企業(yè)郵箱使用管理規(guī)定

企業(yè)郵箱使用管理規(guī)定?1.目的為規(guī)范企業(yè)郵箱的使用，確保公司信息安全、高效傳遞，保障公司業(yè)務(wù)的正常開展，特制定本規(guī)定。2.適用范圍本規(guī)定適用于公司全體員工。3.定義企業(yè)郵箱是指公司為員工配備的用于工作溝通、業(yè)務(wù)往來和文件傳輸?shù)碾娮余]箱服務(wù)，其域名為[公司郵箱域名]。二、郵箱申請與開通1.新員工郵箱申請新員工入職時，人力資源部門應(yīng)及時將新員工信息通知至信息管理部門。信息管理部門在收到通知后的[X]個工作日內(nèi)，為新員工開通企業(yè)郵箱，并將郵箱賬號和初始密碼告知員工本人。2.離職員工郵箱處理員工離職時，所在部門應(yīng)及時通知信息管理部門。信息管理部門在收到通知后的[X]個工作日內(nèi)，對離職員工的企業(yè)郵箱進(jìn)行停用處理，并刪除郵箱內(nèi)與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的重要數(shù)據(jù)（如有需要，可根據(jù)法律規(guī)定或公司要求進(jìn)行備份）。三、郵箱賬號與密碼管理1.賬號使用規(guī)范員工應(yīng)妥善保管自己的企業(yè)郵箱賬號，不得將賬號轉(zhuǎn)借他人使用。如發(fā)現(xiàn)賬號異常（如被他人冒用、密碼被盜等），應(yīng)立即向信息管理部門報告，并協(xié)助采取措施進(jìn)行處理。2.密碼設(shè)置要求密碼長度應(yīng)不少于[X]位，且包含字母、數(shù)字和特殊字符中的兩種或以上。密碼應(yīng)定期更換，建議每[X]個月更換一次。不得使用簡單易猜的密碼，如生日、電話號碼等。3.密碼安全保護(hù)員工應(yīng)注意保護(hù)郵箱密碼安全，避免在公共場所或不安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下輸入密碼。如使用共享電腦或設(shè)備登錄郵箱，使用完畢后應(yīng)及時退出賬號，并清除瀏覽器緩存等記錄。四、郵箱使用規(guī)范1.郵件主題規(guī)范郵件主題應(yīng)簡潔明了，準(zhǔn)確概括郵件內(nèi)容，便于收件人快速了解郵件主旨。對于重要郵件，應(yīng)在主題前添加特定標(biāo)識，如"[重要]"、"[緊急]"等。2.郵件正文規(guī)范郵件正文應(yīng)語言規(guī)范、表達(dá)清晰，避免使用模糊、歧義或生僻的詞匯和語句。內(nèi)容較多時，應(yīng)分段闡述，條理清晰。涉及重要事項或需要收件人回復(fù)的郵件，應(yīng)在正文結(jié)尾處明確說明要求和截止日期。3.附件管理規(guī)范附件應(yīng)確保與郵件主題相關(guān)，且內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。對附件進(jìn)行命名時，應(yīng)使用有意義的文件名，便于識別和查找。嚴(yán)格控制附件大小，單個附件大小一般不得超過[X]MB，如因特殊情況需要發(fā)送較大附件，應(yīng)提前與收件人溝通確認(rèn)，并說明附件內(nèi)容和用途。涉及公司機(jī)密信息的附件，應(yīng)按照公司保密規(guī)定進(jìn)行加密處理，并在郵件中注明加密方式和密碼（如有）。4.郵件發(fā)送對象規(guī)范發(fā)送郵件時，應(yīng)明確收件人、抄送人和密送人。收件人應(yīng)是直接與郵件內(nèi)容相關(guān)的人員，確保郵件能準(zhǔn)確傳達(dá)至需要知曉的人員。抄送人員應(yīng)是需要了解郵件內(nèi)容，但不直接參與相關(guān)工作或決策的人員。密送人應(yīng)慎用，只有在必要情況下（如涉及敏感信息或需要保護(hù)收件人隱私等）才使用，且應(yīng)確保密送對象知曉被密送的情況。5.郵件回復(fù)規(guī)范收到郵件后，應(yīng)及時進(jìn)行回復(fù)。對于緊急郵件，原則上應(yīng)在[X]小時內(nèi)回復(fù)；對于一般郵件，也應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)回復(fù)。回復(fù)郵件時，應(yīng)根據(jù)原郵件內(nèi)容進(jìn)行針對性回復(fù)，避免答非所問。如有需要，可在回復(fù)中引用原郵件部分內(nèi)容，以便收件人對照查看。如無法及時回復(fù)或?qū)︵]件內(nèi)容有疑問，應(yīng)及時與發(fā)件人溝通說明情況。五、信息安全與保密1.保密意識員工應(yīng)增強(qiáng)信息安全和保密意識，認(rèn)識到企業(yè)郵箱中存儲的信息屬于公司重要資產(chǎn)，不得隨意泄露或傳播。嚴(yán)格遵守公司保密制度，對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、客戶信息等敏感信息的郵件，應(yīng)采取嚴(yán)格的保密措施。2.數(shù)據(jù)備份信息管理部門應(yīng)定期對企業(yè)郵箱數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份周期為[X]個月。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放，以防止因自然災(zāi)害、硬件故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。3.安全防護(hù)員工應(yīng)安裝公司指定的殺毒軟件和防火墻，并定期更新病毒庫和系統(tǒng)補(bǔ)丁，防止病毒、木馬等惡意軟件通過郵件附件等方式入侵公司網(wǎng)絡(luò)和系統(tǒng)。不得隨意點(diǎn)擊來歷不明的郵件鏈接或下載附件，如確需下載，應(yīng)先進(jìn)行病毒掃描，確保安全后再操作。4.保密信息處理對于包含保密信息的郵件，應(yīng)按照公司保密規(guī)定進(jìn)行標(biāo)識、加密和存儲。如需向外部發(fā)送涉及保密信息的郵件，必須經(jīng)過公司相關(guān)部門或領(lǐng)導(dǎo)審批，并采取加密等安全措施確保信息安全。離職時，應(yīng)將郵箱中涉及保密信息的郵件及相關(guān)數(shù)據(jù)按照公司要求進(jìn)行妥善處理，不得私自留存或刪除。六、違規(guī)處理1.違規(guī)行為界定以下行為屬于違反企業(yè)郵箱使用管理規(guī)定的行為：將企業(yè)郵箱賬號轉(zhuǎn)借他人使用。使用簡單易猜或未按規(guī)定定期更換密碼，導(dǎo)致賬號被盜用。發(fā)送主題不明確、內(nèi)容混亂或無實(shí)質(zhì)意義的郵件。發(fā)送與工作無關(guān)的大量垃圾郵件或惡意郵件。未經(jīng)審批擅自發(fā)送涉及公司保密信息的郵件。泄露企業(yè)郵箱賬號密碼或其他信息安全事件。違反郵件發(fā)送對象規(guī)范，造成信息誤傳或?yàn)E用。未按規(guī)定及時回復(fù)重要郵件，影響工作正常開展。2.違規(guī)處理措施對于首次違反規(guī)定的員工，由信息管理部門給予警告，并責(zé)令其限期改正。如再次違反規(guī)定，將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于通報批評、扣除績效獎金、限制郵箱使用權(quán)限等。對于因違規(guī)行為給公司造成損失的，公司將依法追究其法律責(zé)任，并要求其賠償相應(yīng)損失。七、附則1.解釋權(quán)本規(guī)定由公司信息管理部門負(fù)責(zé)解釋。2.修訂與更