公司檔案管理表格

公司檔案管理表格?公司檔案是企業(yè)在各項(xiàng)經(jīng)營活動中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄，包括文件、合同、報(bào)表、圖紙、照片、音像資料等。檔案管理工作對于企業(yè)的發(fā)展至關(guān)重要，它不僅有助于企業(yè)規(guī)范管理、維護(hù)合法權(quán)益、提供決策支持，還能促進(jìn)知識傳承和企業(yè)文化建設(shè)。為了更好地管理公司檔案，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，特制定本檔案管理表格體系。二、檔案分類及編號規(guī)則（一）檔案分類1.行政類公司文件：包括公司章程、董事會決議、股東會決議、公司制度、工作計(jì)劃與總結(jié)、重要會議記錄等。人事檔案：員工入職資料、勞動合同、培訓(xùn)記錄、績效考核、薪酬福利、離職手續(xù)等相關(guān)文件。行政管理：辦公設(shè)施采購、辦公場地租賃、車輛管理、辦公用品管理等文件。2.財(cái)務(wù)類會計(jì)憑證：各類原始憑證、記賬憑證。財(cái)務(wù)報(bào)表：資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等。稅務(wù)資料：納稅申報(bào)表、稅務(wù)審計(jì)報(bào)告、發(fā)票管理等。財(cái)務(wù)預(yù)算與決算：預(yù)算編制、執(zhí)行情況報(bào)告、決算報(bào)表等。3.業(yè)務(wù)類市場營銷：市場調(diào)研報(bào)告、營銷策劃方案、客戶資料、銷售合同等。采購管理：采購訂單、供應(yīng)商資料、采購合同、采購發(fā)票等。生產(chǎn)管理：生產(chǎn)計(jì)劃、工藝流程、質(zhì)量控制文件、設(shè)備維護(hù)記錄等。研發(fā)創(chuàng)新：研發(fā)項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、技術(shù)文檔、專利申請資料等。項(xiàng)目管理：項(xiàng)目計(jì)劃書、項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、項(xiàng)目驗(yàn)收文件等。4.法務(wù)類合同管理：各類合同文本、合同審批表、合同變更與解除記錄等。法律糾紛：訴訟案件資料、仲裁文件、律師函等。合規(guī)管理：法律法規(guī)文件、內(nèi)部審計(jì)報(bào)告、合規(guī)檢查記錄等。5.其他類榮譽(yù)獎項(xiàng)：公司獲得的各類榮譽(yù)證書、獎杯、獎牌等相關(guān)資料。宣傳資料：公司宣傳冊、海報(bào)、宣傳片等。特殊檔案：如公司重大事件的照片、視頻資料等。（二）編號規(guī)則檔案編號采用字母與數(shù)字相結(jié)合的方式，便于分類識別和查詢。具體規(guī)則如下：1.一級編號：代表檔案類別，用大寫字母表示，如"A"表示行政類，"F"表示財(cái)務(wù)類，"B"表示業(yè)務(wù)類，"L"表示法務(wù)類，"O"表示其他類。2.二級編號：在一級編號基礎(chǔ)上，根據(jù)檔案子類進(jìn)一步細(xì)分，用兩位數(shù)字表示，如"A01"表示公司文件，"A02"表示人事檔案，依次類推。3.三級編號：用于標(biāo)識具體的檔案案卷，按照時(shí)間順序或重要程度等因素進(jìn)行編號，用三位數(shù)字表示。例如，一份2023年的公司文件，編號為"A0123001"。三、檔案管理表格（一）檔案收集登記表|序號|檔案名稱|檔案類別|來源部門|形成時(shí)間|份數(shù)|歸檔時(shí)間|備注|||||||||||1|[具體文件名1]|行政類公司文件|[部門名稱1]|[日期1]|[X]|[歸檔日期1]|||2|[具體文件名2]|財(cái)務(wù)類會計(jì)憑證|[財(cái)務(wù)部門]|[日期2]|[X]|[歸檔日期2]|||3|[具體文件名3]|業(yè)務(wù)類市場營銷市場調(diào)研報(bào)告|[市場部]|[日期3]|[X]|[歸檔日期3]||（二）檔案借閱申請表|申請人|部門|申請日期||||||姓名||||聯(lián)系方式||||借閱檔案名稱|檔案類別|檔案編號||||||[具體文件名]|[類別名稱]|[編號]||借閱目的||預(yù)計(jì)歸還日期||審批意見：<br>部門負(fù)責(zé)人簽字：<br>日期：<br>檔案管理員簽字：<br>日期：|（三）檔案歸還登記表|序號|歸還日期|借閱人|檔案名稱|檔案類別|檔案編號|實(shí)際歸還情況|備注|||||||||||1|[歸還日期1]|[借閱人姓名1]|[具體文件名1]|行政類公司文件|[A0123001]|完整歸還|||2|[歸還日期2]|[借閱人姓名2]|[具體文件名2]|財(cái)務(wù)類會計(jì)憑證|[F0123002]|部分資料未歸還，已注明原因|需跟進(jìn)追回|（四）檔案查閱登記表|序號|查閱日期|查閱人|檔案名稱|檔案類別|檔案編號|查閱內(nèi)容摘要|備注|||||||||||1|[查閱日期1]|[查閱人姓名1]|[具體文件名1]|業(yè)務(wù)類采購管理采購合同|[B0322003]|查看合同條款中關(guān)于交貨期的規(guī)定|||2|[查閱日期2]|[查閱人姓名2]|[具體文件名2]|法務(wù)類合同管理|[L0123005]|審查合同的合法性及風(fēng)險(xiǎn)條款||（