2025房地產(chǎn)企業(yè)合同管理規(guī)范

2025房地產(chǎn)企業(yè)合同管理規(guī)范第一章總則第一條為規(guī)范本房地產(chǎn)企業(yè)的合同管理，提高合同管理的效率和合規(guī)性，降低法律風(fēng)險，保障企業(yè)合法權(quán)益，制定本規(guī)范。第二條本規(guī)范適用于本房地產(chǎn)企業(yè)（以下簡稱“公司”）及其下屬子公司、分支機構(gòu)在經(jīng)營活動中涉及的各類合同管理活動，包括但不限于商品房買賣合同、建設(shè)工程施工合同、土地使用權(quán)出讓合同、采購合同、服務(wù)合同等。第三條合同管理應(yīng)當遵循合法性、規(guī)范性、風(fēng)險可控性和效益最大化的原則，確保合同內(nèi)容符合國家法律法規(guī)及公司內(nèi)部規(guī)章制度的要求。第二章合同管理機構(gòu)與職責第四條公司設(shè)立合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由董事長擔任組長，總經(jīng)理、法務(wù)總監(jiān)、財務(wù)總監(jiān)及相關(guān)部門負責人擔任成員。合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組負責對重大合同的決策和管理進行指導(dǎo)和監(jiān)督。第五條公司法務(wù)部門是合同管理的具體執(zhí)行部門，負責合同的審查、備案、建檔及日常管理等工作。法務(wù)部門應(yīng)當配備專業(yè)的法律顧問，負責法律風(fēng)險評估和合同條款審核。第六條合同承辦部門是合同的具體執(zhí)行部門，負責合同的起草、審批、簽訂、履行及驗收等環(huán)節(jié)的工作。合同承辦部門負責人對本部門合同的合法性、合規(guī)性和履行情況負主要責任。第七條財務(wù)部門負責合同履行過程中的資金監(jiān)管和結(jié)算工作，應(yīng)當對合同履行情況與資金支付進行核對，確保資金支付符合合同約定。第八條審計部門負責對合同管理活動進行監(jiān)督和審計，定期檢查合同履行情況，發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為及時報告。第三章合同的起草與審批第九條合同的起草應(yīng)當由合同承辦部門負責。承辦部門應(yīng)當根據(jù)合同性質(zhì)和具體要求，選擇合適的標準合同模板，并結(jié)合實際情況進行修改和完善。對于非標準合同，承辦部門應(yīng)當提供詳細的合同背景資料。第十條合同內(nèi)容應(yīng)當包括但不限于以下內(nèi)容：合同當事人名稱及住所；合同標的；數(shù)量、質(zhì)量及驗收標準；價款或報酬及支付方式；履行期限、地點和方式；合同雙方的權(quán)利與義務(wù)；違約責任及爭議解決方式；其他條款。第十一條合同草稿完成后，承辦部門應(yīng)當填寫《合同審批表》，并將合同文本及必要的背景資料提交法務(wù)部門審核。法務(wù)部門應(yīng)當在收到合同草稿后五個工作日內(nèi)完成審查工作。第十二條法務(wù)部門應(yīng)當從法律角度對合同的內(nèi)容進行審查，重點關(guān)注以下事項：合同當事人的主體資格是否合法；合同內(nèi)容是否符合國家法律法規(guī)；合同條款是否公平合理；合同風(fēng)險是否可控；是否存在遺漏或不明確的條款；其他需要重點關(guān)注的法律問題。第十三條法務(wù)部門審查通過后，合同文本應(yīng)當提交相關(guān)部門進行會簽。會簽部門應(yīng)當根據(jù)各自職責對合同內(nèi)容提出意見或建議。會簽部門包括但不限于財務(wù)部門、技術(shù)部門、采購部門等。第十四條會簽結(jié)束后，合同文本應(yīng)當提交公司領(lǐng)導(dǎo)進行審批。審批權(quán)限按照公司分級審批制度執(zhí)行。對于重大合同，應(yīng)當提交合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組集體決策。