如何選擇一家專(zhuān)業(yè)的國(guó)際會(huì)議策劃公司

如何選擇一家專(zhuān)業(yè)的國(guó)際會(huì)議策劃公司？隨著人類(lèi)社會(huì)的不斷發(fā)展，國(guó)際會(huì)議已日益成為世界各國(guó)進(jìn)行交往和聯(lián)系的一種重要形式，在國(guó)際社會(huì)致力于解決共同關(guān)心的問(wèn)題的努力中占據(jù)越來(lái)越突出的地位。國(guó)際會(huì)議更是承擔(dān)了聯(lián)系全世界各國(guó)，傳遞本國(guó)文化的重要渠道。因此選擇一家專(zhuān)業(yè)的國(guó)際會(huì)議策劃公司就顯得尤為重要。首先，會(huì)議目的要明確，計(jì)劃要周到，這樣人們才會(huì)愿意跨國(guó)參加會(huì)議。國(guó)際會(huì)議的營(yíng)銷(xiāo)和推銷(xiāo)工作也與國(guó)內(nèi)會(huì)議不同。世界各國(guó)郵政系統(tǒng)不盡相同，有的效率要高些，有的提供的服務(wù)多些。甚至像敦豪速遞公司(DHL)和聯(lián)邦快遞公司(FederalExpress)這樣的國(guó)際知名公司在各國(guó)的運(yùn)作方式也有些微不同。因此，在策劃國(guó)際會(huì)議時(shí)，要為促銷(xiāo)、注冊(cè)和其他材料的郵遞預(yù)留足夠時(shí)間。如果在美國(guó)要召開(kāi)一個(gè)北美市場(chǎng)會(huì)議，那么促銷(xiāo)和注冊(cè)的時(shí)間至少需要提前3—6個(gè)月。更大型一點(diǎn)的會(huì)議恐怕要提前一年。國(guó)際會(huì)議通常需要提前至少1年的時(shí)間來(lái)寄出第一批促銷(xiāo)材料。你可以雇傭郵政服務(wù)公司直接處理這些小冊(cè)子和促銷(xiāo)材料。另外，在促銷(xiāo)材料中請(qǐng)謹(jǐn)慎使用術(shù)語(yǔ)和習(xí)語(yǔ)，因?yàn)樗鼈兛赡懿缓梅g成另一種語(yǔ)言或者會(huì)引發(fā)歧義。整個(gè)會(huì)議的時(shí)間表也很重要。由于與會(huì)者所操語(yǔ)言不同，所以首先要指定一種通用語(yǔ)言。如果國(guó)際會(huì)議安排在東南亞舉行，那通用語(yǔ)言應(yīng)該選用英語(yǔ)嗎?即使選擇英語(yǔ)作為通用語(yǔ)言，由于它可能不是所有與會(huì)者的母語(yǔ)，所以是否需要給翻譯留出時(shí)間呢?需要通過(guò)耳機(jī)提供同聲傳譯嗎?應(yīng)該請(qǐng)什么人來(lái)當(dāng)翻譯?需要多少翻譯人員?需要多少開(kāi)支?所有這些問(wèn)題都要解決好。解決了語(yǔ)言障礙，下面就是時(shí)間安排問(wèn)題。如果會(huì)議需要翻譯，但不是同聲傳譯，那么還需要為翻譯預(yù)留更多的時(shí)間。向國(guó)際與會(huì)者推銷(xiāo)會(huì)議需要給他們提供充分詳盡的信息，這樣他們的疑問(wèn)才會(huì)減至最少。你對(duì)他們的需要估計(jì)得越充分，你的工作就會(huì)越有條理，留給他們的印象也就越好。需要向國(guó)際與會(huì)者提供的信息可分為下面6類(lèi)：1、入境一些國(guó)家要求外國(guó)公民持簽證入境。另一些國(guó)家對(duì)與自己有外交或其他關(guān)系的外國(guó)公民豁免簽證。因此，做任何事絕不要想當(dāng)然。你很清楚自己的目標(biāo)市場(chǎng)是哪個(gè)國(guó)家，所以同這些國(guó)家的領(lǐng)事館聯(lián)系，了解簽證規(guī)定，并告知與會(huì)者。有些國(guó)家只需一次簽證，有些國(guó)家則需要多次簽證。簽證有一定期限，如1個(gè)月，6個(gè)月等等，要建議與會(huì)者不要太早簽證，以免簽證在會(huì)議舉辦前過(guò)期。2、當(dāng)?shù)匦畔榱宋c會(huì)者，你要讓他們對(duì)會(huì)議舉辦地點(diǎn)的情況有所了解，比如：提供地圖、告知會(huì)議期間的天氣狀況、可參加的活動(dòng)、文化名勝和會(huì)上會(huì)下的穿著、去哪里購(gòu)物、如何支付小費(fèi)等，還可以推薦一些書(shū)籍和網(wǎng)站。另外，我們知道網(wǎng)站也可以被當(dāng)作促銷(xiāo)材料，所以你只需把原有內(nèi)容擴(kuò)展一下，加入國(guó)際旅游者感興趣的東西。小費(fèi)應(yīng)該是其中的一項(xiàng)。在美國(guó)，小費(fèi)一般是15%到20%。在法國(guó)，10%的小費(fèi)已經(jīng)自動(dòng)計(jì)入帳單，所以不一定要象在美國(guó)那樣非給小費(fèi)不可。