五）檔案銷毀申請表|申請部門|申請日期||||||||檔案名稱|檔案類別|檔案編號||||||[具體文件名]|[類別名稱]|[編號]||銷毀原因||擬銷毀時(shí)間||審批意見：<br>部門負(fù)責(zé)人簽字：<br>日期：<br>檔案管理員簽字：<br>日期：<br>分管領(lǐng)導(dǎo)簽字：<br>日期：|（六）檔案銷毀登記表|序號|銷毀日期|檔案名稱|檔案類別|檔案編號|銷毀方式|執(zhí)行人員|備注|||||||||||1|[銷毀日期1]|[具體文件名1]|行政類過期文件|[A0118001]|粉碎|張三、李四|已按規(guī)定流程審批||2|[銷毀日期2]|[具體文件名2]|財(cái)務(wù)類已過保存期限的報(bào)表|[F0215002]|焚燒|王五、趙六||（七）檔案整理清單|檔案類別|檔案編號范圍|整理日期|整理人|備注||||||||行政類|A01A05|[整理日期1]|[整理人姓名1]|對行政類檔案進(jìn)行了全面梳理，按編號順序排列||財(cái)務(wù)類|F01F04|[整理日期2]|[整理人姓名2]|完成財(cái)務(wù)檔案的分類整理，補(bǔ)充了部分缺失的編號標(biāo)識||業(yè)務(wù)類|B01B05|[整理日期3]|[整理人姓名3]|將業(yè)務(wù)類檔案按項(xiàng)目和時(shí)間順序進(jìn)行了重新整理|（八）檔案庫存盤點(diǎn)表|檔案類別|檔案編號起始|檔案編號截止|應(yīng)存數(shù)量|實(shí)存數(shù)量|差異數(shù)量|差異原因分析|盤點(diǎn)日期|盤點(diǎn)人||||||||||||行政類|A01001|A05999|[X]|[X]|[X]|部分文件在借閱未歸還，部分文件因歷史原因丟失|[盤點(diǎn)日期1]|[盤點(diǎn)人姓名1]||財(cái)務(wù)類|F01001|F04888|[X]|[X]|[X]|財(cái)務(wù)檔案轉(zhuǎn)移過程中登記失誤|[盤點(diǎn)日期2]|[盤點(diǎn)人姓名2]||業(yè)務(wù)類|B01001|B05777|[X]|[X]|[X]|部分項(xiàng)目檔案已完成歸檔但未及時(shí)錄入系統(tǒng)|[盤點(diǎn)日期3]|[盤點(diǎn)人姓名3]|（九）檔案數(shù)字化登記表|序號|檔案名稱|檔案類別|檔案編號|數(shù)字化日期|數(shù)字化人員|存儲路徑|文件格式|備注||||||||||||1|[具體文件名1]|行政類公司文件|[A0123001]|[數(shù)字化日期1]|[數(shù)字化人員姓名1]|[路徑1]|PDF|已完成全文數(shù)字化||2|[具體文件名2]|財(cái)務(wù)類財(cái)務(wù)報(bào)表|[F0222003]|[數(shù)字化日期2]|[數(shù)字化人員姓名2]|[路徑2]|Excel|部分圖表需進(jìn)一步處理|（十）檔案備份記錄表|備份日期|備份介質(zhì)|檔案類別|備份范圍|備份人員|審核人員|備注||||||||||[備份日期1]|磁帶|行政類|A01A03|[備份人員姓名1]|[審核人員姓名1]|已完成行政類部分檔案的磁帶備份||[備份日期2]|移動硬盤|財(cái)務(wù)類|F01F02|[備份人員姓名2]|[審核人員姓名2]|財(cái)務(wù)檔案備份至移動硬盤，數(shù)據(jù)完整性待檢查|四、檔案管理流程（一）檔案收集1.各部門指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，確保檔案材料的及時(shí)、完整。2.收集的檔案材料應(yīng)進(jìn)行初步整理，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，并填寫《檔案收集登記表》。3.每月末，各部門將整理好的檔案材料移交至檔案管理部門。（二）檔案整理1.檔案管理部門收到各部門移交的檔案后，按照檔案編號規(guī)則進(jìn)行編號，并進(jìn)一步整理、裝訂。2.對檔案進(jìn)行分類上架，建立檔案目錄索引，方便查詢和利用。3.整理過程中，發(fā)現(xiàn)檔案材料不齊全或不符合要求的，及時(shí)與相關(guān)部門溝通補(bǔ)充或完善。（三）檔案歸檔1.完成整理的檔案按照分類和編號順序進(jìn)行歸檔，存入專門的檔案庫房。2.在檔案庫房內(nèi)，按照檔案類別和編號順序排列存放檔案，確保檔案存放有序，便于查找。3.同時(shí)，將檔案的相關(guān)信息錄入檔案管理系統(tǒng)，建立電子檔案目錄。（四）檔案借閱1.因工作需要借閱檔案的，申請人需填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。2.《檔案借閱申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，交檔案管理員辦理借閱手續(xù)。3.檔案管理員根據(jù)申請表提供檔案，并在《檔案借閱登記表》上記錄借閱信息。4.借閱人應(yīng)按時(shí)歸還檔案，如需延期，需提前辦理續(xù)借手續(xù)。歸還時(shí)，檔案管理員應(yīng)檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，并在《檔案歸還登記表》上記錄。（五）檔案查閱1.查閱檔案需填寫《檔案查閱登記表》，說明查閱內(nèi)容摘要等情況。2.經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，在檔案管理員的陪同下查閱檔案。