同相對(duì)方簽訂。簽訂合同應(yīng)使用企業(yè)統(tǒng)一印制的合同專用章，并嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進(jìn)行蓋章。合同簽訂人員應(yīng)確保合同文本與審批通過的文本一致，不得擅自變更合同內(nèi)容。合同簽訂后，應(yīng)及時(shí)將合同副本交合同管理部門進(jìn)行登記、歸檔。

四、合同履行管理1.合同履行計(jì)劃的制定合同承辦部門應(yīng)根據(jù)合同約定，制定詳細(xì)的合同履行計(jì)劃，明確各階段的工作任務(wù)、責(zé)任人員、時(shí)間節(jié)點(diǎn)等，并將履行計(jì)劃報(bào)合同管理部門備案。2.合同履行的跟蹤與監(jiān)督合同管理部門應(yīng)定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行跟蹤檢查，及時(shí)掌握合同履行進(jìn)度，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)協(xié)調(diào)解決。合同承辦部門應(yīng)按照合同履行計(jì)劃，認(rèn)真組織實(shí)施合同項(xiàng)目，確保合同的全面履行。在合同履行過程中，如出現(xiàn)重大問題或變更事項(xiàng)，應(yīng)及時(shí)向合同管理部門報(bào)告，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。3.合同款項(xiàng)的收付管理合同款項(xiàng)的收付應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定進(jìn)行。財(cái)務(wù)部門應(yīng)建立合同款項(xiàng)收付臺(tái)賬，及時(shí)記錄款項(xiàng)的收付情況。合同承辦部門應(yīng)在合同約定的付款期限前，向財(cái)務(wù)部門提交付款申請(qǐng)，并提供相關(guān)的證明材料。財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審核，審核通過后及時(shí)辦理付款手續(xù)。對(duì)于合同款項(xiàng)的收取，合同承辦部門應(yīng)積極催收，確?？铐?xiàng)及時(shí)足額收回。如發(fā)生款項(xiàng)逾期未收的情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，采取有效措施進(jìn)行催收，并向合同管理部門報(bào)告。4.合同變更管理在合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同內(nèi)容的，合同承辦部門應(yīng)及時(shí)與合同相對(duì)方協(xié)商，達(dá)成一致意見后簽訂書面的合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議應(yīng)按照合同簽訂的審批程序進(jìn)行審批，并及時(shí)交合同管理部門進(jìn)行登記、歸檔。5.合同終止管理合同履行完畢或提前終止的，合同承辦部門應(yīng)及時(shí)通知合同相對(duì)方，并辦理相關(guān)的終止手續(xù)。合同終止后，合同承辦部門應(yīng)負(fù)責(zé)清理合同履行過程中的相關(guān)資料，并將資料移交合同管理部門進(jìn)行歸檔。合同管理部門應(yīng)定期對(duì)已終止的合同進(jìn)行整理、歸檔，妥善保管。

五、合同風(fēng)險(xiǎn)管理1.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估合同管理部門應(yīng)定期對(duì)合同履行過程中的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別和評(píng)估，分析可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度。2.風(fēng)險(xiǎn)防范措施針對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)，合同管理部門應(yīng)會(huì)同合同承辦部門制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)防范措施，如完善合同條款、加強(qiáng)合同履行監(jiān)督、建立風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制等，降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度。3.合同糾紛處理在合同履行過程中，如發(fā)生合同糾紛，合同承辦部門應(yīng)及時(shí)收集相關(guān)證據(jù)，與合同相對(duì)方進(jìn)行協(xié)商解決。協(xié)商不成的，應(yīng)及時(shí)向合同管理部門報(bào)告，并按照合同約定的爭(zhēng)議解決方式，通過調(diào)解、仲裁或訴訟等途徑解決糾紛。合同管理部門應(yīng)參與合同糾紛的處理過程，提供法律支持和專業(yè)意見，維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。

六、合同檔案管理1.檔案的收集與整理合同承辦部門應(yīng)在合同簽訂、履行、變更、終止等過程中，及時(shí)收集相關(guān)的合同文本、審批文件、往來信函、會(huì)議紀(jì)要、履行記錄等資料，并移交合同管理部門進(jìn)行整理。合同管理部門應(yīng)按照檔案管理的要求，對(duì)收集到的資料進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂，建立合同檔案。2.檔案的保管與查閱合同檔案應(yīng)妥善保管，確保檔案的安全和完整。合同管理部門應(yīng)建立檔案查閱制度，嚴(yán)格限定查閱范圍和查閱程序。因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)表，經(jīng)合同管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱人員不得擅自復(fù)制、涂改、銷毀合同檔案。3.檔案的借閱與歸還如需借閱合同檔案，借閱人員應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)合同管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期借閱，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案，歸還時(shí)應(yīng)確保檔案的完好無損。

七、合同管理的信息化建設(shè)1.建立合同管理信息系統(tǒng)企業(yè)應(yīng)建立合同管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)合同管理的信息化、規(guī)范化和自動(dòng)化。合同管理信息系統(tǒng)應(yīng)涵蓋合同的起草、審核、簽訂、履行、變更、終止、檔案管理等各個(gè)環(huán)節(jié)，為合同管理提供便捷、高效的支持。2.信息系統(tǒng)的應(yīng)用與維護(hù)合同管理部門及各相關(guān)部門應(yīng)積極應(yīng)用合同管理信息系統(tǒng)，及時(shí)錄入合同信息，跟蹤合同履行情況，實(shí)現(xiàn)信息共享和協(xié)同工作。同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)信息系統(tǒng)的維護(hù)和管理，確保系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。

八、考核與獎(jiǎng)懲1.考核內(nèi)容對(duì)合同管理工作的考核內(nèi)容包括合同簽訂的規(guī)范性、合同履行的情況、合同風(fēng)險(xiǎn)的防范、合同檔案的管理等方面。2.考核方式合同管理部門定期對(duì)各部門的合同管理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)，考核結(jié)果納入企業(yè)年度績(jī)效考核體系。3.獎(jiǎng)勵(lì)與懲罰對(duì)于合同管理工作成績(jī)突出的部門和個(gè)人，企業(yè)給予表