DB36T-公路工程電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范編制說明

２一、工作簡況1.任務(wù)來源2024年11月1日，由江西省交通投資集團有限責(zé)任公司申請地方標(biāo)準(zhǔn)的立項，根據(jù)江西省市場監(jiān)督管理局下達(dá)的2024年度第十一批江西省地方標(biāo)準(zhǔn)制修訂項目計劃，批準(zhǔn)《公路工程電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》地方標(biāo)準(zhǔn)的制定。2.起草單位江西省交通投資集團有限責(zé)任公司、江西省檔案館、江西交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院、江西錦路科技開發(fā)有限公司。3.主要起草人姓名性別職務(wù)/職稱工作單位任務(wù)分工黃喜榮男高級工程師江西省交通投資集團有限責(zé)任公司調(diào)研、統(tǒng)稿李鵬達(dá)男副處長江西省檔案館調(diào)研、撰稿張正輝男副研究館員江西交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院撰稿付清丁男工程師江西錦路科技開發(fā)有限公司調(diào)研、應(yīng)用二、制定該地方標(biāo)準(zhǔn)的必要性和意義1.必要性我省公路工程項目施工、監(jiān)理過程中各參建單位利用各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)，形成了大量具有保存價值的電子文件，這些電子文件的規(guī)范歸檔對于真實記錄公路工程項目的施工、監(jiān)理全過程以及保存各參建單位依法依規(guī)履職憑證十分重要。目前，大部分公路工程業(yè)務(wù)系統(tǒng)缺乏歸檔功能，電子文件歸檔和電子檔案管理的流程不規(guī)范、制度不健全，不能保證電子文件規(guī)范歸檔和有效管理。因此，對各業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔和電子檔案管理進(jìn)行規(guī)范十分必要。2.意義江西遂川至大余高速公路建設(shè)項目作為國家檔案局第三批建設(shè)項目電子文件歸檔和電子檔案管理試點項目順利通過了國家檔案局驗收，成為江西省首個通過驗收的建設(shè)項目電子文件歸檔和電子檔案管理國家級試點項目，為全省公路建設(shè)項目電子文件歸檔和電子檔案管理工作提供了示范引領(lǐng)。為進(jìn)一步規(guī)范江西省公路工程建設(shè)領(lǐng)域電子文件歸檔和電子檔案管理工作，江西省交通投資集團有限責(zé)任公司、江西省檔案館、江西交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院和江西錦路科技開發(fā)有限公司4家單位擬對試點工作經(jīng)驗進(jìn)行歸納、總結(jié)和提升，聯(lián)合研究起草《公路工程電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》，可分別適用于江西省公路工程建設(shè)項目在建設(shè)過程中產(chǎn)生的非涉密的電子文件與電子檔案的管理。該項地方標(biāo)準(zhǔn)的編制實施是我省檔案行業(yè)進(jìn)一步踐行高質(zhì)量發(fā)展、催生新質(zhì)生產(chǎn)力的一次有益探索，可有效指導(dǎo)公路工程業(yè)務(wù)系統(tǒng)歸檔功能建設(shè)，保證電子文件規(guī)范歸檔和有效管理，也填補了我省在公路工程項目電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范方面的空白。三、主要起草過程1.標(biāo)準(zhǔn)資料研析標(biāo)準(zhǔn)組查找閱讀了相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和資料，在討論、分析的基礎(chǔ)上進(jìn)行歸納和總結(jié)，為標(biāo)準(zhǔn)的征求意見稿編寫工作做好了知識儲備。研析的主要標(biāo)準(zhǔn)包括GB/T18894-2016《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》、GB/T39784《電子檔案管理系統(tǒng)通用功能要求》、DA/T28-2018《建設(shè)項目檔案整理規(guī)范》、DA/T58-2014《電子檔案管理基本術(shù)語》、DB36/T380《歸檔文件整理規(guī)范》等國內(nèi)外相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)規(guī)范。2.調(diào)研為做好編制工作，標(biāo)準(zhǔn)組多次到部分省直單位、公路工程項目部和交通檔案館進(jìn)行調(diào)研。通過調(diào)研了解到公路工程電子文件歸檔和電子檔案管理存在：電子文件分散存儲，難以統(tǒng)一管理和查詢；電子文件格式多樣，兼容性差，不便于長期保存和讀??