財務(wù)報銷管理制度

財務(wù)報銷管理制度1、總則為加強財務(wù)管理，嚴(yán)格執(zhí)行財務(wù)制度，結(jié)合公司的具體實際，特制定本報銷制度。2、借款及預(yù)付款2.1暫借款是因業(yè)務(wù)需要的臨時借款，包括差旅費及各種臨時性借款。借款人借款時須按“借款單”要求填列各項欄目，并按規(guī)定審批權(quán)限依次審批后，由財務(wù)部會計制證，出納員根據(jù)憑證審核后付款。如果其情況特殊，兩天之內(nèi)能拿來發(fā)票報銷完畢的，可暫不掛賬，報銷時直接抽出欠條。2.2預(yù)付款是指因公司業(yè)務(wù)的需要，需預(yù)先支付的各項工程及購買材料、貨物的款項，支付此款項時，需由經(jīng)辦人按要求填寫“付款申請書”，出具合同、采購申請單等材料，完備各項審批手續(xù)后，方可付款（計劃外業(yè)務(wù)須經(jīng)集團公司總經(jīng)理審批）。2.3以上經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生時，需領(lǐng)用空白支票的，由財務(wù)人員在支票上寫明日期、用途及限額，由領(lǐng)取人在支票領(lǐng)用單上簽收。支出時必須填寫大小寫金額，并及時告知出納付款金額。不得將空白支票交給其他單位或個人。作廢支票須交回財務(wù)部留存。遺失支票，領(lǐng)取人必須及時報告財務(wù)部通知銀行停止付款并作廢此支票，若支票已被支付，領(lǐng)取人要按被支付金額賠償。2.4所有借款及預(yù)付款，必須在前賬結(jié)清之后方可再借付。確因業(yè)務(wù)需要而來不及結(jié)清前賬，必須向財務(wù)主管講明原因，并經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)書面同意后方可再借付。2.5經(jīng)辦人必須在一周內(nèi)憑有效原始票據(jù)報銷各項暫借及預(yù)付款項。超出一個月不結(jié)清者，除已向公司領(lǐng)導(dǎo)寫明理由并出具證明外，財務(wù)部有權(quán)扣發(fā)經(jīng)辦人工資抵償。3、固定資產(chǎn)和低值易耗品采購3.1公司機關(guān)的低值易耗品采購，由各使用部門提出申請，綜合部和財務(wù)部依次審核，最后總經(jīng)理簽批后由綜合部統(tǒng)一購買并辦理結(jié)算手續(xù)；固定資產(chǎn)必須有董事長或集團總經(jīng)理簽批的采購申請單方可（集團公司董事會通過的年度投資計劃除外）采購，固定資產(chǎn)超5000元時必須由集團招標(biāo)辦統(tǒng)一招標(biāo)采購。報銷時須出示采購申請單、中標(biāo)通知單、采購發(fā)票、驗收領(lǐng)用單，經(jīng)辦人原則上兩人，發(fā)票必須注明供貨單位電話號碼，財務(wù)部方可給予報銷。3.2各加油站固定資產(chǎn)和低值易耗品購進(jìn)由零售業(yè)務(wù)部初審，其他流程參見公司機關(guān)采購報銷流程；3.3各輪胎超市固定資產(chǎn)和低值易耗品購進(jìn)由非油品業(yè)務(wù)部初審，其他流程參見公司機關(guān)采購報銷流程。3.4基建工程完工結(jié)算由網(wǎng)點建設(shè)部經(jīng)辦人持真實有效的工程類發(fā)票、合同、結(jié)算書、竣工驗收單、中標(biāo)通知書等有效資料按審批權(quán)限審批后到財務(wù)部報銷。4、差旅費報銷管理規(guī)定

4.1目的為了進(jìn)一步規(guī)范報銷程序，確定報銷標(biāo)準(zhǔn),發(fā)揮各職能部門的審核作用，提高各部門的管理水平，節(jié)約費用支出，特制定本規(guī)定。4.2范圍

