企業(yè)合同管理制度及流程

企業(yè)合同管理制度及流程?1.目的為加強公司合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風險，維護公司合法權益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門對外簽訂的各類合同（包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務合同、技術合同等）。3.基本原則合同管理應遵循依法合規(guī)、誠實守信、防范風險、注重效益的原則。二、合同管理機構及職責1.合同管理委員會組成：由公司總經(jīng)理擔任主任，副總經(jīng)理擔任副主任，各部門負責人為成員。職責：審議合同管理制度、流程及重大合同事項。協(xié)調解決合同管理中的重大問題。對重大合同的簽訂、履行、變更、終止等進行決策。2.合同管理部門設置：公司設立專門的合同管理部門（法務部或綜合管理部等），負責合同管理的日常工作。職責：制定和完善合同管理制度、流程及示范文本。參與合同的起草、審核、簽訂、履行、變更、終止等全過程管理。對合同進行編號、歸檔、統(tǒng)計分析等工作。監(jiān)督檢查合同的履行情況，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行中的問題。處理合同糾紛，維護公司合法權益。3.合同承辦部門職責：負責合同項目的調研、談判、起草、送審等工作。組織實施合同的履行，及時向合同管理部門通報履行情況。配合合同管理部門處理合同糾紛。三、合同簽訂流程1.合同立項合同承辦部門根據(jù)業(yè)務需要，填寫《合同立項申請表》，詳細說明合同項目的名稱、內容、金額、履行期限、對方當事人等基本情況，并提交相關背景資料。合同立項申請表經(jīng)部門負責人審核簽字后，報分管領導審批。分管領導審批同意后，合同承辦部門方可開展合同談判等后續(xù)工作。2.合同談判合同承辦部門負責組織合同談判，與對方當事人就合同條款進行協(xié)商。談判人員應至少兩人以上，并做好談判記錄。在談判過程中，應充分了解對方當事人的主體資格、經(jīng)營狀況、信譽等情況，對合同的標的、數(shù)量、質量、價格、履行期限、履行地點、違約責任等條款進行詳細討論，爭取有利的合同條件。3.合同起草合同承辦部門根據(jù)談判結果，起草合同文本。合同文本應使用公司統(tǒng)一的示范文本或符合法律法規(guī)要求的格式文本。合同條款應明確、具體、完整，避免模糊不清或產(chǎn)生歧義。對于重要條款，應進行重點闡述和說明。合同起草完成后，合同承辦部門應進行自審，確保合同內容符合公司利益和法律法規(guī)要求。4.合同審核合同承辦部門將起草好的合同文本及相關資料提交合同管理部門審核。合同管理部門應在收到合同文本后的[X]個工作日內完成審核工作。合同管理部門主要從以下幾個方面進行審核：合同主體資格：審核對方當事人是否具有合法的主體資格，是否具備簽訂合同的能力。合同內容合法性：審核合同條款是否符合法律法規(guī)的規(guī)定，是否存在違法違規(guī)風險。合同條款完整性：審核合同條款是否齊全，是否涵蓋了合同履行過程中的各種可能情況。合同風險評估：對合同履行過程中可能出現(xiàn)的風險進行評估，并提出相應的防范措施。合同文字表述：審核合同文字表述是否準確、清晰，是否存在錯別字、語病等問題。合同管理部門審核后，如發(fā)現(xiàn)問題，應及時與合同承辦部門溝通，提出修改意見。合同承辦部門應根據(jù)審核意見對合同文本進行修改完善。5.合同審批修改后的合同文本經(jīng)合同承辦部門負責人、分管領導審核簽字后，報總經(jīng)理審批。總經(jīng)理根據(jù)合同的重要程度、風險大小等因素進行審批。對于重大合同，總經(jīng)理可組織合同管理委員會進行審議，根據(jù)審議結果作出審批決定。經(jīng)審批同意的合同，方可正式簽訂。6.合同簽訂合同由公司法定代表人或其授權代表簽字，并加蓋公司公章或合同專用章。簽訂合同前，應仔細核對合同文本與審批后的內容是否一致，確保合同簽訂的準確性。合同簽訂后，合同承辦部門應及時將合同副本送合同管理部門備案。合同管理部門應按照檔案管理規(guī)定對合同進行編號、歸檔。四、合同履行管理1.合同交底合同簽訂后，合同承辦部門應組織相關人員進行合同交底，將合同的主要內容、履行要求、風險防范等事項向參與合同履行的人員進行傳達和說明。合同交底應形成書面記錄，由參與交底的人員簽字確認。2.履行跟蹤合同承辦部門負責合同履行的跟蹤管理，定期檢查合同的履行情況，及時發(fā)現(xiàn)和解決履行過程中出現(xiàn)的問題。合同承辦部門應建立合同履行臺賬，詳細記錄合同的簽訂時間、履行期限、履行進度、款項收付等情況。在合同履行過程中，如發(fā)現(xiàn)對方當事人出現(xiàn)違約行為或可能影響合同履行的情況，合同承辦部門應及時采取措施，并向合同管理部門報告。3.款項收付管理財務部門負責合同款項的收付管理。在收到合同款項時，應及時通知合同承辦部門，并按照合同約定進行核對和入賬。