第十五條審批通過后，合同文本應(yīng)當由公司法定代表人或其授權(quán)代表簽署。授權(quán)代表簽署合同的，應(yīng)當出具法定代表人的書面授權(quán)委托書。第四章合同的履行與監(jiān)督第十六條合同簽署后，合同承辦部門應(yīng)當負責合同的履行工作。承辦部門應(yīng)當嚴格按照合同約定執(zhí)行，確保合同履行符合約定的時間、地點、方式和質(zhì)量標準。第十七條合同履行過程中，如遇需要變更合同內(nèi)容的情況，承辦部門應(yīng)當及時與對方協(xié)商一致，并簽署書面補充協(xié)議。補充協(xié)議應(yīng)當按照合同審批程序進行審查和審批。第十八條合同履行過程中，承辦部門應(yīng)當定期向法務(wù)部門提交合同履行情況報告，報告內(nèi)容包括合同履行進度、存在問題及解決方案等。第十九條法務(wù)部門應(yīng)當對合同履行情況進行監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。對于可能存在的合同違約風(fēng)險，法務(wù)部門應(yīng)當及時預(yù)警并提出應(yīng)對措施。第二十條合同履行完畢后，承辦部門應(yīng)當及時辦理驗收和結(jié)算手續(xù)，確認合同權(quán)利義務(wù)已經(jīng)全部履行完畢。對于未能履行完畢的合同，承辦部門應(yīng)當繼續(xù)跟進直至履行完畢。第五章合同的檔案管理第二十一條合同簽署后，承辦部門應(yīng)當將合同正本及相關(guān)資料提交法務(wù)部門進行歸檔。歸檔材料包括合同文本、審批表、授權(quán)委托書、補充協(xié)議、往來函件等。第二十二條法務(wù)部門應(yīng)當建立合同檔案管理制度，對合同進行分類歸檔，確保檔案的完整性和安全性。合同檔案應(yīng)當包括電子版和紙質(zhì)版，紙質(zhì)版應(yīng)當妥善保管，電子版應(yīng)當定期備份。第二十三條合同檔案的借閱應(yīng)當經(jīng)過法務(wù)部門負責人批準，并辦理借閱登記手續(xù)。任何人不得擅自涂改、損毀或泄露合同檔案內(nèi)容。第二十四條合同檔案的保存期限應(yīng)當不少于十年。對于涉及重大事項的合同，保存期限應(yīng)當適當延長。第六章合同管理的信息化第二十五條公司應(yīng)當建立合同管理信息化系統(tǒng)，實現(xiàn)合同管理的全流程線上化、規(guī)范化。合同管理信息化系統(tǒng)應(yīng)當具備合同起草、審批、簽署、履行監(jiān)控、檔案管理等功能。第二十六條合同管理信息化系統(tǒng)的使用應(yīng)當納入公司員工培訓(xùn)計劃，確保所有員工熟悉系統(tǒng)的操作流程和使用方法。第二十七條法務(wù)部門應(yīng)當定期對合同管理信息化系統(tǒng)的運行情況進行評估，發(fā)現(xiàn)問題及時優(yōu)化升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和高效性。第七章合同管理的考核與獎懲第二十八條公司應(yīng)當對合同管理情況進行定期考核，考核內(nèi)容包括合同起草質(zhì)量、審批效率、履行情況、檔案管理等?？己私Y(jié)果作為部門和個人績效評價的重要依據(jù)。第二十九條對于在合同管理中表現(xiàn)突出的部門或個人，公司應(yīng)當給予表彰和獎勵。第三十條對于違反合同管理制度，導(dǎo)致合同履行出現(xiàn)問題或造成經(jīng)濟損失的行為，公司將視情節(jié)嚴重程度給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于扣減績效、降級、解除勞動合同等。涉嫌違法犯罪的，依法追究法律責任。第八章附則第三十一條本規(guī)范由公司法務(wù)部門負責解釋和修訂。修訂內(nèi)容應(yīng)當經(jīng)過公司管理層批準，并及時通知全體員工。第三十二條本規(guī)范自發(fā)布之日起實施，此前與本規(guī)范不一致的規(guī)定以本規(guī)范為準。合同簽署方信息：甲方（公司名稱）：地址：法定代表人：聯(lián)系電話：乙方（合同對方）