（一）本規(guī)定適用于公司所有人員正常出差費用的報銷；

（二）本規(guī)定明確了差旅費報銷的程序、標(biāo)準(zhǔn)、審核要求及注意事項。

4.3審批程序4.3.1出差人員當(dāng)天不能往返或東營市以外的，事前必須填寫《出差申請單》，報總經(jīng)理批準(zhǔn)；同時將申請單復(fù)印件留人力資源部備案以便考勤。集團總經(jīng)理負(fù)責(zé)子公司總經(jīng)理出差申請的審批?？偨?jīng)理負(fù)責(zé)公司所有出差人員的審批。所有出國人員的申請應(yīng)逐級審批，最終報集團董事長批準(zhǔn)。4.4出差申請單填寫要求《出差申請單》必須寫明：申請時間、申請人、所在部門、職務(wù)、出差地點、出差事由、交通工具類型、計劃出差起止日期和天數(shù)、目的地、出發(fā)時間等。附：出差申請單年月日申請人（姓名）擬乘交通工具部門職務(wù)差期年月日起至年月日共天目的地出發(fā)時間出差事由審批人簽字：4.5報銷標(biāo)準(zhǔn)及要求

4.5.1交通費

4.5.1.1出差人員的長途交通費，按照《出差申請單》中計劃的地點和路線，憑票據(jù)據(jù)實報銷車票。長途車票須有明確的起止時間和地點，否則不予報銷；

4.5.1.2出差里程1400公里（含）以內(nèi)不得乘飛機，1400公里以上且24小時內(nèi)不能到達(dá)的可以乘坐飛機,如果業(yè)務(wù)之需乘坐飛機應(yīng)事先經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，否則不予報銷；4.5.1.3執(zhí)行車改的人員因業(yè)務(wù)外出，未按規(guī)定乘坐交通工具所發(fā)生的出發(fā)費歸集到該車改人員的定額內(nèi)；4.5.2出差補助4.5.2.1員工出差補助按照實際出差天數(shù)計發(fā)，標(biāo)準(zhǔn)如下：出差人員補助香港、澳門、及國外根據(jù)業(yè)務(wù)需要報總經(jīng)理審批直轄市、特區(qū)及各省省會65元/天國內(nèi)地級市、縣、鎮(zhèn)（不含本市及濱州市管轄區(qū)）65元/天濱州65元/天4.5.2.2員工出差補助據(jù)出差申請單出差天數(shù)計算；4.5.2.3以下情況不予補助：

4.5.2.3.1外出參加各種會議、考察、培訓(xùn)班；（集體就餐的）

4.5.2.3.2出發(fā)半天，不在外就餐者；

4.5.2.3.3外出發(fā)生招待費用的，按照發(fā)票日期取消當(dāng)天的補助，或按照發(fā)生次數(shù)計算，每發(fā)生一次取消一天的補助。

4.5.3住宿費

4.5.3.1報銷標(biāo)準(zhǔn)（上限），原則上以如家、錦江之星、漢庭為主，由綜合部統(tǒng)一安排。標(biāo)準(zhǔn)中層副總其他人員1人2人1人2人1人2人香港、澳門及國外根據(jù)業(yè)務(wù)需要報公司總經(jīng)理審批國內(nèi)各市縣及鄉(xiāng)鎮(zhèn)（元/天）240-400100-2404.5.3.2住宿費憑住宿發(fā)票，超過標(biāo)準(zhǔn)需提供說明，報總經(jīng)理批準(zhǔn)后據(jù)實報銷，如無合理說明，按照標(biāo)準(zhǔn)報銷；低于標(biāo)準(zhǔn)的據(jù)實報銷；4.5.3.3因工作需要經(jīng)批準(zhǔn)和外單位人員共同出差時，根據(jù)實際發(fā)生額由總經(jīng)理簽批，不再發(fā)放其他出差補助。4.5.4差旅費報銷的其他規(guī)定4.5.4.1隨同公司領(lǐng)導(dǎo)出差，乘坐交通工具和住宿與領(lǐng)導(dǎo)分不開的人員，按特殊情況處理。4.5.4.2出差人員到達(dá)目的地至住地往返可乘坐地鐵、公交、出租車，憑票據(jù)按實報銷。4.5.4.3凡不符合乘坐飛機條件的人員，因公事緊急乘坐飛機的，應(yīng)事前經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，否則超出規(guī)定的費用個人自理。4.5.4.4凡屬正副總經(jīng)理指定陪客前往外地考察參觀者，其各項開支不受上述規(guī)定限制，陪同賓客出差的人員，如果在食住行方面已享受公費者，均不再享受住宿及途中補助。4.5.4.5個人邀請外地考察參觀或業(yè)務(wù)跟單的人員，其食宿費已有對方負(fù)擔(dān)的，均不再享受補助費。4.5.4.6各部門人員出差，原則上要定任務(wù)、定時間、定地點、定人數(shù)，實際出差天數(shù)超過計劃天數(shù)的費用，需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，否則，財務(wù)部不予報銷。4.5.4.7公司員工臨時辦事，其費用開支，可后補申請，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后實報實銷。4.5.4.8出差途中除因病或遭遇意外災(zāi)害，或因工作實際需要要電話聯(lián)系，請示批準(zhǔn)延時外，不得因私事或無故延長時間，否則不予報銷差旅費，并依情節(jié)輕重處罰。4.6差旅費報銷程序4.6.1出差人員回公司后，附《出差申請單》，在一周內(nèi)匯總所有出差費用（包括車票、補助、住宿等），寫明詳細(xì)金額，差旅費報銷單上必須注明出差人員，通過書面形式報上級領(lǐng)導(dǎo)審核、批準(zhǔn)，上級領(lǐng)導(dǎo)出差無法辦理簽報的，日期順延；參加會議的出差人員在報銷時必須提供會議通知、參會申請及參會審批單等資料的原件或復(fù)印件。4.6.2對不符合規(guī)定的出差費用，必須說明原因，公司領(lǐng)導(dǎo)及部門負(fù)責(zé)人簽字準(zhǔn)報而沒有說明的，財務(wù)部有權(quán)拒絕報銷。