如果人數(shù)較多，美國(guó)一些機(jī)構(gòu)會(huì)直接收取服務(wù)費(fèi)。一般來(lái)說(shuō)，菜單上都會(huì)有說(shuō)明，這樣客人就不用付兩次小費(fèi)了。所有這些當(dāng)?shù)厝肆?xí)以為常的做法對(duì)外國(guó)與會(huì)者來(lái)說(shuō)都是新鮮的信息。3、交通在交通方面，提供飛機(jī)和地面交通信息都非常重要。當(dāng)與會(huì)者跨國(guó)旅行時(shí)，很難正好準(zhǔn)備了合適的衣服和用品。國(guó)際和國(guó)內(nèi)旅行對(duì)行李重量的限制也不同。機(jī)場(chǎng)的中轉(zhuǎn)信息也很重要。至于地面交通，與會(huì)者感到越舒適越好。對(duì)于那些首次乘坐飛機(jī)或已經(jīng)在好幾個(gè)機(jī)場(chǎng)顛簸了數(shù)小時(shí)的旅行者來(lái)說(shuō)，要他們辨別去酒店的方位是很令人沮喪困惑的。因此，如果網(wǎng)站、宣傳冊(cè)或郵件中能提供租車(chē)、是否接受?chē)?guó)際駕照、司機(jī)保險(xiǎn)、可能包含在機(jī)票中的轉(zhuǎn)機(jī)折扣、酒店是否提供機(jī)場(chǎng)接送等信息會(huì)深受與會(huì)者的歡迎。4、住宿為潛在與會(huì)者提供住宿及相關(guān)信息很重要。提供客房開(kāi)支信息只是整個(gè)住宿信息的一部分，還要提供諸如地方稅、酒店稅、特殊服務(wù)費(fèi)、電話(huà)費(fèi)之類(lèi)的信息。這樣就不會(huì)出現(xiàn)國(guó)外客人為3分鐘的報(bào)平安電話(huà)支付30美元而感到震驚氣憤的事情了。如果他知道收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，他可能就會(huì)考慮是選擇酒店電話(huà)還是提前買(mǎi)張電話(huà)卡、或使用自己的手機(jī)(如果手機(jī)能打國(guó)際長(zhǎng)途的話(huà))。如果他不知道這些收費(fèi)，那就會(huì)產(chǎn)生一些問(wèn)題，甚至影響他對(duì)整個(gè)會(huì)議的看法和印象。5、貨幣貨幣問(wèn)題是個(gè)永遠(yuǎn)的話(huà)題。如今，信用卡的普及確實(shí)使旅行便利了許多。但是，與會(huì)者還是需要使用當(dāng)?shù)刎泿艁?lái)支付酒店小費(fèi)或其他小額費(fèi)用的。哪里是最好的貨幣兌換場(chǎng)所呢?有人說(shuō)是機(jī)場(chǎng)，其他人認(rèn)為是酒店，還有人認(rèn)為應(yīng)該去當(dāng)?shù)氐呢泿沤灰讏?chǎng)所。當(dāng)然，各國(guó)對(duì)此還沒(méi)有什么嚴(yán)格的規(guī)定。但是，如果你能提供一些地方，并介紹兌換價(jià)格讓與會(huì)者自己決定的話(huà)，那是再好不過(guò)了。此外，大部分零售點(diǎn)都會(huì)接受信用卡，但有些銷(xiāo)售商可能只接受一種卡而不接受其他卡。如果你能提前告訴與會(huì)者哪些卡能在會(huì)議期間以及附近的零售點(diǎn)使用，這將給與會(huì)者帶來(lái)很大方便。當(dāng)然，也可以使用旅行支票。還有，能向與會(huì)者提供一些有關(guān)海外購(gòu)物可以在機(jī)場(chǎng)返稅的信息也會(huì)非常受歡迎。加拿大的酒店在這方面做得很好，他們與政府共同合作，給會(huì)議策劃人員提供各種相關(guān)表格。這樣，會(huì)議策劃人員就可以把表格放在每個(gè)與會(huì)者的文件夾里，也能夠在各種促銷(xiāo)材料上提供這些信息。6、其他很多酒店現(xiàn)在都提供吹風(fēng)機(jī)，這樣與會(huì)者就可以少帶一件東西。但是，與會(huì)者還是有很多個(gè)人用品需要用電。鑒于各國(guó)使用的電壓不同，所以有些小電器被設(shè)計(jì)成可以在兩種電壓標(biāo)準(zhǔn)下使用。當(dāng)然很多電器還是不行。比如，如果要用個(gè)人手提電腦，還需要使用變流器或適配器。不管情況怎樣，都應(yīng)該事先讓與會(huì)者心中有數(shù)。另外，風(fēng)俗禮節(jié)和例行做法也同樣重要。在歐洲乘坐火車(chē)，乘客必須在進(jìn)入站臺(tái)前拿票打孔，否則，乘務(wù)員就會(huì)對(duì)乘客罰款。當(dāng)然，如果你有國(guó)際護(hù)照的話(huà)，他們一般不會(huì)罰款，只給你一個(gè)警告以示提醒。但是，這樣做只是因?yàn)樗麄儽容^友好，并不是非如此不可。因此，與會(huì)者如能多了解一些細(xì)節(jié)就可以避免類(lèi)似的尷尬。在墨西哥，中午吃飯意味著下午2點(diǎn)，而且墨西