會計檔案的裝訂教學課件

會計檔案的整理和裝訂會計基礎任務情境

瑞豐公司2014年的會計憑證、賬簿、報表需要進行整理并在年終歸檔，你作為該公司的會計人員，該怎樣對會計憑證、賬簿和報表進行裝訂和整理呢？

結(jié)會計檔案的內(nèi)容一、

會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務會計報告等會計核算專業(yè)材料。它是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)。（2）會計憑證，包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證和其他會計憑證。會計賬簿，包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿及其他會計賬簿。財務會計報告，包括月度、季度、年度財務會計報告和其他財務會計報告。其他會計資料，包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、其他應當保存的會計核算專業(yè)資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊及會計檔案銷毀清冊。（1）

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會計憑證的傳遞二、會計憑證傳遞的意義1.會計憑證的傳遞是指從原始憑證的填制或取得時開始，經(jīng)過填制、稽核、記賬，直到歸檔保管為止，在本單位內(nèi)部有關職能部門和人員之間的傳遞路線、傳遞時間和處理程序。

（1）通過會計憑證的傳遞，能夠及時、真實地反映和監(jiān)督各項經(jīng)濟業(yè)務的發(fā)生和完成情況，為經(jīng)濟管理提供可靠的經(jīng)濟信息，同時也有利于提高工作效率。（2）通過會計憑證的傳遞，便于有關部門和個人分工協(xié)作，相互牽制，加強崗位責任制，實行會計監(jiān)督；同時，可以考核經(jīng)辦業(yè)務的有關部門和人員是否按規(guī)定的會計手續(xù)辦理業(yè)務，從而加強經(jīng)營管理上的責任制，提高經(jīng)營管理水平。會計憑證傳遞的基本要求2.各單位應根據(jù)經(jīng)濟業(yè)務的特點、機構(gòu)設置和人員分工情況，明確會計憑證填制的聯(lián)數(shù)和傳遞程序，既要保證會計憑證經(jīng)過必要的環(huán)節(jié)進行處理和審核，又要避免會計憑證在不必要的環(huán)節(jié)停留，使有關部門和人員及時了解情況、掌握資料，并按規(guī)定手續(xù)進行業(yè)務處理。會計憑證的傳遞時間，應考慮各部門和有關人員的工作內(nèi)容和工作量在正常情況下完成的時間，明確規(guī)定各種憑證在各個環(huán)節(jié)上停留的最長時間，不能拖延和積壓會計憑證，以免影響會計工作的正常秩序。一切會計憑證的傳遞和處理都應在報告期內(nèi)完成，不允許跨期；否則，將影響會計核算的準確性和及時性。會計憑證傳遞過程中的銜接手續(xù)，應該做到既完備嚴密，又簡便易行。憑證的收發(fā)、交接都應按一定的手續(xù)制度辦理，以保證會計憑證的安全和完整。會計憑證的傳遞程序、傳遞時間和銜接手續(xù)明確后，可制成憑證流轉(zhuǎn)圖，制定憑證傳遞程序，規(guī)定憑證傳遞的路線、環(huán)節(jié)，以及在各環(huán)節(jié)上的時間、處理內(nèi)容及交接手續(xù)，使憑證傳遞有條不紊、迅速而有效地進行。會計憑證的裝訂3.根據(jù)財政部《會計基礎工作規(guī)范》第五十五條的規(guī)定，記賬憑證登記完畢后，應當按照分類和編號順序保管，不得散亂放置。為此，財務人員必須對會計憑證進行裝訂，其要求如下：（1）記賬憑證應當連同所附的原始憑證或原始憑證匯總表，按照編號順序折疊整齊，按期裝訂成冊，并加具封面，注明應填列的內(nèi)容，由裝訂人在裝訂線封簽處簽名或蓋章。（2）裝訂時，首先將全部憑證以左上角為準對齊，在左上角正面放一塊長寬各約9厘米的正方形牛皮紙，將牛皮紙對折為四塊，剪掉左上角的那塊，將右下角與憑證的左上角對齊；然后在憑證封面左上角上鉆兩個孔，穿入裝訂繩，繞兩圈，在封底打上結(jié)；再將牛皮紙右上角和左下角兩小塊反折到憑證封底，粘在打好的結(jié)上，將結(jié)壓在里面（上述裝訂面積一般不超過3.5厘米）；最后由裝訂人蓋上騎縫章，并在脊背上填寫時間及編號。裝訂過程如圖9-1所示。圖9-1會計憑證的裝訂

會計賬簿的更換與裝訂整理三、會計賬簿的更換1.一般來說，總賬、日記賬和多數(shù)明細賬應每年更換一次。這些賬簿在每年年終按規(guī)定辦理完結(jié)賬手續(xù)后，就應進行更換，啟用新的賬簿，并將余額結(jié)轉(zhuǎn)記入新賬簿。但有些財產(chǎn)物資明細賬和債權(quán)債務明細賬，由于材料等財產(chǎn)物資的品種、規(guī)格繁多，債權(quán)債務單位也較多，如果更換新賬，重抄一遍的工作量相當大，因此可以跨年度使用，不必每年更換一次。卡片式賬簿如固定資產(chǎn)卡片及各種備查賬簿，也都可以連續(xù)使用。會計賬簿的裝訂整理2.

在年度終了更換新賬簿后，應將使用過的各種賬簿（跨年度使用的賬簿除外）按時裝訂整理立卷。（1）裝訂前，首先要按賬簿啟用表的使用頁數(shù)核對各個賬戶是否相符，賬頁數(shù)是否齊全，序號排列是否連續(xù)；然后按會計賬簿封面、賬簿啟用表、賬戶目錄、該賬簿按頁數(shù)順序排列的賬頁、賬簿封底的順序裝訂。（3）裝訂后，會計賬簿的封口要嚴密，封口處要加蓋有關印章。封面應齊全、平整，并注明所屬年度和賬簿名稱及編號，不得有折角、缺角、錯頁、掉頁、加空白紙的現(xiàn)象。會計賬簿要按保管期限分別編制卷號。

會計報表的報送與裝訂四、會計報表的報送1.企業(yè)應定期按編制要求編制各種報表。企業(yè)會計報表應依次編制頁數(shù)