5、通訊費5.1通訊費開支分為辦公室電話費和個人手機費。5.2購買手機費用不予報銷。5.3部室辦公室電話費和手機費由綜合部審核，報總經(jīng)理審批后報銷。各部室電話費實行費用定額管理，定額內(nèi)實報實銷，超定額部分由責(zé)任人承擔(dān)。手機話費超出部分自行承擔(dān)，遇特殊情況需提高報銷限額，應(yīng)填寫特批申請單，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)；否則不予報銷。5.4享受手機通訊報銷的人員應(yīng)24小時保持開機狀態(tài)，其直接上級有權(quán)利和義務(wù)監(jiān)督檢查移動電話的使用狀況。如無特殊原因說明無故關(guān)機、停機的，當(dāng)月手機費不予報銷。多次發(fā)生情節(jié)嚴(yán)重者，公司有權(quán)取消其手機費報銷額度，具體內(nèi)容參照通訊費管理辦法。5.5無電話費定額人員出差期間發(fā)生的電話費由部門負(fù)責(zé)人根據(jù)電話清單進(jìn)行審核并提出實際報銷意見，總經(jīng)理審批后，財務(wù)部憑審批意見和補貼的方式核銷。5.6各加油站通訊費由各加油站自行繳納并按標(biāo)準(zhǔn)報銷。6、業(yè)務(wù)招待費開支6.1公司對業(yè)務(wù)招待費實行“定額控制”。業(yè)務(wù)招待原則上在公司指定的酒店就餐，由綜合部簽派餐單，每月統(tǒng)一結(jié)算。（參照派餐管理辦法）。6.2外地招待費用由經(jīng)辦人（部門）應(yīng)當(dāng)在實施招待后五天內(nèi)憑有效票據(jù)報總經(jīng)理審批，補派餐單，辦理結(jié)算手續(xù)（如屬外出，則自出差回來之日起；過期視為自動放棄，不予報銷）。招待費發(fā)票須在發(fā)生當(dāng)年入賬，跨年度的一律不予報銷。6.3招待住宿開支，總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由綜合部統(tǒng)一安排。7、會議費開支7.1公司內(nèi)部常規(guī)性會議均在公司會議室舉行，原則上不發(fā)生會議經(jīng)費。7.2屬大型會議或活動，需在公司以外租賃場地，或需聘請外部專家并包食宿的要嚴(yán)格控制，申辦部門需列明費用預(yù)算表，呈報公司總經(jīng)理審批后，才能辦理借款手續(xù)。7.3會議經(jīng)辦人員應(yīng)予七天之內(nèi)憑總經(jīng)理簽批的會議費用預(yù)算表和有關(guān)單據(jù)憑證辦理報銷手續(xù)。8、外部教育培訓(xùn)費的開支8.1員工教育培訓(xùn)計劃和教育培訓(xùn)方案預(yù)算由綜合部協(xié)同各部門統(tǒng)籌制訂并由總經(jīng)理審批后執(zhí)行。8.2參加各類學(xué)習(xí)、培訓(xùn)和進(jìn)修的員工需寫出員工培訓(xùn)申請一式兩份，并簽訂培訓(xùn)協(xié)議，由所在部門負(fù)責(zé)人和人力資源部負(fù)責(zé)人簽字同意，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可參加。8.3員工參加經(jīng)批準(zhǔn)的專業(yè)對口培訓(xùn)，或因公司相關(guān)資質(zhì)需要配備持證人員的培訓(xùn)，培訓(xùn)結(jié)束或期末考試合格者，憑報銷憑證和“員工培訓(xùn)申請表”逐級簽字審核后到財務(wù)部報銷培訓(xùn)費、出差補助、住宿費及交通費用。