支付合同款項時，財務部門應嚴格按照合同約定的付款方式、付款期限、付款金額等進行審核，確保付款的準確性和合規(guī)性。合同承辦部門應配合財務部門做好款項收付管理工作，及時提供相關的合同資料和收款依據(jù)。4.變更管理合同履行過程中，如需對合同內容進行變更，合同承辦部門應填寫《合同變更申請表》，詳細說明變更的原因、內容、金額等情況，并提交相關證明材料。合同變更申請表經(jīng)部門負責人審核簽字后，報分管領導審批。分管領導審批同意后，合同承辦部門應與對方當事人就變更事項進行協(xié)商，并簽訂書面的合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議簽訂后，合同承辦部門應及時將變更協(xié)議副本送合同管理部門備案。合同管理部門應根據(jù)變更協(xié)議對合同檔案進行相應的調整。5.終止管理合同履行完畢或出現(xiàn)法定終止情形時，合同承辦部門應填寫《合同終止申請表》，說明合同終止的原因、時間等情況，并提交相關證明材料。合同終止申請表經(jīng)部門負責人審核簽字后，報分管領導審批。分管領導審批同意后，合同承辦部門應與對方當事人辦理合同終止手續(xù)，如進行款項結算、交接相關資料等。合同終止后，合同承辦部門應及時將合同終止情況通知合同管理部門。合同管理部門應按照檔案管理規(guī)定對合同檔案進行整理和歸檔。五、合同風險管理1.風險識別與評估合同管理部門應定期對合同進行風險識別與評估，分析合同履行過程中可能出現(xiàn)的風險，如市場風險、信用風險、法律風險等。風險識別與評估可采用問卷調查、案例分析、專家咨詢等方法進行。根據(jù)風險識別與評估結果，確定風險等級，并制定相應的風險應對措施。2.風險應對措施市場風險應對：關注市場動態(tài)，及時調整合同價格、履行期限等條款，以降低市場波動對合同履行的影響。信用風險應對：在簽訂合同前，對對方當事人的信用狀況進行調查和評估，要求對方提供擔?；虿扇∑渌庞蔑L險防范措施。在合同履行過程中，密切關注對方當事人的信用變化情況，如發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施。法律風險應對：加強合同審核，確保合同條款符合法律法規(guī)要求。在處理合同糾紛時，及時咨詢專業(yè)律師的意見，依法維護公司合法權益。3.風險監(jiān)控與預警合同管理部門應建立風險監(jiān)控機制，對合同風險進行實時監(jiān)控。及時發(fā)現(xiàn)風險變化情況，并發(fā)出預警信號。合同承辦部門應根據(jù)風險預警信號，及時采取措施，調整風險應對策略，確保合同風險得到有效控制。六、合同糾紛處理1.糾紛協(xié)商合同履行過程中如發(fā)生糾紛，合同承辦部門應首先與對方當事人進行協(xié)商，爭取通過友好協(xié)商解決糾紛。協(xié)商過程中，應保持冷靜、理智，尊重對方意見，尋求雙方都能接受的解決方案。協(xié)商達成一致意見的，應簽訂書面的和解協(xié)議，并按照協(xié)議約定履行各自的義務。2.糾紛調解如協(xié)商不成，合同承辦部門可根據(jù)合同約定或雙方協(xié)商一致，申請第三方進行調解。調解機構可以是行業(yè)協(xié)會、人民調解委員會等。在調解過程中，應積極配合調解機構的工作，提供相關證據(jù)和資料，如實陳述糾紛情況。經(jīng)調解達成協(xié)議的，應簽訂書面的調解協(xié)議，并按照協(xié)議約定履行各自的義務。3.糾紛仲裁或訴訟如調解不成，合同承辦部門可根據(jù)合同約定的仲裁條款或向有管轄權的人民法院提起訴訟。在仲裁或訴訟過程中，應及時收集和整理相關證據(jù)，委托專業(yè)律師代理案件，維護公司合法權益。仲裁裁決或法院判決生效后，應按照裁決或判決結果履行義務。如對仲裁裁決或法院判決不服，應在法定期限內申請復議或上訴。七、合同檔案管理1.檔案收集合同簽訂后，合同承辦部門應及時將合同副本、相關附件、審批文件、履行記錄等資料收集齊全，并移交合同管理部門。合同管理部門應指定專人負責合同檔案的收集工作，確保檔案資料的完整性和準確性。2.檔案整理合同管理部門對收集到的合同檔案資料進行整理，按照合同類別、簽訂時間、項目名稱等進行分類編號。對合同文本進行掃描或復印，將紙質檔案與電子檔案進行統(tǒng)一管理。整理后的合同檔案應裝訂成冊，編制檔案目錄，便于查閱和管理。3.檔案保管合同管理部門應設立專門的合同檔案室，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火防盜設施等，確保合同檔案的安全保管。合同檔案應按照檔案管理規(guī)定進行定期檢查和維護，防止檔案損壞、丟失等情況發(fā)生。合同檔案的保管期限應按照法律法規(guī)和公司規(guī)定執(zhí)行。保管期限屆滿后，如需銷毀，應按照規(guī)定的程序進行審批和銷毀。4.檔案查閱因工作需要查閱合同檔案的，應填寫《合同檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容等情況，并經(jīng)部門負責人審核簽字后，報合同管理部門審批。合同管理部門根據(jù)審批意見，為查閱人員提供相應