公司備用金管理制度

公司備用金管理制度?（一）目的為了加強公司備用金的管理，提高資金使用效率，確保備用金的安全與合理使用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門因業(yè)務需要而設立的備用金管理。（三）基本原則1.?？顚Ｓ迷瓌t：備用金必須用于指定的業(yè)務用途，不得挪作他用。2.限額管理原則：根據(jù)各部門業(yè)務需求，設定合理的備用金限額，嚴格控制備用金規(guī)模。3.定期盤點原則：定期對備用金進行盤點，確保賬實相符。4.及時報賬原則：使用備用金后應及時報賬，結(jié)清備用金。二、備用金的申請與審批（一）申請條件各部門因工作需要，經(jīng)常發(fā)生差旅費、零星采購等業(yè)務，且金額較小、業(yè)務頻繁，可申請備用金。（二）申請流程1.由部門負責人填寫《備用金申請表》，詳細說明申請備用金的用途、金額、預計使用期限等。2.將申請表提交至財務部門審核，財務部門根據(jù)業(yè)務實際情況進行合理性評估。3.審核通過后，申請表依次報分管領導、總經(jīng)理審批。（三）審批權限1.備用金金額在[X]元以下的，由分管領導審批。2.備用金金額在[X]元以上的，由總經(jīng)理審批。三、備用金的核定與發(fā)放（一）備用金限額核定財務部門根據(jù)各部門的業(yè)務特點、歷史支出情況等因素，綜合核定備用金限額。備用金限額一經(jīng)確定，原則上不得隨意調(diào)整。如因業(yè)務發(fā)展需要調(diào)整備用金限額，需重新履行申請與審批程序。（二）備用金發(fā)放經(jīng)審批通過的備用金申請，財務部門按照核定的金額將備用金發(fā)放至指定的備用金保管人員賬戶或支付給相關人員。四、備用金的使用與管理（一）使用范圍1.差旅費：員工因公務出差發(fā)生的交通、住宿、餐飲等費用。2.零星采購：采購金額較小、不適合通過銀行轉(zhuǎn)賬等方式支付的辦公用品、耗材等。3.其他零星費用：經(jīng)公司批準的其他與業(yè)務相關的小額支出。（二）使用規(guī)定1.備用金使用必須取得合法、有效的原始憑證，如發(fā)票、收據(jù)等，并在憑證上注明用途、金額、日期等信息。2.備用金保管人員應嚴格按照備用金用途使用資金，不得擅自擴大使用范圍。3.對于超過備用金限額的支出，應提前向財務部門申請追加備用金或采用其他支付方式。（三）保管與安全1.備用金保管人員負責備用金的日常保管，確保備用金的安全。備用金應存放在安全可靠的地方，如保險柜等。2.如因保管不善導致備用金丟失、被盜等情況，保管人員應承擔相應的賠償責任。五、備用金的報賬與核銷（一）報賬期限備用金使用后，應在規(guī)定的報賬期限內(nèi)到財務部門報賬。報賬期限一般為業(yè)務發(fā)生后的[X]個工作日內(nèi)，對于差旅費等特殊情況，可根據(jù)公司實際規(guī)定適當延長，但最長不得超過[X]天。（二）報賬流程1.備用金使用人員整理好相關原始憑證，填寫《備用金報賬申請表》，詳細說明費用發(fā)生情況、報賬金額等。2.將申請表及原始憑證提交至部門負責人審核，部門負責人應核實費用的真實性、合理性，并簽字確認。3.審核通過后，將申請表及原始憑證交至財務部門進行賬務處理。財務部門對憑證的合法性、合規(guī)性進行審核，如發(fā)現(xiàn)問題，應及時與報賬人員溝通并要求更正。4.財務部門審核無誤后，辦理備用金的核銷手續(xù)，沖減備用金賬戶余額。如備用金有結(jié)余，應及時收回；如備用金不足，應補足差額。（三）核銷方式1.現(xiàn)金支付的備用金，報賬時直接沖減現(xiàn)金備用金賬戶。2.通過銀行轉(zhuǎn)賬支付的備用金，報賬時沖減相應的銀行存款備用金賬戶。六、備用金的盤點與監(jiān)督（一）盤點頻率財務部門定期對備用金進行盤點，盤點頻率為每月一次。（二）盤點方法1.實地盤點：由財務人員會同備用金保管人員對備用金進行實地清點，核實備用金的實際金額。2.賬實核對：將盤點結(jié)果與備用金賬戶余額進行核對，確保賬實相符。（三）盤點結(jié)果處理1.如發(fā)現(xiàn)賬實相符，盤點記錄由財務部門存檔備案。2.如發(fā)現(xiàn)賬實不符，應及時查明原因。屬于正常業(yè)務差異的，應進行調(diào)整；屬于保管人員責任的，應責令其限期查明原因并追回短缺款項；屬于其他原因的，應按照公司相關規(guī)定進行處理。（四）監(jiān)督檢查1.公司內(nèi)部審計部門不定期對備用金的管理情況進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括備用金的申請、審批、使用、報賬、盤點等環(huán)節(jié)。2.對于違反本制度規(guī)定的行為，審計部門應及時提出整改意見，并視情節(jié)輕重追究相關人員的責任。七、罰則（一）對備用金保管人員的處罰1.如發(fā)現(xiàn)備用金保管人員擅自挪用備用金、未按規(guī)定用途使用備用金或因保管不善導致備用金丟失、被盜等情況，責令其限期歸還挪用款項或賠償損失，并視情節(jié)輕重給予警告、罰款、降職等處分。2.如備用金保管人員違反財務紀律，故意隱瞞備用金使用情況或提供虛假報賬信息，將依法追究其法律責任。（二）對備用金使用人員的處罰1.備用金使用人員如未按規(guī)定及時報賬，每逾期一天，按照未報賬金額的[X%]收取滯納金。2.如發(fā)現(xiàn)備用金使用人員虛報費用、騙取備用金等行為，責令其全額退還騙取的備用金，并視情節(jié)輕重給予警告、罰款、解除勞動合同等處分；構成犯罪的，依法移送司法機關處理。八、附則（一）解釋權本制度由公司財務部門負責解釋。（二）修訂與補充本制度如有未盡事宜或與國家法律法規(guī)、政策