8.4未經(jīng)公司制度確定和批準(zhǔn)的其他培訓(xùn)一律不予報銷。9、咨詢費開支9.1凡因工作需要須邀請專家、人員進(jìn)行技術(shù)咨詢，確需支付咨詢費的，按照“先申請后開支”的原則，由經(jīng)辦部門提出申請。9.2計劃內(nèi)的咨詢費用開支由分管副總審核，報總經(jīng)理審批后交財務(wù)部報銷。9.3計劃外的咨詢費用開支必須事前由總經(jīng)理審批同意后才予以列支。10、其他費用支出10.1公司機關(guān)的水、電、氣、辦公費、勞保費、清潔衛(wèi)生等費用由公司綜合部統(tǒng)一繳納及報銷。各加油站日常費用由各加油站繳納及報銷。10.2社會勞動保險費支出，由綜合部列表，財務(wù)部審核，報總經(jīng)理審批后予以報銷。10.3支付銀行日常購票費、業(yè)務(wù)手續(xù)費等由財務(wù)主管審批后辦理；稅金的申報、計算和繳納，由財務(wù)部根據(jù)稅法規(guī)定按時申報、計繳。10.4業(yè)務(wù)所需購買的技術(shù)圖書資料費，經(jīng)總經(jīng)理簽批后先到綜合部存檔，后到財務(wù)部報銷。10.5零星維修費用的報銷，除上述程序外，必須有使用部門負(fù)責(zé)人簽字認(rèn)可的驗收合格證明，否則不予報銷。11、費用報銷票據(jù)規(guī)范11.1員工每次報銷必須提供有效報銷憑證。報銷憑證應(yīng)符合國家有關(guān)發(fā)票管理制度的要求。費用報銷發(fā)票的內(nèi)容包括日期、商品名稱、單價、數(shù)量、金額并蓋有發(fā)票開具單位的發(fā)票專用章（或財務(wù)專用章）。經(jīng)辦人必須要求開票單位如實填寫發(fā)票所有內(nèi)容，發(fā)票涂改、大小寫不符、假發(fā)票以及未蓋有財政監(jiān)制章的收據(jù)一律不予報銷。11.2過期、涂改、偽造的發(fā)票不予以報銷。發(fā)票遺失的費用不予以報銷。12、報銷流程12.1經(jīng)辦人部門負(fù)責(zé)人審核分管副總審核財務(wù)預(yù)算員審核財務(wù)主管審核總經(jīng)理審批會計填制憑證出納根據(jù)憑證審核后付款（如公司無分管副總，分管副總審核流程可省略）。12.1.1報銷申請。經(jīng)辦人員在報銷之前應(yīng)填寫并提供相關(guān)的開支申請表和報銷單據(jù)，如出差報銷填寫出差申請表和差旅費報銷單，并提供有效票據(jù)。12.1.2業(yè)務(wù)審核。申請人所在部門負(fù)責(zé)人和分管副總審核業(yè)務(wù)需要、支出用途和報銷金額的合理性，出具初步審核意見。12.1.3財務(wù)審核。財務(wù)預(yù)算員審核業(yè)務(wù)支出有無納入本年度預(yù)算；財務(wù)主管復(fù)核相關(guān)票據(jù)的真實性、合法性。12.1.4領(lǐng)導(dǎo)審批。公司所有開支費用均由各公司總經(jīng)理審批后交財務(wù)部辦理。12.1.5報銷結(jié)算。通過各級審批后，由財務(wù)部核實是否有借款，如果有，應(yīng)扣減借款金額后再予以報銷，沒有則按復(fù)核報銷金額辦理款項結(jié)算。13、OA管理系統(tǒng)為實現(xiàn)傳統(tǒng)紙質(zhì)化辦公與網(wǎng)絡(luò)化辦公的平穩(wěn)過渡，公司決定先將上述兩種辦公模式并行運作。凡是已經(jīng)開放的流程只有O