建設(shè)工程檔案管理制度

建設(shè)工程檔案管理制度?1.目的為加強(qiáng)建設(shè)工程檔案管理，確保工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，真實(shí)反映工程建設(shè)全過程，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，結(jié)合本單位實(shí)際情況，制定本制度。2.適用范圍本制度適用于本單位所有建設(shè)工程項(xiàng)目從項(xiàng)目立項(xiàng)、規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工到竣工驗(yàn)收全過程中形成的各類文件、資料、圖紙等檔案的管理。3.管理原則建設(shè)工程檔案管理應(yīng)遵循集中統(tǒng)一管理、同步收集整理、分類科學(xué)規(guī)范、確保真實(shí)完整、便于查詢利用的原則。二、管理職責(zé)1.檔案管理部門職責(zé)負(fù)責(zé)制定和完善建設(shè)工程檔案管理制度，并監(jiān)督實(shí)施。對(duì)建設(shè)工程檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。集中統(tǒng)一管理建設(shè)工程檔案，確保檔案的安全與完整。組織開展建設(shè)工程檔案的整理、歸檔、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用等工作。參與建設(shè)工程項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收，對(duì)檔案資料進(jìn)行審查。2.項(xiàng)目建設(shè)單位職責(zé)負(fù)責(zé)本項(xiàng)目建設(shè)工程檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，明確項(xiàng)目檔案管理責(zé)任人。按照檔案管理要求，組織、協(xié)調(diào)勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等參建單位做好項(xiàng)目檔案的形成、積累和整理工作。對(duì)各參建單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，及時(shí)解決檔案管理中存在的問題。負(fù)責(zé)收集、匯總本項(xiàng)目建設(shè)工程檔案，向檔案管理部門移交歸檔。3.勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等參建單位職責(zé)建立健全本單位建設(shè)工程檔案管理制度，落實(shí)專人負(fù)責(zé)檔案管理工作。在項(xiàng)目建設(shè)過程中，按照工程進(jìn)度同步收集、整理本單位形成的工程文件資料，并對(duì)其真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。負(fù)責(zé)將各自形成的工程檔案資料整理成冊(cè)，向項(xiàng)目建設(shè)單位移交，配合項(xiàng)目建設(shè)單位做好檔案匯總工作。接受檔案管理部門和項(xiàng)目建設(shè)單位的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，及時(shí)整改存在的問題。三、檔案收集與整理1.收集范圍建設(shè)工程檔案收集范圍包括項(xiàng)目前期文件、勘察設(shè)計(jì)文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗(yàn)收文件等，具體內(nèi)容如下：項(xiàng)目前期文件：項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證等。勘察設(shè)計(jì)文件：工程地質(zhì)勘察報(bào)告、水文地質(zhì)勘察報(bào)告、初步設(shè)計(jì)文件、施工圖設(shè)計(jì)文件、設(shè)計(jì)變更通知等。施工文件：施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底、工程測(cè)量記錄、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄、工程質(zhì)量事故處理記錄等。監(jiān)理文件：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告、監(jiān)理工作總結(jié)等?？⒐を?yàn)收文件：?jiǎn)挝还こ炭⒐を?yàn)收?qǐng)?bào)告、工程竣工驗(yàn)收備案表、工程質(zhì)量保修書、竣工圖等。2.收集要求各參建單位應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案收集范圍及時(shí)收集本單位形成的工程文件資料，并確保文件資料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。工程文件資料應(yīng)字跡清晰、圖樣清楚、圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。歸檔的文件資料應(yīng)為原件，如因特殊原因不能提供原件的，應(yīng)在復(fù)印件上加蓋原件存放單位公章，并注明原件存放處。對(duì)工程建設(shè)過程中形成的電子文件，應(yīng)同時(shí)收集其紙質(zhì)版本，并確保兩者內(nèi)容一致。電子文件應(yīng)采用通用格式存儲(chǔ)，如PDF、DOC、XLS等，并按照檔案管理要求進(jìn)行整理和備份。3.整理原則與方法建設(shè)工程檔案整理應(yīng)遵循工程文件的自然形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的工程文件資料進(jìn)行分類整理。一般可分為工程前期文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗(yàn)收文件等幾大類，每大類再根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)進(jìn)一步細(xì)分。對(duì)每份文件資料應(yīng)進(jìn)行編號(hào)，并編制文件目錄。文件編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。文件目錄應(yīng)包含文件編號(hào)、文件題名、日期、來源等信息。竣工圖應(yīng)與工程實(shí)際相符，并加蓋竣工圖章?？⒐D章應(yīng)加蓋在圖標(biāo)欄上方空白處，加蓋竣工圖章的竣工圖不得折疊。四、檔案歸檔與移交1.歸檔時(shí)間項(xiàng)目前期文件應(yīng)在項(xiàng)目立項(xiàng)后及時(shí)歸檔?？辈煸O(shè)計(jì)文件應(yīng)在設(shè)計(jì)文件交付后歸檔。施工文件應(yīng)隨工程進(jìn)度同步歸檔，分部工程完工后，施工單位應(yīng)將該分部工程的檔案資料整理歸檔；單位工程完工后，施工單位應(yīng)將全部工程檔案資料整理歸檔。監(jiān)理文件應(yīng)按監(jiān)理工作階段及時(shí)歸檔，每月末監(jiān)理單位應(yīng)將當(dāng)月形成的監(jiān)理文件資料整理歸檔。竣工驗(yàn)收文件應(yīng)在工程竣工驗(yàn)收后一個(gè)月內(nèi)歸檔。2.歸檔程序各參建單位在檔案整理完成后，應(yīng)填寫檔案移交清單，向項(xiàng)目建設(shè)單位移交檔案資料。檔案移交清單應(yīng)一式兩份，雙方簽字確認(rèn)后各執(zhí)一份。項(xiàng)目建設(shè)單位收到各參建單位移交的檔案資料后，應(yīng)進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性以及整理質(zhì)量等。對(duì)審核不合格的檔案資料，應(yīng)退回原單位進(jìn)行補(bǔ)充或整改。項(xiàng)目建設(shè)單位對(duì)審核合格的檔案資料進(jìn)行匯總整理，編制建設(shè)工程檔案總目錄，并在工程竣工驗(yàn)收前向檔案管理部門移交歸檔。3.移交要求檔案移交應(yīng)確保檔案資料的齊全、完整、準(zhǔn)確，檔案整理符合規(guī)范要求。移交的檔案資料應(yīng)裝訂成冊(cè)，編制頁(yè)碼，并填寫檔案盒封面、脊背等信息。