3.查閱過程中，查閱人不得擅自涂改、抽取、損壞檔案。查閱結(jié)束后，檔案管理員應(yīng)及時(shí)將檔案歸位。（六）檔案銷毀1.對于已過保存期限或無保存價(jià)值的檔案，由相關(guān)部門填寫《檔案銷毀申請表》，說明銷毀原因。2.《檔案銷毀申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用安全、環(huán)保的方式進(jìn)行，并在《檔案銷毀登記表》上記錄銷毀情況，包括銷毀日期、檔案名稱、類別、編號、銷毀方式、執(zhí)行人員等信息。（七）檔案盤點(diǎn)1.定期對檔案庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，一般每年至少進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)，特殊情況可增加盤點(diǎn)次數(shù)。2.盤點(diǎn)時(shí)，按照檔案類別和編號順序逐一核對檔案數(shù)量，并填寫《檔案庫存盤點(diǎn)表》。3.如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)及時(shí)查明原因，進(jìn)行調(diào)整，并在盤點(diǎn)表中注明差異原因分析。（八）檔案數(shù)字化1.根據(jù)公司實(shí)際需求和檔案管理要求，制定檔案數(shù)字化計(jì)劃。2.選擇專業(yè)的數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)或自行進(jìn)行檔案數(shù)字化工作，確保數(shù)字化質(zhì)量。3.數(shù)字化過程中，對檔案進(jìn)行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等操作，并填寫《檔案數(shù)字化登記表》，記錄數(shù)字化的檔案名稱、類別、編號、日期、人員、存儲路徑、文件格式等信息。（九）檔案備份1.為防止檔案數(shù)據(jù)丟失，定期對重要檔案進(jìn)行備份。備份方式可包括磁帶備份、移動硬盤備份、光盤備份等。2.確定備份周期和備份范圍，填寫《檔案備份記錄表》，記錄備份日期、備份介質(zhì)、檔案類別、備份范圍、備份人員、審核人員等信息。3.備份數(shù)據(jù)應(yīng)妥善保管，定期進(jìn)行檢查和恢復(fù)測試，確保備份數(shù)據(jù)的可用性。五、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善公司檔案管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門檔案管理工作。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的集中收集、整理、歸檔、保管、借閱、查閱、銷毀等日常管理工作。3.建立檔案管理系統(tǒng)，對檔案信息進(jìn)行錄入、維護(hù)和管理，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。4.定期對檔案庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。5.組織開展檔案數(shù)字化工作，推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。6.負(fù)責(zé)檔案備份工作，保障檔案數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。（二）各部門檔案管理員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，確保檔案材料的及時(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.按照公司檔案管理規(guī)定，定期將本部門檔案移交至檔案管理部門。3.協(xié)助檔案管理部門開展檔案查閱、借閱等工作，提供必要的檔案信息和協(xié)助。4.配合檔案管理部門進(jìn)行檔案盤點(diǎn)和清查工作，如實(shí)反映本部門檔案的實(shí)際情況。（三）檔案借閱人職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案借閱規(guī)定，按時(shí)歸還檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓或泄露檔案內(nèi)容。2.妥善保管借閱的檔案，不得涂改、損壞、丟失檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告。3.借閱檔案僅限在規(guī)定的使用范圍內(nèi)使用，不得用于其他非工作目的。六、檔案管理的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.檔案管理部門定期對各部門檔案管理工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集、整理、歸檔、保管等情況。2.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)向相關(guān)部門提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。3.建立檔案管理工作投訴渠道，接受公司員工對檔案管理工作的監(jiān)督和建議。（二）考核辦法1.將檔案管理工作納入