；電子文件安全性不足，存在數(shù)據(jù)丟失、泄露的風(fēng)險；電子文件歸檔與檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化程度低，不利于行業(yè)內(nèi)的交流與合作等諸多問題。為了解決上述問題，提高公路工程電子文件的管理水平和利用效率，有必要制定一套科學(xué)、規(guī)范的公路工程電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范。3.撰寫在前期調(diào)研基礎(chǔ)上，標(biāo)準(zhǔn)組著手撰寫標(biāo)準(zhǔn)文本，并始終貫徹本標(biāo)準(zhǔn)編制原則，于2024年上半年完成初稿。經(jīng)標(biāo)準(zhǔn)組討論、修改后形成了標(biāo)準(zhǔn)的征求意見稿。4.實踐應(yīng)用及反饋將電子文件歸檔與電子檔案管理的做法與要求內(nèi)置于遂大試點項目業(yè)務(wù)系統(tǒng)、歸檔模塊、檔案管理系統(tǒng)中，經(jīng)過了試點方案評價、技術(shù)驗收、成果驗收等三個環(huán)節(jié)，在實踐應(yīng)用及用戶反饋中逐步完善了標(biāo)準(zhǔn)草案，反復(fù)推敲該征求意見稿。四、制定本標(biāo)準(zhǔn)的原則和依據(jù)，與現(xiàn)行法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)的關(guān)系1.原則保障電子文件歸檔來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)。規(guī)定了江西省公路工程建設(shè)電子文件與電子檔案管理的總則、應(yīng)用系統(tǒng)基礎(chǔ)建設(shè)、公路工程電子文件類型、形成與管理、公路工程電子文件歸檔、電子檔案管理等要求。易于實施。針對主要管理活動明確規(guī)范性要求，力求標(biāo)準(zhǔn)文本簡潔，易于使用，增強標(biāo)準(zhǔn)的可實施性、可操作性。2.依據(jù)依據(jù)主要有：GB/T1.1-2009《標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則第1部分：標(biāo)準(zhǔn)的結(jié)構(gòu)和編寫原則》；GB/T18894-2016《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》、DA/T28-2018《建設(shè)項目檔案整理規(guī)范》、DA/T1-2000《檔案工作基本術(shù)語》、DA/T58-2014《電子檔案管理基本術(shù)語》等已經(jīng)發(fā)布實施的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。3.與現(xiàn)行法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)的關(guān)系。制訂《公路工程電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》為江西省地方標(biāo)準(zhǔn)，是對檔案、公路行業(yè)相關(guān)法律法規(guī)的宣貫與落實，是對檔案、公路行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的完善與配套。五、主要條款說明1.第4.2款電子文件歸檔與電子檔案管理的工作原則“來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”，與電子檔案的內(nèi)在要求“真實、完整、可用、安全”的關(guān)聯(lián)性建立、表達(dá)及理解，將來在宣貫時，需以詳細(xì)事件或試點項目中的案例解釋之。2.第5.3款電子文件歸檔與電子檔案管理的安全管理要求之“網(wǎng)絡(luò)安全等級保護要求”“檔案信息系統(tǒng)安全保護基本要求”等要據(jù)實開展攻防演練，切實達(dá)到安全管控水平。3.第9.1款項目檔案驗收若以電子檔案單套制驗收，必須按照電子檔案單套制管理一般要求，設(shè)定基本條件、部署安全環(huán)境、開展專項評估等。六、重大意見分歧的處理依據(jù)和結(jié)果本標(biāo)準(zhǔn)起草過程中，征詢了設(shè)區(qū)市及省直管縣交通運輸部門、檔案部門，以及高速公路建設(shè)管理機構(gòu)、在贛公路施工企業(yè)、監(jiān)理單位、設(shè)計院等意見建議，目前對該版本的標(biāo)準(zhǔn)草案沒有產(chǎn)生任何重大分歧意見。七、作為推薦性標(biāo)準(zhǔn)的建議及其理由建議《公路工程電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》作為推薦性標(biāo)準(zhǔn)發(fā)布實施。八、貫徹標(biāo)準(zhǔn)的措施建議和預(yù)測效果建議江西省檔案局、江西省交通運輸廳對交通基礎(chǔ)設(shè)施檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作聯(lián)