檔案盒應(yīng)采用統(tǒng)一規(guī)格，脊背應(yīng)標(biāo)注檔案類別、工程名稱、起止日期等內(nèi)容。檔案管理部門接收檔案時(shí)，應(yīng)對(duì)移交的檔案資料進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，辦理交接手續(xù)。交接雙方應(yīng)在檔案移交清冊(cè)上簽字確認(rèn)，明確檔案數(shù)量、質(zhì)量等責(zé)任。五、檔案保管與保護(hù)1.保管場(chǎng)所檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度控制設(shè)備、防蟲藥品等設(shè)施。2.保管方式建設(shè)工程檔案應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類存放，不同類別、不同項(xiàng)目的檔案應(yīng)分別存放，便于查找和管理。檔案應(yīng)存放在檔案架或檔案柜中，排列整齊有序。檔案架或檔案柜應(yīng)編號(hào)，便于標(biāo)識(shí)和查找。對(duì)重要的檔案資料應(yīng)進(jìn)行備份，采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式保管。電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，如光盤、硬盤等，異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。3.保管期限建設(shè)工程檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。具體保管期限按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般情況下，項(xiàng)目前期文件、竣工驗(yàn)收文件等重要檔案應(yīng)永久保存；勘察設(shè)計(jì)文件、施工文件、監(jiān)理文件等與工程建設(shè)過程密切相關(guān)的檔案應(yīng)長(zhǎng)期保存，保存期限不少于工程使用壽命；一般性文件資料可短期保存，保存期限為10年。4.檔案保護(hù)措施定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括溫濕度、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施的運(yùn)行情況，以及檔案資料的保管狀況。發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。對(duì)紙質(zhì)檔案資料應(yīng)定期進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)破損、褪色等情況應(yīng)及時(shí)修復(fù)或復(fù)制。對(duì)電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保數(shù)據(jù)的完整性和可讀性。嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的溫濕度，溫度應(yīng)控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45%60%之間?？刹捎每照{(diào)、除濕機(jī)等設(shè)備進(jìn)行調(diào)節(jié)。做好檔案庫(kù)房的清潔衛(wèi)生工作，定期打掃庫(kù)房，保持庫(kù)房整潔。對(duì)檔案架、檔案柜等設(shè)施應(yīng)定期進(jìn)行擦拭，防止灰塵積累。六、檔案鑒定與銷毀1.鑒定原則建設(shè)工程檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、慎重決定、確保質(zhì)量的原則，根據(jù)檔案保管期限和利用價(jià)值，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.鑒定組織與程序檔案管理部門應(yīng)定期組織檔案鑒定工作，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)人員以及項(xiàng)目建設(shè)單位代表等組成。檔案鑒定小組對(duì)到期檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、價(jià)值、保管期限等因素，確定檔案的存毀意見。對(duì)擬銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清單，詳細(xì)列出檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。檔案銷毀清單應(yīng)經(jīng)檔案鑒定小組審核簽字，并報(bào)單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.銷毀方式經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行銷毀，如粉碎、焚燒等。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，確保檔案徹底銷毀，防止檔案信息泄露。銷毀后，檔案管理部門應(yīng)在檔案銷毀清單上注明銷毀日期，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。七、檔案統(tǒng)計(jì)與查詢利用1.檔案統(tǒng)計(jì)檔案管理部門應(yīng)建立建設(shè)工程檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。定期編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，上報(bào)單位領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)主管部門。檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)包括檔案數(shù)量、種類、保管期限、利用情況等內(nèi)容。通過檔案統(tǒng)計(jì)分析，總結(jié)檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，發(fā)現(xiàn)存在的問題，及時(shí)采取措施加以改進(jìn)，提高檔案管理水平。2.查詢利用本單位內(nèi)部人員因工作需要查閱建設(shè)工程檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。外單位人員查閱建設(shè)工程檔案的，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。查閱重要檔案資料的，還應(yīng)報(bào)單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。檔案查閱人員應(yīng)遵守檔案查閱規(guī)定，在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自摘抄、復(fù)制、轉(zhuǎn)借檔案資料。如需摘抄、復(fù)制檔案資料的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人同意，并注明出處。檔案管理部門應(yīng)做好檔案查閱記錄，記錄查閱時(shí)間、查閱人、查閱內(nèi)容、歸還時(shí)間等信息。查閱記錄應(yīng)妥善保管，以備查考。八、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)建設(shè)工程檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案收集整理質(zhì)量、檔案保管保護(hù)狀況、檔案利用情況等。對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任單位限期整改。整改完成后，責(zé)任單位應(yīng)將整改情況書面報(bào)告檔案管理部門。項(xiàng)目建設(shè)單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)各參建單位檔案工作的日常監(jiān)督檢查，確保檔案管理工作與工程建設(shè)同步進(jìn)行